We couldn’t sign you in
Select the account you want to use.

Opmerking: Microsoft Access biedt geen ondersteuning voor het importeren van Excel gegevens met een toegepast vertrouwelijkheidslabel. Als tijdelijke oplossing kunt u het label verwijderen voordat u het importeert en het label vervolgens opnieuw toepassen na het importeren. Zie Vertrouwelijkheidslabels toepassen op uw bestanden en e-mail in Office voor meer informatie.

Toegang en Microsoft Excel hebben veel overeenkomsten, waardoor het lastig kan zijn om te bepalen welk programma u moet gebruiken. Beide programma's kunnen bijvoorbeeld grote hoeveelheden gegevens opslaan, krachtige query's en analysehulpprogramma's uitvoeren om die gegevens te segmenteren en te dobbelen, en geavanceerde berekeningen uitvoeren die de benodigde gegevens retourneren.

Elk programma heeft echter duidelijke voordelen, afhankelijk van het type gegevens dat u beheert en wat u met die gegevens wilt doen. Als het bijvoorbeeld uw doel is om gegevensintegriteit te behouden in een indeling die toegankelijk is voor meerdere gebruikers, is Access de beste keuze, terwijl Excel beter geschikt is voor complexe numerieke gegevens die u uitgebreid wilt analyseren.

In veel gevallen kunt u beide programma's gebruiken, waarbij u elk programma gebruikt voor het doel waarvoor het het meest geschikt is. Over het algemeen is Access beter voor het beheren van gegevens: het helpt u de gegevens overzichtelijk te houden, gemakkelijk te zoeken en beschikbaar te maken voor meerdere gelijktijdige gebruikers. Excel is over het algemeen beter voor het analyseren van gegevens: complexe berekeningen uitvoeren, mogelijke resultaten verkennen en grafieken van hoge kwaliteit produceren. Als u Access gebruikt om uw gegevens op te slaan en Excel om deze te analyseren, kunt u profiteren van de voordelen van beide programma's.

Voordat u besluit welk programma u wilt gebruiken, kunt u de voordelen van elk programma vergelijken, leren wanneer het beste is om het ene programma of het andere te gebruiken en te ontdekken hoe u met beide programma's werkt om precies de gewenste resultaten te bereiken.

Opmerking: Alle Microsoft Office suites zijn Excel, maar niet alle suites zijn voorzien van Access.

De voordelen van elk programma vergelijken

Het kiezen van het juiste programma is essentieel als u uw gegevens wilt openen en bijwerken met maximale prestaties en nauwkeurigheid. Als u wilt weten welk programma het meest geschikt is voor de taken die u wilt uitvoeren, kan het helpen om de voordelen te vergelijken die elk programma te bieden heeft met betrekking tot gegevensopslag, gegevensanalyse, samenwerking voor meerdere gebruikers en beveiliging.

Platte versus relationele gegevens    Stel uzelf de volgende vraag om te bepalen welk programma het beste is voor het opslaan van uw gegevens: is de gegevens relationeel of niet? Gegevens die efficiënt in één tabel of werkblad kunnen worden opgenomen, worden platte of niet-relationele gegevens genoemd. Als u bijvoorbeeld een eenvoudige lijst met klanten wilt maken, met slechts één adres en contactpersoon voor elke klant, is Excel misschien de beste keuze. Als u echter een complexere klantenlijst met factuur- en verzendadressen voor elke klant of meerdere contactpersonen voor elke klant wilt opslaan, is Access de beste oplossing.

In een relationele database organiseert u uw gegevens in meerdere tabellen. In een goed ontworpen relationele database is elke tabel plat en bevat deze informatie over slechts één type gegevens. Als u bijvoorbeeld een klantendatabase maakt, moeten de namen van de klanten worden opgeslagen in één tabel, terwijl de factuur- en verzendadressen van die klanten moeten worden opgeslagen in een afzonderlijke tabel. Het is een goed idee om adressen afzonderlijk van namen op te slaan, omdat elke klant meer dan één adres kan hebben en u meerdere adressen voor elke klant wilt kunnen invoeren zonder dat u de klantnaam voor elk adres opnieuw hoeft in te voeren.

Lokale versus externe gegevens    U kunt Access gebruiken om verbinding te maken met gegevens uit verschillende externe gegevensbronnen, zodat u die gegevens kunt bekijken, opvragen en bewerken zonder deze te hoeven importeren. Access biedt bijvoorbeeld opdrachten om verbinding te maken met bestaande gegevens in een Microsoft SQL Server database, een dBASE-bestand of een Outlook map, samen met veel andere gegevensbronnen. U kunt Excel gebruiken om verbinding te maken met een groot aantal gegevensbronnen, waaronder Access-, SQL Server- en Analysis Services-databases, tekst- en XML-bestanden en ODBC- en OLE DB-gegevensbronnen. U kunt de gegevens echter niet bewerken om de brongegevens te wijzigen via de Excel gebruikersinterface.

Access en Excel bieden opdrachten om verbinding te maken met gegevens in Windows SharePoint Services lijsten. Excel biedt echter alleen een alleen-lezenverbinding met SharePoint lijsten, terwijl u met Access gegevens kunt lezen uit en schrijven naar SharePoint lijsten.

Gegevensintegriteit versus flexibiliteit    Unieke id's helpen de integriteit van uw gegevens te behouden en zorgen ervoor dat er geen twee rijen (of records) exact dezelfde gegevens bevatten. Unieke id's bieden ook de snelste manier om gegevens op te halen wanneer u uw gegevens zoekt of sorteert. In Access kunt u het gegevenstype AutoNummering gebruiken om automatisch een unieke id voor elke record te genereren. U kunt deze id's vervolgens gebruiken om records in de ene tabel te koppelen aan een of meer records in een andere tabel.

De structuur die access op uw gegevens toepast, zorgt voor gegevensintegriteit. In Access kan worden vereist dat nieuwe records in één tabel een bestaande overeenkomstige waarde in een andere tabel hebben, zodat u geen zwevende records kunt maken. U wilt bijvoorbeeld geen bestelling hebben die geen klantgegevens bevat. In Access kan worden vereist dat elke nieuwe record in de tabel Orders een bijbehorende klantwaarde heeft in de tabel Klanten. Deze vereiste correspondentie van waarden wordt referentiële integriteit genoemd.

U kunt ook uw eigen beperkingen en regels opleggen om ervoor te zorgen dat gegevens correct worden ingevoerd. met Excel kunt u gegevens op een vrijere manier invoeren, maar omdat Excel geen ondersteuning biedt voor relationele gegevens, kan referentiële integriteit niet worden ondersteund. U kunt echter de opdracht Gegevensvalidatie gebruiken om de gegevensinvoer in Excel te beheren.

Opvragen    Als u uw gegevens vaak op verschillende manieren moet bekijken, is Access mogelijk de beste keuze voor het opslaan en werken met uw gegevens, afhankelijk van veranderende omstandigheden of gebeurtenissen. In Access kunt u Structured Query Language -query's (SQL) gebruiken om snel alleen de rijen en kolommen met gegevens op te halen die u wilt, ongeacht of de gegevens zich in één tabel of in veel tabellen bevinden. U kunt ook expressies in query's gebruiken om berekende velden te maken. Het gebruik van een expressie in Access is vergelijkbaar met het proces van het gebruik van formules in Excel om waarden te berekenen. U kunt Access-query's ook gebruiken om gegevens samen te vatten en geaggregeerde waarden weer te geven, zoals sommen, gemiddelden en aantallen.

Modeling    In Excel kunt u wat-als-analyse hulpprogramma's gebruiken om het resultaat van een werkbladmodel te voorspellen. Met wat-als-analyse kunt u verschillende scenario's uitvoeren op uw gegevens, zoals scenario's met de beste en slechtste scenario's, en de resulterende gegevens van verschillende scenario's in een overzichtsrapport vergelijken. Er is geen vergelijkbare functie beschikbaar in Access.

Draaien en grafieken    In beide programma's kunt u draaitabelrapporten en draaitabelgrafieken maken. Excel biedt echter geavanceerdere functies voor het rapporteren en grafieken van draaitabellen dan Access. Als u van plan bent om uitgebreide draaitabelrapporten te maken of regelmatig professioneel uitziende grafieken te bieden, moet u draaitabelrapportage of draaitabelgrafieken gebruiken in Excel in plaats van dezelfde functies in Access.

Access en Excel kunnen worden gebruikt in samenwerkingsomgevingen, zoals Windows SharePoint Services en netwerkbestandsshares, maar er zijn verschillen in de manier waarop de gegevens toegankelijk zijn voor meerdere gebruikers.

Meerdere gebruikerstoegang tot gegevens    Bij normale werking kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd één database openen. dit werkt goed omdat Access alleen de gegevens vergrendelt die worden bewerkt; als gevolg hiervan kunnen andere gebruikers verschillende records bewerken zonder conflicten. In Excel kunt u een werkmap delen met andere gebruikers, maar samenwerking met meerdere gebruikers werkt het beste wanneer gebruikers op verschillende tijdstippen aan de gegevens in die werkmap werken in plaats van tegelijkertijd. In feite werken gebruikers van een Access-database samen aan een set gegevens en werken gebruikers van een Excel werkmap samen aan een document.

Windows SharePoint Services gebruiken voor samenwerking    Beide programma's zijn geïntegreerd met Microsoft Windows SharePoint Services technologieën, zoals SharePoint lijsten en documentbibliotheken.

Access biedt verschillende manieren om samen te werken met meerdere gebruikers op een SharePoint site. U kunt bijvoorbeeld een volledige database uploaden naar een Windows SharePoint Services documentbibliotheek, formulieren en rapporten beschikbaar maken als Windows SharePoint Services weergaven en een database koppelen aan gegevens die zijn opgeslagen in SharePoint lijsten.

Excel biedt slechts één manier om samen te werken met meerdere gebruikers op een SharePoint Services site. U kunt een werkmap uploaden naar Windows SharePoint Services documentbibliotheken, waar afzonderlijke gebruikers de werkmap kunnen uitchecken om wijzigingen aan te brengen, waardoor andere gebruikers de werkmap niet tegelijkertijd kunnen wijzigen. Gebruikers kunnen een werkmap bewerken zonder deze uit de documentbibliotheek te checken. In dat geval moeten ze samenwerken met andere gebruikers om gegevensconflicten te voorkomen.

Netwerkmappen gebruiken voor samenwerking    Als u een Access-database opslaat in een gedeelde netwerkmap, kunnen meerdere gebruikers de database openen en tegelijkertijd met de gegevens werken. Afzonderlijke records worden vergrendeld wanneer een gebruiker deze bewerkt. Als u een Excel werkmap opslaat in een gedeelde netwerkmap, kan slechts één gebruiker de werkmap tegelijk bewerken. Voor weergavedoeleinden kunnen meerdere gebruikers de werkmap openen terwijl een andere gebruiker deze bewerkt, maar deze gebruikers kunnen geen wijzigingen aanbrengen in de gegevens totdat de gebruiker die de werkmap bewerkt, deze sluit.

Beide programma's bieden vergelijkbare functies, zoals wachtwoorden en versleuteling, waarmee u gegevensverlies kunt voorkomen en uw gegevens kunt beschermen tegen onbevoegde toegang. Er zijn echter enkele verschillen tussen Access en Excel in de werking van gegevensbescherming op gebruikersniveau.

Preventie van gegevensverlies    In Access wordt uw werk continu opgeslagen, zodat u in het geval van een onverwachte fout waarschijnlijk niet veel werk kwijtraakt (indien aanwezig). Omdat uw werk echter continu wordt opgeslagen in Access, kunt u ook wijzigingen aanbrengen die u later niet wilt doorvoeren. Om ervoor te zorgen dat u uw database naar wens kunt herstellen, moet u een back-up van het databasebestand maken volgens een schema dat aan uw behoeften voldoet. U kunt een volledige database herstellen vanuit een back-up of u kunt alleen de tabel of een ander databaseobject herstellen dat u nodig hebt. Als u een hulpprogramma voor back-up van het bestandssysteem gebruikt, kunt u ook een kopie van een database uit een bestandssysteemback-up gebruiken om uw gegevens te herstellen. In Excel kunt u AutoHerstel-informatie met vaste intervallen opslaan terwijl u uw gegevens bijwerkt.

Gegevensbeveiliging op gebruikersniveau    In Excel kunt u kritieke of persoonlijke gegevens uit de weergave verwijderen door kolommen en rijen met gegevens te verbergen en vervolgens het hele werkblad te beveiligen om de gebruikerstoegang tot de verborgen gegevens te beheren. Naast het beveiligen van een werkblad en de bijbehorende elementen, kunt u ook cellen in een werkblad vergrendelen en ontgrendelen om te voorkomen dat andere gebruikers onbedoeld belangrijke gegevens wijzigen.

Beveiliging op bestandsniveau    Op bestandsniveau kunt u versleuteling in beide programma's gebruiken om te voorkomen dat onbevoegde gebruikers de gegevens zien. U kunt ook vereisen dat een wachtwoord worden ingevoerd om een databasebestand of -werkmap te openen. Daarnaast kunt u een databasebestand of -werkmap beveiligen door gebruik te maken van een digitale handtekening.

Beperkte toegang tot gegevens    In Excel kunt u gebruikersmachtigingen opgeven voor toegang tot de gegevens of alleen-lezenrechten instellen om te voorkomen dat andere gebruikers wijzigingen aanbrengen in de gegevens waartoe ze toegang hebben. Access biedt geen beveiligingsfuncties op gebruikersniveau, maar Access biedt wel ondersteuning voor het gebruikersbeveiligingsmodel van elke databaseserver waarmee verbinding wordt gemaakt. Als u bijvoorbeeld een koppeling maakt naar een SharePoint lijst, worden de gebruikersmachtigingen voor de SharePoint lijst gecontroleerd. Als u onbevoegde gebruikers buiten uw Access-gegevens wilt houden, kunt u uw database versleutelen door een wachtwoord in te stellen. Gebruikers moeten het wachtwoord invoeren om gegevens uit de database te lezen, zelfs als ze deze openen met behulp van een ander programma, zoals Excel.

Zie Beveiliging op gebruikersniveau van Access 2003 instellen of wijzigen in Access 2007 of hoger en Beveiliging en beveiliging in Excel voor meer informatie over het beveiligen van uw gegevens.

Wanneer gebruikt u Access?

In zeer algemene termen is Access de beste keuze wanneer u gegevens regelmatig moet bijhouden en opnemen en vervolgens subsets van die gegevens moet weergeven, exporteren of afdrukken. Toegangsformulieren bieden een handigere interface dan een Excel werkblad voor het werken met uw gegevens. U kunt Access gebruiken om veelgebruikte acties te automatiseren en in Access-rapporten kunt u gegevens in afgedrukte of elektronische vorm samenvatten. Access biedt meer structuur voor uw gegevens; U kunt bijvoorbeeld bepalen welke typen gegevens kunnen worden ingevoerd, welke waarden kunnen worden ingevoerd en u kunt opgeven hoe gegevens in de ene tabel zijn gerelateerd aan gegevens in andere tabellen. Deze structuur helpt u ervoor te zorgen dat alleen de juiste typen gegevens worden ingevoerd.

In Access worden gegevens opgeslagen in tabellen die er ongeveer hetzelfde uitzien als werkbladen, maar Access-tabellen zijn ontworpen voor complexe query's met betrekking tot gegevens die zijn opgeslagen in andere tabellen.

Gebruik Access wanneer u:

  • Verwacht veel mensen die in de database werken en u wilt robuuste opties die veilig updates van uw gegevens verwerken, zoals recordvergrendeling en conflictoplossing.

  • Verwacht dat er meer tabellen moeten worden toegevoegd aan een gegevensset die afkomstig is van een platte of niet-relationele tabel.

  • Complexe query's willen uitvoeren.

  • U wilt verschillende rapporten of adresetiketten maken.

  • Contactpersonen beheren    U kunt uw contactpersonen en adressen beheren en vervolgens rapporten maken in Access of de gegevens samenvoegen met Microsoft Office Word om formulierbrieven, enveloppen of adresetiketten af te drukken.

  • Inventaris- en activatracering    U kunt een inventaris maken van items in uw huis of bedrijf en foto's of andere gerelateerde documenten opslaan bij deze gegevens.

  • Orders bijhouden    U kunt informatie over producten, klanten en orders invoeren en vervolgens rapporten maken die de omzet per medewerker, regio, tijdsperiode of enig ander criterium aangeven.

  • Taaktracering    U kunt taken bijhouden voor een groep mensen en nieuwe taken invoeren terwijl andere hun bestaande taken bijwerken in dezelfde database.

  • Uitleenbibliotheken organiseren    U kunt Access gebruiken om gegevens over uw boeken en cd's op te slaan en bij te houden aan wie u ze hebt geleend.

  • Gebeurtenisplanning    U kunt informatie invoeren over datums, locaties en deelnemers van evenementen en vervolgens schema's of overzichten van de evenementen afdrukken.

  • Bijhouden van voeding    Houd recepten bij en registreer dieet- en lichaamsbewegingsactiviteiten.

Wanneer gebruikt u Excel

Als spreadsheetprogramma kunt Excel grote hoeveelheden gegevens opslaan in werkmappen die een of meer werkbladen bevatten. In plaats van te fungeren als een databasebeheersysteem, zoals Access, is Excel echter geoptimaliseerd voor gegevensanalyse en -berekening. U kunt dit flexibele programma gebruiken om modellen te bouwen voor het analyseren van gegevens, eenvoudige en complexe formules te schrijven om berekeningen op die gegevens uit te voeren, de gegevens op de gewenste manier te draaien en gegevens in diverse professioneel uitziende grafieken te presenteren.

Gebruik Excel wanneer u:

  • Een platte of niet-relationele weergave van uw gegevens vereisen in plaats van een relationele database waarin meerdere tabellen worden gebruikt, en wanneer uw gegevens voornamelijk numeriek zijn.

  • Voer regelmatig berekeningen en statistische vergelijkingen uit op uw gegevens.

  • Wilt u draaitabelrapporten gebruiken om hiërarchische gegevens in een compacte en flexibele indeling weer te geven.

  • Plan regelmatig grafieken te maken en gebruik de nieuwe grafiekindelingen die beschikbaar zijn in Excel.

  • U wilt uw gegevens benadrukken met behulp van pictogrammen voor voorwaardelijke opmaak, gegevensbalken en kleurenschalen.

  • U wilt geavanceerde wat-als-analysebewerkingen uitvoeren op uw gegevens, zoals statistische, technische en regressieanalyse.

  • U wilt items in een eenvoudige lijst bijhouden, voor persoonlijk gebruik of voor beperkte samenwerkingsdoeleinden.

  • Financieel    U kunt de krachtige berekeningsfuncties van Excel gebruiken in veel financiële jaarrekeningen, bijvoorbeeld een cashflowoverzicht, een winst- en verliesrekening of een winst- en verliesrekening.

  • Budgettering    Of uw behoeften nu persoonlijk of zakelijk zijn, u kunt elk type budget maken in Excel, bijvoorbeeld een marketingbudgetplan, een gebeurtenisbudget of een buitengebruikstellingsbudget.

  • Facturering en verkopen    Excel is ook handig voor het beheren van facturerings- en verkoopgegevens en u kunt eenvoudig de formulieren maken die u nodig hebt, bijvoorbeeld verkoopfacturen, pakbonnen of inkooporders.

  • Rapportage    U kunt verschillende typen rapporten maken in Excel die uw gegevensanalyse weerspiegelen of uw gegevens samenvatten, bijvoorbeeld rapporten die de projectprestaties meten, gegevens voorspellen, gegevens samenvatten of afwijkingsgegevens presenteren.

  • Planning    Excel is een uitstekend hulpmiddel voor het maken van professionele plannen of nuttige planners, bijvoorbeeld een wekelijks klasplan, een marketingonderzoeksplan, een belastingplan voor het einde van het jaar of planners die u helpen bij het plannen van wekelijkse maaltijden, feesten of vakanties.

  • Bijhouden    U kunt Excel gebruiken om gegevens bij te houden in een rooster of lijst, bijvoorbeeld een rooster voor het bijhouden van werk of een inventarislijst die apparatuur bijhoudt.

  • Agenda's gebruiken    Vanwege de rasterachtige aard is Excel geschikt voor het maken van elk type kalender, bijvoorbeeld een academische kalender om activiteiten tijdens het schooljaar bij te houden of een fiscale jaarkalender om zakelijke gebeurtenissen en mijlpalen bij te houden.

Zie Sjablonen voor Excel op Microsoft Office Online voor nuttige Excel sjablonen in een van deze categorieën.

Access en Excel samen gebruiken

Er kunnen momenten zijn dat u wilt profiteren van de voordelen die beide programma's te bieden hebben. U hebt bijvoorbeeld een werkblad gemaakt in Excel waarin u de gegevens kunt berekenen en analyseren, maar het werkblad is te groot en complex geworden en veel andere gebruikers moeten toegang hebben tot de gegevens. Op dit moment wilt u het werkblad mogelijk importeren of koppelen in Access en het gebruiken als een database in plaats van ermee te werken in Excel. Of misschien hebt u gegevens in een Access-database waarvoor u gedetailleerde Excel draaitabelrapporten wilt maken en professioneel uitziende Excel grafieken.

Ongeacht welk programma u het eerst gebruikt, u kunt de gegevens altijd van het ene programma naar het andere overbrengen, waar u ermee kunt blijven werken. Met of zonder een gegevensverbinding kunt u gegevens vanuit Excel (en omgekeerd) naar Access overbrengen door deze te kopiëren, te importeren of te exporteren.

Zie Gegevens van Excel naar Access verplaatsen voor meer informatie over het uitwisselen van gegevens tussen beide programma's.

Meer hulp nodig?

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Microsoft Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Hoe tevreden bent u met de taalkwaliteit?
Wat heeft uw ervaring beïnvloed?

Bedankt voor uw feedback.

×