Chat gesprekken en groepen in de organisatie in Kaizala

Chats en groepen van organisaties

U kunt interactie met collega's in veilige organisatie-chats en organisatie groepen. Chat gesprekken en groepen van de organisatie bevatten personen binnen en buiten uw organisatie. Hiermee kunnen mensen uit meerdere organisaties eenvoudig samenwerken. Iedereen in uw organisatie die een geldig Microsoft 365 -werkaccount heeft, kan deelnemen. Enkele functies zijn:

• Gegevens eigendom    Uw bedrijf is verantwoordelijk voor alle gegevens in een organisatie groep of chat, waaronder afbeeldingen, Video's en audiobestanden. Slechts één entiteit kan de eigenaar zijn van de gegevens. Als u bijvoorbeeld een groep met collega's van partnerorganisaties hebt, behoren de groepsgegevens slechts één organisatie. (Zie de privacyverklaring van microsoftvoor meer informatie.)

• Verbeterde beveiliging    Kaizala helpt voorkomen dat gegevens worden opgelekken en niet-geautoriseerde toegang, waaronder:

  • Gegevens die deel uitmaken van organisatie groepen en chats, kunnen niet worden geopend buiten de Kaizala-app. U hebt bijvoorbeeld geen toegang tot de foto's van uw organisatie in de galerie met telefoonnummers. Gebruikers kunnen alleen hun eigen gegevens exporteren.

  • Als iemand uw organisatie verlaat, worden de groeps-en chat gegevens van de organisatie van hun apparaat gewist.

  • Beheerders van beheerders kunnen beleidsregels instellen om het kopiëren, delen en doorsturen van chats te beperken. Als u een beleid wilt instellen, gaat u naar Kaizala Management Portal > instellingen> Tenant beleid > Selecteer een beleid.

    Zowel organisatie beheerders als groepsbeheerders kunnen beleidsregels instellen voor organisatie groepen. Als u een beleid op groepsniveau wilt instellen, gaat u naar Kaizala-beheer Portal > groepen > selecteert u de groep > selecteert u naast de groepsnaam > beleidsregels bewerken > selecteert u het betreffende beleid dat u op de groep wilt toepassen.

• Toegangsbeheer    Uw organisatie beheerder of groepsbeheerder kan beleidsregels instellen, zodat alleen personen die zich hebben aangemeld bij hun Microsoft 365 -werk accounts toegang hebben tot hun organisatie groepen. Voor het maken van een organisatie moet de persoon allen tijde aangemeld zijn. Daarnaast kunnen organisatie beheerders het gebruik van Kaizala in hun organisatie uitschakelen. (Zie Kaizala Pro in-of uitschakelen voor uw organisatievoor meer informatie.)

• Toegang tot krachtige technologieën van Microsoft ecosystem    U kunt Kaizala met andere technologieën in Microsoft ecosystem integreren. Werkstromen zijn een populaire manier om uw veiligheid en productiviteit in Kaizala te verbeteren. Zie integratie met Microsoft intune en integratie met Microsoft flowvoor meer informatie.

Persoonlijke chats en groepen

Persoonlijke chats en groepen zijn nooit aan een organisatie gekoppeld. De gegevens behoren uitsluitend voor de deelnemers. Beheerders van organisatie kunnen geen persoonlijke chats en groepen beheren.

Chats voor de organisatie maken

U kunt zakelijke chats maken met iedereen in uw organisatie die een geldig Microsoft 365 -werkaccount heeft. Volg deze stappen:

1. Meld u aan bij uw Microsoft 365 -werkaccount op Kaizala (profiel > gekoppelde account > Meld u aan bij uw werkaccount.)

2. Open het tabblad personen of tik op nieuwe chat.

3. Zoek iemand in uw organisatie met behulp van hun naam of alias.

4. De zoekresultaten zijn afkomstig van uw persoonlijke contactpersonen en de adreslijst van uw organisatie. Tik op het resultaat van de adreslijst van uw organisatie, dat altijd de volgende functies heeft:

   • Een Office-pictogram in de avatar.

     

   • E-mailadres van organisatie wordt weergegeven onder de naam.

   • Tik op de avatar om het volledige profiel van de persoon weer te geven. U ziet ook extra Azure Active Directory (Azure AD) kenmerken, zoals de naam, de naam en het e-mailadres van Azure AD.

5. U ziet een vak waarin wordt aangegeven dat u een chatgesprek maakt, welke u de mogelijkheid hebt om te annuleren.

   

6. Wanneer deze chat is gemaakt, wordt deze chat weergegeven in de lijst chats met een Office-pictogram.

7. Tik in het chatgesprek op de naam van de persoon om Azure AD-kenmerken weer te geven, zoals e-mail en benaming. De naam van de organisatie en de knopinfo waarin wordt uitgelegd dat de chatberichten en groepen van de organisatie ook zichtbaar zijn.

8. Als u een privégesprek met deze persoon wilt maken, slaat u de contactgegevens op in de lijst met contactpersonen en tikt u vervolgens op de contactpersoon in de lijst met contactpersonen.

9. Persoonlijke chats kunnen niet worden omgezet in chat gesprekken binnen de organisatie.

Organigram groepen maken

U kunt op twee manieren organisatie groepen maken:

• Met behulp van de Kaizala-beheerportal: alle groepen die zijn gemaakt via de portal, worden automatisch toegevoegd aan de organisatie. Zie Kaizala groepenvoor meer informatie over het maken van groepen in de portal.

• Met behulp van de Kaizala-app:

  • Standaard is een groep die u in de app maakt, privé. Als groepsbeheerder kunt u deze groepen toevoegen aan uw organisatie als u bent aangemeld bij uw Microsoft 365 -werkaccount in de Kaizala-app (profiel > gekoppelde account > meldt u zich aan bij uw werkaccount.)

  • Als u een groep wilt toevoegen aan een organisatie, gaat u naar groepsprofiel > tikt u op meer in de rechterbovenhoek van de groepsfoto > tikt u op toevoegen aan organisatie. Hiermee converteert u de persoonlijke groep naar een organisatie groep.

  • De indeling van de organisatie is van toepassing vanaf het omreken punt. Berichten die zijn verzonden of ontvangen voordat de toewijzing vervalt, blijven privé.

Wanneer iemand deelneemt aan of wordt toegevoegd aan een organisatie groep, wordt een bericht weergegeven met de mededeling dat de groep eigendom is van de organisatie. Het eigendom van de organisatie wordt ook via knopinfo weergegeven in het groepsprofiel:

Alle organisatie groepen worden weergegeven in de Kaizala-beheerportal. Als u alle groepen van uw organisatie wilt weergeven, gaat u naar Kaizala Management Portal > groepen.

Chatten met persoonlijke en organisatie

Persoonlijke groepen en groepen met organisaties