Communiceren via verschillende distributiekanalen

Microsoft Viva Amplify kunt u een bericht verzenden via meerdere communicatieplatformen om uw interne communicatie te versterken. Via Viva Amplify kunt u één bericht maken en dit aanpassen aan verschillende distributiekanalen, zoals Outlook, SharePoint-pagina's en nieuws, Teams en Viva Engage (binnenkort beschikbaar). Met zoveel opties kan het lastig zijn om de beste indeling voor elk kanaal te identificeren. Door te bepalen welke indelingen het beste werken, kunt u de betrokkenheid binnen uw organisatie verbeteren.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Email is ideaal voor regelmatig geplande, formele berichten die van invloed kunnen zijn op meerdere groepen personen. E-mailberichten zijn statische berichten die niet kunnen worden bijgewerkt nadat ze zijn verzonden. Daarom kunt u het beste inhoud delen waarvoor geen constante updates en wijzigingen via e-mail nodig zijn. Overweeg het gebruik van e-mail om zaken te communiceren zoals zakelijke updates, introducties van nieuwe werknemers en snelle statusupdates.

Voordelen van communicatie via e-mail

Email communicatie is schaalbaar. Ontvangers van een e-mailbericht kunnen delen met iedereen die een e-mailadres heeft en uw lezers kunnen contact opnemen door de e-mail te beantwoorden of door te sturen naar een breder publiek. Als gevolg hiervan kan uw e-mail worden gelezen door uw directe geadresseerden en kan het ook worden gezien door degenen die de e-mail hebben doorgestuurd. E-mailberichten zijn ook uitstekende hulpmiddelen voor het bijhouden en bijhouden van waardevolle gesprekken.

Wanneer u een e-mailbericht opgeeft, kunt u koppelingen toevoegen naar andere inhoud, zoals SharePoint-pagina's en -afbeeldingen, om extra waarde te bieden.

Aandachtspunten bij communicatie via e-mail

Email berichten kunnen niet ongedaan worden verzonden. Als er een fout wordt gemaakt, moet de afzender een opvolgingsmail met beoogde correcties verzenden of intrekken en het bericht vervolgens opnieuw verzenden met correcties. Het is raadzaam om uw e-mail zorgvuldig te controleren voordat u het verzendt, om ervoor te zorgen dat alle informatie juist is.

Email berichten statisch zijn, wat betekent dat de informatie niet kan worden verwijderd of bijgewerkt en dat verzonden informatie de meest nauwkeurige informatie vertegenwoordigt die op dat moment beschikbaar is.

E-mailberichten kunnen worden gefilterd uit het Postvak IN van een lezer, waardoor berichten worden genegeerd of ongelezen.

Meer informatie over best practices bij het schrijven van geweldige e-mailberichten met Outlook.

Aanbevolen procedures voor communicatie met Outlook

Toon van stem	E-mailberichten professioneel, informatief en vriendelijk houden Houd rekening met uw publiek bij het opstellen van uw boodschap en baseer uw toon op het onderwerp.
Lengte	Houd e-mailberichten kort en eenvoudig. Vat uw belangrijkste punt(en) samen in de eerste paar zinnen, te beginnen met het belangrijkste.
Structuur	Als er een duidelijk actie-item voor uw publiek is, gebruikt u de onderwerpregel om dit duidelijk te vermelden. Bepaal wie u aanspreekt in uw begroeting. Begin met uw hoofdbericht, gevolgd door eventuele aanvullende informatie. Gebruik de juiste afstand, nummering of opsommingstekens om belangrijke punten te scheiden. Houd uw e-mailhandtekening kort, professioneel en vrij van afbeeldingen, indien mogelijk.
Manieren om de betrokkenheid te vergroten	Benadruk uw call-to-action door deze toe te voegen aan de onderwerpregel, toe te voegen aan het eerste derde deel van uw e-mail, deze afzonderlijk en gemakkelijk zichtbaar weer te geven en vet te maken of te markeren. Engage uw publiek door vragen te stellen in uw e-mail.
Manieren om betrokkenheid te meten	Email betrokkenheid kan worden gemeten door reacties en voltooiingen van de oproep tot actie bij te houden.

SharePoint

Wanneer u communiceert via SharePoint, kunnen berichten worden gemaakt met dynamische inhoud die vaak kan worden gewijzigd. Door te communiceren in SharePoint kunt u paginathema's, webonderdelen en merkaanpassing opnemen om interactieve elementen te maken die de mogelijkheden voor lezerbetrokkenheid vergroten.

Een SharePoint-pagina gebruiken om te communiceren met uw doelgroep

Een SharePoint-pagina is een webpagina binnen een SharePoint-site die gebruikmaakt van een groot aantal elementen, zoals knoppen, koppelingen, video's, afbeeldingen en meer om een bericht op te stellen en te publiceren dat naarmate de tijd vordert kan worden bijgewerkt en gewijzigd (zoals belangrijke gebeurtenissen of beleidswijzigingen). Pagina's kunnen worden bezocht door iedereen die toegang heeft tot de site waarop de pagina is gemaakt.

Meer informatie over het maken van een moderne SharePoint-pagina.

Een SharePoint-nieuwsbericht gebruiken om te communiceren met uw publiek

Een SharePoint-nieuwsbericht is een SharePoint-pagina die wordt weergegeven in de Viva Connections feed en op andere pagina's die gebruikmaken van het webonderdeel Nieuws, inclusief de hubpagina van een organisatie. U kunt eenvoudig een SharePoint-pagina converteren naar een nieuwsbericht. Met nieuwsberichten kunt u uw gegevens ook richten op specifieke demografische gegevens die binnen uw organisatie zijn gecategoriseerd, zoals een marketingteam, HR-team of leidinggevenden. Deze doelgroep verleent de auteur de mogelijkheid om aan te passen wie hun nieuwsbericht ziet zodra het is gepubliceerd.

Meer informatie over het maken en delen van een SharePoint-nieuwsbericht.

Meer informatie over doelgroepen in SharePoint.

Voordelen van communicatie via SharePoint

Berichten die zijn gemaakt in SharePoint, kunnen eenvoudig zo vaak als nodig worden gewijzigd of bijgewerkt. In SharePoint kunt u ook paginaanalyses bekijken en machtigingsinstellingen wijzigen. Nog belangrijker is dat SharePoint de gebruiker de mogelijkheid biedt om aanroepacties op te nemen met behulp van het webonderdeel Call to action, zodat kijkers kunnen worden geïnspireerd om contact op te nemen. Met behulp van dynamische webonderdelen kunt u de lezer vragen om verder te werken door door afbeeldingen te schuiven, te communiceren met grafieken, toegang te krijgen tot externe bronnen via koppelingen en lezers toe te staan om de SharePoint-pagina leuk te vinden en feedback te geven. In SharePoint kunt u ook paginaanalyses bekijken en machtigingsinstellingen wijzigen om te bepalen wie toegang heeft tot uw site.

Aandachtspunten bij communicatie via SharePoint

Lezers moeten toegang hebben tot de site waarop de pagina of het nieuwsbericht is geplaatst. Hoewel gebruikers toegang tot uw site kunnen aanvragen, blijft hun aanvraag in behandeling totdat iemand reageert.

Aanbevolen procedures voor communicatie met SharePoint

Toon van stem	De toon van uw communicatie via SharePoint moet aansluiten bij de merkrichtlijnen van uw bedrijf. De toon is ook afhankelijk van het onderwerp en het doel van de communicatie. Communicatie via SharePoint is doorgaans vriendelijk en informeel. De toon van een SharePoint-pagina of nieuwsbericht moet overeenkomen met de toon van de SharePoint-site waarop de pagina of het nieuwsbericht wordt geplaatst.
Lengte	SharePoint-pagina's zijn geschikt voor langere berichten die bestaan uit twee of meer onderwerpen. U kunt grote berichten opsplitsen in kleinere, visueel gesegmenteerde secties op uw SharePoint-pagina om het bericht verteerbaar te maken voor uw publiek.
Structuur	Gebruik SharePoint-paginasecties, sjablonen en webonderdelen om lezers aan te moedigen met informatie te werken via knoppen, video's, afbeeldingsgalerieën, formulieren, documentbibliotheken en meer. Sjablonen zijn een goede basis om mee te beginnen. Gebruik webonderdelen om aantrekkelijke en interactieve berichten te genereren.
Manieren om de betrokkenheid te vergroten	Maak gebruik van de webonderdelen en tekstopmaak om iets eenvoudig te lezen en visueel aantrekkelijk te maken. Voeg een paginatitel toe met voldoende informatie over het onderwerp en eventuele aanroep-tot-actie. Gebruik het webonderdeel call-to-action om gebruikers te inspireren actie te ondernemen door op een koppeling naar keuze te klikken.
Manieren om betrokkenheid te meten	U kunt SharePoint-paginaanalyse gebruiken om de betrokkenheid te meten.

Teams

Teams is ideaal voor snelle communicatie die leden van uw organisatie bereikt zonder hun werkstroom te onderbreken.

Voordelen van communicatie via Teams

Werknemers in veel organisaties besteden het grootste deel van hun werkdag met Teams open. Als u communiceert via Teams, kunt u mensen waarschijnlijk snel bereiken, omdat ze geen andere app of pagina hoeven te openen om uw bericht te bekijken.

Dingen waar u rekening mee moet houden bij het communiceren via Teams

Afhankelijk van hoe uw organisatie Teams gebruikt, kunnen mensen elk uur veel Teams-meldingen ontvangen. Het is belangrijk om uw Teams-berichten te laten opvallen, zodat ze de aandacht trekken en niet worden genegeerd.

Aanbevolen procedures voor communicatie met Teams

Toon van stem	Gebruik een vriendelijke en informele toon bij het schrijven van Teams-berichten. Overweeg emoji's te gebruiken om emoties te illustreren en kleurrijke, leuke elementen aan uw bericht toe te voegen.
Lengte	Houd Teams-berichten kort en gemakkelijk te scannen. Vat de belangrijkste punten samen en maak indien nodig een koppeling naar aanvullende informatie.
Structuur	Begin berichten met uw belangrijkste punt. Gebruik het opmaakhulpmiddel om tekst te stileren en opsommingstekens toe te voegen voor berichten met meerdere belangrijke punten. Geef een korte samenvatting en koppeling op wanneer u verwijst naar bestaande inhoud (zoals een SharePoint-pagina of -artikel). Overweeg om een teken toe te voegen aan uw berichten met behulp van GIF's, illustraties en afbeeldingen van Teams.
Manieren om de betrokkenheid te vergroten	Laat lezers uw Teams-bericht gebruiken door vragen te stellen of door ze aan te moedigen om uw bericht leuk te vinden en er commentaar op te plaatsen. Maak polls of stel vragen, zodat iedereen de antwoorden van andere lezers kan zien en ermee kan werken. Gebruik @mentions om de aandacht van specifieke personen of groepen mensen te trekken.
Manieren om betrokkenheid te meten	Houd Teams-reacties bij, zoals duimen omhoog. Noteer de gesprekken die in uw bericht plaatsvinden.

Viva Engage (binnenkort beschikbaar)

Viva Engage is een communicatieplatform dat mensen in een organisatie verbindt door hen in staat te stellen community's te bouwen, informatie te delen en werknemers te betrekken, mensen samen te brengen om gemeenschappelijke doelen te voltooien en snel toegang te krijgen tot informatie. Viva Engage stelt alle leden van een organisatie in staat om vragen te stellen in het openbaar, experts te benaderen en deel te nemen aan sociaal discours over verschillende onderwerpen.

Organisatieleiders kunnen Viva Engage gebruiken om de cultuur te stimuleren en een organisatie op elkaar af te stemmen door bedrijfsbrede evenementen te hosten via live en video op aanvraag. Communicators kunnen ook sociale campagnes maken die belangrijke gesprekken in een organisatie kunnen informeren en ontbranden.

Voordelen van communicatie via Viva Engage

Viva Engage is een geweldig communicatieplatform voor het stimuleren en bevorderen van samenwerking tussen werknemers in een organisatie. Communityleden kunnen openlijk samenwerken, ideeën, informatie delen en verbinding maken met gemeenschappelijke interesses.

Wanneer communicatie met werknemers via Viva Engage, kunnen communicatoren eenvoudig betrokkenheid aanmoedigen en meten door...

Uw organisatie kan zien hoeveel betrokkenheid een bepaald onderwerp genereert door hoeveel mensen het bericht hebben gezien en kijkers een manier geven om op de inhoud in het bericht te reageren via een opmerking, like of reactie. Betrokkenheid kan verder worden bevorderd door personen te taggen met behulp van @ en hun naam; hen te informeren over het lopende gesprek en hen aan te moedigen deel te nemen.

Meer informatie over het aantal weergaven.

Aandachtspunten bij communicatie via Viva Engage

Wanneer u communiceert via Viva Engage, is het belangrijk om de informatie kort en eenvoudig te houden. Deel koppelingen naar langere vormen van inhoud en moedig gebruikers aan om te communiceren door vragen te stellen aan het publiek, lezers aan te moedigen om uw Viva Engage posten leuk te vinden, erop te reageren en te delen, en interactieve elementen zoals polls en enquêtes op te nemen.

Houd de toon van uw Viva Engage berichten vriendelijk, informatief en informeel. Afhankelijk van de grootte van de organisatie en de communicatieschaal, kan het handig zijn om een of twee moderators te hebben die berichten kunnen bewaken en het gesprek kunnen begeleiden als het onderwerp begint te ontlopen, in een polariserend onderwerp te gaan of opmerkingen indien nodig uit te schakelen.

Wees respectvol als je kritiek hebt op iemands mening, bedek geen onderwerpen die anderen zouden kunnen schamen of vervreemden, en vermijd polarisatie van onderwerpen zoals politiek en religie. Plaats geen privé- of vertrouwelijkheidsinformatie of een specifieke partij op een negatieve manier.

Toon van stem	Raadpleeg de merkrichtlijnen van uw bedrijf die specifiek zijn voor uw organisatie. De toon van uw bericht moet vriendelijk, informatief en informeel zijn. Wees respectvol als kritiek. Bedek geen onderwerpen die uw lezers zouden kunnen schamen of vervreemden en vermijd polariserende onderwerpen zoals politiek of religie. Plaats geen privé- of vertrouwelijkheidsinformatie. Vermijd het uitzingen van een specifieke partij op een negatieve manier.
Lengte	Houd berichten kort en gemakkelijk te scannen. Vat de belangrijkste punten samen en maak indien nodig een koppeling naar aanvullende informatie.
Structuur	Begin berichten met uw belangrijkste punt. Geef een korte samenvatting en koppeling op wanneer u verwijst naar bestaande inhoud (zoals een SharePoint-pagina of -artikel). Gebruik afbeeldingen en video wanneer dat nodig is. Gebruik @mentions en hashtags om de aandacht van specifieke personen of groepen mensen te trekken.
Manieren om de betrokkenheid te vergroten	Laat lezers uw bericht betrekken door vragen te stellen of door ze aan te moedigen om leuk te vinden, te delen en opmerkingen achter te laten. Moedig uw leden aan om andere personen uit te nodigen voor uw Viva Engage community. Maak polls of stel vragen, zodat iedereen de antwoorden van andere lezers kan zien en ermee kan werken.
Manieren om betrokkenheid te meten	Noteer de gesprekken die in uw bericht plaatsvinden.