Leidraad voor het ontwerpen van rapporten

Access biedt een aantal hulpmiddelen waarmee u snel aantrekkelijke, gemakkelijk te lezen rapporten kunt maken waarmee u de gegevens kunt presenteren op een manier die het beste aansluit bij de behoeften van de gebruikers. Met de opdrachten op het tabblad Maken kunt u met één klik een eenvoudig rapport maken. U kunt de wizard Rapport gebruiken om een ingewikkelder rapport te maken of u kunt een rapport maken door zelf alle gegevens- en opmaakelementen toe te voegen. Welke methode u ook kiest, u moet waarschijnlijk ten minste enkele wijzigingen aanbrengen in het ontwerp van het rapport, zodat de gegevens op de juiste manier worden weergegeven. In dit artikel wordt het algemene proces voor het ontwerpen van een rapport beschreven en wordt vervolgens beschreven hoe u specifieke ontwerpelementen aan uw rapport toevoegt.

In dit artikel

Bepalen hoe u uw rapport in lay-out wilt stellen

Wanneer u een rapport ontwerpt, moet u eerst bekijken hoe de gegevens op de pagina moeten worden gerangschikt en hoe de gegevens in de database worden opgeslagen. Tijdens het ontwerpproces komt u er mogelijk zelfs achter dat u door de rangschikking van de gegevens in de tabellen het 3D-rapport niet kunt maken. Dit kan aangeven dat de tabellen niet zijn genormaliseerd, wat betekent dat de gegevens niet op de meest efficiënte manier worden opgeslagen.

Een schets van uw rapport maken

Deze stap is niet vereist. Mogelijk biedt de wizard Access-rapport of het hulpmiddel Rapport (beide beschikbaar op het tabblad Maken, in de groep Rapporten) voldoende uitgangspunt voor uw rapport. Als u echter besluit om uw rapport te ontwerpen zonder deze hulpmiddelen te gebruiken, kan het handig zijn om een ruwe schets van uw rapport op een stukje papier te maken door een vak te tekenen waar elk veld komt en de veldnaam in elk vak te schrijven. U kunt ook programma's zoals Word of Visio gebruiken om een model van het rapport te maken. Welke methode u ook gebruikt, u moet voldoende rijen hebben om aan te geven hoe de gegevens worden herhaald.

Voltooid formulier met eerste schets op achtergrond

U kunt bijvoorbeeld een rij voor productgegevens gebruiken, vervolgens meerdere herhalende rijen voor de verkoop van dat product en ten slotte een rij met verkooptotaal voor het product. Vervolgens wordt de reeks herhaald voor het volgende product, en zo verder tot aan het einde van het rapport. Of misschien is uw rapport een eenvoudige lijst met gegevens in de tabel, waarin uw schets slechts een reeks rijen en kolommen kan bevatten.

Opmerking: Deze techniek is ook zeer handig als u een rapport voor iemand anders ontwerpt. In dit geval kan de andere persoon de schets tekenen voordat u aan de slag gaat.

Nadat u de schets hebt gemaakt, bepaalt u in welke tabel of tabellen de gegevens staan die u in het rapport wilt weergeven. Als alle gegevens in één tabel staan, kunt u het rapport rechtstreeks op die tabel baseren. De gegevens die u wilt gebruiken, worden meestal opgeslagen in verschillende tabellen die u in een query moet samenbrengen voordat u ze in het rapport kunt weergeven. De query kan worden ingesloten in de eigenschap RecordSource van het rapport, maar u kunt ook een afzonderlijke, opgeslagen query maken en het rapport op die eigenschap baseren.

Bepalen welke gegevens u in elk rapportgedeelte wilt opslaan

Elk rapport heeft een of meer rapportsecties. De enige sectie die in elk rapport aanwezig is, is de sectie Details. Deze sectie wordt eenmaal herhaald voor elke record in de tabel of query op basis van het rapport. Andere secties zijn optioneel en worden minder vaak herhaald en worden meestal gebruikt om informatie weer te geven die vaak voorkomt in een groep records, een pagina van het rapport of het hele rapport.

In de volgende tabel wordt beschreven waar elke sectie zich bevindt en hoe de sectie meestal wordt gebruikt.

Sectie

Locatie

Normale inhoud

Rapportkoptekstsectie

Wordt slechts eenmaal weergegeven, boven aan de eerste pagina van het rapport.

  • Rapporttitel

  • Logo

  • Huidige datum

Rapportvoettekstsectie

Wordt weergegeven na de laatste regel met gegevens, boven de sectie Paginavoettekst op de laatste pagina van het rapport.

Rapportto totalen (totalen, tellingen, gemiddelden, e.d.)

Paginakoptekstsectie

Wordt boven aan elke pagina van het rapport weergegeven.

  • Rapporttitel

  • Paginanummer

Paginavoettekstsectie

Wordt onder aan elke pagina van het rapport weergegeven.

  • Huidige datum

  • Paginanummer

Koptekstsectie van groep

Wordt net vóór een groep records weergegeven.

Het veld dat wordt gegroepeerd op

Groepsvoettekstsectie

Wordt vlak na een groep records weergegeven.

Groepeert totalen (totalen, tellingen, gemiddelden, e.d.)

Zie de sectie Rapport- of Paginakoptekst- en voettekstsecties in dit artikel voor informatie over het toevoegen of verwijderen van rapportkop- en voettekstsecties of paginakoptekst- en voettekstsecties. U kunt groepskoptekst- en voettekstsecties toevoegen met behulp van het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen in de indelings- of ontwerpweergave.

Bepalen hoe de detailgegevens moeten worden gerangschikt

De meeste rapporten zijn gerangschikt in tabelvorm of in een gestapelde indeling, maar Access biedt u de flexibiliteit om bijna elke 3D-rangschikking van records en velden te gebruiken.

Indeling in tabelvorm    Een tabelvormige indeling is vergelijkbaar met een spreadsheet. De labels staan aan de bovenkant en de gegevens worden uitgelijnd in kolommen onder de labels. Tabelvorm verwijst naar het uiterlijk van de gegevens in de tabel. Dit is het type rapport dat wordt Access wanneer u klikt op Rapport in de groep Rapporten van het tabblad Maken. De tabelvormige indeling is een goede indeling als uw rapport een relatief klein aantal velden heeft dat u wilt weergeven in een eenvoudige lijstindeling. In de volgende afbeelding ziet u een werknemersrapport dat is gemaakt met een tabelvormige indeling.

Werknemersrapport in tabelindeling

Gestapelde indeling    Een gestapelde indeling lijkt op een formulier dat u invult wanneer u een bankrekening opent of een aankoop doet bij een onlinewinkel. Elk stukje gegevens wordt gelabeld en de velden worden op elkaar gestapeld. Deze indeling is bedoeld voor rapporten die te veel velden bevatten om in een tabelvorm weer te geven, dat wil zeggen dat de breedte van de kolommen groter is dan de breedte van het rapport. In de volgende afbeelding ziet u een werknemersrapport dat is gemaakt met een gestapelde indeling.

Werknemersrapport in gestapelde indeling

Opmerking: In de wizard Rapport wordt deze indeling ook wel een kolomindeling genoemd.

Gemengde indeling    U kunt elementen in tabelvorm en gestapelde indelingen combineren. U kunt bijvoorbeeld voor elke record sommige velden in een horizontale rij boven aan de detailsectie rangschikken en andere velden van dezelfde record rangschikken in een of meer gestapelde indelingen onder de bovenste rij. In de volgende afbeelding ziet u een werknemersrapport dat is gemaakt met een gemengde indeling. De velden Id, Achternaam en Voornaam zijn gerangschikt in een besturingselementindeling in tabelvorm en de velden Functie en Telefoon werk zijn in een gestapelde indeling gerangschikt. In dit voorbeeld worden rasterlijnen gebruikt om een visuele scheiding van velden voor elke werknemer aan te bieden.

Werknemersrapport in gemengde lay-out

Indeling uit verantwoorden    Als u het rapport maakt met de wizard Rapport, kunt u kiezen of u de indeling uit moet sluiten. Voor deze indeling wordt de volledige breedte van de pagina gebruikt om de records zo compact mogelijk weer te geven. Natuurlijk kunt u dezelfde resultaten bereiken zonder de wizard Rapport te gebruiken, maar het kan een lastig proces zijn om de velden precies uit te lijnen. In de volgende afbeelding ziet u een werknemersrapport dat is gemaakt met de uit te sluiten indeling van de wizard Rapport.

Werknemersrapport in uitgevulde indeling

De uit behorende indeling is een goede indeling voor het weergeven van een groot aantal velden in het rapport. Als u in het vorige voorbeeld een tabelvormige indeling gebruikt om dezelfde gegevens weer te geven, loopt het veld vanaf de rand van de pagina. Als u een gestapelde indeling gebruikt, neemt elke record veel meer verticale ruimte in beslag, waardoor papier wordt verspild, waardoor het rapport moeilijker te lezen is.

Boven aan pagina

Besturingselementindelingen gebruiken om uw gegevens uit te lijnen

Besturingselementindelingen zijn hulplijnen die u kunt toevoegen aan een rapport terwijl dit is geopend in de indelings- of ontwerpweergave. Access worden besturingselementindelingen automatisch toegevoegd wanneer u de wizard Rapport gebruikt om een rapport te maken of wanneer u een rapport maakt door te klikken op Rapport in de groep Rapporten van het tabblad Maken. Een besturingselementindeling is te maken met een tabel, waarvan elke cel een label, een tekstvak of een ander type besturingselement kan bevatten. In de volgende afbeelding ziet u een besturingselementindeling in tabelvorm in een rapport.

Eenvoudige tabelbesturingsindeling

De oranje lijnen geven de rijen en kolommen van de besturingselementindeling aan en zijn alleen zichtbaar als het rapport is geopend in de indelings- of ontwerpweergave. Met besturingselementindelingen kunt u gegevens in rijen en kolommen uniform uitlijnen en kunt u hiermee gemakkelijker velden toevoegen, verwijderen of hetize ervan wijzigen. Met de hulpmiddelen in de groepen Tabel en positie op het tabblad Rangschikken (beschikbaar in de indelings- of ontwerpweergave), kunt u het ene type besturingselementindeling wijzigen in een ander type en kunt u besturingselementen uit indelingen verwijderen, zodat u de besturingselementen op de juiste plaats in het rapport kunt plaatsen.

Boven aan pagina

Rapport- of paginakoptekst- en voettekstsecties toevoegen of verwijderen

Zoals eerder in dit artikel is vermeld, zijn kop- en voetteksten rapportsecties die u kunt gebruiken om informatie weer te geven die gangbaar is in het hele rapport of op elke pagina van een rapport. U kunt bijvoorbeeld een paginavoettekst toevoegen om onder aan elke pagina een paginanummer weer te geven of u kunt een rapportkoptekst toevoegen om een titel voor het hele rapport weer te geven.

Rapport- of paginakoptekst- en voettekstsecties toevoegen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

  2. Controleer welke secties al in het rapport staan. De secties worden gescheiden door gearceerde horizontale balken, ook wel sectie selectors genoemd. Het label op elke sectie- selector geeft aan wat de sectie direct daaronder staat.

    Rapport in ontwerpweergave

    Elk rapport heeft een sectie Details en kan ook de secties Rapportkoptekst, Paginakoptekst, Paginavoettekst en Rapportvoettekst bevatten. Als het rapport groeperingsniveaus bevat, ziet u mogelijk groepskopteksten of -voetteksten (zoals de koptekst Bestand als weergegeven in de vorige afbeelding). Groepskopteksten en -voetteksten krijgen standaard namen met behulp van de veldnaam of expressie die de basis van de groep vormt. In dit geval is de naam van het groeperenveld 'Bestand als'.

  3. Als u paginakoptekst- en voettekstsecties of rapportkop- en voettekstsecties aan uw rapport wilt toevoegen, klikt u met de rechtermuisknop op een sectie-selector en klikt u vervolgens op Paginakoptekst/-voettekst of Rapportkoptekst/-voettekst in het snelmenu.

    Let op: Als de sectie al in het rapport aanwezig is, ziet u een waarschuwing dat de bestaande sectie en de besturingselementen in het rapport worden verwijderd.

    U kunt nu bestaande besturingselementen verplaatsen of nieuwe besturingselementen toevoegen aan de nieuwe secties.

Access worden pagina- en rapportkoptekst- en voettekstsecties altijd in paren toegevoegd. Dat wil zeggen dat u geen pagina- of rapportkoptekstsectie kunt toevoegen zonder ook de bijbehorende voettekstsectie toe te voegen. Als u niet beide secties nodig hebt, kunt u een sectie niet verwijderen, maar kunt u de grootte van de ongebruikte sectie wijzigen tot een hoogte van nul (0) om te voorkomen dat er extra verticale afstand wordt toegevoegd aan het rapport. Plaats de aanwijzer onder aan de ongebruikte sectie totdat deze verandert in een tweepuntige pijl alternatieve tekst en sleep omhoog totdat de sectie is verborgen. Als de sectie besturingselementen heeft, moet u deze verwijderen voordat u de sectie volledig kunt verbergen.

Rapport- of paginakoptekst- en voettekstsecties verwijderen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.

  2. Klik met de rechtermuisknop op een sectie selector en klik vervolgens op Paginakoptekst/-voettekst of Rapportkoptekst/-voettekst in het snelmenu.

Als u een paar kop- en voetteksten verwijdert en deze secties besturingselementen bevatten, worden in Access ook de besturingselementen verwijderd en kunt u de actie niet ongedaan maken. Klik op Ja om de secties te verwijderen en de besturingselementen te verwijderen of klik op Nee om de bewerking te annuleren.

Boven aan pagina

Tips voor het opmaken van verschillende gegevenstypen

Wanneer u een rapport maakt met het hulpmiddel Rapport (beschikbaar op het tabblad Maken, in de groep Rapporten) of met de wizard Rapport Access, worden de velden toegevoegd aan het rapport en wordt het meest geschikte besturingselement gemaakt om elk veld weer te geven op basis van het gegevenstype van het veld. Als u zelf velden aan een rapport toevoegt, kunt u het beste elk veld uit de lijst met velden naar het rapport slepen. Net als met de wizard Rapport of het hulpmiddel Rapport Access het meest geschikte besturingselement voor elk veld gemaakt, afhankelijk van het gegevenstype van het veld. Voor de meeste gegevenstypen is het tekstvak het meest geschikt om te gebruiken (standaard).

In de volgende secties worden tips gegeven over het opmaken van enkele speciale gegevenstypen.

Velden met meerdere waarden    Het standaardbesturingselement voor een veld met meerderewaarden is een keuzelijst met invoervak. Dit kan een vreemde keuze lijken voor een besturingselement in een rapport, omdat u niet kunt klikken op de pijl in een keuzelijst met invoervak in een rapport. In de context van een rapport werkt een keuzelijst met invoervak echter hetzelfde als een tekstvak. De pijl is alleen zichtbaar in de ontwerpweergave.

Als het veld meerdere waarden bevat, worden deze waarden gescheiden door komma's. Als de keuzelijst met invoervak niet breed genoeg is om alle waarden op één regel weer te geven en de eigenschap CanEngetal van de keuzelijst met invoervak is ingesteld op Ja,loopt de waarde terug naar de volgende regel. Anders worden de waarden afgekapt. Als u de eigenschap CanEnGeen voor een besturingselement wilt instellen, opent u het rapport in de ontwerp- of indelingsweergave, klikt u op het besturingselement en drukt u op F4 om het eigenschappenvenster van het besturingselement weer te geven. De eigenschap Can KanGeo bevindt zich op zowel het tabblad Opmaak als het tabblad Alles van het eigenschappenblad van het besturingselement.

Velden met tekst met uitgebreide tekst    Het standaardbesturingselement voor een rich text-veld is een tekstvak. Als het tekstvak niet breed genoeg is om alle waarden op één regel weer te geven en de eigenschap CanEngetal van het tekstvak is ingesteld op Ja,loopt de waarde terug naar de volgende regel. Anders worden de waarden afgekapt. Als u de eigenschap CanEnGeen voor een besturingselement wilt instellen, opent u het rapport in de ontwerp- of indelingsweergave, klikt u op het besturingselement en drukt u op F4 om het eigenschappenvenster van het besturingselement weer te geven. De eigenschap Can KanGeo bevindt zich op zowel het tabblad Opmaak als het tabblad Alles van het eigenschappenblad van het besturingselement.

Met een rich text-veld kunt u tekst op verschillende manieren opmaken. Meerdere woorden in een veld kunnen bijvoorbeeld worden onderstreept en meerdere andere woorden in hetzelfde veld kunnen ook italisch zijn. U kunt echter nog steeds een algehele opmaakstijl instellen voor het tekstvak met de tekst met opmaak. De opmaak van het tekstvak geldt alleen voor tekst die niet specifiek is opgemaakt met rich text-opmaak.

Opmaakstijlen instellen voor een tekstvak met een tekstveld met opmaak

  1. Klik met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens in het snelmenu op Indelingsweergave.

  2. Klik op het tekstvak met het tekstveld voor tekst met opmaak en klik vervolgens op het tabblad Opmaak in de groep Lettertype op de opmaakstijl die u wilt toepassen.

    Access past de opmaak toe op alle tekst in het tekstveld met opmaak die nog niet is toegepast op dat type opmaak (maar niet de waarde) in een weergave die ondersteuning biedt voor gegevensinvoer, zoals de gegevensbladweergave voor een tabel of query, of de formulierweergave voor een formulier. Als bijvoorbeeld een deel van de tekst in het veld is opgemaakt met een rode tekstkleur en u een blauwe tekstkleur op het tekstvak toe passen, wordt Access alle tekst blauw, behalve de tekst die afzonderlijk rood is opgemaakt. Een ander voorbeeld: als een deel van de tekst in het veld is opgemaakt met een tekengrootte van 11 punten en u een tekengrootte van 14 punten op het tekstvak toe passen, past Access de tekengrootte van 14 punten toe op de hele tekst, behalve op de tekengrootte die afzonderlijk is opgemaakt op 11 punten.

    Bijlage (velden)    Bijlagevelden maken gebruik van een speciaal besturingselement dat niet wordt gebruikt voor een ander gegevenstype. U kunt meerdere bestanden toevoegen aan een record door één bijlageveld te gebruiken, maar in het veld kan slechts informatie over één bijlage tegelijk worden weergegeven. Met het bijlagebesturingselement wordt standaard een pictogram of afbeelding weergegeven, afhankelijk van het bestandstype van de bijlage die momenteel door het besturingselement wordt weergegeven. U kunt de eigenschappen voor het bijlagebesturingselement zo instellen dat alle bijgevoegde bestanden worden weergegeven als pictogrammen of dat in het veld alleen een paperclippictogram en het aantal bijlagen worden weergegeven. Als u al een bijlagebesturingselement in het rapport gebruikt, kunt u de volgende procedure gebruiken om de eigenschappen van het besturingselement aan te passen voor verschillende toepassingen van het besturingselement.

De weergave-eigenschappen voor een bijlageveld instellen

  1. Klik met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens in het snelmenu op Indelingsweergave.

  2. Klik op het bijlagebesturingselement. Druk op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven, als het nog niet wordt weergegeven. Klik in het eigenschappenvenster op het tabblad Opmaak.

    Gebruik de volgende tabel als richtlijn voor het instellen van de eigenschappen van het bijlagebesturingselement.

    Eigenschap

    Instelling

    Weergeven als

    • Afbeelding/pictogram geeft afbeeldingen weer als afbeeldingen en alle andere bestanden als pictogrammen. Dit is de standaardinstelling.

    • In het pictogram worden alle bestanden weergegeven als pictogrammen.

    • Paperclip geeft een paperclippictogram weer, gevolgd door het aantal bijlagen tussen haakjes.

    Standaardafbeelding

    Als u een standaardafbeelding wilt weergeven in het bijlagebesturingselement als er geen bestanden zijn bijgevoegd, klikt u op Knop Opbouwfunctie in het eigenschappenvak, bladert u naar de wante afbeelding en klikt u op Openen.

    Opmerking: De standaardafbeelding wordt niet weergegeven als de eigenschap Weergeven als is ingesteld op Paperclip.

    Afbeeldingsuitlijning

    Selecteer de 3D-uitlijning in de lijst. De standaardinstelling is Centren. Het aanpassen van deze instelling kan onverwachte resultaten opleveren, afhankelijk van de instelling van de eigenschap Afbeeldingsgroottemodus.

    Afbeeldingsgroottemodus

    Deze instelling is alleen beschikbaar als de eigenschap Weergeven als is ingesteld op Afbeelding/Pictogram.

    • In de clip wordt de afbeelding weergegeven in de ware grootte. De afbeelding wordt afgekapt als deze te groot is voor het besturingselement.

    • Rekt de afbeelding uit, zodat deze het volledige besturingselement vult.

      Opmerking: Tenzij het bijlagebesturingselement exact even groot is als de afbeelding, wordt de afbeelding vervormd wanneer u deze instelling gebruikt, waardoor deze verticaal of horizontaal wordt uitgerekt.

    • Door in te zoomen wordt de afbeelding zo groot mogelijk weergegeven zonder dat de afbeelding wordt geknipt of vervormd. Dit is de standaardinstelling.

  3. Als u het besturingselement gebruikt om afbeeldingen weer te geven, past u de grootte van het bijlagebesturingselement aan zodat u de bepaalde hoeveelheid details kunt zien.

Boven aan pagina

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×