Met de wizard Exporteren kunt u gegevens van een Access database exporteren naar in een bestandsindeling die kan worden gelezen door Excel. In dit artikel leest u hoe u uw gegevens voorbereidt en exporteert naar Excel en vindt u ook enkele tips voor het oplossen van veelvoorkomende problemen die kunnen optreden.
In dit artikel
Gegevens exporteren naar Excel: de basisbeginselen
Wanneer u gegevens exporteert naar Excel, maakt Access een kopie van de geselecteerde gegevens en slaat de gekopieerde gegevens vervolgens op in een bestand dat kan worden geopend in Excel. Als u gegevens van Access regelmatig naar Excel kopieert, kunt u de details van een exportbewerking opslaan voor toekomstig gebruik en zelfs plannen dat de exportbewerking automatisch met ingestelde intervallen wordt uitgevoerd.
Algemene scenario's voor het exporteren van gegevens naar Excel
-
Uw afdeling of werkgroep gebruikt zowel Access als Excel om met gegevens te werken. U slaat de gegevens op in Access databases, maar u gebruikt Excel om de gegevens te analyseren en de resultaten van uw analyse te distribueren. Uw team exporteert momenteel gegevens naar Excel wanneer dat nodig is, maar u wilt dit proces efficiënter maken.
-
U bent al lange tijd een gebruiker van Access, maar uw manager werkt liever met gegevens in Excel. Met regelmatige tussenpozen kopieert u de gegevens naar Excel, maar u wilt dit proces automatiseren om uzelf tijd te besparen.
Gegevens exporteren naar Excel
-
Access bevat geen opdracht Opslaan als voor de Excel indeling. Als u gegevens naar Excel wilt kopiëren, moet u de functie Exporteren gebruiken die in dit artikel wordt beschreven. U kunt ook Access gegevens naar het klembord kopiëren en deze vervolgens in een Excel spreadsheet plakken.
-
U kunt een tabel, query, formulier of rapport exporteren. U kunt ook geselecteerde records exporteren in een weergave met meerdere records, zoals een gegevensblad.
-
Excel bevat een opdracht voor het importeren van gegevens uit een Access database. U kunt deze opdracht gebruiken in plaats van de exportopdracht in Access; Met de opdracht Excel import kunt u echter alleen tabellen of query's importeren. Zie het Excel Help-artikel Verbinding maken met externe gegevens (importeren) voor meer informatie.
-
U kunt geen macro's of modules exporteren naar Excel. Wanneer u een formulier, rapport of gegevensblad exporteert dat subformulieren, subrapporten of subgegevensbladen bevat, wordt alleen het hoofdformulier, hoofdrapport of het hoofdgegevensblad geëxporteerd. U moet de exportbewerking herhalen voor elk subformulier, subrapport en subgegevensblad dat u wilt exporteren naar Excel.
-
U kunt slechts één databaseobject per exportbewerking exporteren. U kunt echter meerdere werkbladen samenvoegen in Excel nadat u de afzonderlijke exportbewerkingen hebt voltooid.
Voorbereiden op de exportbewerking
Voordat u een exportprocedure uitvoert, is het een goed idee de gegevens die u wilt exporteren te controleren, om er zeker van te zijn dat deze geen foutindicatoren of foutwaarden bevatten. Als er fouten zijn, probeert u deze op te lossen voordat u de gegevens exporteert naar Excel. Anders kunnen er problemen optreden tijdens de exportbewerking en kunnen null-waarden worden ingevoegd in cellen in het Excel werkblad. Zie de sectie Problemen met ontbrekende en onjuiste waarden oplossen voor meer informatie over problemen die kunnen optreden bij het exporteren naar Excel.
Als het bronobject een tabel of een query is, moet u beslissen of u de gegevens met of zonder opmaak wilt exporteren. Deze beslissing is van invloed op twee aspecten van de resulterende werkmap: de hoeveelheid gegevens die wordt geëxporteerd en de weergave-indeling van de gegevens. In de volgende tabel wordt het resultaat van het exporteren van gegevens met en zonder opmaak beschreven.
|
Exporteren |
Bronobject |
Velden en records |
Opmaak |
|---|---|---|---|
|
Zonder opmaak |
Tabel of query Opmerking: Formulieren en rapporten kunnen niet zonder opmaak worden geëxporteerd. |
Alle velden en records in het onderliggende object worden geëxporteerd. |
De instellingen van de eigenschap Notatie worden tijdens de bewerking genegeerd. Voor opzoekvelden worden alleen de waarden van de opzoek-id's geëxporteerd. Voor hyperlinkvelden wordt de inhoud geëxporteerd als tekstkolom waarin de koppelingen worden weergegeven in de indeling weergavetekst#adres#. |
|
Met opmaak |
Tabel, query, formulier of rapport |
Alleen velden en records die worden weergegeven in de huidige weergave of het huidige object worden geëxporteerd. Gefilterde records, verborgen kolommen in een gegevensblad en velden die niet worden weergegeven op een formulier of rapport worden niet geëxporteerd. |
De wizard houdt rekening met de instellingen van de eigenschap Notatie. Voor opzoekvelden worden de opzoekwaarden geëxporteerd. Voor hyperlinkvelden worden de waarden geëxporteerd als hyperlinks. Voor velden met tekst met opmaak wordt de tekst geëxporteerd, maar niet de opmaak. |
Kies de doelwerkmap en de bestandsindeling. Rapporten kunnen alleen worden geëxporteerd in de oudere *.xls-bestandsindeling en niet in de nieuwere *.xlsx-bestandsindeling.
Tijdens de exportbewerking wordt u Access gevraagd de naam van de doelwerkmap op te geven. In de volgende tabel wordt een overzicht gegeven van wanneer een werkmap wordt gemaakt (als deze nog niet bestaat) en wanneer deze wordt overschreven (als deze al bestaat).
|
Als de doelwerkmap |
En het bronobject is |
En u wilt dit exporteren |
Dan gebeurt het volgende |
|---|---|---|---|
|
Niet bestaat |
Een tabel, query, formulier of rapport |
De gegevens, met of zonder de opmaak |
De werkmap wordt gemaakt tijdens de exportbewerking. |
|
Al bestaat |
Een tabel of query |
De gegevens, maar niet de opmaak |
De werkmap wordt niet overschreven. Er wordt een nieuw werkblad toegevoegd aan de werkmap, dat de naam krijgt van het object van waaruit gegevens worden geëxporteerd. Als er al een werkblad met die naam in de werkmap voorkomt, wordt u Access gevraagd de inhoud van het bijbehorende werkblad te vervangen of een andere naam op te geven voor het nieuwe blad. |
|
Al bestaat |
Een tabel, query, formulier of rapport |
De gegevens, inclusief de opmaak |
De werkmap wordt overschreven door de geëxporteerde gegevens. Alle bestaande werkbladen worden verwijderd en er wordt een nieuw werkblad gemaakt met dezelfde naam als het geëxporteerde object. De gegevens in het Excel werkblad nemen de opmaakinstellingen van het bronobject over. |
De gegevens worden altijd toegevoegd in een nieuw werkblad. U kunt de gegevens niet toevoegen aan een bestaand werkblad of benoemd bereik.
De exportbewerking uitvoeren
-
Als de doel- Excel werkmap is geopend, sluit u deze voordat u doorgaat.
-
Selecteer het object dat u wilt exporteren in het navigatiedeelvenster van de brondatabase.
Alleen een deel van de gegevens exporteren
Als het object een tabel, query of formulier is en u slechts een deel van de gegevens wilt exporteren, opent u het object in de gegevensbladweergave en selecteert u de gewenste records.
Een formulier openen in de gegevensbladweergave:
-
Dubbelklik op het formulier om het te openen.
-
Klik met de rechtermuisknop op het formulier en klik vervolgens op Gegevensbladweergave. Als deze optie niet beschikbaar is:
-
Klik op Ontwerpweergave.
-
Druk op F4 om het Eigenschappenvenster weer te geven.
-
Selecteer Formulier in de vervolgkeuzelijst bovenaan in het Eigenschappenvenster.
-
Stel de eigenschap Gegevensbladweergave toestaan op het tabblad Opmaak van het Eigenschappenvenster in op Ja.
-
Klik in de groep Weergaven van het tabblad Ontwerp op Gegevensbladweergave.
Opmerking: Het is niet mogelijk om een gedeelte van een rapport te exporteren. Wel kunt u de tabel of de query openen waarop het rapport is gebaseerd, en vervolgens een gedeelte van de gegevens in het desbetreffende object exporteren..
-
-
-
Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren op Excel.
-
Controleer in het dialoogvenster Exporteren - Excel Spreadsheet de voorgestelde bestandsnaam voor de Excel werkmap (Access de naam van het bronobject gebruikt). U kunt desgewenst deze bestandsnaam wijzigen.
-
Selecteer in het vak Bestandsindeling de gewenste bestandsindeling.
-
Als u een tabel of query met opgemaakte gegevens wilt exporteren, schakelt u het selectievakje Gegevens exporteren met opmaak en indeling in. Zie voor meer informatie het gedeelte De exportbewerking voorbereiden.
Opmerking: Als u een formulier of rapport exporteert, is deze optie altijd geselecteerd, maar niet beschikbaar (wordt grijs weergegeven).
-
Als u de doel- Excel werkmap wilt weergeven nadat de exportbewerking is voltooid, schakelt u het selectievakje Het doelbestand openen nadat de exportbewerking is voltooid in.
Indien het bronobject is geopend en u voorafgaand aan het starten van de exportbewerking een of meer records in de weergave hebt geselecteerd, kunt u het selectievakje Alleen de geselecteerde records exporteren inschakelen. Als u alle records in de weergave wilt exporteren, laat u dit selectievakje uitgeschakeld.
Opmerking: Als er geen records zijn geselecteerd, blijft dit selectievakje niet beschikbaar (grijs weergegeven)..
-
Klik op OK.
Als de exportbewerking mislukt vanwege een fout, wordt Access een bericht weergegeven waarin de oorzaak van de fout wordt beschreven. Anders exporteert Access de gegevens en opent u, afhankelijk van uw selectie in stap 7, de doelwerkmap in Excel. Access geeft vervolgens een dialoogvenster weer waarin u een specificatie kunt maken waarin de details van de exportbewerking worden gebruikt.
Wat moet ik nog meer weten over exporteren?
-
Zie het artikel Details van een import- of exportbewerking als specificatie opslaan voor meer informatie over hoe u de details van de exportbewerking kunt opslaan in een specificatie voor toekomstig gebruik.
-
Voor meer informatie over het uitvoeren van opgeslagen exportspecificaties, raadpleegt u het artikel Een opgeslagen import- of exportbewerking uitvoeren.
-
Zie het artikel Een import- of exportbewerking plannenvoor informatie over het plannen van de uitvoer van specificaties op bepaalde momenten.
-
Zie het artikelGegevenstaken beheren voor informatie over het wijzigen van de naam van een specificatie, het verwijderen van specificaties of het bijwerken van de namen van bronbestanden in specificaties.
Problemen met ontbrekende en onjuiste waarden oplossen
In de volgende tabel worden verschillende manier beschreven waarop veel voorkomende fouten kunnen worden opgelost.
Tip: Als u merkt dat er slechts enkele waarden ontbreken, kunt u deze herstellen in de Excel werkmap. Los anders het bronobject in de Access-database op en herhaal de exportbewerking.
|
Probleem |
Beschrijving en oplossing |
|---|---|
|
Berekende velden |
De resultaten van berekende velden worden geëxporteerd. De onderliggende expressies die de berekeningen uitvoeren, worden niet geëxporteerd. |
|
Velden met meerdere waarden |
Velden die meerdere waarden mogen bevatten, worden geëxporteerd als een lijst met waarden, gescheiden door puntkomma's (;). |
|
Foto's, objecten en bijlagen |
Grafische elementen (bijvoorbeeld een logo, de inhoud van een OLE-objectveld of een bijlage die deel uitmaakt van de brongegevens) worden niet geëxporteerd. U kunt ze na het voltooien van de exportbewerking handmatig aan het werkblad toevoegen. |
|
Grafiek |
Wanneer u een formulier of rapport exporteert dat een Microsoft Graph-object bevat, wordt het grafiekobject niet geëxporteerd. |
|
Gegevens in de verkeerde kolom |
Null-waarden in het nieuwe werkblad worden soms vervangen door de gegevens die in de volgende kolom zouden moeten staan. |
|
Ontbrekende datumwaarden |
Datumwaarden vóór 1 januari 1900 worden niet geëxporteerd. De corresponderende cellen in het werkblad zullen in dat geval een null-waarde bevatten. |
|
Ontbrekende expressies |
Expressies die worden gebruikt om waarden te berekenen, worden niet geëxporteerd naar Excel. Alleen de resultaten van de berekeningen worden geëxporteerd. Voeg de formule handmatig toe aan het werkblad Excel nadat u de exportbewerking hebt voltooid. |
|
Ontbrekende subformulieren, subrapporten en subgegevensbladen |
Als u een formulier, rapport of gegevensblad exporteert, wordt alleen het hoofdformulier, hoofdrapport of hoofdgegevensblad geëxporteerd. U moet de exportbewerking herhalen voor elk subformulier, subrapport en subgegevensblad dat u wilt exporteren. |
|
Ontbrekende of onjuist opgemaakte kolommen |
Indien geen van de kolommen in het nieuwe werkblad van opmaak is voorzien, kunt u het beste de exportbewerking herhalen en controleren of het selectievakje Gegevens exporteren met opmaak en indeling is ingeschakeld in de wizard. Als daarentegen slechts enkele kolommen anders lijken te zijn opgemaakt dan de versies in het bronobject, past u de gewenste opmaak handmatig toe in Excel. Een kolom opmaken in Excel
|
|
De waarde '#' in een kolom |
Het kan zijn dat u de waarde # in een kolom ziet staan die correspondeert met een Ja/nee-veld in een formulier. Dit kan gebeuren als u de exportbewerking start vanuit het navigatiedeelvenster of in de formulierweergave. U kunt dit oplossen door het formulier te openen in de gegevensbladweergave voordat u de gegevens exporteert. |
|
Foutindicatoren of foutwaarden |
Controleer de cellen op foutindicatoren (groene driehoekjes in de hoeken) of foutwaarden (tekenreeksen die beginnen met het teken # in plaats van de juiste gegevens). |
