De records met de jongste of oudste datums zoeken

Regels voor het maken en gebruiken van top-waardenquery's

U kunt een top-waardenquery maken door eerst een selectiequery te maken. Afhankelijk van de gewenste resultaten, kunt u een sorteervolgorde op de query toepassen of de query omzetten in een totalenquery. Als u de query omzet, gebruikt u vervolgens een statistische functie, zoals Max of Min om de hoogste of de laagste waarde als resultaat te geven, of Eerste of Laatste om de vroegste of laatste datum als resultaat te geven. U gebruikt totalenquery's en statistische functies alleen wanneer u gegevens wilt vinden die zich in een set met groepen of categorieën bevinden. Stel dat u de verkoopcijfers voor een bepaalde datum nodig hebt voor elke plaats waarin uw bedrijf actief is. De plaatsen worden in dit geval categorieën (u moet de gegevens per plaats zoeken), zodat u een totalenquery kunt gebruiken.

Vergeet niet dat uw query's (ongedacht het querytype) velden moeten gebruiken die beschrijvende gegevens bevatten, zoals klantnamen, en ook een veld met de datumwaarden die u wilt vinden. Daarnaast moeten de datumwaarden zijn opgenomen in veld waarvoor het gegevenstype Datum/tijd is ingesteld. De query's die in dit artikel worden beschreven, mislukken als u deze probeert uit te voeren op datumwaarden in een veld Korte tekst. Als u een totalenquery wilt gebruiken, moeten de gegevensvelden bovendien categoriegegevens bevatten, zoals een plaats of het veld Land/regio.

Kiezen tussen een top-waardenquery en een filter

Ga als volgt te werk om te bepalen of u een top-waardenquery moet maken of beter een filter kunt toepassen:

• Als u de records met de meest recente of laatste datum in een veld wilt opvragen en u de exacte datumwaarden niet kent of deze niet van belang zijn, maakt u een top-waardenquery.

• Als u alle records wilt opvragen geven waarvan de datum gelijk is aan, eerder is dan of later is dan een specifieke datum, gebruikt u een filter. Als u bijvoorbeeld de datums voor verkopen tussen april en juli wilt weergeven, past u een filter toe. In dit onderwerp vindt u geen uitgebreide beschrijving van het gebruik van filters.

  Zie het artikel Een filter toepassen om geselecteerde records in een Access-database weer te geven voor meer informatie over het maken en gebruiken van filters.

Naar boven

Een top-waardenquery maken

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.

2. Klik in het dialoogvenster op de tabel die u in de query wilt gebruiken, klik op Toevoegen om de tabel in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie te plaatsen en klik vervolgens op Sluiten.

   -of-

   Dubbelklik op de tabel en klik vervolgens op Sluiten.

   Als u de voorbeeldgegevens gebruikt die worden vermeld in de vorige sectie, voegt u de tabel Werknemers toe aan de query.

3. Voeg de velden die u in de query wilt gebruiken aan het ontwerpraster toe. U kunt op elk veld dubbelklikken of elk veld slepen en in een lege cel in de rij Veld neerzetten.

   Als u de voorbeeldtabel gebruikt, voegt u de velden Voornaam, Achternaam en Geboortedatum toe.

4. In het veld dat de hoogste of laagste waarden bevat (het veld Geboortedatum als u de voorbeeldtabel gebruikt) klikt u op de rij Sorteren en selecteert u Oplopend of Aflopend.

   Als u het veld in aflopende volgorde sorteert, wordt de meest recente datum als resultaat gegeven en als u op oplopende waarde sorteert, wordt de vroegste datum als resultaat gegeven.

   Belangrijk: Stel in de rij Sorteren alleen een waarde in voor de velden die de datums bevatten. Als u een sorteervolgorde voor een ander veld opgeeft, retourneert de query niet de gewenste resultaten.

5. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Query-instelling op de pijl-omlaag naast Alle (de lijst Topwaarden ) en voer het aantal records in dat u wilt zien of selecteer een optie in de lijst.

6. Klik op uitvoeren om de query uit te voeren en de resultaten weer te geven in de gegevensbladweergave.

7. Sla de query op en houd deze geopend voor gebruik in de volgende stappen.

U kunt zien dat met dit type top-waardenquery eenvoudige vragen kunnen worden beantwoord, zoals wie de oudste of jongste persoon in het bedrijf is. Aan de hand van de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u expressies en andere criteria kunt gebruiken om de query krachtiger en flexibeler te maken. Met de criteria in de volgende stap worden de komende drie verjaardagen van werknemers als resultaat gegeven.

Criteria toevoegen aan de query

1. Open de query die u in de vorige stappen hebt gemaakt en schakel over naar de ontwerpweergave.

2. Kopieer de volgende expressie en plak deze in het queryontwerpraster in de kolom rechts van de kolom Geboortedatum (u kunt de expressie ook typen): Expr1: DatePart("m",[Geboortedatum]). Klik vervolgens op Uitvoeren.

   Met de functie DatePart wordt het maandgedeelte van het veld Geboortedatum opgehaald.

3. Schakel over naar de ontwerpmodus.

4. Plak of typ deze expressie rechts van uw eerste expressie: Expr2: DatePart("d",[Geboortedatum]). Klik vervolgens op Uitvoeren.

   In dit geval wordt met de functie DatePart het datumgedeelte van het veld Geboortedatum opgehaald.

5. Schakel over naar de ontwerpmodus.

6. Schakel de selectievakjes in de rij Weergeven uit voor beide expressies die u zojuist hebt ingevoerd, klik op de rij Sorteren voor elke expressie en selecteer vervolgens Oplopend.

7. Klik op Uitvoeren.

8. Desgewenst kunt u een criterium opgeven om het bereik van de query te beperken. In dat geval worden alleen de records gesorteerd die voldoen aan het criterium en worden binnen de gesorteerde lijst de hoogste of laagste veldwaarden opgehaald.

   Als u wilt doorgaan met de voorbeeldgegevens, schakelt u over naar de ontwerpweergave. Typ de volgende expressie in de rij Criteria van de kolom Geboortedatum:

   Month([Geboortedatum]) > Month(Date()) Or Month([Geboortedatum])= Month(Date()) And Day([Geboortedatum])>Day(Date())

   Met deze expressie gebeurt het volgende: Deze expressie heeft het volgende resultaat: het gedeelte Month([Geboortedatum]) > Month(Date()) van de expressie controleert of de geboortemaand van de werknemers valt in een maand die nog moet komen en als dit het geval is, worden die records in de query opgenomen. Het gedeelte Month([Geboortedatum])= Month(Date()) And Day([Geboortedatum])>Day(Date()) van de expressie controleert of de geboortedatum in de huidige maand op of na de huidige dag vallen. Als dit het geval is, worden die records in het queryresultaat opgenomen. Kort samengevat: deze expressie zorgt er dus voor dat de records met een geboortedatum tussen 1 januari en de datum waarop u de query uitvoert, worden genegeerd.

   Zie Voorbeelden van querycriteria voor meer voorbeelden van querycriteriaexpressies.

9. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Query-instelling op de pijl-omlaag naast Alle (de lijst Topwaarden ) en voer het aantal records in dat u wilt zien of selecteer een optie in de lijst.

   Als u de volgende drie verjaardagen wilt weergeven, klikt u op 3.

10. Klik op uitvoeren om de query uit te voeren en de resultaten weer te geven in de gegevensbladweergave.

De totalenquery maken

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.

2. Dubbelklik op de tabellen die u wilt gebruiken. Elke tabel wordt in het bovenste gedeelte van de ontwerpweergave weergegeven.

   Als u de bovenstaande voorbeeldtabellen gebruikt, moet u de tabellen Evenementen en Evenementtypen toevoegen.

3. Dubbelklik op de tabelvelden die u in de query wilt gebruiken. Zorg ervoor dat u nu alleen de groeps- of categorievelden en het waardeveld aan de query toevoegt.

   Als u de voorbeeldgegevens in de drie eerder besproken tabellen gebruikt, voegt u het veld Evenementtype uit de tabel Evenementtype of het veld Evenementdatum uit de tabel Evenementen toe.

4. Desgewenst kunt u een criterium opgeven om het bereik van de query te beperken. Alleen records die voldoen aan het criterium worden dan gesorteerd, en hoogste en laagste veldwaarden worden binnen de gesorteerde lijst vastgesteld.

   Als u bijvoorbeeld evenementen in de categorie Privéfeest als resultaat wilt geven, typt u deze expressie in de rij Criteria van de kolom Evenementtype: <> "Privéfeest".

   Zie Voorbeelden van querycriteria voor meer voorbeelden van querycriteriaexpressies.

5. Ga als volgt te werk om de query om te zetten in een totalenquery:

   Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Weergeven/verbergen op Totalen.

   De rij Totalen wordt in het ontwerpraster weergegeven.

6. Zorg ervoor dat de rij Totalen van elk groeps- of categorieveld is ingesteld op Groeperen op en stel de rij Totalen van het waardeveld (het veld met de hoogste of laagste waarden) in op Max of Min.

   Max geeft de hoogste waarde in een numeriek veld en de meest recente datum of tijd in een datum-/tijdveld als resultaat. Min geeft de laagste waarde in een numeriek veld en de vroegste datum of tijd in een datum-/tijdveld als resultaat.

7. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Query-instelling op de pijl-omlaag naast Alle (de lijst Topwaarden ) en voer het aantal records in dat u wilt zien of selecteer een optie in de lijst.

   In dit geval selecteert u Alles en klikt u op Uitvoeren om de resultaten in de gegevensbladweergave weer te geven.

   Opmerking: Afhankelijk van de functie die u in stap 6 hebt gekozen, wijzigt Access de naam van het waardeveld in de query in MaxOfFieldName of MinOfFieldName. Als u de voorbeeldtabellen gebruikt, wijzigt Access de naam van het veld MaxOfEvent Date of MinOfEvent Date.

8. Sla de query op en ga verder met de volgende stappen.

In de queryresultaten worden geen productnamen of andere gegevens over de producten weergegeven. Als u aanvullende gegevens wilt weergeven, moet u een tweede query maken waarin de zojuist gemaakte query is opgenomen. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u dit doet.

Een tweede query maken om meer gegevens weer te geven

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.

2. Klik op het tabblad Query's en dubbelklik vervolgens op de totalenquery die u in de vorige sectie hebt gemaakt.

3. Klik op het tabblad Tabellen en voeg de tabellen toe die u hebt gebruikt in uw totalenquery en voeg ook tabellen toe die andere gerelateerde gegevens bevatten. Als u de voorgaande drie voorbeeldtabellen gebruikt, voegt u de tabellen Gebeurtenistype, Gebeurtenis en Klanten toe aan uw nieuwe query.

4. Koppel de velden in de totalenquery aan de bijbehorende velden in de bovenliggende tabellen. Hiervoor sleept u elk veld in de totalenquery naar het bijbehorende veld in de tabel.

   Als u de voorbeeldgegevens uit de drie tabellen gebruikt, sleept u de kolom Evenementtype in de totalenquery naar het veld Evenementtype in de tabel Evenementtype. Vervolgens sleept u de MaxVanEvenementdatum in de totalenquery naar het veld Evenementdatum in de tabel Evenementen. Als u deze koppelingen maakt, kunnen de gegevens in de totalenquery en de gegevens in de andere tabellen worden samengevoegd met de nieuwe selectiequery.

5. Voeg de extra beschrijvende velden uit de andere tabellen toe aan de query.

   Als u de voorbeeldgegevens uit de drie tabellen gebruikt, kunt u de velden Bedrijf en Contactpersoon uit de tabel Klanten toevoegen.

6. Geef desgewenst een sorteervolgorde voor een of meer kolommen op. Als u de categorieën bijvoorbeeld in alfabetische volgorde wilt weergeven, stelt u de rij Sorteren van de kolom Evenementtype in op Oplopend.

7. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Resultaten op Uitvoeren.

   De resultaten van de query worden weergegeven in de gegevensbladweergave.

Naar boven

De tabelmaakquery maken

1. Open de top-waardenquery in de ontwerpweergave:

   Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Querytype op Tabel maken.

   Het dialoogvenster Tabel maken wordt weergegeven.

2. Typ in het vak Tabelnaam een naam voor de tabel waarin u de records met de hoogste en laagste waarden wilt opslaan. Typ bijvoorbeeld Records hoogste en laagste waarden en klik vervolgens op OK.

   Wanneer u de query uitvoert, worden de resultaten niet weergegeven in de gegevensbladweergave, maar wordt in plaats daarvan een tabel gemaakt en de hoogste waarde vervangen door de actuele gegevens.

3. Sla de query op en sluit deze.

Een toevoegquery maken

1. Open de laagste-waardenquery in de ontwerpweergave:

   Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Querytype op Toevoegen.

2. Het dialoogvenster Toevoegen wordt geopend.

3. Typ dezelfde naam als die u hebt opgegeven in het dialoogvenster Tabel maken.

   Typ bijvoorbeeld Records hoogste en laagste waarden en klik vervolgens op OK. Wanneer u de query uitvoert, worden de resultaten niet weergegeven in de gegevensbladweergave, maar worden de records in plaats daarvan toegevoegd aan de tabel Records hoogste en laagste waarden.

4. Sla de query op en sluit deze.

De query's uitvoeren

• U kunt de twee query's nu uitvoeren. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de bovenste waardequery en klik op Ja wanneer Access hierom wordt gevraagd. Dubbelklik vervolgens op de query Onderste waarde en klik op Ja wanneer Access hierom wordt gevraagd.

• Open de tabel Records hoogste en laagste waarden in de gegevensbladweergave.

De actie of gebeurtenis is geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld.

Als dit bericht wordt weergegeven, gaat u als volgt te werk:

• Selecteer Deze inhoud inschakelen en klik vervolgens op OK.

• Voer de query nogmaals uit.

Naar boven