Document-id's kunnen helpen bij document- of recordbeheer. Schakel de document-id-service voor op een site in om een document-id toe te voegen aan elk bestand op de site.
In dit artikel
Overzicht
Document-id's helpen u bij het beheren van uw documenten door een eenvoudige manier te bieden om items bij te houden, ongeacht hun locatie. Als een juridisch contract bijvoorbeeld wordt verplaatst van een documentbibliotheek op de ene site naar een documentbibliotheek op een andere site, is het contract eenvoudig te vinden op basis van de document-id. Document-id's worden automatisch toegewezen aan geüploade documenten en deze id volgt het item gedurende de hele levenscyclus. Document-id's kunnen ook worden toegewezen aan documentensets.
Wanneer de document-id-service voor het eerst wordt ingeschakeld, worden nieuwe documenten in de siteverzameling automatisch nieuwe id's toegewezen. Er is een timeropdracht gepland om id's toe te wijzen aan documenten die al in de siteverzameling aanwezig zijn.
Wanneer de service is ingeschakeld, wordt er ook automatisch een nieuwe kolom toegevoegd aan de inhoudstypen Document en Documentenset. In de kolom Document-id wordt de id weergegeven die is toegewezen aan een item.
Voordat u de functie Document-id in uw inhoudsbeheersysteem gebruikt, moet u deze eerst inschakelen voor elke siteverzameling waarin uw documenten zich bevinden.
Bestanden verplaatsen met een document-id
In SharePoint wordt de document-id normaal gesproken met het bestand mee verplaatst. Als de document-id-service echter niet is ingeschakeld voor de doelsite, heeft het document geen document-id meer.
Voor SharePoint Server de enige manier om een document-id op sites te behouden, is het gebruik van de beheerpagina Site-inhoud en -structuur in Site-instellingen tijdens het verplaatsen van documenten.
Bestanden kopiëren met een document-id
Wanneer een kopie van een bestand wordt gemaakt, wordt er een nieuwe document-id voor de kopie gemaakt. Een bestand dat van de ene site is gedownload en naar een andere site is geüpload, is bijvoorbeeld een kopie. Wanneer de document-id-service echter niet is ingeschakeld voor de doelsite, heeft de kopie geen document-id.
Document-id's activeren, inschakelen en configureren
Als u eerst document-id's wilt gebruiken om documenten of records bij te houden, moet u een proces in twee stappen volgen:
De functie Document-id voor de siteverzameling activeren
Opmerking: Als u de functie Document-id wilt inschakelen, moet u een beheerder van de siteverzameling zijn.
-
Ga naar de siteverzameling op het hoogste niveau.
-
Selecteer Instellingen en selecteer vervolgens Site-instellingen.
-
Klik onder Beheer van de siteverzameling op Onderdelen van de siteverzameling.
-
Selecteer activeren naast Document-ID-service. Er wordt een actief label weergegeven naast het item en de functie wordt geactiveerd voor de huidige siteverzameling.
Het gebruik van document-id's in een siteverzameling inschakelen en configureren
Wanneer u de functie Document-id inschakelt voor een bepaalde siteverzameling, wordt aan alle documenten in de siteverzameling automatisch een document-id toegewezen. Houd er rekening mee dat dit proces enige tijd kan duren, afhankelijk van het aantal documenten in uw siteverzameling.
Opmerking: Als u de functie Document-id wilt inschakelen en configureren, moet u een beheerder van de siteverzameling zijn.
-
Ga naar de siteverzameling op het hoogste niveau.
-
Selecteer Instellingen en selecteer vervolgens Site-instellingen.
-
Selecteer onder Beheer van siteverzamelingde optie Document-id-instellingen.
-
Controleer op de pagina Document-id-instellingen in de sectie Document-id's toewijzen of het selectievakje Document-id's toewijzen een vinkje bevat.
Opmerking: Wanneer u de toewijzing van document-id's inschakelt voor de eerste in een siteverzameling, wordt er een bericht weergegeven: Configuratie van de functie Document-id is gepland om te worden voltooid door een geautomatiseerd proces. Dit betekent dat een timeropdracht verantwoordelijk is voor het voltooien van de toewijzing van de document-id's aan alle documenten in de siteverzameling. Hoe lang dit duurt, is afhankelijk van het aantal documenten in uw siteverzameling.
-
Als u een aangepaste tekenreeks met tekens of getallen wilt instellen die automatisch worden toegevoegd aan het begin van elke document-id, voert u de tekenreeks onder Begin-id's in met de volgende tekens.
-
Schakel het selectievakje Alle document-id's in deze siteverzameling opnieuw instellen... in als u het prefix automatisch wilt toevoegen aan alle bestaande document-id's in uw siteverzameling.
-
Selecteer in de sectie Zoekbereik document-id's de site(s) die u wilt gebruiken als zoekbereik voor id-zoekactie.
-
Selecteer OK.
Opmerking: Zoals hierboven vermeld, wordt, wanneer de document-id-service is ingeschakeld voor een bepaalde siteverzameling, een kolom toegevoegd aan de inhoudstypen Document en Documentenset als het niveau van de siteverzameling. De kolom Document-id wordt gebruikt om de id weer te geven die is toegewezen aan een item.
