Vereisten instellen voor taakvoltooiing in een takenlijst

Teamervaring ontvanger 

Wanneer een gebruiker in het ontvangende team, meestal een frontlijnmedewerker of manager, de taak opent, zien ze de controlelijstitems, met een indicatie dat de controlelijstitems vereist zijn. Ze kunnen de taak pas als voltooid markeren als alle controlelijstitems zijn gemarkeerd als voltooid. Wanneer aan alle vereisten is voldaan, kan elke frontlijnmedewerker de taak voltooid markeren. 

Formulierantwoorden weergeven

Nadat u de takenlijst hebt gepubliceerd, wilt u de formulierantwoorden van taakontvangers bekijken.

Open het formulier en ga naar het tabblad Antwoorden . U hebt nu de volgende mogelijkheden:

• Bekijk overzichtsinformatie over uw formulier en antwoorden.

• Selecteer Resultaten weergeven om de antwoorddetails van elke respondent weer te geven.

• Selecteer Meer details onder elke vraag om de naam van elke respondent en hun antwoord te zien.

• Selecteer Openen in Excel om antwoorden in een Excel-werkmap weer te geven. De werkmap biedt een momentopname van de huidige antwoordgegevens.

  Tip: Wanneer u antwoorden in Excel bekijkt, sorteert u op de datum voltooid of gewijzigd (of op de id en vervolgens op de datum voltooid of gewijzigd) om de meest recente antwoorden van elke locatie te bekijken. In sommige gevallen kan een locatie meer dan één antwoord verzenden.

Zie Uw formulierresultaten controleren en delen voor meer informatie.

Formulierantwoorden met geüploade bestanden

Als uw formulier een of meer vragen over het uploaden van bestanden bevat, kunt u de geüploade afbeeldingen één voor één bekijken op het tabblad Antwoorden , zoals eerder is beschreven. Als u wilt, kunt u ook toegang krijgen tot de map waarin de bestanden worden geüpload. Geüploade bestanden worden opgeslagen onder de SharePoint-bestanden van het publicatieteam.

De SharePoint-mappen worden gemaakt wanneer het eerste bestand wordt geüpload als onderdeel van het verzenden van een formulierantwoord.

Wanneer de eerste upload is ontvangen, bevat de documentbibliotheek voor het team een map Apps. Daarbinnen bevat een Microsoft Forms map een map met de naam van uw formulier. In deze map bevindt zich een map voor elke vraag in het formulier met geüploade bestanden.

Als u bijvoorbeeld een formulier met de naam 'Winkel openen enquête' hebt toegevoegd met drie vragen over het uploaden van bestanden, bevinden de geüploade bestanden zich in de volgende mappen voor de groep in SharePoint:

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening enquête\Vraag 1

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening enquête\Vraag 2

Elke geüploade bestandsnaam bevat de teamnaam waar de taak zich bevindt, de oorspronkelijke afbeeldingsnaam en de weergavenaam van het gebruikersaccount dat het bestand heeft geüpload en het formulier heeft verzonden.

De bestandsnaam van de afbeelding die door Joni Sherman namens het Seattle Store 121-team is geüpload, is bijvoorbeeld Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.

Als u miniatuurafbeeldingen wilt zien in plaats van een lijst met afbeeldingen, gaat u naar Alle documenten > Tegels. 

(Optioneel) De teams van geadresseerden helpen hun geüploade afbeeldingen te zien

Er kunnen gevallen zijn waarin een lid van het team de enquête heeft ingevuld en een manager of een andere collega in dat team wil controleren wat door zijn teamgenoot is ingediend. 

Daarom bieden we iemand in het team een ervaring om de formulierantwoorden te zien die zijn verzonden voor hun locatie. Dit werkt zonder extra instellingen voor vragen waarvoor geen bestand hoeft te worden geüpload. Voor vragen waarvoor een bestand moet worden geüpload, worden de ingediende bestanden geüpload naar een map in het publicatieteam, waartoe leden van de ontvangende teams doorgaans geen toegang hebben. Als een gebruiker de formulierreacties bekijkt die door het team zijn verzonden en deze geen toegang heeft tot het geüploade bestand, ziet hij of zij een koppeling naar het bestand, waarmee ze naar een SharePoint-site gaan waar ze om machtigingen kunnen vragen.

U kunt de map met geüploade bestanden ook delen met alle gebruikers in uw organisatie. Als u vertrouwd bent met het delen van de map met iedereen in uw organisatie, kunt u deze stap proactief voltooien en zien gebruikers ook afbeeldingen die door hun teamleden zijn geüpload als onderdeel van het indienen van het formulierantwoord.

De SharePoint-map met de geüploade bestanden delen:

1. Ga naar de map Documents\Apps\Microsoft Forms in de publicerende teambestanden.

   Tip: Houd er rekening mee dat deze map pas wordt weergegeven als er een antwoord is ingediend op een formulier met een uploadvraag voor bestanden. 

2. Zoek en selecteer de knop Delen voor de map. Selecteer desgewenst het potloodpictogram om de machtigingen te wijzigen van Kan bewerken in Kan weergeven.

3. Voer in het vak voor het toevoegen van namen of groepen Iedereen behalve externe gebruikers in.
   
   

4. Selecteer die groep en selecteer vervolgens Verzenden.

Nadat u deze stappen hebt voltooid, worden de map en alle bijbehorende submappen gedeeld met die groep, die de leden van de ontvangende teams moet bevatten. Omdat alle volgende formulieren ook bestanden onder de map Microsoft Forms uploaden, moet het één keer voltooien van deze stap werken voor alle formulieren uit het verleden en de toekomst die door dat publicatieteam als voltooiingsvereisten worden gebruikt.

Zie SharePoint-bestanden of -mappen delen voor meer informatie over het delen van een SharePoint-map.

Teamervaring ontvanger

Wanneer een gebruiker in het ontvangende team, meestal een frontlijnmedewerker of manager, de taak opent, zien ze dat het formulier is vereist. Ze kunnen het formulier openen en de vragen invullen zonder de taak te verlaten. Houd er rekening mee dat voor het maken van een foto die u wilt uploaden als onderdeel van formulierinzending apparaatmachtigingen zijn vereist voor toegang tot de camera. Nadat het formulier is verzonden, geeft de taak aan dat aan de formuliervereiste is voldaan. Elk lid van dat team dat de taak bekijkt, kan ook de antwoorden bekijken die door het team zijn ingediend. Wanneer aan alle vereisten is voldaan, kan elke frontlijnmedewerker de taak voltooid markeren.

Teamervaring ontvanger

Wanneer een gebruiker in het ontvangende team( meestal een frontlijnmedewerker of manager) de taak opent, zien ze dat ze goedkeuring moeten aanvragen en ontvangen voor het werk aan de taak voordat ze deze kunnen markeren als voltooid.

Die frontlijnmedewerker kan een lid van het team kiezen om goedkeuring aan te vragen. Meestal is dit hun manager. De werknemer kan echter een ander lid van het team kiezen, wat handig kan zijn als de manager op vakantie is. De taak geeft aan welke gebruiker de aanvraag heeft gedaan en bij wie ze goedkeuring hebben aangevraagd, zodat het team inzicht heeft in hun aanvraag. De aangewezen fiatteur ontvangt een melding van de app Goedkeuringen en kan goedkeuring verlenen bij het bekijken van de taak zelf of vanuit de app Goedkeuringen.

Een frontlijnmedewerker die de taak bekijkt, kan de huidige status van de goedkeuringsaanvraag zien. Ze kunnen de taak pas als voltooid markeren als de goedkeuringsaanvraag aangeeft dat deze is goedgekeurd. Indien nodig kan een frontlinemedewerker een aanvraag annuleren en een nieuwe aanvraag indienen. Wanneer de goedkeuringsaanvraag die is gekoppeld aan de taak wordt weergegeven als Goedgekeurd, wordt aan die vereiste voldaan. Wanneer aan alle vereisten is voldaan, kan elke frontlijnmedewerker de taak voltooid markeren.