U kunt niet alleen uw eigen taken maken, u kunt ook taken maken die u aan anderen wilt toewijzen.
Taken helpen bij het bijhouden van dingen die u moet doen. U kunt ook taken aan andere personen toewijzen.
-
Klik in navigatiebalk op Takenen klik vervolgens op Nieuwe taakof open een bestaande taak.
Sneltoets Als u een taak wilt maken, drukt u op Ctrl+Shift+K.
-
Klik op Taak toewijzen.
-
Voer in het vak Aan een naam of e-mailadres in.
-
Voer Onderwerp,Begindatumen Einddatum in.
-
Als u wilt dat de taak wordt herhaald, klikt u op Terugkeerpatroon,selecteert u de beste opties en klikt u vervolgens op OK.
-
Klik op Verzenden.
Opmerking: Als u een terugkerende taak toewijst, blijft een kopie van de taak in de takenlijst staan, maar wordt deze nooit bijgewerkt. Als u het selectievakje Een statusrapport verzenden als deze taak is voltooid incheckt, ontvangt u statusrapporten voor elke voltooide taak.
Wanneer u een taak opent die u hebt toegewezen, kunt u de voortgang van toegewezen taken bekijken met het vak % voltooid dat u of de geadresseerde kan bijwerken wanneer deze u een toegewezen taakstatusrapport stuurt.
Opmerking: Taken die zijn toegewezen Outlook voor Windows moeten worden geaccepteerd of geweigerd met de Outlook voor Windows toepassing. Deze ervaring wordt niet ondersteund in Outlook op internet.
In Outlook kan de voortgang worden bijgehouden van een taak die aan één persoon is toegewezen. Als u meerdere personen wilt gebruiken om aan een taak te werken, is het een goed idee om de taak in kleinere stukken te verdelen of elke taak afzonderlijk toe te wijzen. Als u bijvoorbeeld een rapport wilt bijhouden dat door drie schrijvers moet worden geschreven, maakt u drie afzonderlijke taken met de naam Schrijfrapport: Anne,Rapport schrijven: Carlosen Schrijfrapport: Michiyoen wijst u elke afzonderlijke taak toe aan de juiste schrijver.
Taken bijhouden die u aan iemand anders hebt toegewezen
-
Klik op navigatiebalk op Taken.
-
Klik op Weergave > Weergave wijzigen >Toegewezen.
Toegewezen taken ontbreken
Als u taken die u hebt toegewezen niet ziet, Outlook mogelijk niet zo ingesteld dat kopieën van taken die u toewijst, behouden blijven.
-
Klik op >opties >Taken.
-
Controleer onder Taakoptieshet selectievakje Mijn takenlijst bijgewerkt houden met kopieën van taken die ik aan andere personen toewijs.
Als u deze optie int, worden de taken die u al hebt toegewezen niet bij, maar worden alle nieuwe taken bij die u hebt toegewezen.
Wanneer u een taak hebt gemaakt en deze aan iemand hebt toegewezen, moet u mogelijk beheertaken uitvoeren om deze te onderhouden totdat de taak is voltooid. U wilt bijvoorbeeld mogelijk statusrapporten en voortgangsupdates voor de taak bekijken. Daarnaast kunt u de taak aan iemand anders toewijzen als de persoon aan wie u de taak toewijst, deze weigert.
Als u een taak wilt toewijzen, maakt u eerst de taak en verzendt u deze daarna als een taakverzoek naar iemand. De persoon die het taakverzoek ontvangt, wordt de tijdelijke eigenaar van de taak. Deze persoon kan de taak weigeren, de taak accepteren of de taak toewijzen aan iemand anders. Als de taak wordt geweigerd, wordt deze naar u teruggestuurd.
Opmerking: Hoewel een geweigerde taak naar u wordt teruggestuurd, blijft de taak eigendom van de ontvanger tot u opnieuw het eigendom claimt door de taak terug te sturen naar uw eigen takenlijst.
Een taak aan iemand toewijzen
-
Voer een van de volgende handelingen uit:
-
Een nieuwe taak toewijzen Wijs in het menu Bestand de optie Nieuw aan en klik op Taakverzoek.
-
Een bestaande taak toewijzen Open de taak die u wilt toewijzen in de takenlijst. Klik op het tabblad Taak in de groep Taak beheren op Taak toewijzen.
-
-
Typ in het vak Aan de naam of het e-mailadres van de persoon aan wie u de taak wilt toewijzen.
Als u de naam uit een lijst wilt selecteren, klikt u op de knop Aan.
-
Typ in het vak Onderwerp een naam voor de taak.
Opmerking: Voor een bestaande taak is het vak Onderwerp al ingevuld.
-
Selecteer de gewenste opties bij Einddatum en Status.
-
Schakel de selectievakjes Een bijgewerkte kopie van deze taak bewaren in de takenlijst en Mij een statusrapport verzenden wanneer deze taak is voltooid in of uit.
-
Als u de taak wilt herhalen, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Terugkeerpatroon, selecteert u de gewenste opties en klikt u op OK.
-
Typ de gegevens die u wilt toevoegen over de taak in de hoofdtekst van de terugkerende taak.
-
Klik op Verzenden
.Opmerking: Als u een terugkerende taak toewijst, blijft er een kopie van de taak in de takenlijst staan, maar wordt deze niet bijgewerkt. Als u het selectievakje Een statusrapport verzenden wanneer deze taak is voltooid incheckt, ontvangt u een statusrapport voor elke voltooide gebeurtenis van de taak.
-
Open de taak die u wilt verzenden.
-
Klik op het tabblad Taak in de groep Taak beheren op Doorsturen.
Druk op Ctrl+F als u snel een taak wilt doorsturen.
-
Voer de namen of e-mailadressen van de ontvangers in de vakken Aan en CC in.
-
Typ in de hoofdtekst van de taak een bericht dat u wilt opnemen. Als u meer dan één taak wilt verzenden, sleept u de overige taken uit de takenlijst naar de hoofdtekst van de taak die u doorstuurt.
-
Klik op Verzenden
.
-
Open het e-mailbericht dat het taakverzoek bevat. Dit bericht bevindt zich meestal in de map Verzonden items.
-
Klik op het tabblad Taak in de groep Taak beheren op Terugkeren naar takenlijst.
U kunt de taak uit het bericht van de geweigerde taak ook opnieuw claimen door op Terugkeren naar takenlijst te klikken.
Taken die u aan andere personen hebt toegewezen, kunt u op drie manieren bijhouden:
-
Automatisch kopieën bijhouden van taken die u toewijst en automatische statusrapporten ontvangen
-
Klik in het menu Extra op Opties.
-
Klik op Taakopties.
-
Schakel het selectievakje Bijgewerkte kopieën bijhouden van toegewezen taken in mijn takenlijst in.
-
Schakel het selectievakje Statusrapport verzenden wanneer toegewezen taak worden voltooid in.
-
-
Taken bekijken die u aan andere personen hebt toegewezen
-
Klik op Taken.
-
Wijs in het menu Beeld de optie Huidige weergave aan en klik op Toewijzing.
-
-
De lijst weergeven met personen die bijgewerkte kopieën van een toegewezen taak ontvangen
-
Open de toegewezen taak waarvan u de lijst wilt weergeven.
-
Bekijk op het tabblad Details de namen in het vak Lijst bijwerken.
-
-
Open de taak of het taakverzoek.
-
Klik op het tabblad Taak in de groep Taak beheren op Accepteren of Weigeren.
-
Voer een van de volgende handelingen uit:
-
Klik op Antwoord bewerken voor verzending, typ uw opmerking in het bericht en klik daarna op Verzenden.
-
Klik op Antwoord nu verzenden.
-
-
Open de taak waarvoor u een statusrapport of opmerking wilt verzenden.
-
Klik op het tabblad Taak in de groep Taak beheren op Statusrapport verzenden, Beantwoorden of Allen beantwoorden.
-
Typ de namen of e-mailadressen van de ontvangers in de vakken Aan en CC.
Als de taak aan u is toegewezen, worden de namen van personen die moeten worden bijgewerkt, automatisch toegevoegd.
-
Typ in de hoofdtekst van het bericht de gegevens die u wilt opnemen in het statusrapport.
-
Klik op Verzenden
.
Wanneer u een taak hebt gemaakt en deze aan iemand hebt toegewezen, moet u mogelijk beheertaken uitvoeren om deze te onderhouden totdat de taak is voltooid. U wilt bijvoorbeeld mogelijk statusrapporten en voortgangsupdates voor de taak bekijken. Daarnaast kunt u de taak aan iemand anders toewijzen als de persoon aan wie u de taak toewijst, deze weigert.
Als u een taak wilt toewijzen, maakt u eerst de taak en verzendt u deze daarna als een taakverzoek naar iemand. De persoon die het taakverzoek ontvangt, wordt de tijdelijke eigenaar van de taak. Deze persoon kan de taak weigeren, de taak accepteren of de taak toewijzen aan iemand anders. Als de taak wordt geweigerd, wordt deze naar u teruggestuurd.
Opmerking: Hoewel een geweigerde taak naar u wordt teruggestuurd, blijft de taak eigendom van de ontvanger tot u opnieuw het eigendom claimt door de taak terug te sturen naar uw eigen takenlijst.
Een taak aan iemand toewijzen
-
Voer een van de volgende handelingen uit:
-
Een nieuwe taak toewijzen Wijs in het menu Bestand de optie Nieuw aan en klik op Taakverzoek.
-
Een bestaande taak toewijzen Open de taak die u wilt toewijzen in de takenlijst. Klik op het tabblad Taak in de groep Taak beheren op Taak toewijzen.
-
-
Typ in het vak Aan de naam of het e-mailadres van de persoon aan wie u de taak wilt toewijzen.
Als u de naam uit een lijst wilt selecteren, klikt u op de knop Aan.
-
Typ in het vak Onderwerp een naam voor de taak.
Opmerking: Voor een bestaande taak is het vak Onderwerp al ingevuld.
-
Selecteer de gewenste opties bij Einddatum en Status.
-
Schakel de selectievakjes Een bijgewerkte kopie van deze taak bewaren in de takenlijst en Mij een statusrapport verzenden wanneer deze taak is voltooid in of uit.
-
Als u de taak wilt herhalen, klikt u op het tabblad Taak in de groep Opties op Terugkeerpatroon, selecteert u de gewenste opties en klikt u op OK.
-
Typ de gegevens die u wilt toevoegen over de taak in de hoofdtekst van de terugkerende taak.
-
Klik op Verzenden
.Opmerking: Als u een terugkerende taak toewijst, blijft er een kopie van de taak in de takenlijst staan, maar wordt deze niet bijgewerkt. Als u het selectievakje Een statusrapport verzenden wanneer deze taak is voltooid incheckt, ontvangt u een statusrapport voor elke voltooide gebeurtenis van de taak.
-
Open de taak die u wilt verzenden.
-
Klik op het tabblad Taak in de groep Taak beheren op Doorsturen.
Druk op Ctrl+F als u snel een taak wilt doorsturen.
-
Voer de namen of e-mailadressen van de ontvangers in de vakken Aan en CC in.
-
Typ in de hoofdtekst van de taak een bericht dat u wilt opnemen. Als u meer dan één taak wilt verzenden, sleept u de overige taken uit de takenlijst naar de hoofdtekst van de taak die u doorstuurt.
-
Klik op Verzenden
.
-
Open het e-mailbericht dat het taakverzoek bevat. Dit bericht bevindt zich meestal in de map Verzonden items.
-
Klik op het tabblad Taak in de groep Taak beheren op Terugkeren naar takenlijst.
U kunt de taak uit het bericht van de geweigerde taak ook opnieuw claimen door op Terugkeren naar takenlijst te klikken.
Taken die u aan andere personen hebt toegewezen, kunt u op drie manieren bijhouden:
-
Automatisch kopieën bijhouden van taken die u toewijst en automatische statusrapporten ontvangen
-
Klik in het menu Extra op Opties.
-
Klik op Taakopties.
-
Schakel het selectievakje Bijgewerkte kopieën bijhouden van toegewezen taken in mijn takenlijst in.
-
Schakel het selectievakje Statusrapport verzenden wanneer toegewezen taak worden voltooid in.
-
-
Taken bekijken die u aan andere personen hebt toegewezen
-
Klik op Taken.
-
Wijs in het menu Beeld de optie Huidige weergave aan en klik op Toewijzing.
-
-
De lijst weergeven met personen die bijgewerkte kopieën van een toegewezen taak ontvangen
-
Open de toegewezen taak waarvan u de lijst wilt weergeven.
-
Bekijk op het tabblad Details de namen in het vak Lijst bijwerken.
-
-
Open de taak of het taakverzoek.
-
Klik op het tabblad Taak in de groep Taak beheren op Accepteren of Weigeren.
-
Voer een van de volgende handelingen uit:
-
Klik op Antwoord bewerken voor verzending, typ uw opmerking in het bericht en klik daarna op Verzenden.
-
Klik op Antwoord nu verzenden.
-
-
Open de taak waarvoor u een statusrapport of opmerking wilt verzenden.
-
Klik op het tabblad Taak in de groep Taak beheren op Statusrapport verzenden, Beantwoorden of Allen beantwoorden.
-
Typ de namen of e-mailadressen van de ontvangers in de vakken Aan en CC.
Als de taak aan u is toegewezen, worden de namen van personen die moeten worden bijgewerkt, automatisch toegevoegd.
-
Typ in de hoofdtekst van het bericht de gegevens die u wilt opnemen in het statusrapport.
-
Klik op Verzenden
.
