Een workflow voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype toevoegen of wijzigen

In dit artikel

• Welke typen werkstromen zijn beschikbaar?

• De invloed van de beschikbaarheid van de werkstroom

• Een werkstroom voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype toevoegen of wijzigen

De beschikbare typen workflows

Microsoft Office SharePoint Server 2007 biedt u een aantal vooraf gedefinieerde workflows ter ondersteuning van algemene bedrijfsprocessen. Daarnaast kan uw organisatie ook aangepaste workflows maken en implementeren.

De invloed van workflowkoppelingen op de beschikbaarheid van workflows

Workflows zonder code die in Microsoft Office SharePoint Designer 2007 zijn gemaakt, kunnen rechtstreeks worden geïmplementeerd in de lijst of bibliotheek waarin ze worden gebruikt. Maar alle aangepaste workflows die op de server zijn geïnstalleerd, moeten eerst worden toegevoegd aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype voordat ze beschikbaar zijn voor documenten of items op een specifieke locatie. Als u een workflow wilt toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, hebt u de machtiging Lijsten beheren nodig. Deze taak wordt meestal uitgevoerd door sitebeheerders of door gebruikers die specifieke lijsten of bibliotheken beheren.

De beschikbaarheid van een werkstroom binnen een site varieert, afhankelijk van de locatie waar de werkstroom is toegevoegd:

• Als u een werkstroom rechtstreeks aan een lijst of bibliotheek toevoegt, is de werkstroom alleen beschikbaar voor de items in de betreffende lijst of bibliotheek.

• Als u een workflow aan een lijst-inhoudstype (een exemplaar met een site-inhoudstype dat aan een specifieke lijst of bibliotheek is toegevoegd) toevoegt, is deze alleen beschikbaar voor items van dat type inhoud in de specifieke lijst of bibliotheek waaraan dat inhoudstype is gekoppeld.

• Als u een workflow toevoegt aan een site-inhoudstype, is die workflow beschikbaar voor alle items met dat inhoudstype in elke lijst en bibliotheek waaraan een exemplaar met dat site-inhoudstype is toegevoegd. Als u wilt dat een workflow beschikbaar is in meerdere lijsten en bibliotheken in een siteverzameling voor items met een specifiek inhoudstype, kunt u dit het beste doen door die workflow rechtstreeks aan de inhoud van een site toe te voegen.

Naar boven

Een workflow toevoegen of wijzigen voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype

Voordat u een workflow toevoegt, neemt u contact op met de serverbeheerder om vast te stellen welke workflows er voor uw site zijn geïnstalleerd en ingeschakeld. Zie de koppelingen in de sectie Zie ook voor meer informatie over de manier waarop u een van de vooraf gedefinieerde workflows uit Office SharePoint Server 2007 toevoegt of wijzigt.

Als u een workflow toevoegt aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, kunt u met verschillende opties de workflow voor de bijbehorende specifieke locatie aanpassen:

• De naam van deze instantie van de workflow

• De takenlijst waarin de taken worden opgeslagen die aan de workflow zijn gerelateerd

• De geschiedenislijst waarin alle gebeurtenissen worden vastgelegd die aan de workflow zijn gerelateerd

• De manier waarop u de workflow wilt starten

• Aanvullende opties die bij afzonderlijke workflows horen. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de manier waarop taken naar deelnemers worden gecirculeerd, de omstandigheden waarin een workflow wordt voltooid en de acties die worden uitgevoerd nadat een workflow is voltooid.

Als u een nieuwe workflow aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype wilt toevoegen of als u de instellingen wilt wijzigen van een workflow die al aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype is gekoppeld, voert u de volgende stappen uit.

1. U kunt de pagina Workflow toevoegen of Workflow wijzigen op een van de volgende manieren openen voor de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen:

   • Voor een lijst of bibliotheek:

     1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen.

     2. Klik op het menu Instellingen , op Lijstinstellingenof klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

        In een documentbibliotheek klikt u bijvoorbeeld op Instellingen van documentbibliotheek.

     3. Klik onder Machtigingen en beheer op Werkstroominstellingen.

   • Voor een lijstinhoudstype:

     1. Open de lijst of bibliotheek die het exemplaar van het lijst-inhoudstype bevat waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen.

     2. Klik op het menu Instellingen , op Lijstinstellingenof klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

        Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

     3. Klik onder Inhoudstypen op de naam van het inhoudstype.

        Opmerking: Als de lijst of bibliotheek het gebruik van meerdere inhoudstypen niet toestaat, wordt de sectie Inhoudstypen niet weergegeven op de pagina Aanpassen voor de lijst of bibliotheek.

     4. Klik onder Instellingen op Workflowinstellingen.

   • Voor een site-inhoudstype:

     1. Klik op de introductiepagina van de siteverzameling op het menu Siteacties , wijst u Site-instellingenen klik vervolgens op Alle Site-instellingen wijzigen.

     2. Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

     3. Klik op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen, en klik vervolgens op Workflowinstellingen.

        Opmerking: Als er al werkstromen aan deze lijst, deze bibliotheek of dit inhoudstype zijn toegevoegd, gaat u in deze stap direct naar de pagina Werkstroominstellingen wijzigen en moet u op Werkstroom toevoegen klikken om naar de pagina Werkstroom toevoegen te gaan. Als er geen werkstromen zijn toegevoegd aan deze lijst, deze bibliotheek of dit inhoudstype, gaat u in deze stap direct naar de pagina Werkstroom toevoegen.

1. Klik op de pagina Workflowinstellingen wijzigen op Workflow toevoegen of klik op de naam van de workflow waarvoor u de instellingen wilt wijzigen.

2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Als u een workflow toevoegt, klikt u op de pagina Workflow toevoegen, in de sectie Workflow, op de naam van de workflowsjabloon die u wilt gebruiken.

   • Als u de instellingen voor een workflow wijzigt, voert u op de pagina Workflow wijzigen de volgende stappen uit om de gewenste instellingen te wijzigen.

3. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de workflow.

   1. Geef in de sectie Takenlijst de takenlijst op die u in combinatie met deze workflow wilt gebruiken.

      Notities: 

      • U kunt de standaardlijst, Taken, gebruiken of een nieuwe lijst maken. Als u de standaardlijst Taken gebruikt, kunnen deelnemers van de workflow hun workflowtaken moeiteloos terugvinden en weergeven via de weergave Mijn taken van de lijst Taken.

      • Als geheime of vertrouwelijke gegevens deel uitmaken van de taken voor deze workflow en u deze niet in de algemene lijst Taken wilt opslaan, maakt u een nieuwe takenlijst.

      • Als in uw organisatie een groot aantal workflows wordt uitgevoerd of als de workflows uit een groot aantal taken bestaan, doet u er goed aan een nieuwe takenlijst te maken. In dit geval kan het verstandig zijn voor elke workflow een takenlijst te maken.

4. Selecteer in de sectie Geschiedenisoverzicht het geschiedenisoverzicht dat bij deze workflow moet worden gebruikt. Het geschiedenisoverzicht geeft alle gebeurtenissen weer die zich voordoen tijdens elk exemplaar van de workflow.

   Opmerking: U kunt het standaard Geschiedenisoverzicht gebruiken of een nieuw geschiedenisoverzicht maken. Als uw organisatie meerdere workflows heeft, kunt u voor elke workflow een afzonderlijk geschiedenisoverzicht maken.

5. Geef in de sectie Startopties op hoe, wanneer en door wie een workflow kan worden gestart.

   Notities: 

   • Misschien zijn bepaalde opties niet beschikbaar als deze niet worden ondersteund door de geselecteerde workflowsjabloon.

   • De optie Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie is alleen beschikbaar als ondersteuning voor primaire als secundaire versies is ingeschakeld voor de bibliotheek en als de geselecteerde workflowsjabloon geschikt is voor het goedkeuren van inhoud.

6. Als u deze workflow aan een site-inhoudstype toevoegt, geeft u in de sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken op of u deze workflow wilt toevoegen aan alle inhoudstypen die informatie van dit inhoudstype overnemen.

   Opmerking: De sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken wordt op de pagina Workflow toevoegen alleen weergegeven voor site-inhoudstypen.

7. Als er voor uw workflow aanvullende opties beschikbaar zijn waarmee u de workflow kunt aanpassen, klikt u op Volgende en geeft u op de pagina Aanpassen de gewenste opties voor uw workflow op.

   Zie de sectie Zie ook voor meer gedetailleerde informatie over de manier waarop u de diverse vooraf gedefinieerde workflows kunt aanpassen.

8. Als er voor uw workflow geen aanvullende opties beschikbaar zijn waarmee u de workflow kunt aanpassen, klikt u op OK.

Naar boven