Plannen binnen plannen: hoofdprojecten en subprojecten

Projecten kunnen snel van de hand worden gelopen. Voordat u het weet, wordt een eenvoudig bouwproject een collage van kleinere projecten, zoals ontwerp, uitgraving, funderingswerk en marketing. U kunt meer controle over uw project hebben door kleinere projecten te maken in Project en ze vervolgens te koppelen aan één Project-bestand om aan te geven waar ze passen in uw hoofdproject.

In dit artikel:

Overzicht van hoofdprojecten

Zie een hoofdproject als een verzameling samengevoegde projecten die een hiërarchie tussen meerdere gerelateerde projecten laten zien. Projecten die in een hoofdproject worden ingevoegd, worden subprojecten genoemd.

Samengevoegde projecten

Knopvlak Wanneer u een subproject invoegt, onderscheidt een klein projectpictogram dit van overzichtstaken die deel uitmaken van het hoofdproject.

Knopvlak In het hoofdproject worden subprojecten weergegeven als overzichtstaken die u eenvoudig in een overzicht kunt rangschikken.

Knopvlak Klik op het plusteken naast een subproject om de taken voor het weergeven van dat subproject uit te vouwen.

Knopafbeelding Elk subproject vertegenwoordigt een andere fase of andere functionele groep in het hoofdproject.

Wanneer u een subproject invoegt in het hoofdproject, zijn de twee projecten gekoppeld en kunt u alle informatie in het subproject van het hoofdproject bekijken.

Wanneer u een subproject van het hoofdproject bij werkt, wordt het ook bijgewerkt in het bronbestand. Als u alleen bestanden moet combineren om een rapport te maken of een weergave van gecombineerde projectgegevens wilt afdrukken, kunt u ze ook tijdelijk samenvoegen in een weergave.

Als u een hoofdproject en subprojecten maakt, kunt u een groot project opdelen en de onderdelen delegeren aan de benodigde personen. In termen van projectmanagement geeft het toewijzen van subprojecten op deze manier verantwoordelijkheid aan degenen die het werk doen en komen ze overeen met verantwoordelijkheid. In Projecttermen helpt het maken van subprojecten in een hoofdproject project projectmanagers om toegang te krijgen tot en controle te krijgen over hun onderdelen van de planning.

Als u wilt bepalen of u een groot project moet opbreken in een hoofdproject en subprojecten, gaat u als volgt te werk:

  • Uw project is zeer groot en gedetailleerd.     Als uw project meer dan een paar honderd taken bevat, kunt u het gemakkelijker beheren als u het project opbreekt in subprojecten. Als sommige onderdelen van het project werk bevatten dat is onderverdeeld in meer details dan andere, is het misschien zinvol om deze onderdelen in subprojecten te maken, zodat de meeste gebruikers alleen een opgerolde beschrijving van het subproject zien, maar belanghebbenden kunnen het in meer detail bekijken. Eén bestand is vrijwel altijd het snellere alternatief, maar het kan de moeite waard zijn om u te concentreren op slechts een deel van het project.

  • Uw organisatie is niet gecentraliseerd.     In een gedecentraliseerde of gedistribueerde organisatie geven een hoofdproject en subprojecten werknemers meer controle over hun eigen werk dan een gecentraliseerd projectbestand.

  • U wilt de effectiviteit van de planningsmethoden van uw organisatie vergroten.     Als managers op lager niveau verantwoordelijk zijn voor en weten welke taken nodig zijn voor het project, is het misschien verstandiger om ze in staat te stellen het werk van hun teams te plannen en vervolgens hun projectbestanden te samenvoegen tot een hoofdproject. Als top-downplanning de norm is, kunt u het oorspronkelijke plan in subprojecten reorganiseren wanneer het wordt geïmplementeerd, zodat afzonderlijke projectmanagers of teams toegang hebben tot en controle hebben over hun eigen planningen.

  • U werkt aan meerdere projecten.     Projectmanagers hebben mogelijk een reeks projecten waar ze altijd aan werken, ongeacht of de projecten al dan niet met elkaar zijn verbonden. In plaats van ze één voor één te openen, kunt u alle subprojecten tegelijk openen wanneer u het hoofdproject opent. Met deze methode kunt u ook gemakkelijker rapporten over meerdere projecten genereren. Als de projecten met elkaar verbonden zijn, kan de projectmanager taakafhankelijkheid tussen taken in verschillende projecten. Door afhankelijkheden tussen projecten te maken, kunnen verschillende projectmanagers gemakkelijker zien hoe werk van andere projectmanagers van invloed is op hun planning.

  • Sommige projecten zijn ondergeschikt aan andere projecten.     U kunt de hiërarchie van meerdere projecten nauwkeurig weerspiegelen door verschillende projecten in te voegen in andere bestanden. De resulterende structuur van subprojecten moet de prioriteiten en verantwoordelijkheden van uw teamleden weerspiegelen, evenals de onderlinge relaties tussen taken in verschillende gebieden en de algemene deadline.

  • Meerdere personen kunnen uw project wijzigen.     Idealiter is een projectbestand eigendom van, wordt beheerd en gewijzigd door één projectmanager. Maar vaak maakt een project deel uit van een groter programma dat managers op het hoogste niveau mogelijk moeten beheren. Projectteamleden kunnen de focus op hun werk behouden door het te bekijken als een afzonderlijk bestand en de projectmanager die het hoofdproject beheert, kan de planning van elk subprojectteam coördineren.

    Het kan zinvol zijn om de mijlpalen van het hoofdproject aan te passen aan de mijlpalen van elk subprojectteam om de planningen gecoördineerd te houden voor een deadline. U kunt mijlpalen coördineren door een afhankelijkheid te maken tussen de mijlpalen of door de mijlpaaltaken van het hoofdproject naar elk subproject te kopiëren en te kopiëren.

  • Uw project heeft meerdere belanghebbenden die zich zorgen maken over verschillende onderdelen van het project.     Wanneer mensen verschillende details willen bekijken, kunnen projectmanagers alle projectbestanden op een server plaatsen en verschillende weergaven aanpassen voor verschillende belanghebbenden. Hetzelfde projectbestand kan worden gebruikt als subproject in verschillende hoofdprojecten om de weergegeven informatie aan te passen.

  • U wilt dat uw subprojecten alleen-lezen zijn.     U kunt extra controle over delen van een project behouden door taken te verplaatsen naar een subproject en de toegang tot belangrijke personen te beperken.

  • U wilt naast het algemene project ook het kritieke pad voor elke fase analyseren.     Elk afzonderlijk project bevat een kritieke pad. Als u meerdere projecten samenvoegt in één hoofdproject, kunt u eenvoudig de algehele afbeelding zien als meerdere kritieke paden in het hoofdproject, met behoud van afzonderlijke kritieke paden voor elk subproject.

Meer informatie

Werken met subprojecten in een hoofdproject

Wanneer u een subproject invoegt in een hoofdproject, wordt het subproject weergegeven als een overzichtstaak in de takenlijst en wordt er een pictogramindicator voor Project weergegeven in het veld Indicatoren. Het subproject wordt ingesprongen op het overzichtsniveau van de rij waar u het invoegt, maar u kunt het project laten inspringen of verkleinen, net zoals elke andere taak. Omdat het subproject wordt voorgesteld als een overzichtstaak, kunt u de overzichtsgegevens niet bewerken, maar u kunt het overzicht wel uitbreiden om de taken van het subproject weer te geven en de projectgegevens in het hoofdprojectbestand te bewerken.

Opmerking: Opmaak die u hebt toegepast op overzichtstaken of Gantt-balken in een subproject, wordt niet weergegeven in het hoofdproject. Opmaakgegevens worden opgeslagen in elk bestand en moeten afzonderlijk worden toegepast op het hoofdproject.

Wanneer u het hoofdproject opgeslagen hebt, worden wijzigingen in het subproject ook opgeslagen in het bronbestand van het subproject. Als u rechtstreeks in het bronbestand wilt werken zonder het hoofdprojectbestand te openen, worden wijzigingen in het bronbestand van het subproject automatisch bijgewerkt in het hoofdprojectbestand.

Opmerking: Als u het hoofdproject en subproject niet meer hoeft te synchroniseren, kunt u deze ontkoppelen. Als er wijzigingen worden aangebracht in het subproject of het hoofdproject, blijft het andere bestand ongewijzigd.

Meer informatie

Hoe resources worden beïnvloed wanneer u bestanden combineert

Nadat u bestanden hebt samengevoegd in een hoofdprojectbestand, blijven de resources voor beide bestanden gescheiden, net zoals de taken in een subproject in het subproject blijven. U kunt resourcegegevens wijzigen in het hoofdproject en de wijzigingen worden gerepliceerd in het bronbestand van het subproject. U kunt alle resources in het hoofdproject en subprojecten samen weergeven in de weergave Resourceblad, maar u kunt geen resource toewijzen aan een ander project dan het subproject waar het vandaan komt.

Opmerking: Als dezelfde resources worden gebruikt in meerdere subprojecten, ziet u dubbele resourcenamen omdat de resources niet worden gecombineerd. Als u echter de resources in verschillende subprojecten wilt toewijzen en dubbele resourcenamen wilt oplossen, kunt u deze combineren in een resourcegroep en deze beschikbaar maken voor de andere bestanden.

Andere manieren om bestanden te combineren

Met hoofdprojecten en subprojecten kunt u een hiërarchie maken van projecten die de relatie tussen deze projecten en, in sommige gevallen, de structuur van uw organisatie weerspiegelen. Maar u hebt mogelijk andere redenen om projectbestanden samen te brengen. U kunt ze bijvoorbeeld tijdelijk combineren voor een korte controle of om af te drukken.

Niet-gerelateerde bestanden samenvoegen

Gebruik samengevoegde bestanden als u meerdere bestanden hebt die u in één venster wilt combineren, ongeacht of de bestanden gerelateerd zijn of niet. Als u niet-gerelateerde bestanden combineert in een samengevoegd project, kunt u gemakkelijker informatie van meerdere projecten in verschillende weergaven zien en afdrukken. U kunt projectbestanden samenvoegen als u veel lopende projecten moet bijhouden, bijvoorbeeld wanneer u verschillende producten tegelijk ontwikkelt. U kunt sorteren en groepen op productnamen, projectdeadlines en managers om de specifieke informatie te vinden en te evalueren die u nodig hebt. U kunt bijvoorbeeld een Gantt-diagram (weergave) met al uw projecten afdrukken.

Een werkruimte maken

Een alternatief voor het samenvoegen van projecten is het maken van een werkruimte met afzonderlijke projectbestanden, die elk in een eigen venster worden geopend. Gebruik een werkruimte als u vaak met dezelfde projectbestanden werkt en deze niet wilt samenvoegen tot één groot project.

Wanneer u de bestanden opent en deze vervolgens opgeslagen als werkruimte, worden de bestanden en de huidige instellingen in één werkruimtebestand opgeslagen. Wanneer u het werkruimtebestand opent, opent u alle opgenomen bestanden tegelijk. Elk project heeft een eigen knop op de taakbalk, zodat u eenvoudig van het ene project naar het andere kunt overschakelen.

Als u een werkruimte wilt maken, selecteert of opent u de projectbestanden en kiest u vervolgens Bestand >Werkruimte opslaan.

Naar boven

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×