U kunt een Microsoft Lync Online-vergadering plannen met de invoegtoepassing voor onlinevergaderingen voor Microsoft® Lync™ 2010 in Microsoft® Outlook®. U kunt met Lync Online ook een niet-geplande vergadering starten om iets te bespreken dat meteen aandacht nodig heeft.
Wat wilt u doen?
Een onlinevergadering plannen
Ga als volgt te werk om een uitnodiging voor een onlinevergadering te maken:
-
Klik in de Agenda van Microsoft® Outlook® op het tabblad Start in de groep Nieuw op Nieuwe onlinevergadering(in Microsoft® Outlook® 2010) of Onlinevergadering (in Microsoft® Office Outlook® 2007).
-
Typ in het vergaderverzoek in het vak Aan de e-mailadressen van de personen die u wilt uitnodigen voor de vergadering, gescheiden door puntkomma's.
-
Typ in het vergaderverzoek in het vak Onderwerp een onderwerp voor de vergadering.
-
(Optioneel) Typ in de hoofdtekst van het vergaderverzoek, boven de koppeling Deelnemen aan onlinevergadering, aanvullende informatie over de vergadering.
Wijzig geen bestaande tekst in het vergaderverzoek. Als u dit wel doet, kunnen personen mogelijk niet deelnemen aan de vergadering. -
(Optioneel) Klik in het vergaderverzoek op het tabblad Vergadering in de groep Weergeven op Planningsassistent. Gebruik de Planningsassistent om ervoor te zorgen dat iedereen beschikbaar is tijdens de gekozen tijd.
-
Klik in het vergaderverzoek in de groep Onlinevergadering op Opties voor vergadering en accepteer of wijzig de standaardopties.
Opties voor toegang tot de vergadering en presentatoren instellen
De standaardopties voor onlinevergaderingen werken het beste voor kleine vergaderingen of sessies voor delen en samenwerking met personen in uw organisatie. Als u een onlinevergadering plant met personen buiten uw organisatie of als uw vergadering erg groot is, gebruikt u het dialoogvenster Opties voor onlinevergadering om het volgende te bepalen:
-
Wie moet er wachten in de lobby voordat ze worden toegelaten tot de vergadering? (Dit is alleen beschikbaar voor vergaderingen waarin VoIP-audio wordt gebruikt.)
-
Wie moet er presentatorbevoegdheden hebben tijdens de vergadering?
Ga als volgt te werk om opties voor toegang en presentatoren in te stellen:
-
Klik in het vergaderverzoek dat u hebt gemaakt, op het tabblad Vergadering in de groep Onlinevergadering op Opties voor vergadering.
-
Schakel in het dialoogvenster Opties voor vergadering het selectievakje Toegang en presentatoren aanpassen voor deze vergadering in.
-
Kies onder Toegang en Presentator de juiste opties voor de grootte en het type van de vergadering die u plant. Zie de schermafbeeldingen en tabellen aan het einde van deze procedure voor richtlijnen.
-
Klik op Geluid en telefoon om de gegevens van de audio van de vergadering te bekijken. Als u de optie Geluid en telefoon niet ziet, betekent dit dat in uw vergaderingen alleen VoIP-audio wordt gebruikt en dat PSTN-audio (Public Switched Telephone Network) voor vergaderingen niet is ingeschakeld voor uw organisatie. Neem contact op met de IT-beheerder voor meer informatie.
Met de toegangsopties bepaalt u welke deelnemers in de lobby moeten wachten voordat deze worden toegelaten door een presentator.
In de volgende tabel wordt elke optie uitgebreid beschreven.
|
Toegangsoptie |
Wie wacht in de lobby |
Wanneer kiest u deze optie |
|
Alleen de organisator (vergrendeld) |
Iedereen |
U wilt niet dat personen uw hand-outs of Microsoft® PowerPoint®-dia's bekijken vóór de vergadering. |
|
Personen in mijn bedrijf die ik heb uitgenodigd |
Personen die geen account hebben op uw netwerk en personen die niet zijn uitgenodigd |
U bespreekt gevoelige of vertrouwelijke gegevens. |
|
Personen in mijn bedrijf |
Personen die geen account hebben op uw netwerk |
Alle deelnemers hebben een account op het netwerk van de organisatie. |
|
Iedereen, ook personen van buiten mijn bedrijf (zonder beperkingen) |
Niemand (standaardvoorwaarde) |
U nodigt externe deelnemers uit. |
|
Personen die per telefoon inbellen hoeven niet in de lobby te wachten |
N.v.t. |
Dit selectievakje is uitgeschakeld en niet beschikbaar wanneer de vergadering is vergrendeld (optie 1), uitgeschakeld maar beschikbaar bij opties 2 en 3 en standaard ingeschakeld wanneer er geen toegangsbeperkingen zijn (optie 4, wordt hier weergegeven). |
Met opties voor presentatoren kunt u beheren welke deelnemers automatisch presentatorbevoegdheden krijgen wanneer u de vergadering plant.
In de volgende tabel wordt elke optie uitgebreid beschreven.
|
Optie voor presentator |
Wie is presentator |
Wanneer kiest u deze optie |
|
Alleen de organisator |
Alleen de persoon die de vergaderingen plant |
Voor presentaties waarbij de deelnemers niet met de inhoud van de vergadering hoeven te werken. U kunt extra presentatoren aanwijzen tijdens de vergadering. |
|
Personen in mijn bedrijf |
Iedereen die u uitnodigt en die een account heeft op uw netwerk |
Voor groepswerksessies waarbij de deelnemers voor de organisatie werken en de inhoud van de vergadering kunnen delen en wijzigen. |
|
Iedereen, ook personen van buiten mijn bedrijf (zonder beperkingen) |
Iedereen die u uitnodigt |
Voor groepswerksessies met personen die geen account op uw netwerk hebben. |
|
Personen die ik kies |
Uzelf en de deelnemers die u kiest |
Voor presentaties met meerdere presentatoren. |
Een niet-geplande vergadering starten met Nu vergaderen
Ga als volgt te werk als u een niet-geplande vergadering wilt starten met de opdracht Nu vergaderen:
-
Klik in het hoofdvenster van Lync op de pijl Menu weergeven
en klik vervolgens op Nu vergaderen.
-
Klik in het venster Groepsgesprek op het menu Opties voor personen
en voer een van de volgende handelingen uit:-
Als u personen in de lijst met contactpersonen wilt uitnodigen, klikt u op Uitnodigen op naam of telefoonnummer, selecteert u een of meer contactpersonen en klikt u op OK.
-
Als u personen wilt uitnodigen door een e-mailbericht te verzenden, klikt u op Uitnodigen per e-mail, kopieert u de informatie over de vergadering en vult u het vergaderverzoek in.
-
Deelnemen aan een geplande onlinevergadering
Ga als volgt te werk als u wilt deelnemen aan een geplande vergadering.
-
Open de vergadering waaraan u wilt deelnemen in de Outlook-agenda.
-
Klik in het vergaderverzoek op Deelnemen aan onlinevergadering.
Deelnemen aan een niet-geplande vergadering
Mogelijk wordt u uitgenodigd voor een niet-geplande vergadering, een instantvergadering of een vergadering die al bezig is:
-
Klik in de melding die wordt weergegeven in het systeemvak, rechts op de taakbalk, op Deelnemen.
Verbinding maken met vergaderingsaudio
U kunt Lync zo configureren dat er altijd op dezelfde manier verbinding wordt gemaakt met het geluid van de vergadering of dat u om een keuze wordt gevraagd.
Een geluidsverbindingsoptie kiezen wanneer u Lync Online de eerste keer gebruikt
De eerste keer dat u deelneemt aan een Lync-vergadering of telefonische vergadering, wordt het dialoogvenster Geluid tijdens vergadering ontvangen weergegeven.
Mogelijk worden er verschillende opties weergegeven, afhankelijk van de manier waarop Lync is geconfigureerd in de organisatie.
Ga als volgt te werk als u verbinding wilt maken met het geluid van de vergadering:
-
Selecteer de gewenste optie in het dialoogvenster Geluid tijdens vergadering ontvangen. Zie de tabel aan het einde van deze procedure voor meer informatie.
-
(Optioneel) Selecteer Deze melding niet meer weergeven als u de geluidsverbindingsoptie voor elke vergadering wilt gebruiken.
-
Klik op OK om deel te nemen aan de vergadering.
|
Optie Geluid tijdens vergadering ontvangen |
Wanneer kiest u deze optie |
|
Niet deelnemen aan audiosessie |
U belt in bij de vergadering met het telefoonnummer dat u hebt ontvangen van uw ACP. |
|
Lync gebruiken (geïntegreerde audio en video) |
U gebruikt de geïntegreerde computeraudio en -video die zijn ingebouwd in Lync. |
|
Bel mij op: |
U wilt via de Microsoft® Lync™ Server 2010 -communicatiesoftware worden gebeld. U kunt een nieuw telefoonnummer opgeven in het tekstvak of een van de weergegeven nummers gebruiken. Dit zijn de nummers die u hebt ingevoerd bij Telefoonopties in het dialoogvenster Lync - Opties. |
Uw standaardgeluidsoptie wijzigen
-
Klik in het hoofdvenster van Lync op de knop Opties
. -
Klik in het dialoogvenster Lync - Opties op Telefoonnummers en voer onder Deelname aan telefonische vergaderingen in het vak Geluid tijdens vergadering ontvangen van een van de volgende handelingen uit:
-
Klik op Lync als u geïntegreerde computeraudio wilt gebruiken tijdens vergaderingen.
-
Kies een telefoonnummer in de lijst als u door uw televergaderingprovider wilt worden gebeld.
Opmerking: Deze optie is niet beschikbaar in de huidige versie van Lync Online.
-
Kies Niet deelnemen aan audiosessie als u telefonisch wilt inbellen bij vergaderingen.
-
-
(Optioneel) Schakel onder Deelname aan telefonische vergaderingen het selectievakje Vooraf waarschuwen ter bevestiging of selectie van een andere geluidsbron in. Selecteer deze optie als uw audiovoorkeuren vaak veranderen.
Personen uitnodigen bij wie Lync niet is geïnstalleerd
Personen binnen of buiten de organisatie kunnen deelnemen aan een Lync-vergadering vanaf een computer waarop Lync niet is geïnstalleerd.
Wanneer de persoon die u uitnodigt, het vergaderverzoek opent en vervolgens op de koppeling Deelnemen aan onlinevergadering klikt, worden een of meer van de volgende opties weergegeven, afhankelijk van de manier waarop uw organisatie of de organisatie van de persoon die u uitnodigt, is geconfigureerd:
|
Optie voor deelname |
Alternatieve vergaderclient |
|
Deelnemen aan de vergadering via uw webbrowser |
Microsoft® Lync™ Web App Belangrijk: Voor Lync Web App is de meest recente versie van de browserinvoegtoepassing Microsoft Silverlight vereist. Als Silverlight nog niet is geïnstalleerd, moet u beheerdersbevoegdheden hebben om het te installeren. |
|
Lync Attendee downloaden en installeren |
Lync 2010 Attendee |
|
Communicator gebruiken |
Microsoft® Office Communicator 2007 R2 of Microsoft® Office Communicator 2007 |
Zie Deelnemen via een computer waarop Lync Online niet is geïnstalleerd in de Help bij Lync Online op Office.com voor meer informatie.
