Bij het maken van een bericht voor een interne doelgroep moeten er overwegingen worden gemaakt om te bepalen hoe u effectief in uw organisatie kunt communiceren.
Stap 1. Inzicht in de interne doelgroeptypen van uw organisatie
Bij het opstellen van een boodschap voor een intern publiek is het belangrijk om te begrijpen wie uw doelgroep is. Dit helpt u bij het bepalen van de juiste taal, toon en detailniveau bij het opstellen van een bericht voor uw communicatiecampagne. Het helpt u ook om te bepalen welke stukjes informatie het belangrijkst zijn.
Interne doelgroepen kunnen worden gegroepeerd op basis van organisatiestructuur, interesses, technische vaardigheid, locatie, taal en meer. Houd rekening met de volgende doelgroepcategorieën wanneer u bepaalt wie uw doelgroep is:
Organisatiehiërarchie
Houd rekening met het bereik van de verantwoordelijkheid van uw doelgroep. Sommige leden van een organisatie richten zich op gebieden van een bedrijf op een hoger niveau dan anderen. Sommige leden van een organisatie richten zich op dingen die van invloed zijn op hun dagelijkse activiteiten op het werk.
Role
Interne doelgroepen kunnen ook worden gesegmenteerd op rol. Fulltime werknemers kunnen bijvoorbeeld worden beïnvloed door specifieke interne wijzigingen die geen invloed hebben op deeltijdwerknemers. Op projecten gebaseerde werknemers hebben mogelijk berichten nodig die specifiek gericht zijn op kleine details of problemen rechtstreeks aanpakken, terwijl andere werknemers alleen algemene updates nodig hebben die niet te veel kleine details bevatten.
Departement
Het kan ook handig zijn om uw doelgroepen te segmenteren op basis van afdeling. Leden van een IT-afdeling kunnen worden beïnvloed door een specifieke gebeurtenis die geen invloed heeft op leden van de marketingafdeling. Bedenk voor wie uw bericht bedoeld is en pas uw boodschap dienovereenkomstig aan.
Taal of locatie
In grotere organisaties speelt geografische locatie een grote rol in het type impact dat uw bericht al dan niet kan hebben op verschillende groepen personen. Wanneer u een bericht voorbereidt dat van invloed is op de hele organisatie, moet u ervoor zorgen dat u op de hoogte bent van actuele gebeurtenissen en dingen die van invloed kunnen zijn op bepaalde locaties. Zo kunt u voorkomen dat u een bericht maakt (doof klinken). Het stelt u ook in staat om uw boodschap beter af te stemmen wanneer u alleen spreekt voor specifieke doelgroepen van verschillende talen en locaties.
Stap 2: Inzicht krijgen in de apparaten die worden gebruikt voor toegang tot interne communicatie
De meeste organisaties hebben verschillende doelgroeptypen die bestaan uit frontlijnmedewerkers, kantoormedewerkers en externe werknemers.
Frontlijnmedewerkers werken meestal vanaf mobiele apparaten en tablets en zitten niet achter een computer om de meeste taken uit te voeren. Bij het opstellen van berichten voor frontlijnmedewerkers moet u uw berichten beknopt, gemakkelijk toegankelijk en visueel aantrekkelijk houden.
Kantoormedewerkers en externe werknemers daarentegen zitten meestal aan een bureau in een traditionele kantooromgeving en gebruiken een computer of laptop om toegang te krijgen tot en deel te nemen aan bedrijfscommunicatie. Deze doelgroep kan ook mobiele apparaten gebruiken om van tijd tot tijd toegang te krijgen tot en deel te nemen aan bedrijfscommunicatie. Berichten voor deze groep moeten inclusief zijn voor verschillende werkschema's, toegang tot internet, talen en tijdzones. In kantoormedewerkers gaan ze meestal persoonlijk met elkaar in contact. Houd berichten beknopt, informatief en kort wanneer u zich richt op kantoormedewerkers.
Wanneer u communiceert met frontline- en externe werknemers, kunt u overwegen om meer dan één distributiekanaal te gebruiken om verschillende werknemers met verschillende werkstijlen te bereiken. Creëer ook mogelijkheden voor werknemers om deel te nemen aan gesprekken, hun perspectief te delen en te netwerken met anderen, zodat ze zich verbonden voelen.
Stap 3: Houd rekening met de grootte en locatie van uw doelgroep
Gebruik de grootte en locatie van uw doelgroep om de juiste methoden en distributiekanalen te bepalen om hen te bereiken en betrokkenheid aan te moedigen. Snelle aankondigingen aan de hele IT-afdeling of uw interne community van technische enthousiastelingen zijn bijvoorbeeld geschikter als Viva Engage post, terwijl grote, meerdelige berichten die zijn bedoeld voor een hele organisatie, geschikter zijn om te worden gepubliceerd als een SharePoint-pagina.
Grote organisaties moeten zich er ook op richten om ervoor te zorgen dat de berichten en taal die in hun communicatiecampagne worden gebruikt inclusief zijn en goed werken voor multinationale overwegingen. Houd rekening met de locatie van uw doelgroep om ervoor te zorgen dat de inhoud in uw bericht goed wordt gelokaliseerd en houdt rekening met de huidige gebeurtenissen op de locatie waar de doelgroep waarvoor u uw bericht maakt zich bevindt.
Stap 4: Uw distributiekanalen kiezen
Nu u inzicht hebt in uw doelgroepsegmenten, de apparaten die ze gebruiken om toegang te krijgen tot en deel te nemen aan bedrijfscommunicatie, en de grootte en locatie van uw doelgroep, kunt u deze informatie gebruiken om de juiste distributiekanalen voor uw communicatiecampagne te selecteren.
