Stel dat u al met een soort projectbeheersoftware werkt( Azure DevOps, Trello, Asana) en dat uw organisatie net teams is gaan gebruiken. Misschien hebt u al werkstromen en sets met processen en wilt u deze op de juiste plaats houden, of heeft uw organisatie een bepaald PM-programma nodig. In beide gevallen wilt u die PM-software instellen voor gebruik met Teams. Teams is klaar.
Laten we eerst even een back-up maken. Over het algemeen verandert Teams uw relatie met e-mail. Het verandert de manier waarop u oproepen doet. Het verandert de manier waarop u vergaderingen uitvoert. Het verandert de manier waarop u samenwerkt. En ten slotte verandert het de manier waarop u projecten beheert. Omdat Teams al deze dingen in één centrale werkruimte onderbrengt, krijgt u minder e-mail en besteedt u minder tijd aan het schakelen tussen kanalen en programma's.
In dit artikel laten we u een manier zien om uw PM-software te verbinden met Teams, met behulp van Trello als voorbeeld.
Tip: Als u wilt zien welke software voor projectbeheer uw organisatie beschikbaar heeft gesteld in Teams, gaat u naar Meer apps
Uw software toevoegen aan een tabblad
Het proces is hier hetzelfde, ongeacht de software. Voer de volgende stappen uit:
-
Als u een nieuw kanaal maakt, gaat u naar het team waarvoor u het kanaal wilt maken, kiest u Meer opties
-
Selecteer vervolgens in het door u gekozen kanaal, zoek naar uw software en selecteer deze. Hiermee maakt u een tabblad in het kanaal.
-
Als u meer dan één bord hebt, selecteert u het bord dat u aan het kanaal wilt toevoegen en klikt u op Opslaan.
Bekijk een overzichtsvideo over het toevoegen van hulpprogramma's en tabbladen.
Meer doen met connectors
Belangrijk:
-
Vanaf 15 augustus 2024 wordt het maken van alle nieuwe Office 365-connectoren geblokkeerd.
-
Alle bestaande Office 365-connectors in alle clouds zijn vanaf 1 oktober 2024 niet meer beschikbaar.
-
Zie Buitengebruikstelling van Office 365-connectors in Microsoft Teams voor meer informatie over de timing en hoe de app Werkstromen een flexibelere en veiligere ervaring biedt.
Connectors verzenden updates en informatie van services zoals Trello rechtstreeks naar een kanaal. In dit geval vult Trello de gesprekken in, zodat teamleden direct in Teams kunnen zien wat er aan de hand is.
U kunt precies de Trello-acties van uw software samenstellen die u wilt zien in uw Teams-kanaal. In het voorbeeld rechts hebben we ervoor gekozen om meldingen te ontvangen telkens wanneer er iets gebeurt met een bord of kaart, maar niet voor controlelijsten.
Als u connectors wilt gebruiken met de door u gekozen PM-software, voert u de volgende stappen uit:
-
Ga naar het kanaal en selecteer het tabblad Gesprek .
-
Kies Meer opties
-
Zoek naar Trello (of de door u gekozen software) in de zoekbalk linksboven.
-
Selecteer Configureren.
-
Selecteer de Trello-meldingen die u wilt weergeven in de gesprekken en selecteer vervolgens Opslaan.
Pas ten slotte de frequentie van uw Trello-e-mailmelding aan
Afhankelijk van uw instellingen ontvangt u mogelijk per uur tientallen e-mailmeldingen of helemaal geen e-mailmeldingen. Nu u de Trello-activiteit in Teams kunt bewaken, kunt u de gewenste frequentie instellen.
-
Kies in Trello het belpictogram in de rechterbovenhoek.
-
Ga naar Frequentie van e-mailmeldingen wijzigen.
-
Selecteer de gewenste frequentie.
-
Geniet van de stilte.
