Schakelen tussen verschillende waardensets met behulp van scenario 's

Excel kent drie soorten wat-als-analyse-hulpmiddelen: Scenario's, gegevenstabellen en doelzoeken. Bij scenario's en gegevenstabellen wordt op basis van sets met invoerwaarden vooruit gekeken naar wat de mogelijke resultaten zijn. Het verschil tussen doelzoeken enerzijds en scenario's en gegevenstabellen anderzijds is dat in het eerste geval wordt uitgegaan van een resultaat en terug wordt gekeken om de mogelijke invoerwaarden te bepalen die tot dit resultaat kunnen hebben geleid.

Elk scenario kan maximaal 32 variabele waarden bevatten. Als u meer dan 32 waarden wilt analyseren en de waarden slechts een of twee variabelen representeren, dan kunt u gegevenstabellen gebruiken. Hoewel een gegevenstabel beperkt is tot een of twee variabelen (een voor de invoercel in een rij en een voor de invoercel in een kolom), kan de tabel zoveel variabele waarden bevatten als u wilt. Een scenario kan maximaal 32 verschillende waarden bevatten, maar u kunt zo veel scenario's maken als u wilt.

Naast deze drie hulpmiddelen kunt u invoegtoepassingen installeren waarmee u wat-als-analyses kunt uitvoeren, zoals de invoegtoepassing Oplosser. De invoegtoepassing Oplosser is vergelijkbaar met Doelzoeken, maar hierin kunnen meer variabelen worden gebruikt. U kunt ook prognoses maken met behulp van de vulgreep en verschillende opdrachten in Excel. Voor geavanceerdere modellen kunt u de invoegtoepassing Analysis ToolPak gebruiken.

Stel dat u een budget wilt maken, maar niet zeker bent van uw opbrengst. Door scenario's te gebruiken, kunt u verschillende mogelijke waarden voor de opbrengst definiëren en vervolgens tussen scenario's schakelen om wat-als-analyses uit te voeren.

Ga er bijvoorbeeld van uit dat u in het scenario voor uw budget in het slechtste geval een bruto-opbrengst hebt van 50.000 euro en de kosten van de verkochte goederen 13.200 euro bedragen, zodat u een brutowinst hebt van 36.800 euro. Als u deze set waarden als een scenario wilt definiëren, voert u eerst de waarden in een werkblad in, zoals weergegeven in de volgende afbeelding:

In Veranderende cellen typt u zelf waarden, terwijl Resultaatcel een formule bevat die is gebaseerd op Veranderende cellen (in deze afbeelding bevat cel B4 de formule =B2-B3).

Vervolgens gebruikt u het dialoogvenster Scenariobeheer om deze waarden als een scenario op te slaan. Ga naar het tabblad Gegevens > Wat-als-analyse > Scenariobeheer > Toevoegen.

Geef in het dialoogvenster Scenarionaam de naam van het scenario de naam Worst Case en geef op dat de cellen B2 en B3 de waarden zijn die tussen scenario's veranderen. Als u de optie Cellen wijzigen in het werkblad selecteert voordat u een scenario toevoegt, worden de cellen automatisch ingevoegd in Scenariobeheer. Anders kunt u ze handmatig typen of het dialoogvenster celselectie rechts van het dialoogvenster Cellen wijzigen gebruiken.

Beveiliging: u kunt uw scenario's ook beveiligen door in de sectie Beveiliging de gewenste opties in te schakelen. Schakel ze uit als u geen beveiliging wilt.

• Selecteer Wijzigingen voorkomen als u bewerken van het scenario tegen wilt gaan als het werkblad is beveiligd.

• Selecteer Verborgen als u de weergave van het scenario tegen wilt gaan als het werkblad is beveiligd.

Neem nu eens aan dat u in het scenario voor uw budget in het gunstigste geval een bruto-opbrengst hebt van 150.000 euro en de kosten van de verkochte goederen 26.000 euro bedragen, zodat u een brutowinst hebt van 124.000 euro. Als u deze waarden als een scenario wilt definiëren, maakt u een ander scenario met de naam Gunstigste geval en geeft u andere waarden op voor cel B2 (150.000) en cel B3 (26.000). Brutowinst (cel B4) is een formule (het verschil tussen de opbrengst (B2) en de kosten (B3)), dus u hoeft cel B4 niet te wijzigen voor het scenario Gunstigste geval.

Nadat u een scenario hebt opgeslagen, is het beschikbaar in de lijst met scenario's die u in de wat-als-analyses kunt gebruiken. Uitgaande van de waarden in de vorige afbeelding geldt dat, als u het scenario Gunstigste geval wilt weergeven, de waarden in het werkblad worden gewijzigd, zoals u in de volgende afbeelding kunt zien:

Het kan gebeuren dat u alle informatie in één werkblad of werkmap hebt staan die nodig is om alle scenario's te maken die u wilt overwegen. Het is echter mogelijk dat u scenariogegevens uit andere bronnen wilt verzamelen. Stel dat u een bedrijfsbudget probeert te maken. U kunt scenario's van verschillende afdelingen verzamelen, zoals Verkoop, Salarisadministratie, Productie, Marketing en Juridisch, omdat elk van deze bronnen verschillende informatie heeft om het budget te maken.

U kunt deze scenario's in één werkblad verzamelen met de opdracht Samenvoegen. Elke bron kan net zo veel celwaarden leveren als u wilt. U wilt bijvoorbeeld van elke afdeling uitgavenprognoses hebben, maar de prognoses voor de opbrengsten van slechts enkele.

Wanneer u ervoor kiest om samen te voegen, laadt Scenariobeheer een wizard Scenario samenvoegen, waarin alle werkbladen in de actieve werkmap worden weergegeven, evenals een lijst met andere werkmappen die u op dat moment mogelijk hebt geopend. In de wizard ziet u hoeveel scenario's u hebt op elk bronwerkblad dat u selecteert.

Als u verschillende scenario's uit verschillende bronnen verzamelt, moet u in alle werkmappen dezelfde cellenstructuur gebruiken. De opbrengst kan bijvoorbeeld altijd in cel B2 worden geplaatst en de onkosten in cel B3. Als u verschillende cellenstructuren gebruikt voor de scenario's uit de verschillende bronnen, kan het lastig zijn de resultaten samen te voegen.

Als u verschillende scenario's wilt vergelijken, kunt u een rapport maken met een overzicht ervan op dezelfde pagina. In het rapport kunnen de scenario's naast elkaar worden geplaatst of in een draaitabelrapport gepresenteerd.

Een overzichtsrapport van scenario's op basis van de vorige twee voorbeeldscenario's kan er als volgt uitzien:

Merk op dat er automatisch groepeerniveaus zijn toegevoegd. Hierdoor wordt de weergave uitgevouwen of samengevouwen als u op de verschillende selectors klikt.

Aan het eind van het samenvattingsrapport wordt de opmerking weergegeven dat de kolom Huidige waarden de waarden representeert van veranderende cellen op het moment dat het overzichtsrapport van scenario's is gemaakt en dat de cellen die voor elk scenario zijn veranderd, grijs worden weergegeven.