Privacysupplement voor Microsoft Lync Web App 2010

Inhoud

• Logboekregistratie aan de clientzijde

• Bureaublad en programma's delen

• Besturing delen voor bureaublad en programma's

• Chatberichten in vergadering (met meerdere partijen)

• Bijlagen voor vergaderingen

• Bellen vanuit vergadering / Telefonisch uitnodigen

• Peilingen

• PowerPoint-samenwerking

• Opnemen

• Whiteboard-samenwerking

Deze pagina is een supplement op de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten. Informatie over het verzamelen van gegevens en het gebruik van deze gegevens met betrekking tot een bepaald product of een bepaalde service van Microsoft Lync kunt u vinden in in de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten en in dit supplement.

In dit privacysupplement vindt u een beschrijving van de implementatie en het gebruik van de Microsoft Lync Web App-communicatiesoftware wanneer Microsoft Lync Server 2010 is geïmplementeerd door de onderneming die de vergadering host. Als het bedrijf dat de vergadering heeft opgezet Lync Server 2010 gebruikt als een service (met andere woorden, een derde partij [bijvoorbeeld, Microsoft] host de servers waarop de software wordt uitgevoerd), wordt informatie verzonden naar deze derde partij. Voor meer informatie over het gebruik van uw gegevens die worden verzonden naar die derde partij, raadpleegt u de bedrijfsbeheerder voor de partij die als host optreedt of de serviceprovider.

Logboekregistratie aan de clientzijde

Wat deze functie doet: met de functie Logboekregistratie aan de clientzijde kunt u de gegevens van uw gebruik van Lync Web App vastleggen in het programmageheugen van Lync Web App en logboeken opslaan op een locatie naar keuze. Als u besluit logboekinformatie te verstrekken aan het ondersteuningsteam van Microsoft, kan deze worden gebruikt voor het oplossen van problemen die u mogelijk ondervindt bij het gebruik van Lync Web App.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: als u de functie Logboekregistratie aan de clientzijde inschakelt, worden gegevens als de volgende op de door u aangegeven locatie opgeslagen: onderwerp, locatie, informatie over headers van SIP-berichten (Session Initiation Protocol), informatie over de afzender en ontvanger van de verschillende Lync Web App-berichten, de route die het bericht heeft gevolgd, namen van programma's die door u worden gedeeld, namen van bijlagen die door u worden gedeeld, namen van Microsoft PowerPoint-bestanden die door u worden gedeeld, namen van whiteboards die door u worden gedeeld, namen van peilingen die door u worden gedeeld, peilingvragen die zijn gedeeld en een index van de optie waarvoor u hebt gestemd. De inhoud van uw Lync Web App-chatgesprekken of enige andere inhoud van de vergadering wordt nooit in logboeken geregistreerd. Er worden geen gegevens automatisch naar Microsoft gestuurd, maar u kunt ervoor kiezen handmatig de logboeken te verzenden.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: als u de functie Logboekregistratie aan de clientzijde inschakelt, worden gegevens als de volgende op de door u aangegeven locatie opgeslagen: onderwerp, locatie, informatie over headers van SIP-berichten (Session Initiation Protocol), informatie over de afzender en ontvanger van de verschillende Lync Web App-berichten en de route die het bericht heeft gevolgd. De inhoud van uw Lync Web App-chatgesprekken of enige andere inhoud van de vergadering wordt nooit in logboeken geregistreerd. Er worden geen gegevens automatisch naar Microsoft gestuurd, maar u kunt ervoor kiezen handmatig de logboeken te verzenden.

Gebruik van gegevens: met logboeken aan de clientzijde kunnen problemen worden opgelost die kunnen optreden bij het gebruik van Lync Web App.

Keus/controle: de functie Logboekregistratie aan de clientzijde is standaard uitgeschakeld en moet als volgt worden ingeschakeld door de gebruiker:

1. Klik in het menu Extra op Opties.

2. Schakel het selectievakje Logboekregistratie inschakelen in. Als u dit selectievakje uitschakelt, worden geen gebruikersgegevens in het logboek geregistreerd.

3. Klik op OK.

Bureaublad en programma's delen

Wat deze functie doet: met Bureaublad en programma's delen kunt u een schermweergave van uw computer of bepaalde programma's die u uitvoert delen met andere deelnemers aan uw Lync Web App-gesprek.

Bureaublad en programma's delen is bij Lync Web App alleen mogelijk als u een invoegtoepassing installeert. Wanneer u Bureaublad en programma's delen de eerste keer probeert te starten, wordt u gevraagd de invoegtoepassing te installeren. Voor het weergeven van een gedeeld bureaublad of programma hoeft het invoegprogramma niet te worden geïnstalleerd.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: als u een deelsessie start, zullen alle deelnemers, ongeacht wat u deelt, de/het beeldscherm(en), het volledige bureaublad of het geselecteerde programma op het scherm van uw computer kunnen zien. Er worden geen gegevens naar Microsoft gestuurd.

Gebruik van gegevens: met Bureaublad en programma's delen kunt u samenwerken met andere deelnemers aan het gesprek.

Keus/controle:

Bureaublad en programma's delen starten tijdens een lopende Lync Web App-vergadering:

1. Klik op de knop Delen in het gespreksvenster.

2. Selecteer Bureaublad of Programma in het menu.

3. Selecteer in het dialoogvenster dat wordt geopend een beeldscherm (als u uw bureaublad deelt en meerdere beeldschermen gebruikt) of een of meer programma's (als u een of meer programma's deelt).

Bureaublad of programma delen beëindigen:

1. Selecteer Delen stoppen in de werkbalk Delen bovenaan in het scherm.

Besturing delen voor bureaublad en programma's

Wat deze functie doet: met Besturing delen kunt u de besturing van uw bureaublad of een programma overdragen aan iemand anders in dezelfde vergadering die een Microsoft Lync 2010-client, een Lync Web App-client of een Microsoft Lync 2010 Attendee-client gebruikt op een andere computer.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: wanneer u de besturing overdraagt aan iemand anders, krijgt die persoon controle over uw computer of het geselecteerde programma en kan hij/zij met zijn/haar toetsenbord en muis wijzigingen aanbrengen alsof hij/zij direct aan uw computer werkt. U en andere deelnemers aan uw Lync Web App-gesprek zullen deze wijzigingen kunnen zien, terwijl ze worden aangebracht. Er worden geen gegevens naar Microsoft gestuurd.

Gebruik van gegevens: met Besturing delen kunt u anderen de controle geven over uw bureaublad of programma's, afhankelijk van wat u deelt, terwijl u en andere deelnemers toekijken.

Keus/controle:

Ga als volgt te werk om in het gesprek de besturing te delen van uw bureaublad:

1.Klik in het gespreksvenster op de knop Delen en deel vervolgens het gewenste item (bijvoorbeeld, uw bureaublad).

2.Selecteer de persoon in het menu Besturing overgeven in de werkbalk Delen bovenaan in het scherm.

De besturing van uw bureaublad bij een externe persoon intrekken:

1.Klik op het menu Besturing overgeven in de werkbalk Delen bovenaan in het scherm.

2.Selecteer Besturing overnemen.

Chatberichten in vergadering (met meerdere partijen)

Wat deze functie doet: met de functie Chatberichten in vergadering kunt u tekstberichten verzenden naar de deelnemers in een Lync Web App-vergadering. Verzonden berichten worden uitgezonden naar alle deelnemers

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: chatberichten worden verzonden naar alle gespreksdeelnemers (behalve degene die alleen telefonisch deelnemen) die aan het gesprek hebben deelgenomen. Er worden geen gegevens naar Microsoft gestuurd.

Gebruik van gegevens: u kunt chatberichten gebruiken om samen te werken met andere deelnemers aan vergaderingen door onder andere schriftelijke tekst zoals een webadres, een conceptformulering voor een document, enzovoort, te delen.

Keus/controle: de gebruiker moet op de knop Chatbericht in het gespreksvenster klikken om de functie Chatberichten in vergadering in te schakelen.

Bijlagen voor vergaderingen

Wat deze functie doet: u kunt bestanden delen met deelnemers aan vergaderingen door deze te uploaden als bijlagen.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: bijlagen worden opgeslagen op de Lync Server 2010-server in overeenkomst met het beleid voor het verlopen van vergaderingsinhoud, zoals gedefinieerd door de bedrijfsbeheerder voor de persoon die de vergadering host. U kunt ervoor kiezen bijlagen te uploaden. Bijlagen worden door u of anderen in een vergadering gedownload. Er worden geen gegevens naar Microsoft gestuurd.

Gebruik van gegevens: de gegevens in de geüploade vergaderingsbijlagen worden gedeeld met andere deelnemers in een Lync 2010-vergadering.

Keus/controle:

Presentatoren kunnen de beschikbaarheid van bijlagen beperken volgens de rollen van vergaderingsdeelnemers (organisator, presentator, iedereen). Als een bijlage niet beschikbaar is voor uw rol, wordt deze niet weergegeven in de lijst met bijlagen.

Bellen vanuit vergadering / Telefonisch uitnodigen

Wat deze functie doet: met de functie Bellen vanuit vergadering kunnen Lync Web App-gebruikers die deelnemen aan een vergadering, deelnemen aan het audiogedeelte van de vergadering door te verzoeken dat het door de gebruiker opgegeven PSTN-nummer of mobiele telefoonnummer wordt gebeld vanuit de vergadering.

Met de functie Telefonisch uitnodigen kunnen Lync Web App-gebruikers die deelnemen aan een vergadering een PSTN-nummer of mobiele telefoonnummer toevoegen aan een bestaande audiovisuele (AV)-vergadering.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: wanneer de PSTN-gebruiker die wordt uitgenodigd voor de AV-vergadering de oproep ontvangt, ontvangt hij of zij de nummerweergave van de organisator van de AV-vergadering (dit hoeft niet hetzelfde nummer te zijn als dat van de nummerweergave van degene die hem of haar toevoegt aan de vergadering). Wanneer het een internationale oproep betreft, is het mogelijk dat het gatewaynummer wordt weergegeven als nummerweergave. De PSTN-gebruiker neemt direct deel aan de vergadering zodra deze het gesprek opneemt. Er wordt een roostervermelding gemaakt met het telefoonnummer van de uitgenodigde deelnemer dat zichtbaar is voor andere deelnemers in de vergadering, als de functie Telefonisch uitnodigen wordt gebruikt.

Gebruik van gegevens: de nummerweergave van de organisator wordt verzonden naar de PSTN-gebruiker die wordt uitgenodigd voor de vergadering. Er worden geen gegevens naar Microsoft gestuurd.

Keus/controle: de bedrijfsbeheerder of gebruiker heeft geen controle over deze functie. U kunt eventueel, vóórdat u een PSTN-gebruiker toevoegt, deze gebruiker een chatbericht of e-mail sturen om te vragen of deze geen bezwaar heeft tegen deelname aan de AV-vergadering, zodat de gebruiker weet dat hij/zij aan een vergadering zal deelnemen wanneer hij/zij het gesprek opneemt. De PSTN-gebruiker kan er ook voor kiezen het gesprek niet te accepteren.

Peilingen

Wat deze functie doet: Lync Web App-gebruikers kunnen een peiling uitvoeren en anonieme reacties van deelnemers verzamelen tijdens onlinevergaderingen en gesprekken.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: afzonderlijke stemmen zijn anoniem. De verzamelde resultaten van de peiling zijn zichtbaar voor alle presentatoren en kunnen door elke presentator aan alle deelnemers worden getoond. Peilingen worden op de Lync Server 2010-server opgeslagen in overeenkomst met het beleid voor het verlopen van vergaderingsinhoud, zoals gedefinieerd door de bedrijfsbeheerder voor de persoon die de vergadering host. Er worden geen gegevens naar Microsoft gestuurd.

Gebruik van gegevens: de functie Peilingen verbetert de samenwerking door de presentatoren de mogelijkheid te bieden snel de voorkeuren van de deelnemers vast te stellen.

Keus/controle:

• Presentatoren kunnen de beschikbaarheid van peilingen beperken op basis van de rol van de deelnemers (organisator, presentator, iedereen) wanneer de peiling niet aan alle deelnemers wordt getoond. Als een peiling niet voor uw rol beschikbaar is, wordt deze niet weergegeven in uw lijst met inhoud wanneer de peiling op dat moment niet wordt gedeeld, en kan de peiling niet worden opgeslagen op de lokale computer.

• Presentatoren kunnen te allen tijde een peiling openen of sluiten voor stemmen, en resultaten van de peiling wissen.

PowerPoint-samenwerking

Wat deze functie doet: Lync Web App-gebruikers kunnen PowerPoint-presentaties tijdens een onlinegesprek- of vergadering bekijken en van aantekeningen voorzien. Lync Web App-gebruikers kunnen een PowerPoint-presentatie niet vanaf hun computer uploaden en presenteren; als de presentatie echter beschikbaar is in de vergadering (als deze door een Lync-gebruiker is geüpload), kunnen Lync Web App-gebruikers presenteren.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens:

Alle aspecten van het gebruik van deze functie worden door uw acties bepaald: of u nu een PowerPoint-presentatie van aantekeningen voorziet of door de presentatie navigeert. Elk bestand dat in een gesprek of vergadering wordt gepresenteerd, wordt naar alle deelnemers van de vergadering of het gesprek verzonden, en kan door de deelnemers rechtstreeks worden opgeslagen op een map op hun computer. De eigenaar van het bestand of de presentator kan beperkingen instellen voor het opslaan van het bestand in Lync Web App door anderen, maar deze gebruikers kunnen het bestand dan nog steeds zien binnen de vergadering.

Gebruik van gegevens: samenwerking met PowerPoint maakt het gemakkelijker voor deelnemers aan het gesprek om effectieve presentaties te geven en feedback te ontvangen.

Keus/controle:

• Presentatoren kunnen de bevoegdheden voor het maken van aantekeningen als volgt beperken op basis van de rol van de deelnemers (alleen presentatoren, iedereen, geen):

  1. Klik op Opties voor vergadering in het dialoogvenster Deelnamegegevens en vergaderopties in het gespreksvenster.

  2. Klik op de gewenste optie in de vervolgkeuzelijst Aantekeningen maken bij presentaties onder Bevoegdheden.

  3. Klik op OK.

• Het bekijken van dia's door deelnemers kan als volgt door presentatoren worden beperkt voor dia's die niet worden gepresenteerd:

  1. Klik op Opties voor vergadering in het dialoogvenster Deelnamegegevens en vergaderopties.

  2. Klik op de gewenste optie in de vervolgkeuzelijst Privé bekijken onder Bevoegdheden.

  3. Klik op OK.

• Presentatoren kunnen de beschikbaarheid van PowerPoint-presentaties beperken op basis van de rol van de deelnemer (organisator, presentatoren, iedereen) wanneer de PowerPoint-presentatie niet wordt gedeeld. Als een PowerPoint-presentatie niet beschikbaar is, wordt de presentatie niet weergegeven in de inhoudslijst als de presentatie niet wordt gedeeld en kunt u deze niet opslaan op de computer.

Opnemen

Wat deze functie doet: deze functie geeft een opnamemelding weer voor gebruikers die een client gebruiken die compatibel is met de opnamefunctie (bijvoorbeeld, Lync) voor het opnemen van spraak en inhoud van de vergadering wanneer u aan de vergadering deelneemt met Lync Web App.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: als presentatoren ervoor kiezen op te nemen, wordt de opname opgeslagen op hun computer. Extra videobestanden die worden gegenereerd op basis van de opname worden standaard opgeslagen op de lokale computer van een presentator, maar kunnen ook worden opgeslagen op een andere computer als dit wordt opgegeven door de presentator die de opname uitvoert. Wanneer gebruiker inhoud uploaden naar een vergadering, wordt toestemming gegeven om die inhoud toe te voegen aan opnamen die door deze gebruikers of andere gebruikers worden gemaakt.

Gebruik van gegevens: de opname kan worden afgespeeld door iedereen die toegang heeft tot de locatie waarop de opname wordt opgeslagen.

Keus/controle: Lync Web App beschikt niet over de mogelijkheid om op te nemen. Als iemand in de vergadering die een compatibele client gebruikt (bijvoorbeeld, Lync) opneemt, wordt een permanente voettekst met de melding “Anderen zijn bezig met opnemen…” weergegeven. De info bij het bericht die wordt weergegeven wanneer u de muis op het bericht plaatst, geeft een overzicht van de eerste 10 opnemende deelnemers die beschikbaar zijn. Als u niet bij de opname betrokken wilt zijn, kunt u ervoor kiezen de vergadering te verlaten.

Whiteboard-samenwerking

Wat deze functie doet: met deze functie kunt u virtuele whiteboards delen in Lync Web App en deze van aantekeningen voorzien tijdens onlinevergaderingen en -gesprekken.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: aantekeningen die op whiteboards worden gemaakt, zijn zichtbaar voor alle deelnemers. Whiteboards worden op de Lync Server 2010-server opgeslagen in overeenkomst met het beleid voor het verlopen van vergaderingsinhoud. Er worden geen gegevens naar Microsoft gestuurd.

Gebruik van gegevens: de functie Whiteboard verbetert de samenwerking door deelnemers aan vergaderingen de mogelijkheid te bieden ideeën te bespreken, te brainstormen, notities te maken, enzovoort.

Keus/controle: presentatoren kunnen de beschikbaarheid van het whiteboard beperken op basis van de rol van de deelnemer (organisator, presentatoren, iedereen) wanneer het whiteboard niet aan alle deelnemers wordt weergegeven. Als een whiteboard niet beschikbaar is voor een gebruiker, wordt het niet weergegeven in de inhoudslijst van de desbetreffende gebruiker en kan deze het niet opslaan op zijn of haar computer.

Naar boven