Tijd van een resource aanvragen

Hoe weet ik of voor een resource voor het project een goedgekeurde afspraak nodig is? In Project kunt u dit automatisch zien. Als u deze indicator ziet, is er een afspraak nodig voor een resource die u hebt toegewezen. Klik met de rechtermuisknop op de indicator en kies Herstellen in Afspraakcontrole om de aanvraag te verzenden.

Als u weet dat voor een resource die u nodig hebt, een afspraak is vereist:

1. Sla het project op, check het uit en controleer of het is gepubliceerd.

   Afspraken zijn alleen beschikbaar als uw project is opgeslagen in Project Online, deze voor u zijn uitgecheckt en minimaal één keer zijn gepubliceerd.

2. Stel uw team samen.

   Klik op Resource > Resources toevoegen > Team samenstellen uit onderneming en voeg de personen toe die het werk moeten uitvoeren.

   

3. Voeg de afspraak toe.

   Klik op Resource > Afspraak toevoegen, kies de resource die u wilt gebruiken, voeg de begin- en einddatum toe en neem andere nuttige informatie over het werk op voor de resourcemanager.

   

   Tip:  Wat is het verschil tussen eenheden en werk? Met Eenheden kunt u een percentage van de tijd van de resource opgeven en met Werk kunt u een bepaald aantal uren instellen. Als u bijvoorbeeld weet dat u een resource maar voor 50% nodig hebt gedurende een ingestelde periode, kiest u Eenheden en geeft u 50% op. Als u weet dat een taak ongeveer 20 uur duurt, kiest u Werk en geeft u 20 uur op.

4. Verzend de afspraak.

   Schakel over naar de weergave Resourceplanning.

   

   Klik op de afspraak die u zojuist hebt toegevoegd (deze wordt weergegeven met deze groene indicator ) en kies Afspraken > Verzenden > Geselecteerde afspraken verzenden.

   

   Tip: U kunt ook op Alle afspraken verzenden klikken als u alle wijzigingen wilt verzenden ter goedkeuring.

   In de kolom Status van afspraak ziet u dat de afspraak nu is Voorgesteld.

   

5. Controleer of de afspraak is goedgekeurd.

   Wanneer de resourcemanager uw aanvraag heeft bekeken, kan deze uw aanvraag Accepteren of Afwijzen en van commentaar voorzien. U kunt de weergave Resourceplanning vernieuwen, zodat de meeste recente Status van afspraak wordt weergegeven.

   

   Controleer de kolom Status van afspraak in de weergave Resourceplanning na het vernieuwen:

   • Als u Vastgelegd ziet, kunt u de resource inplannen op basis van uw planning.

   • Als u Afgewezen ziet, zoekt u deze notitie-indicator en dubbelklikt u op de afspraak. De resourcemanager heeft mogelijk informatie toegevoegd over wat u moet wijzigen om gebruik te kunnen maken van deze resource of waarom u mogelijk iemand anders moet kiezen.