Databasebeginselen

In dit artikel

• Wat is een database?

• De onderdelen van een Access-database

Wat is een database?

Een database is een hulpmiddel voor het verzamelen en organiseren van informatie. In een database kunt u informatie opslaan over personen, producten, bestellingen of andere zaken. Veel databases worden in eerste instantie als lijst opgezet in een tekstverwerkingsprogramma of spreadsheetprogramma. Naarmate de lijst groeit, beginnen de gegevens redundantie en inconsistentie te vertonen. De gegevens in de lijst kunnen niet meer zo eenvoudig worden geïnterpreteerd en er zijn slechts beperkte mogelijkheden om deelverzamelingen uit de gegevens te halen voor verdere bestudering. Zodra deze problemen zich beginnen voor te doen, is het een goed idee de gegevens over te zetten naar een database die is gemaakt met een DBMS (Database Management Systeem), zoals Access.

Een computerdatabase is een container met objecten. Eén database kan meer dan één tabel bevatten. Een voorraadtraceringssysteem dat bijvoorbeeld drie tabellen gebruikt, bestaat niet uit drie databases, maar uit één database met drie tabellen. Tenzij deze specifiek is ontworpen voor het gebruik van gegevens of code uit een andere bron, slaat een Access-database de tabellen op in één bestand, samen met andere objecten, zoals formulieren, rapporten, macro's en modules. Databases die zijn gemaakt in de indeling Access 2007-2016 (die ook wordt gebruikt door Access voor Microsoft 365, Access 2021 en Access 2019) hebben de bestandsextensie .accdb en databases die in eerdere Access-indelingen zijn gemaakt, hebben de bestandsextensie .mdb.

In Access kunt u:

• Nieuwe gegevens aan een database toevoegen, zoals een nieuw artikel aan een voorraadlijst

• Bestaande gegevens in de database bewerken, zoals de locatie van een artikel wijzigen

• Gegevens verwijderen, bijvoorbeeld wanneer een artikel is verkocht of uit het assortiment is gehaald

• De gegevens op verschillende manieren organiseren en weergeven

• Gegevens met anderen delen in de vorm van een rapport, e-mailbericht, via een intranet of via internet

De onderdelen van een Access-database

In de volgende secties vindt u korte beschrijvingen van de onderdelen van een gewone Access-database.

Tabellen

Een databasetabel lijkt uiterlijk veel op een spreadsheet, in die zin dat gegevens worden opgeslagen in rijen en kolommen. Om die reden is het meestal vrij gemakkelijk om een spreadsheet in een databasetabel te importeren. Het belangrijkste verschil tussen het opslaan van gegevens in een spreadsheet en het opslaan van gegevens in een database is de manier waarop de gegevens zijn georganiseerd.

De hoogste flexibiliteit met een database wordt bereikt wanneer de gegevens zodanig in tabellen worden ondergebracht dat geen redundantie optreedt. Als u bijvoorbeeld informatie wilt opslaan over uw medewerkers, zou u alle medewerkers maar één keer moeten invoeren in een tabel waarin uitsluitend gegevens over uw medewerkers worden opgeslagen. Gegevens over producten worden in een andere tabel opgeslagen, en gegevens over de verschillende kantoren weer in een andere tabel. Dit proces wordt normalisatie genoemd.

Elke rij in een tabel wordt een record genoemd. Records zijn eenheden waar de afzonderlijke stukjes informatie in worden opgeslagen. Elke record bestaat uit een of meer velden. Velden corresponderen met de kolommen van de tabel. U kunt bijvoorbeeld een tabel "Medewerkers" hebben, waarbij elke rij (record) gegevens van een andere medewerker bevat, terwijl elk veld (elke kolom) een ander type gegevens bevat (voornaam, achternaam, adres enzovoort). Voor elk veld moet een gegevenstype worden ingesteld: tekst, datum/tijd, getal of een ander type.

Een andere manier waarop u zich een record met velden kunt voorstellen, is te denken aan een ouderwetse kaartenbak, bijvoorbeeld de catalogus van een bibliotheek. Elke kaart in de kaartenbak correspondeert met een record in de database. Elk stukje informatie op een kaart (schrijver, titel, enzovoort) correspondeert met een veld in de database.

Zie het artikel Inleiding tot tabellen voor meer informatie over tabellen.

Formulieren

Formulieren maken het mogelijk een gebruikersinterface te maken voor het invoeren en bewerken van uw gegevens. Formulieren bevatten vaak opdrachtknoppen en andere besturingselementen voor het uitvoeren van verschillende taken. U kunt een database zonder formulieren maken en de gegevens gewoon op de gegevensbladen van de tabellen bewerken. De meeste databasegebruikers geven echter de voorkeur aan formulieren voor het bekijken, invoeren en bewerken van gegevens in de tabellen.

U kunt opdrachtknoppen programmeren die bepalen welke gegevens op het formulier worden vermeld, waarmee een ander formulier of rapport wordt geopend of een andere taak wordt uitgevoerd. Stel dat u bijvoorbeeld een formulier hebt met de naam "Klantenformulier" dat u gebruikt voor het werken met klantgegevens. Hierop kunt u een knop zetten waarmee u een bestelformulier opent waarmee u een nieuwe bestelling voor de desbetreffende klant kunt invoeren.

Met een formulier kunt u ook regelen hoe andere gebruikers met de gegevens in de database kunnen werken. U kunt bijvoorbeeld een formulier maken waarop alleen bepaalde velden worden weergegeven en waarop alleen bepaalde bewerkingen kunnen worden uitgevoerd. Zo kunt u de gegevens beter beschermen en ervoor zorgen dat de gegevens correct worden ingevoerd.

Zie het artikel Inleiding tot formulieren voor meer informatie over formulieren.

Rapporten

Rapporten worden gebruikt om de gegevens in te delen, te presenteren en er overzichten van te maken. Een rapport geeft meestal antwoord op een specifieke vraag, zoals "Hoeveel geld hebben we dit jaar van elke klant ontvangen?" of "In welke plaatsen zijn onze klanten gevestigd?" Een rapport kan worden opgemaakt om de informatie op een zo overzichtelijk mogelijke manier te presenteren.

Een rapport kan op elk gewenst moment worden uitgevoerd en vormt altijd een actuele weerspiegeling van de gegevens in de database. Rapporten worden meestal opgemaakt om te worden afgedrukt, maar ze kunnen ook op het scherm worden bekeken, naar een ander programma worden geëxporteerd of als bijlage bij een e-mailbericht worden verzonden.

Zie het artikel Inleiding tot rapporten in Access voor meer informatie over rapporten.

Query's

Query's kunnen veel verschillende functies in een database uitvoeren. Hun meest voorkomende functie is het ophalen van specifieke gegevens uit de tabellen. De gegevens die u wilt zien, zijn meestal verspreid over verschillende tabellen en met query's kunt u deze in één gegevensblad weergeven. Omdat u meestal niet alle records tegelijk wilt zien, kunt u met query's criteria toevoegen om de gegevens te 'filteren' tot alleen de gewenste records.

Sommige query's zijn "bijwerkbaar", wat betekent dat u de gegevens in de onderliggende tabellen via het gegevensblad van de query kunt bewerken. Tijdens het werken met een bijwerkbare query, moet u er rekening mee houden dat de wijzigingen die u aanbrengt ook in de tabellen worden doorgevoerd, niet alleen op het gegevensblad van de query.

Query's komen voor in twee hoofdvarianten: selectiequery's en actiequery's. Selectiequery's worden gebruikt voor het ophalen van gegevens zodat ermee kan worden gewerkt. U kunt de resultaten van de query op het scherm bekijken, afdrukken of naar het klembord kopiëren. Of u kunt de uitvoer van de query gebruiken als brongegevens voor een formulier of rapport.

Actiequery's voeren, zoals de naam al aangeeft, een bewerking uit op de gegevens. Actiequery's kunnen worden gebruikt om nieuwe tabellen te maken, om gegevens aan bestaande tabellen toe te voegen en om gegevens bij te werken of te verwijderen.

Zie het artikel Inleiding tot query's voor meer informatie over query's.

Macro's

Macro's in Access kunnen worden beschouwd als een vereenvoudigde programmeertaal die u kunt gebruiken om functionaliteit aan uw database toe te voegen. U kunt bijvoorbeeld een macro koppelen aan een opdrachtknop in een formulier, zodat de macro wordt uitgevoerd wanneer op de knop wordt geklikt. Macro's bevatten acties waarmee taken worden uitgevoerd, zoals het openen van een rapport, het uitvoeren van een query of het sluiten van de database. De meeste databasebewerkingen die u handmatig uitvoert, kunnen worden geautomatiseerd met behulp van macro's, zodat ze geweldige tijdbesparende apparaten kunnen zijn.

Zie het artikel Inleiding tot macro's voor meer informatie over macro's.

Modules

Modules zijn, net als macro's, objecten waarmee u functionaliteit aan een database kunt toevoegen. Macro's kunt u in Access maken door bewerkingen te selecteren uit een lijst met macrobewerkingen, maar modules worden geschreven in de programmeertaal Visual Basic for Applications (VBA). Een module is een verzameling declaraties, instructies en procedures die als eenheid worden opgeslagen. Een module kan een klassemodule of een standaardmodule zijn. Klassemodules worden gekoppeld aan een formulier of rapport en bevatten meestal bepaalde procedures die specifiek zijn afgestemd op het formulier of rapport waaraan ze zijn gekoppeld. Standaardmodules bevatten algemene procedures die niet in verband staan met een ander object. Standaardmodules worden vermeld onder Modules in het navigatiedeelvenster, klassemodules niet.

Zie het artikel Kennismaken met programmeren in Access voor meer informatie over modules.

Naar boven