De functie Afdruk samenvoegen in Word gebruiken om standaardbrieven te maken en af te drukken waarin gegevens van een Excel-werkblad worden gebruikt

Overzicht

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de functie Afdruk samenvoegen in Microsoft Word gebruikt om standaardbrieven te maken en af te drukken op basis van gegevens uit een Microsoft Excel-werkblad.

 Wanneer u de functie Afdruk samenvoegen in Word gebruikt, voegt Word een hoofddocument samen met een lijst met geadresseerden om een reeks uitvoerdocumenten te genereren:

• Het hoofddocument bevat de basistekst die in alle uitvoerdocumenten hetzelfde is. Het kan een briefhoofd, tekst en instructies in samenvoegvelden bevatten voor het invoegen van tekst (zoals namen en adressen van geadresseerden) die per uitvoerdocument verschillen.

• De adressenlijst is een database die de gegevens bevat die moeten worden samengevoegd met de uitvoerdocumenten. De adressenlijst is bijvoorbeeld een Microsoft Access-databasebestand of een Excel-werkblad.

  Deze database bestaat doorgaans uit een lijst met namen, adressen, telefoonnummers en andere categorieën persoonlijke gegevens.

• De uitvoerdocumenten zijn het resultaat van de samenvoegbewerking. De tekst in een uitvoerdocument kan in alle uitvoerdocumenten hetzelfde zijn, maar u kunt opmaak op specifieke documenten toepassen.

Stap 1: Het Excel-gegevensbestand instellen

Voordat u verdergaat met de wizard Afdruk samenvoegen, moet u ervoor zorgen dat uw Excel-werkblad goed is gestructureerd voor dit doel. Voor de gegevenstabel gelden de volgende vereisten:

• De eerste rij moet veldnamen voor elke kolom bevatten, bijvoorbeeld Titel, Aanhef, Voornaam, Voorletters, Achternaam, Adres1 en Adres2.
• Elke veldnaam moet uniek zijn.
• Elke rij moet informatie over een bepaald item bevatten. In een mailinglijst kan elke rij bijvoorbeeld informatie over een bepaalde ontvanger bevatten.
• De tabel mag geen lege rijen bevatten.

Maak het Excel-gegevensbestand en rangschik het vervolgens met behulp van de velden die u wilt gebruiken voor uw brief, zoals wordt weergegeven in het volgende voorbeeldgegevensbestand.

  Nadat u het Excel-gegevensbestand hebt gemaakt, slaat u het op en sluit u het.

Als u meer informatie wilt over het maken van een adressenlijst voor samenvoegen, klikt u op het volgende artikelnummer in de Microsoft Knowledge Base:

294688 Een adressenlijst voor Afdruk samenvoegen ontwerpen en instellen in Word 2002 en latere versies van Word

Stap 2: Het hoofddocument instellen

1. Wijs in Microsoft Office Word 2003 en in eerdere versies van Word de optie Brieven en verzendlijsten aan in het menu Extra en klik vervolgens op Wizard Afdruk samenvoegen.

   Klik in Microsoft Office Word 2007 op het tabblad Verzendlijsten op Afdruk samenvoegen starten in de groep Afdruk samenvoegen starten en klik vervolgens op Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen.

2. Klik onder Documenttype selecteren op Letters.

   Het actieve document wordt het hoofddocument. Het hoofddocument bevat de tekst en graphics die gelijk zijn voor elke versie van het samengevoegde document. Het adres van de afzender en de aanhef in een standaardbrief zijn bijvoorbeeld voor elke versie hetzelfde.

3. Klik op Volgende: Begindocument.

4. Gebruik een van de volgende methoden:

   • Begin met het document dat momenteel wordt weergegeven in het documentvenster. Klik hiervoor op Het huidige document gebruiken.

      Vervolgens kunt u de letter in het documentvenster typen of wachten totdat de wizard u vraagt dit in een latere stap te doen.

   • Begin met een sjabloon. Ga hiervoor als volgt te werk:

     1. Klik op Starten vanaf een sjabloon.

     2. Klik op Sjabloon selecteren.

     3. Selecteer op het tabblad Afdruk samenvoegen de gewenste sjabloon in het dialoogvenster Sjabloon selecteren en klik op OK.

   • Begin met een bestaand document. Ga hiervoor als volgt te werk:

     1. Klik op Bestaand document gebruiken.
     2. Selecteer in het vak Beginnen met bestaand het gewenste document en klik op Openen.
     3. Als het document niet wordt weergegeven, klikt u op Meer bestanden en vervolgens op Openen. Zoek in het dialoogvenster Openen het gewenste document en klik op Openen.

5. Klik op Volgende: Adressen selecteren.

Stap 3: De Excel-gegevensbron opgeven

1. Klik onder Geadresseerden selecteren op Een bestaande lijst gebruiken.

2. Klik op Bladeren.

3. Zoek in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren het Excel-werkblad dat u wilt gebruiken en klik erop.

    Standaard opent Word de map 'Mijn gegevensbronnen'.

4. Klik op Openen.

5. Als uw Excel-werkblad informatie bevat over meerdere tabbladen, selecteert u het tabblad met de gewenste informatie en klikt u op OK.

6. Alle items in de gegevensbron worden weergegeven in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen. Hier kunt u de lijst met geadresseerden verfijnen die u in de samenvoegbewerking wilt opnemen.

Stap 4: De geadresseerden selecteren

1. Selecteer de gewenste geadresseerden in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen. Gebruik een van de volgende methoden om dit te doen:

   • Gebruik de selectievakjes om geadresseerden toe te wijzen.

      Gebruik deze methode als u werkt met een korte adreslijst. Schakel de selectievakjes in naast de geadresseerden die u wilt opnemen en schakel vervolgens de selectievakjes uit naast de geadresseerden die u wilt uitsluiten.

     Opmerking Als u de meeste geadresseerden uit de lijst wilt opnemen in de samenvoegbewerking, klikt u op Alles selecteren en klikt u vervolgens om bepaalde records te wissen. Als u slechts een paar records in de lijst wilt opnemen, klikt u op Alles wissen en selecteert u de gewenste records.

   • Sorteer de items in de lijst.

      Deze methode is handig als u items in alfabetische of numerieke volgorde wilt weergeven. Klik op de kolomkop van het element waarop u wilt sorteren. Als u de lijst bijvoorbeeld alfabetisch wilt weergeven op achternaam, klikt u op de kolomkop Achternaam.

   • Filter de items in de lijst.

      Deze methode is handig als de lijst records bevat die u niet wilt weergeven of opnemen in de samenvoegbewerking. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u de selectievakjes gebruiken om records op te nemen of uit te sluiten, zoals eerder is beschreven. Ga als volgt te werk om de lijst te filteren:

     1. Klik op de pijl naast de kolomkop van het element waarop u wilt filteren.

     2. Klik op een van de volgende opties:

        • (Lege cellen): Met deze optie worden alle records weergegeven waarin het bijbehorende veld leeg is.
        • (Niet-leeg): met deze optie worden alle records weergegeven waarin het overeenkomstige veld informatie bevat.
        • Als de gegevensbron records bevat waarin dezelfde informatie voorkomt en als er tien of minder unieke waarden in de kolom staan, kunt u filteren op specifieke informatie. Als er bijvoorbeeld meerdere adressen zijn waarin Australië als land wordt genoemd, kunt u filteren op Australië.

   • In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen worden alleen de records weergegeven die aan de criteria voldoen. Als u alle records wilt weergeven, klikt u op (Alles).

   Notities

   • Klik op de pijl naast een kolomnaam en klik op (Geavanceerd) voor geavanceerde sorteer- en filteropties. Gebruik de tabbladen Records filteren en Records sorteren om de gewenste sorteer- of filterquery in te stellen.
   • Als u software voor adresvalidatie hebt geïnstalleerd, klikt u op Valideren in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen om de adressen van de geadresseerden te valideren.

2. Klik op OK om terug te keren naar de wizard Afdruk samenvoegen.

    In Word worden de geadresseerden gebruikt die u voor de samenvoegbewerking hebt toegewezen.

3. Klik op Volgende: Schrijf uw brief.

Stap 5: De brief voltooien en samenvoegvelden toevoegen

Als u dit nog niet hebt gedaan, typt u de tekst die u in elke standaardbrief in het hoofddocument wilt weergeven.

Samenvoegvelden invoegen

Voeg samenvoegvelden in op de plaats waar u namen, adressen en andere gegevens uit de gegevensbron wilt samenvoegen. Ga als volgt te werk om samenvoegvelden in te voegen:

1. Klik in het hoofddocument op de plaats waar u het veld wilt invoegen.

2. Voeg een van de volgende elementen in:

   • Adresblok met naam, adres en andere gegevens:

     1. Klik op Adresblok.

     2. Selecteer in het dialoogvenster Adresblok invoegen de adresonderdelen die u wilt invoegen en de gewenste opmaak en klik op OK. Als u hulp nodig hebt bij een optie, klikt u op het vraagteken en daarna op de optie.

     3. Als u hulp nodig hebt bij een optie, klikt u op het vraagteken en daarna op de optie. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt weergegeven, kunnen in Word mogelijk bepaalde gegevens niet worden gevonden die nodig zijn voor het adresblok. Klik op de pijl naast
        (niet beschikbaar) en selecteer vervolgens het veld in uw gegevensbron dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.

   • Begroetingsregel:

     1. Klik op Begroetingsregel.

     2. Selecteer de indeling voor de begroetingsregel die de aanhef, de opmaak van de naam en het afsluitende leesteken bevat.

     3. Selecteer de tekst die u wilt weergeven wanneer de naam van de geadresseerde niet kan worden herkend in Word. De naam kan bijvoorbeeld niet worden herkend in Word als de gegevensbron geen voor- en achternaam voor een geadresseerde bevat, maar wel een bedrijfsnaam.

     4. Klik op OK.

     5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt geopend, kan in Word mogelijk bepaalde informatie niet worden gevonden die nodig is voor de begroetingsregel. Klik op de pijl naast (niet beschikbaar) en selecteer het veld in uw gegevensbron dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.

   • Overige gegevensvelden:

     1. Klik op Meer items.

     2. Gebruik een van de volgende methoden:

        • Klik op Adresvelden om te kiezen uit de adresvelden die automatisch worden toegewezen aan overeenkomstige velden in uw gegevensbron, zelfs als de velden van de gegevensbron niet dezelfde naam hebben als uw velden.
        • Klik op Databasevelden om velden te selecteren die gegevens altijd rechtstreeks uit een kolom in een database halen.

     3. Klik in het vak Velden op het gewenste veld.

     4. Klik achtereenvolgens op Invoegen en op Sluiten.

     5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt geopend, kan in Word mogelijk niet alle benodigde gegevens worden gevonden om het veld in te voegen. Klik op de pijl naast (niet beschikbaar) en selecteer in de gegevensbron het veld dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.

        Opmerking Als u een veld uit de lijst met databasevelden invoegt en u later overschakelt naar een gegevensbron die geen kolom met dezelfde naam bevat, kunt Word die veldgegevens niet in het samengevoegde document invoegen.

   • Elektronische postzegels:

     Als u een elektronische postzegel wilt toevoegen, moet u eerst een programma voor het toevoegen van elektronische postzegels installeren, bijvoorbeeld een programma dat u bij een externe provider op internet kunt aanschaffen. Ga als volgt te werk om elektronische postzegels te gebruiken:

     1. Klik op Elektronische postzegel.

         Als er geen programma voor elektronische postzegels is geïnstalleerd, wordt u in Word gevraagd er een te installeren en wordt aangeboden om verbinding te maken met de volgende Microsoft Office-website:
        Online postzegels afdrukken
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. Voeg de frankering in volgens de instructies van het programma.

   • Als u een elektronische postzegel wilt toevoegen, moet u eerst een programma voor het toevoegen van elektronische postzegels installeren, bijvoorbeeld een programma dat u bij een externe provider op internet kunt aanschaffen. Ga als volgt te werk om elektronische postzegels te gebruiken:Streepjespostcode: U moet een brief- of enveloptype selecteren dat de streepjescode POSTNET ondersteunt. Ga als volgt te werk om de streepjescode voor het postadres te gebruiken:

     1. Klik op Postal Bar Code.

     2. Selecteer in het dialoogvenster Streepjescode invoegen de juiste adresvelden.

        Opmerking: De optie Postal Bar Code wordt alleen weergegeven als u de Amerikaanse versie van Word gebruikt.

     3. Herhaal stap a en b voor alle velden die u wilt invoegen. OPMERKINGEN:

        • U kunt geen tekens voor samenvoegvelden (" ") typen of deze tekens invoegen met de opdracht Symbool in het menu Invoegen.
        • Als de samenvoegvelden tussen accolades worden weergegeven, bijvoorbeeld { MERGEFIELD Plaats }, worden in Word veldcodes weergegeven in plaats van veldresultaten. Dit heeft geen invloed op de samenvoegbewerking, maar als u de resultaten in plaats van de veldcode wilt weergeven, klikt u met de rechtermuisknop op de veldcode en klikt u op Andere veldweergave in het snelmenu.

     In de hiervoor weergegeven voorbeelddatabase ziet u bijvoorbeeld dat uw brief de velden Adresblok en Begroetingsregel bevat, waardoor de eerste pagina er ongeveer als volgt uitziet:
     26 februari 2002

     Addressblock

     GreetingLine

     Typ hier uw brief.

     Met vriendelijke groeten,

     Typ hier uw naam

   Opmerking U kunt de werkbalk Afdruk samenvoegen ook gebruiken om samenvoegvelden in te voegen, met het hoofddocument voor samenvoegen te werken of een samenvoegbewerking uit te voeren. U opent de werkbalk Afdruk samenvoegen door Brieven en verzendlijsten aan te wijzen in het menu Extra en vervolgens op Werkbalk Afdruk samenvoegen weergeven te klikken.

   De werkbalk Afdruk samenvoegen bevat aanvullende opdrachten die niet zijn opgenomen in de taakvensters van de wizard Afdruk samenvoegen. U kunt bijvoorbeeld het menu Word-veld invoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen gebruiken om Word-velden in te voegen voor het beheren van het samenvoegproces. U kunt bijvoorbeeld een IF-veld invoegen waarmee alleen tekst wordt ingevoegd als een bepaald samenvoegveld een specifieke waarde bevat.

   U kunt ook op Controleren op fouten klikken om de samenvoegbewerking in Word uit te voeren en eventuele fouten in het hoofddocument te rapporteren.

De opmaak van de samenvoeggegevens wijzigen

Als u samengevoegde gegevens wilt opmaken, moet u de samenvoegvelden opmaken in het hoofddocument. Als u de gegevens opmaakt in de gegevensbron, blijft de opmaak niet behouden wanneer u de gegevens samenvoegt met het document. Ga als volgt te werk om de opmaak van samenvoeggegevens te wijzigen:

1. Selecteer in het hoofddocument het veld met de gegevens die u wilt opmaken, inclusief de tekens voor het omsluitende samenvoegveld (<<>>).

2. In Word 2003 en eerdere versies van Word klikt u op Lettertype in het menu Opmaak en selecteert u vervolgens de gewenste opties.

   Klik in Word 2007 op de gewenste optie in het vak Themalettertypen in de groep Lettertype op het tabblad Start.

Opmaak via veldcodes

Voor het beheer van andere aspecten van de opmaak drukt u op Alt+F9 om veldcodes weer te geven en voegt u schakelopties toe aan de samenvoegvelden. Wanneer u werkt met velden, is een schakeloptie een speciale instructie waardoor een bepaalde actie wordt uitgevoerd. Meestal wordt een schakeloptie aan een veld toegevoegd om een resultaat te wijzigen.

Hieronder vindt u voorbeelden van het gebruik van schakelopties:

• Als u het getal 34987,89 wilt weergeven als $ 34.987,89, voegt u de schakeloptie voor getalnotatie (\#) toe.
• Als u de namen van klanten in hoofdletters wilt afdrukken, voegt u de schakeloptie voor opmaak (\*) toe.
• Als u ervoor wilt zorgen dat de samengevoegde gegevens hetzelfde lettertype en dezelfde puntgrootte hebben als het samenvoegveld, voegt u de schakeloptie voor tekenopmaak (\*) toe.

Stap 6: Het document opslaan

Nadat u het hoofddocument hebt voltooid en alle samenvoegvelden hebt ingevoegd, moet u het document opslaan voordat u verdergaat. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. In Word 2003 en eerdere versies van Word klikt u op Opslaan als in het menu Bestand.

   Klik in Word 2007 op de Microsoft Office-knop en klik vervolgens op Opslaan als.

2. Geef het document een naam en klik op Opslaan.

3. Klik op Volgende: Een voorbeeld van uw brieven bekijken.

Stap 7: Een voorbeeld van de brieven bekijken en de adressenlijst Fine-Tune

Wanneer in de wizard het taakvenster Stap 5 Afdruk samenvoegen wordt weergegeven, worden alle samenvoegvelden in het hoofddocument met de werkelijke tekst uit het eerste item in de adressenlijst vervangen. Zo kunt u zien hoe uw eerste uitvoerdocument eruit zal zien.

 Als u bijvoorbeeld de voorbeelddatabase eerder gebruikt, zou de eerste pagina eruit moeten zien als de volgende pagina nadat u op Volgende klikt: Een voorbeeld van uw brieven bekijken:

26 februari 2002

Andrew Fuller
908 W. Capital Way
Tacoma 98401

 Beste Andrew Fuller,

Typ hier uw brief.

Met vriendelijke groeten,

Typ hier uw naam Gebruik een van de volgende methoden om meer items te bekijken:

• Als u de items in volgorde wilt weergeven, klikt u op de pijl-links of pijl-rechts.
• Als u een specifiek item wilt zoeken en een voorbeeld wilt bekijken, klikt u op Een geadresseerde zoeken en geeft u de zoekcriteria op in het dialoogvenster Item zoeken.

Pas de adressenlijst indien gewenst aan. Gebruik een van de volgende methoden om dit te doen:

• Als u een bepaalde geadresseerde van de samenvoegbewerking wilt uitsluiten, klikt u op Deze geadresseerde uitsluiten.
• Als u de lijst met geadresseerden wilt wijzigen, klikt u op Adressenlijst bewerken en brengt u eventuele wijzigingen aan in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen.

Stap 8: De samenvoegbewerking voltooien

Gebruik een van de volgende methoden om het samenvoegen te voltooien.

Afzonderlijke brieven personaliseren

Als u afzonderlijke items wilt aanpassen, voltooit u de samenvoegbewerking en bewerkt u vervolgens de gewenste gegevens in het resulterende samengevoegde document. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Klik op Afzonderlijke brieven bewerken.

2. Selecteer in het dialoogvenster Samenvoegen naar nieuw document de records die u wilt samenvoegen.

3. Klik op OK.

    In Word wordt een nieuw samengevoegd document gemaakt en geopend. Uw hoofddocument blijft eveneens geopend, zodat u naar dit document kunt overschakelen als u alle documenten wilt wijzigen.

4. Ga naar de gegevens die u wilt bewerken en breng de gewenste wijzigingen aan.

5. Druk het document af of sla het op, net zoals een gewoon document.

De brieven afdrukken

Gebruik een van de volgende methoden om de brieven af te drukken:

• Als u de items hebt aangepast en het samengevoegde document actief is, voert u de volgende stappen uit:

  1. In Word 2003 en eerdere versies van Word klikt u op Afdrukken in het menu Bestand.

     Klik in Word 2007 op de Microsoft Office-knop en klik vervolgens op Afdrukken.

  2. Selecteer de gewenste opties.

• Als u rechtstreeks vanuit de wizard Afdruk samenvoegen wilt afdrukken, gaat u als volgt te werk:

  1. Klik in stap 6 van de wizard Afdruk samenvoegen (samenvoegen voltooien) op Afdrukken.

  2. Gebruik in het dialoogvenster Samenvoegen naar printer een van de volgende methoden en klik vervolgens op OK:

     • Klik op Alle om alle documenten af te drukken.
     • Als u het document in het documentvenster wilt afdrukken, klikt u op Huidige record.
     • Als u een reeks documenten wilt afdrukken, klikt u op Van en typt u de recordnummers in de vakken Van en Tot.

  3. Selecteer de gewenste opties in het dialoogvenster Afdrukken.

De samengevoegde brieven opslaan voor later gebruik

Als u samengevoegde brieven wilt bewerken of wilt opslaan voor later gebruik, kunt u deze in één document verzamelen. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Klik op Afzonderlijke brieven bewerken.

2. Gebruik een van de volgende methoden in het dialoogvenster Samenvoegen naar nieuw document en klik vervolgens op OK:

   • Klik op Alle als u alle documenten wilt samenvoegen.
   • Klik op Huidige record als u alleen het document in het documentvenster wilt samenvoegen.
   • Als u een reeks documenten wilt samenvoegen, klikt u op Van en typt u vervolgens de recordnummers in de vakken Van en Tot.

3. In Word wordt een nieuw document geopend dat alle afzonderlijke letters bevat. U kunt het document vervolgens opslaan voor later gebruik, net zoals een gewoon document.

Meer informatie

Klik op de volgende artikelnummers in de Microsoft Knowledge Base voor meer informatie:

318117 Adressen uit een Excel-werkblad gebruiken om etiketten te maken in Word

318115 Een standaardbrief maken met behulp van informatie uit een Access-database in Word 2002

318112 Adressen uit een Access 2002-database gebruiken om etiketten te maken in Word 2002

294686 Afdruk samenvoegen gebruiken om een op categorie gesorteerde lijst te maken in Word 2002 en latere versies van Word

290408 Veelgestelde vragen over Afdruk samenvoegen in Word 2002

294688 Een adressenlijst voor Afdruk samenvoegen ontwerpen en instellen in Word 2002 en latere versies van Word

294693 Afdruk samenvoegen gebruiken om een adreslijst te maken in Word 2002 en latere versies van Word

294683 Afdruk samenvoegen gebruiken om standaardbrieven te maken in Word 2002 en in latere versies van Word