De functie Afdruk samenvoegen in Word gebruiken om standaardbrieven die gebruik maken van de gegevens uit een Excel-werkblad te maken en af te drukken

Samenvoegvelden invoegen

Voeg samenvoegvelden waar u namen, adressen en andere gegevens uit de gegevensbron samenvoegen. Als u samenvoegvelden invoegt, moet u deze stappen volgen:

1. Klik op waar u het veld invoegt in het hoofddocument.

2. Voeg een van de volgende opties:
   

   • Adresblok met naam, adres en andere informatie:
     

     1. Klik op Adresblok.

     2. Klik in het dialoogvenster Adresblok invoegen de adreselementen die u wilt opnemen en de indelingen die u wilt selecteren en klik vervolgens op OK. Voor help over een optie, klikt u op het vraagteken en klik vervolgens op de optie.
        
        

     3. Voor help over een optie, klikt u op het vraagteken en klik vervolgens op de optie. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, is het mogelijk dat Word niet vinden sommige van de informatie die nodig is voor het adresblok. Klik op de pijl naast
        (niet beschikbaar)en selecteer vervolgens het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.

   • Begroetingsregel:
     

     1. Klik op Begroetingsregel.

     2. Selecteer de notatie van de begroetingsregel met de aanhef, naamnotatie en afsluitende interpunctie.

     3. Selecteer de tekst die u wilt weergeven in de gevallen waarin Word de naam van de geadresseerde niet kan interpreteren. Bijvoorbeeld herkend niet de naam als de gegevensbron bevat geen naam of achternaam van de geadresseerde, maar de naam van een bedrijf.
        

     4. Klik op OK.

     5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, is het mogelijk dat Word niet vinden sommige van de informatie die nodig is voor de begroetingsregel. Klik op de pijl naast (niet beschikbaar)en selecteer vervolgens het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.

   • Andere velden met informatie:
     

     1. Klik op meer items.

     2. Een van de volgende methoden gebruiken:
        

        • Klik op Adresvelden selecteren in velden die automatisch naar overeenkomstige velden in uw gegevensbron verwijzen, zelfs als de gegevensbron velden niet dezelfde naam als uw velden hoeven.

        • Klik op Databasevelden selecteren in velden die de gegevens rechtstreeks uit een kolom in een database.

     3. Klik in het vak velden het veld dat u wilt.

     4. Klik op Invoegenen klik vervolgens op sluiten.

     5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, Word mogelijk niet kunnen vinden van de informatie die nodig is om het veld invoegen. Klik op de pijl naast (niet beschikbaar)en selecteer vervolgens het veld in de gegevensbron dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.
        
        Opmerking Als u een veld invoegt vanuit de lijst Databasevelden en u later overschakelt naar een gegevensbron die geen kolom met dezelfde naam heeft, kan niet worden ingevoegd gegevens van dat veld in het samengevoegde document.

   • Elektronische frankering:
     
     Als u wilt toevoegen, moet u eerst een elektronisch frankeren, bijvoorbeeld een programma dat u bij een andere provider op het Web aanschaffen kunt te installeren. Voor het gebruik van elektronische postzegel als volgt te werk:

     1. Klik op elektronische postzegel.
        
        Als er niet een elektronische postzegel programma is geïnstalleerd, wordt Word krijgt u een en biedt verbinding maken met de volgende website van Microsoft Office:

        On line frankeren
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. Voeg de postzegel in volgens de instructies van het programma.

   • Als u wilt toevoegen, moet u eerst een elektronisch frankeren, bijvoorbeeld een programma dat u bij een andere provider op het Web aanschaffen kunt te installeren. Volg deze stappen voor het gebruik van elektronische postzegel: Postal bar code: U moet een letter of enveloptype selecteren dat de POSTNET-streepjescode ondersteunt. Voor het gebruik van de Postal bar code als volgt te werk:

     1. Klik op Poststreepjescode.

     2. Selecteer in het dialoogvenster Poststreepjescode invoegen de juiste adresvelden.
        
        Opmerking De optie Poststreepjescode wordt alleen weergegeven als u de Amerikaanse versie van Word gebruikt.

     3. Herhaal de stappen een en b voor alle velden die u wilt invoegen. Notities:
        

        • U kunt geen tekens voor samenvoegvelden typen ("") of invoegen met de opdracht symbool in het menu Invoegen .

        • Als de samenvoegvelden tussen accolades staan, bijvoorbeeld {MERGEFIELD Plaats}, worden veldcodes in plaats van veldresultaten. Dit heeft geen invloed op de samenvoegbewerking als u wilt in plaats daarvan worden de resultaten weergegeven, met de rechtermuisknop op de veldcode en klikt u vervolgens op Veldweergave in het snelmenu.

     Bijvoorbeeld met behulp van de voorbeelddatabase eerder getoonde uw brief bevat de velden Adresblok en GreetingLine en dus de eerste pagina wordt weergegeven met de volgende strekking:

     26 februari 2002
     
     Adresblok
     
     GreetingLine
     
     Typ hier uw brief.
     
     Met vriendelijke groet,
     
     Typ hier uw naam
     
     

   Opmerking U kunt ook de werkbalk Afdruk samenvoegen op samenvoegvelden invoegen, werken met uw hoofddocument voor samenvoegen of een samenvoegbewerking uitvoeren. De werkbalk Afdruk samenvoegen wilt weergeven, wijst u Brieven en verzendlijsten in het menu Extra en klik vervolgens op de Werkbalk Afdruk samenvoegen weergeven.
   
   
   De werkbalk Afdruk samenvoegen bevat aanvullende opdrachten die niet zijn opgenomen in de Wizard Afdruk samenvoegen taakvensters. Bijvoorbeeld, kunt u het menu Word-veld invoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen Word-velden voor het beheren van de samenvoegprocedure invoegen. U kunt bijvoorbeeld een IF-veld dat wordt tekst ingevoegd als een bepaald samenvoegveld een specifieke waarde heeft invoegen.
   
   Ook kunt u Fouten voor om uit te voeren de afdruk samenvoegen en het rapport fouten die zijn opgenomen in het hoofddocument.

De opmaak van de samengevoegde gegevens wijzigen

Als u samengevoegde gegevens wilt opmaken, moet u de samenvoegvelden in het hoofddocument opmaken. Maak de gegevens in de gegevensbron niet omdat de opmaak niet behouden blijft wanneer u de gegevens in het document samenvoegt. Als u wilt de opmaak van de samengevoegde gegevens te wijzigen, als volgt te werk:

1. Selecteer in het hoofddocument het veld met de gegevens die u opmaken wilt, inclusief de insluitende tekens voor het samenvoegveld (<> <>).

2. In Word 2003 en eerdere versies van Word, klikt u in het menu Opmaak op lettertype en selecteer vervolgens de gewenste opties.
   
   Klik op de optie die u in het vak Themalettertypen in de groep lettertype op het tabblad Start wilt in Word 2007.

Opmaak via veldcodes

Als u andere aspecten van de opmaak wilt aanpassen, drukt u op ALT + F9 om veldcodes weer te geven en voegt u schakelopties toe aan de samenvoegvelden. Als u met velden werkt, is een schakeloptie een speciale instructie waardoor een bepaalde actie wordt uitgevoerd. In het algemeen wordt een schakeloptie toegevoegd aan een veld in een resultaat te wijzigen.

Dit zijn voorbeelden van hoe u schakelopties gebruiken:

• Toevoegen zodat het getal 34987,89 als $34.987,89de schakeloptie getalnotatie (\ #).

• Als u klantnamen in hoofdletters wilt weergeven, voegt u de schakeloptie voor opmaak (\ *).

• Als u wilt controleren of de samengevoegde gegevens hetzelfde lettertype en dezelfde tekengrootte die u op het samenvoegveld toepast, voegt u de schakeloptie Charformat (\ *).

Afzonderlijke brieven persoonlijker maken

De samenvoegbewerking voltooit om te passen op afzonderlijke objecten, en vervolgens de gegevens die u in het samengevoegde document wilt bewerken. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Klik op afzonderlijke brieven bewerken.

2. Selecteer in het dialoogvenster samenvoegen naar Nieuw Document de records die u wilt samenvoegen.

3. Klik op OK.
   
   Word maakt en opent een nieuw samengevoegd document. Ook blijft het hoofddocument geopend en u kunt overschakelen naar deze als u wilt dat alle documenten wijzigen.

4. Ga naar de gegevens die u wilt bewerken en breng de gewenste wijzigingen.

5. Afdrukken of opslaan van het document, net zoals een gewoon document.

De brieven afdrukken

Gebruik een van de volgende methoden de letters om af te drukken:

• Als u de items hebt aangepast en het samengevoegde document actief is, gaat u als volgt te werk:
  

  1. In Word 2003 en eerdere versies van Word, klikt u op afdrukken in het menu bestand .
     
     In Word 2007, klikt u op de Microsoft Office-knopen klik vervolgens op afdrukken.

  2. Selecteer de gewenste opties.

• Als u wilt dat rechtstreeks afdrukken vanuit de Wizard Afdruk samenvoegen, als volgt te werk:
  

  1. Klik in stap 6 van de Wizard Afdruk samenvoegen (de samenvoeging voltooien) op afdrukken.

  2. Een van de volgende methoden te gebruiken in het dialoogvenster samenvoegen naar Printer en klik vervolgens op OK:
     

     • Als u wilt afdrukken van alle documenten, klikt u op Alles.

     • Het document dat wordt weergegeven in het documentvenster wilt afdrukken, klikt u op huidige record.

     • Om een reeks documenten wilt afdrukken, klikt u op vanen typt u de nummers van de records in de vakken van en tot .

  3. Selecteer de gewenste opties in het dialoogvenster afdrukken .

De samengevoegde brieven opslaan voor toekomstig gebruik

Als u samengevoegde brieven bewerken of deze wilt opslaan voor later gebruik wilt, kunt u ze in één document verzamelen. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Klik op afzonderlijke brieven bewerken.

2. Een van de volgende methoden te gebruiken in het dialoogvenster samenvoegen naar Nieuw Document en klik vervolgens op OK:
   

   • U kunt alle documenten samenvoegen, klikt u op Alles.

   • Om samen te voegen alleen voor het document dat u in het documentvenster ziet, klikt u op huidige record.

   • Als u wilt samenvoegen in een bereik met documenten, klikt u op vanen typt u de nummers van de records in de vakken van en tot .

3. Word opent een nieuw document dat alle afzonderlijke brieven bevat. U kunt vervolgens het document voor later gebruik opslaan net zoals een gewoon document.