Recordbeheer implementeren

Een recordcentrumsite maken

U wordt aangeraden een recordcentrum te maken als een siteverzameling op het hoogste niveau, niet als een subsite. Als u een siteverzameling wilt maken,moet u lid zijn van de SharePoint-groep Farmbeheerders op de computer waarop de website Centraal beheer van SharePoint wordt uitgevoerd.

In SharePoint Online kunt u een recordcentrumsite maken vanaf uw SharePoint site. Klik op + Site makenen begin vervolgens bij stap 4 hieronder.

1. Begin SharePoint 2013 of 2016 Centraal beheer.

   • Voor Windows Server 2008 R2:

     • Klik op Start,klik op Microsoft SharePoint 2013-productenof Microsoft SharePoint 2013-productenen klik vervolgens op centraal beheer SharePoint 2013 SharePoint Centraal beheer 2016.

   • Voor Windows Server 2012:

     • Klik in het startscherm op SharePoint Centraal beheer 2013 of SharePoint 2016 Centraal beheer.

       Als SharePoint Centraal beheer 2013 of SharePoint Centraal beheer 2016 niet in het startscherm staat:

     • Klik met de rechtermuisknop op Computer,klik op Alle appsen klik SharePoint Centraal beheer 2013 of SharePoint 2016 Centraal beheer.

2. Ga naar de website Centraal beheer en klik in de sectie Toepassingsbeheer op Siteverzamelingen maken.

3. Klik op de pagina Siteverzameling maken in de sectie Webtoepassing op de pijl-omlaag als de webtoepassing waarin u de siteverzameling wilt maken niet is geselecteerd. Klik in het menu Webtoepassing op Webtoepassing wijzigenen klik vervolgens op de webtoepassing waarin u de siteverzameling wilt maken.

4. Typ in de sectie Titel en beschrijving de titel en beschrijving voor de siteverzameling.

5. Selecteer in de sectie Adres van website het pad voor uw URL (bijvoorbeeld een pad met een jokerteken, zoals /sites/, of de hoofdmap (/)).

   Als u een pad met een jokerteken selecteert, moet u ook de sitenaam typen voor de URL naar de site.

6. Selecteer in de sectie Sjabloonselectie, in de lijst Selecteer de ervaringsversie, de SharePoint-ervaringsversie van de sjablonen die u wilt gebruiken.

   Selecteer de ervaringsversie als u wilt dat de siteverzameling eruit ziet en wordt uitgevoerd als een siteverzameling in SharePoint Server. Een siteverzameling die een eerdere ervaringsversie gebruikt, wordt uitgevoerd in een latere versie van SharePoint, maar de gebruikersinterface en de gebruikerservaring van de siteverzameling komen overeen met de eerdere versie. Een siteverzameling die op elk moment kan worden bijgewerkt naar de nieuwste ervaringsversie.

7. Selecteer in Sjabloonselectie het tabblad Enterprise en klik vervolgens op Recordcentrum.

8. Typ in de sectie Primaire beheerder van de siteverzameling de gebruikersnaam (in de vorm DOMEIN\gebruikersnaam) voor de gebruiker die de beheerder van de siteverzameling wordt.

9. Typ in de sectie Secundaire beheerder van de siteverzameling de gebruikersnaam voor de secundaire beheerder van de siteverzameling. Het aanstellen van een secundaire beheerder van de siteverzameling is een goede gewoonte om er zeker van te zijn dat iemand de siteverzameling beheert als de primaire beheerder afwezig is.

10. Als u quota gebruikt voor het beheren van de opslag van siteverzamelingen, klikt u in de sectie Quotasjabloon op een sjabloon in de lijst Selecteer een quotasjabloon.

11. Klik op OK.

Bibliotheken of lijsten maken om records te beheren

Bibliotheken en lijsten zijn belangrijke elementen in recordbeheer. Ze fungeren als CAB-bestand voor elk type record dat u wilt opslaan of beheren. Door inhoudstypen (zie de uitleg verderop) te koppelen aan bibliotheken en lijsten kunnen uw records verder worden gecategoriseerd. Het wordt aanbevolen om één documentbibliotheek of lijst te maken voor elk inhoudstype in uw recordbestandsplan.

Een bestaand inhoudstype toevoegen aan een lijst of bibliotheek

Als u een inhoudstype aan een lijst of bibliotheek toevoegt, zorgt u ervoor dat het inhoudstype in die lijst of bibliotheek kan worden gebruikt. Wanneer records worden ingediend bij het recordcentrum, worden ze gerouteerd naar de relevante lijst of bibliotheek op basis van het inhoudstype van het document.

Naar boven

Sitekolommen maken en toevoegen aan lijsten, bibliotheken of inhoudstypen

Met kolommen kunt u records of andere items groeperen, categoriseren en volgen. Een sitekolom definieert een metagegevensitem dat kan worden gekoppeld aan een inhoudstype, lijst of bibliotheek. U kunt bijvoorbeeld sitekolommen toevoegen om 'auteur' of 'voltooiingsdatum' te definiëren. Voeg een sitekolom aan een inhoudstype voor records toe om een metagegevensitem op te slaan dat is ingediend met een record of om metagegevens toe te voegen zodat de record kan worden beheerd.

Een sitekolom maken

1. Klik op de site recordscentrum op Instellingen en klik vervolgens op Site Instellingen.

   Klik in SharePoint met een groep verbonden site op Instellingen, klik op Site-inhouden klik vervolgens op Site Instellingen.

2. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer-galerieën op Sitekolommen.

3. Klik op de pagina Sitekolommen op Maken .

4. Ga op de pagina Nieuwe sitekolom naar de sectie Naam en type en typ in het vak Kolomnaam de gewenste naam.

5. Selecteer het gegevenstype dat u wilt opslaan in de kolom, bijvoorbeeld valuta, datum en tijd of tekst.

6. Selecteer in de sectie Groep de bestaande groep waarin u de nieuwe sitekolom wilt opslaan of selecteer Nieuwe groep om een nieuwe groep te maken waarin u de kolom wilt opslaan. Groepen bieden een manier om kolommen te organiseren zodat u deze eenvoudiger kunt zoeken.

Selecteer in de sectie Aanvullende kolominstellingen de gewenste aanvullende kolominstellingen. Welke opties hier beschikbaar zijn, is afhankelijk van het type kolom dat u selecteert in het gedeelte Naam en type. Als bijvoorbeeld het gegevenstype Keuze moet worden opgeslagen in een kolom, kunt u de keuzen die moeten worden weergegeven definiëren in de sectie Aanvullende kolominstellingen.

1. Klik op OK.

Een sitekolom toevoegen aan een inhoudstype voor records

1. Klik op de startpagina van de recordcentrumsite op Instellingen en klik vervolgens op Site Instellingen.

   Klik in SharePoint met een groep verbonden site op Instellingen, klik op Site-inhouden klik vervolgens op Site Instellingen.

2. Klik in de sectie Web Designer Galleries op Site-inhoudstypen.

3. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op het site-inhoudstype dat u wilt configureren.

4. Nadat u een site-inhoudstype vanaf de bovenliggende site hebt geselecteerd of een nieuw site-inhoudstype hebt gemaakt, gaat u naar de geselecteerde pagina met het site-inhoudstype en klikt u in de sectie Kolommen op Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen.

5. Ga op de pagina Kolommen aan inhoudstype toevoegen naar de sectie Kolommen selecteren en selecteer de groep waarop u wilt filteren in de lijst Kolommen selecteren uit.

6. Selecteer de kolom die u wilt toevoegen in de lijst Beschikbare kolommen en klik vervolgens op Toevoegen.

7. Geef in de sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken aan of de door u gemaakte wijzigingen moeten worden doorgevoerd in de onderliggende site-inhoudstypen van dit site-inhoudstype.

8. Klik op OK als u klaar bent met het toevoegen van de gewenste kolommen.

Naar boven

Informatiebeheerbeleid maken voor records

Een informatiebeheerbeleid is een reeks regels voor een inhoudstype. Dankzij informatiebeheerbeleid kunnen organisaties bepaalde zaken sturen en bijhouden, zoals hoelang inhoud wordt bewaard of welke handelingen gebruikers kunnen uitvoeren met die inhoud.

Beleidsfuncties toepassen op het informatiebeheerbeleid

De beleidsfuncties die u kunt toevoegen aan een informatiebeleid, zijn labels, controle, verlooptijd en streepjescodes.

Een functie voor bewaarbeleid toevoegen aan een informatiebeheerbeleid

1. Schakel op de pagina Beleid bewerken het selectievakje Bewaren inschakelen in.

2. Klik op Een bewaarfase toevoegen en selecteer een van de volgende opties voor de bewaarperiode om op te geven wanneer documenten verlopen. Als u de verloopdatum wilt instellen op basis van een datumeigenschap, selecteert u Deze fase is gebaseerd op een datumeigenschap van het item en selecteert u de actie (Gemaakt op of Gewijzigd) en de periode (dagen, maanden of jaren).

3. Typ een waarde in het vak tussen de lijsten om de periode te definiëren.

4. Selecteer de actie die moet worden uitgevoerd wanneer het document verloopt.

5. Als u de geselecteerde actie wilt herhalen, schakelt u het selectievakje in de sectie Terugkeerpatroon in en selecteert u de terugkeerperiode.

6. Klik op OK.

Naar boven

Een beleidsfunctie voor controle toevoegen aan een informatiebeheerbeleid

1. Ga op de pagina Beleid bewerken naar de sectie Controle, schakel het selectievakje Controle inschakelen in en schakel het selectievakje in naast de gebeurtenissen waarvoor u een controletraject wilt bijhouden.

2. Klik op OK.

   Opmerking: Als u de controlelogboeken wilt weergeven, klikt u op de pagina Instellingen van siteverzameling op Controleverslagrapporten en selecteert u het rapport dat u wilt weergeven.

Een beleidsfunctie voor streepjescodes toevoegen aan een informatiebeheerbeleid

1. Ga op de pagina Beleid bewerken naar de sectie Streepjescodes en schakel het selectievakje Streepjescodes inschakelen in.

2. Schakel het selectievakje Gebruikers vragen om voor het opslaan of afdrukken een streepjescode op te geven in als gebruikers in Office-clienttoepassingen een streepjescode moeten invoegen in hun documenten.

Een beleidsfuncties voor labels toevoegen aan een informatiebeheerbeleid

1. Schakel op de pagina Beleid bewerken in de sectie Labels het selectievakje Labels inschakelen in.

2. Als u gebruikers wilt verplichten om een label in te voegen voordat een document wordt opgeslagen of afgedrukt, selecteert u Gebruikers vragen om het label op te geven voordat zij het document opslaan of afdrukken.

3. Als u wilt voorkomen dat labels worden gewijzigd nadat ze zijn toegevoegd, selecteert u Geen wijzigingen in labels toestaan na toevoeging.

4. Typ in het vak Labelindeling de tekst die u op de knop wilt weergeven. U kunt elke combinatie van vaste tekst- of documenteigenschappen gebruiken, behalve berekende of ingebouwde eigenschappen zoals GUID (Globally Unique Identifier) of Gemaakt door. Als u een nieuwe regel wilt starten, gebruikt u de tekenreeks \n.

5. Selecteer een lettertype, tekengrootte, tekenstijl en uitvulling voor de labeltekst.

6. Typ een labelhoogte in centimeter in het vak Hoogte en een labelbreedte in centimeter in het vak Breedte.

7. Klik op Vernieuwen om de wijzigingen weer te geven.

8. Klik op OK.

Intern recordbeheer activeren op siteverzamelingsniveau

Als eerste stap bij het configureren van een intern recordbeheersysteem moet u de functie op siteverzamelingsniveau activeren. Als u de functie activeert, wordt de opdracht Record declareren/Declaratie van record ongedaan maken op het lint geactiveerd.

1. Klik op het hoogste siteniveau op Instellingen en klik vervolgens op Site Instellingen.

   Klik in SharePoint met een groep verbonden site op Instellingen, klik op Site-inhouden klik vervolgens op Site Instellingen.

2. Klik onder Beheer van de siteverzameling op Onderdelen van de siteverzameling.

3. Klik naast Beheer van records ter plaatse op Activeren.

Instellingen voor recorddeclaratie configureren op siteverzamelingsniveau

1. Klik op het hoogste siteniveau op Instellingen en klik vervolgens op Site Instellingen.

   Klik in SharePoint met een groep verbonden site op Instellingen, klik op Site-inhouden klik vervolgens op Site Instellingen.

2. Klik onder Beheer van de siteverzameling op Instellingen voor declaratie van records.

3. Als u op de pagina Instellingen voor declaratie van records wilt beperken wat er kan worden gedaan met records die als record zijn gedeclareerd, selecteert u een van de opties in de sectie Beperkingen op records.

4. Kies in de sectie Mogelijkheid van declaratie van records of de handmatige declaratie van records al dan niet standaard beschikbaar moet zijn in lijsten en bibliotheken. Als u de optie Niet standaard beschikbaar op alle locatieskiest, kunnen records alleen worden gedeclareerd via een beleid of werkstroom.

5. Selecteer in de sectie Declaratierollen de rollen die handmatig records kunnen declareren en een declaratie ongedaan kunnen maken.

6. Klik op OK.

Instellingen voor recorddeclaratie configureren op lijst- of bibliotheekniveau

U kunt meer controle hebben over de plaats waar items als record kunnen worden gedeclareerd door recorddeclaraties voor een lijst of bibliotheek te configureren. Wanneer u een lijst of bibliotheek voor recorddeclaratie configureert, kunt u items automatisch als record laten declareren wanneer ze worden toegevoegd aan de lijst of bibliotheek.

1. Klik in de lijst of bibliotheek waar u instellingen voor recorddeclaratie wilt configureren op het tabblad Bibliotheek of Lijst op het lint en klik vervolgens op Bibliotheek Instellingen of Lijst Instellingen.

   Klik SharePoint online op Instellingen en klik vervolgens op Lijstinstellingenof Bibliotheekinstellingen.

2. Klik op de pagina Bibliotheekinstellingen/Lijstinstellingen onder Machtigingen en beheer op Instellingen voor declaratie van records.

3. Selecteer het volgende in de sectie Mogelijkheid om records handmatig te declareren:

4. Of u wilt dat in de lijst of bibliotheek de standaardinstellingen voor recorddeclaratie worden gebruikt die in de siteverzameling worden toegepast.

5. Of gebruikers altijd handmatig items als record voor de lijst of bibliotheek mogen declareren.

6. Of gebruikers nooit handmatig records in de lijst of bibliotheek mogen declareren.

7. Schakel in de sectie Automatische declaratie het selectievakje in als u alle items die zijn toegevoegd aan de lijst, automatisch als record wilt declareren.

8. Klik op OK.

Naar boven