Samenvatting

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de functie Afdruk samenvoegen in Microsoft Word gebruiken voor het maken en afdrukken van standaardbrieven op basis van gegevens uit een Microsoft Excel-werkblad.

Wanneer u de functie Afdruk samenvoegen in Word, wordt een hoofddocument met een lijst met geadresseerden voor het genereren van een reeks uitvoerdocumentensamengevoegd:

  • Het hoofddocument bevat de basistekst die in alle uitvoerdocumenten hetzelfde is. Het kan een briefhoofd, tekst en instructies in de samenvoegvelden voor het invoegen van tekst (zoals namen en adressen) die per uitvoerdocument verschillen bevatten.

  • De adressenlijst is een database die de gegevens bevat die moeten worden samengevoegd met de uitvoerdocumenten. De lijst met geadresseerden is bijvoorbeeld een Microsoft Access-databasebestand of een Excel-werkblad.

    Deze database bestaat doorgaans uit een lijst met namen, adressen, telefoonnummers en andere categorieën van persoonlijke gegevens.

  • De uitvoerdocumenten zijn het resultaat van de samenvoegbewerking. De tekst in een uitvoerdocument in alle uitvoerdocumenten hetzelfde is, maar u kunt opmaak toepassen op specifieke documenten.

Stap 1: Instellen van het Excel-bestand

Voordat u met de Wizard Afdruk samenvoegen verdergaat, zorg dat uw Excel-werkblad goed is gestructureerd voor dit doel. Houd rekening met de volgende eisen van de tabel:

  • Bevat de eerste rij moet veldnamen voor elke kolom, bijvoorbeeld titel, aanhef, voornaam, middelste naam, achternaam, adres1 en adres2.

  • Elke veldnaam moet uniek zijn.

  • Elke rij moet informatie bieden over een bepaald item. Elke rij kan bijvoorbeeld in een verzendlijst bevatten informatie over een bepaalde ontvanger.

  • De tabel mag geen lege rijen bevatten.

Maak uw Excel-gegevensbestand en orden het met behulp van de velden die u gebruiken voor uw brief, wilt zoals in het volgende voorbeeld van gegevensbestand.

Nadat u uw Excel-gegevensbestand maken, opslaan en sluit het bestand.

Voor meer informatie over het maken van een adreslijst voor Afdruk samenvoegen, klikt u op het volgende artikel in de Microsoft Knowledge Base:

294688 het ontwerp en het instellen van een adreslijst voor Afdruk samenvoegen in Word 2002 en latere versies van Word

Stap 2: Instellen van het hoofddocument

  1. In Microsoft Office Word 2003 en in eerdere versies van Word, wijst u Brieven en verzendlijsten in het menu Extra en klik vervolgens op Wizard Afdruk samenvoegen.

    In Microsoft Office Word 2007, klikt u op Afdruk samenvoegen starten in de groep Afdruk samenvoegen starten op het tabblad Verzendlijsten en klik op Stap voor stap door de Wizard Afdruk samenvoegen.

  2. Klik op Brievenonder Documenttype selecteren.

    Het actieve document wordt het hoofddocument. Het hoofddocument bevat de tekst en afbeeldingen die voor elke versie van het samengevoegde document hetzelfde zijn. Adres van de afzender en de aanhef in een standaardbrief zijn hetzelfde voor elke versie.

  3. Klik op volgende: Begindocument.

  4. Een van de volgende methoden gebruiken:

    • Beginnen met het document dat momenteel wordt weergegeven in het documentvenster. Hiertoe klikt u op het huidige document gebruiken.

      U kunt vervolgens de letter in het documentvenster typen of wachten totdat de wizard vraagt u om dit te doen in een latere stap.

    • Beginnen met een sjabloon. Ga hiervoor als volgt te werk:

      1. Klik op beginnen met een sjabloon.

      2. Klik op sjabloon selecteren.

      3. Selecteer de sjabloon die u opnemen in het dialoogvenster Sjabloon selecteren wilt op het tabblad Afdruk samenvoegen en klik vervolgens op OK.

    • Beginnen met een bestaand document. Ga hiervoor als volgt te werk:

      1. Klik op starten vanuit bestaand document.

      2. Het document dat u wilt selecteren in het vak starten vanuit bestaand en klik vervolgens op openen.

      3. Als u het document niet ziet, klikt u op meer bestandenen klik vervolgens op openen. Zoek het document dat u wilt in het vak openen en klik vervolgens op openen.

  5. Klik op volgende: geadresseerden selecteren.

Stap 3: De Excel-gegevensbron opgeven

  1. Klik op een bestaande lijst gebruikenonder geadresseerden selecteren.

  2. Klik op Bladeren.

  3. Zoek in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren en klik vervolgens op het Excel-werkblad dat u wilt gebruiken.

    Standaard opent Word de map 'Mijn gegevensbronnen'.

  4. Klik op openen.

  5. Als het Excel-werkblad informatie over meerdere tabbladen bevat, klik op het tabblad met de gegevens die u wilt en klik vervolgens op OK.

  6. Alle items in de gegevensbron worden weergegeven in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen . Hier kunt kunt u de lijst met geadresseerden die u wilt opnemen in de samenvoegbewerking verfijnen.

Stap 4: Selecteer de geadresseerden

  1. Selecteer in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen de geadresseerden die u wilt opnemen. Gebruik hiervoor een van de volgende methoden:

    • Gebruik de selectievakjes om geadresseerden te selecteren.

      Deze methode is vooral handig als de lijst kort is. Schakel de selectievakjes naast de geadresseerden die u wilt opnemen en schakel de selectievakjes naast de geadresseerden die u wilt uitsluiten.

      Opmerking Als u dat de meeste van de lijst opnemen in de samenvoegbewerking weet, klikt u op Alles selecterenen schakelt u bepaalde records. Als u slechts enkele records opnemen in de lijst, klikt u op Alles wissenen selecteer vervolgens de gewenste records.

    • Items sorteren in de lijst.

      Deze methode is handig als u items wilt weergeven in alfabetische of numerieke volgorde. Klik op de kolomkop van het element dat u wilt sorteren. Bijvoorbeeld als u wilt dat de lijst alfabetisch op achternaam worden weergegeven, klikt u op de kolomkop Achternaam .

    • Items filteren in de lijst.

      Deze methode is handig als de lijst records bevat die u dat niet wilt zien of opnemen in de samenvoegbewerking. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u de selectievakjes opnemen of uitsluiten van records, zoals eerder is beschreven. Als u wilt filteren in de lijst, als volgt te werk:

      1. Klik op de pijl naast de kolomkop van het element dat u wilt filteren.

      2. Klik op een van de volgende opties:

        • (Leeg): deze optie toont alle records waarin het overeenkomstige veld leeg is.

        • (Niet leeg): deze optie toont alle records waarin het overeenkomstige veld gegevens bevat.

        • Als de gegevensbron records bevat die dezelfde gegevens delen en er zijn 10 of minder unieke waarden in de kolom, kunt u filteren op specifieke gegevens. Bijvoorbeeld als er meerdere adressen waarin Australië als land zijn, kunt u filteren op Australië.

    • Het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen worden alleen de opgegeven records weergegeven. Klik op (alle)om alle records weer.

    Opmerkingen

    • Geavanceerd sorteren en filteren, klikt u op de pijl naast een kolomnaam en klikt u vervolgens op (Geavanceerd). Gebruik de tabbladen Records filteren en Records sorteren sorteren of filteren van query die u wilt instellen.

    • Als u software voor adresvalidatie hebt geïnstalleerd, klikt u op valideren in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen om de adressen van de geadresseerden te valideren.

  2. Klik op OK om terug te keren naar de Wizard Afdruk samenvoegen.

    Word gebruikt de geadresseerden die u hebt opgegeven voor de samenvoegbewerking.

  3. Klik op volgende: uw brief schrijven.

Stap 5: De brief voltooien en samenvoegvelden toevoegen

Als u dat nog niet hebt gedaan, typ de tekst die u wilt weergeven in elke standaardbrief in het hoofddocument.

Samenvoegvelden invoegen

Voeg samenvoegvelden waar u namen, adressen en andere gegevens uit de gegevensbron samenvoegen. Als u samenvoegvelden invoegt, moet u deze stappen volgen:

  1. Klik op waar u het veld invoegt in het hoofddocument.

  2. Voeg een van de volgende opties:

    • Adresblok met naam, adres en andere informatie:

      1. Klik op Adresblok.

      2. Klik in het dialoogvenster Adresblok invoegen de adreselementen die u wilt opnemen en de indelingen die u wilt selecteren en klik vervolgens op OK. Voor help over een optie, klikt u op het vraagteken en klik vervolgens op de optie.

      3. Voor help over een optie, klikt u op het vraagteken en klik vervolgens op de optie. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, is het mogelijk dat Word niet vinden sommige van de informatie die nodig is voor het adresblok. Klik op de pijl naast
        (niet beschikbaar)en selecteer vervolgens het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.

    • Begroetingsregel:

      1. Klik op Begroetingsregel.

      2. Selecteer de notatie van de begroetingsregel met de aanhef, naamnotatie en afsluitende interpunctie.

      3. Selecteer de tekst die u wilt weergeven in de gevallen waarin Word de naam van de geadresseerde niet kan interpreteren. Bijvoorbeeld herkend niet de naam als de gegevensbron bevat geen naam of achternaam van de geadresseerde, maar de naam van een bedrijf.

      4. Klik op OK.

      5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, is het mogelijk dat Word niet vinden sommige van de informatie die nodig is voor de begroetingsregel. Klik op de pijl naast (niet beschikbaar)en selecteer vervolgens het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.

    • Andere velden met informatie:

      1. Klik op meer items.

      2. Een van de volgende methoden gebruiken:

        • Klik op Adresvelden selecteren in velden die automatisch naar overeenkomstige velden in uw gegevensbron verwijzen, zelfs als de gegevensbron velden niet dezelfde naam als uw velden hoeven.

        • Klik op Databasevelden selecteren in velden die de gegevens rechtstreeks uit een kolom in een database.

      3. Klik in het vak velden het veld dat u wilt.

      4. Klik op Invoegenen klik vervolgens op sluiten.

      5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, Word mogelijk niet kunnen vinden van de informatie die nodig is om het veld invoegen. Klik op de pijl naast (niet beschikbaar)en selecteer vervolgens het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.

        Opmerking Als u een veld invoegt vanuit de lijst Databasevelden en u later overschakelt naar een gegevensbron die geen kolom met dezelfde naam heeft, kan niet worden ingevoegd gegevens van dat veld in het samengevoegde document.

    • Elektronische frankering:

      Als u wilt toevoegen, moet u eerst een elektronisch frankeren, bijvoorbeeld een programma dat u bij een andere provider op het Web aanschaffen kunt te installeren. Voor het gebruik van elektronische postzegel als volgt te werk:

      1. Klik op elektronische postzegel.

        Als er niet een elektronische postzegel programma is geïnstalleerd, wordt Word krijgt u een en biedt verbinding maken met de volgende website van Microsoft Office:

        On line frankeren
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

      2. Voeg de postzegel in volgens de instructies van het programma.

    • Als u wilt toevoegen, moet u eerst een elektronisch frankeren, bijvoorbeeld een programma dat u bij een andere provider op het Web aanschaffen kunt te installeren. Volg deze stappen voor het gebruik van elektronische postzegel: Postal bar code: U moet een letter of enveloptype selecteren dat de POSTNET-streepjescode ondersteunt. Voor het gebruik van de Postal bar code als volgt te werk:

      1. Klik op Poststreepjescode.

      2. Selecteer in het dialoogvenster Poststreepjescode invoegen de juiste adresvelden.

        Opmerking De optie Poststreepjescode wordt alleen weergegeven als u de Amerikaanse versie van Word gebruikt.

      3. Herhaal de stappen een en b voor alle velden die u wilt invoegen. Notities:

        • U kunt geen tekens voor samenvoegvelden typen ("") of invoegen met de opdracht symbool in het menu Invoegen .

        • Als de samenvoegvelden tussen accolades staan, bijvoorbeeld {MERGEFIELD Plaats}, worden veldcodes in plaats van veldresultaten. Dit heeft geen invloed op de samenvoegbewerking als u wilt in plaats daarvan worden de resultaten weergegeven, met de rechtermuisknop op de veldcode en klikt u vervolgens op Veldweergave in het snelmenu.

      Bijvoorbeeld met behulp van de voorbeelddatabase eerder getoonde uw brief bevat de velden Adresblok en GreetingLine en dus de eerste pagina wordt weergegeven met de volgende strekking:

      26 februari 2002

      Adresblok

      GreetingLine

      Typ hier uw brief.

      Met vriendelijke groet,

      Typ hier uw naam

    Opmerking U kunt ook de werkbalk Afdruk samenvoegen op samenvoegvelden invoegen, werken met uw hoofddocument voor samenvoegen of een samenvoegbewerking uitvoeren. De werkbalk Afdruk samenvoegen wilt weergeven, wijst u Brieven en verzendlijsten in het menu Extra en klik vervolgens op de Werkbalk Afdruk samenvoegen weergeven.


    De werkbalk Afdruk samenvoegen bevat aanvullende opdrachten die niet zijn opgenomen in de Wizard Afdruk samenvoegen taakvensters. Bijvoorbeeld, kunt u het menu Word-veld invoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen Word-velden voor het beheren van de samenvoegprocedure invoegen. U kunt bijvoorbeeld een IF-veld dat wordt tekst ingevoegd als een bepaald samenvoegveld een specifieke waarde heeft invoegen.

    Ook kunt u Fouten voor om uit te voeren de afdruk samenvoegen en het rapport fouten die zijn opgenomen in het hoofddocument.

De opmaak van de samengevoegde gegevens wijzigen

Als u samengevoegde gegevens wilt opmaken, moet u de samenvoegvelden in het hoofddocument opmaken. Maak de gegevens in de gegevensbron niet omdat de opmaak niet behouden blijft wanneer u de gegevens in het document samenvoegt. Als u wilt de opmaak van de samengevoegde gegevens te wijzigen, als volgt te werk:

  1. Selecteer in het hoofddocument het veld met de gegevens die u opmaken wilt, inclusief de insluitende tekens voor het samenvoegveld (<> <>).

  2. In Word 2003 en eerdere versies van Word, klikt u in het menu Opmaak op lettertype en selecteer vervolgens de gewenste opties.

    Klik op de optie die u in het vak Themalettertypen in de groep lettertype op het tabblad Start wilt in Word 2007.

Opmaak via veldcodes

Als u andere aspecten van de opmaak wilt aanpassen, drukt u op ALT + F9 om veldcodes weer te geven en voegt u schakelopties toe aan de samenvoegvelden. Als u met velden werkt, is een schakeloptie een speciale instructie waardoor een bepaalde actie wordt uitgevoerd. In het algemeen wordt een schakeloptie toegevoegd aan een veld in een resultaat te wijzigen.

Dit zijn voorbeelden van hoe u schakelopties gebruiken:

  • Toevoegen zodat het getal 34987,89 als $34.987,89de schakeloptie getalnotatie (\ #).

  • Als u klantnamen in hoofdletters wilt weergeven, voegt u de schakeloptie voor opmaak (\ *).

  • Als u wilt controleren of de samengevoegde gegevens hetzelfde lettertype en dezelfde tekengrootte die u op het samenvoegveld toepast, voegt u de schakeloptie Charformat (\ *).

Stap 6: Opslaan van het Document

Nadat u het hoofddocument voltooid en alle samenvoegvelden ingevoegd, zorg ervoor dat u het document opslaat. Ga hiervoor als volgt te werk:

  1. In Word 2003 en eerdere versies van Word, klikt u op OpslaanAls in het menu bestand .

    In Word 2007, klikt u op de Microsoft Office-knopen klik vervolgens op OpslaanAls.

  2. Naam van het document en klik vervolgens op Opslaan.

  3. Klik op volgende: afdrukvoorbeeld van brieven weergeven.

Stap 7: De brieven en de lijst met geadresseerden bijwerken

Wanneer de wizard verschijnt het taakvenster ' stap 5 Afdruk samenvoegen ', vervangt de wizard van de samenvoegvelden in het hoofddocument met de feitelijke tekst van het eerste item van de lijst met geadresseerden. Daarom kunt u bekijken hoe uw eerste uitvoerdocument eruit zal zien.

Bijvoorbeeld, als u wilt doorgaan met de voorbeelddatabase eerder weergegeven, de eerste pagina moet lijken op de volgende pagina nadat u op volgende: afdrukvoorbeeld van brieven weergeven:

26 februari 2002

Andrew Fuller
908 W. kapitaal manier
Tacoma 98401

Geachte Andrew Fuller,

Typ hier uw brief.

Met vriendelijke groet,

Typ hier uw naamOm extra posten bekijken, gebruikt u een van de volgende methoden:

  • U kunt een voorbeeld van de items in volgorde, klikt u op de pijlknoppen-links of rechts.

  • Als u wilt zoeken en weergeven van een specifiek item, klikt u op een geadresseerde zoekenen voert u vervolgens de zoekcriteria in het dialoogvenster Item zoeken .

De lijst met geadresseerden bijwerken als u wilt. Gebruik hiervoor een van de volgende methoden:

  • Als u een bepaalde geadresseerde uitsluiten van de samenvoegbewerking, klikt u op deze geadresseerde uitsluiten.

  • Als u wilt wijzigen in de lijst met geadresseerden, klikt u op Adressenlijst bewerkenen breng de gewenste wijzigingen in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen .

Stap 8: De samenvoeging voltooien

De samenvoeging voltooit, een van de volgende methoden te gebruiken.

Afzonderlijke brieven persoonlijker maken

De samenvoegbewerking voltooit om te passen op afzonderlijke objecten, en vervolgens de gegevens die u in het samengevoegde document wilt bewerken. Ga hiervoor als volgt te werk:

  1. Klik op afzonderlijke brieven bewerken.

  2. Selecteer in het dialoogvenster samenvoegen naar Nieuw Document de records die u wilt samenvoegen.

  3. Klik op OK.

    Word maakt en opent een nieuw samengevoegd document. Ook blijft het hoofddocument geopend en u kunt overschakelen naar deze als u wilt dat alle documenten wijzigen.

  4. Ga naar de gegevens die u wilt bewerken en breng de gewenste wijzigingen.

  5. Afdrukken of opslaan van het document, net zoals een gewoon document.

De brieven afdrukken

Gebruik een van de volgende methoden de letters om af te drukken:

  • Als u de items hebt aangepast en het samengevoegde document actief is, gaat u als volgt te werk:

    1. In Word 2003 en eerdere versies van Word, klikt u op afdrukken in het menu bestand .

      In Word 2007, klikt u op de Microsoft Office-knopen klik vervolgens op afdrukken.

    2. Selecteer de gewenste opties.

  • Als u wilt dat rechtstreeks afdrukken vanuit de Wizard Afdruk samenvoegen, als volgt te werk:

    1. Klik in stap 6 van de Wizard Afdruk samenvoegen (de samenvoeging voltooien) op afdrukken.

    2. Een van de volgende methoden te gebruiken in het dialoogvenster samenvoegen naar Printer en klik vervolgens op OK:

      • Als u wilt afdrukken van alle documenten, klikt u op Alles.

      • Het document dat wordt weergegeven in het documentvenster wilt afdrukken, klikt u op huidige record.

      • Om een reeks documenten wilt afdrukken, klikt u op vanen typt u de nummers van de records in de vakken van en tot .

    3. Selecteer de gewenste opties in het dialoogvenster afdrukken .

De samengevoegde brieven opslaan voor toekomstig gebruik

Als u samengevoegde brieven bewerken of deze wilt opslaan voor later gebruik wilt, kunt u ze in één document verzamelen. Ga hiervoor als volgt te werk:

  1. Klik op afzonderlijke brieven bewerken.

  2. Een van de volgende methoden te gebruiken in het dialoogvenster samenvoegen naar Nieuw Document en klik vervolgens op OK:

    • U kunt alle documenten samenvoegen, klikt u op Alles.

    • Om samen te voegen alleen voor het document dat u in het documentvenster ziet, klikt u op huidige record.

    • Als u wilt samenvoegen in een bereik met documenten, klikt u op vanen typt u de nummers van de records in de vakken van en tot .

  3. Word opent een nieuw document dat alle afzonderlijke brieven bevat. U kunt vervolgens het document voor later gebruik opslaan net zoals een gewoon document.

Referenties

Voor meer informatie klikt u op de volgende artikelnummers om de artikelen in de Microsoft Knowledge Base te bekijken:

318117 hoe u adressen uit een Excel-werkblad gebruiken om etiketten te maken in Word

318115 het maken van een standaardbrief met behulp van gegevens uit een Access-database in Word 2002

318112 hoe u adressen uit een Access 2002-database gebruiken om etiketten te maken in Word 2002

294686 het gebruik van Afdruk samenvoegen voor het maken van een lijst die is gesorteerd op categorie in Word 2002 en latere versies van Word

290408 Veelgestelde vragen over Afdruk samenvoegen in Word 2002

294688 het ontwerp en het instellen van een adreslijst voor Afdruk samenvoegen in Word 2002 en latere versies van Word

294693 het gebruik van Afdruk samenvoegen een map maken in Word 2002 en latere versies van Word

294683 hoe u Afdruk samenvoegen gebruiken om standaardbrieven te maken in Word 2002 en latere versies van Word

Meer hulp nodig?

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Microsoft insiders

Was deze informatie nuttig?

Hoe tevreden bent u met de vertaalkwaliteit?
Wat heeft uw ervaring beïnvloed?

Bedankt voor uw feedback.

×