Met de wizard Exporteren kunt u gegevens uit een Access-database exporteren in een bestandsindeling die door Excel kan worden gelezen. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u uw gegevens kunt voorbereiden en exporteren naar Excel. Daarnaast krijgt u enkele tips voor het oplossen van problemen die kunnen optreden.
In dit artikel
Gegevens exporteren naar Excel: de basisbeginselen
Wanneer u gegevens exporteert naar Excel, wordt in Access een kopie gemaakt van de opgeslagen gegevens, waarna de gekopieerde gegevens worden opgeslagen in een bestand dat in Excel kan worden geopend. Als u regelmatig gegevens van Access naar Excel kopieert, kunt u de details van een exportbewerking opslaan voor toekomstig gebruik en zelfs instellen dat de exportbewerking op geplande tijdstippen automatisch wordt uitgevoerd.
Gebruikelijke scenario's voor het exporteren van gegevens naar Excel
-
Uw afdeling of werkgroep gebruikt zowel Access als Excel om met gegevens te werken. U slaat de gegevens op in Access-databases, maar u gebruikt Excel voor het analyseren van de gegevens en het distribueren van de resultaten van uw analyse. Uw team exporteert momenteel gegevens naar Excel wanneer dat nodig is, maar u wilt dit proces efficiënter maken.
-
U werkt al lang met Access, maar uw manager geeft er de voorkeur aan met gegevens te werken in Excel. Met regelmatige tussenpozen kopieert u de gegevens naar Excel, maar u wilt dit proces automatiseren om uzelf tijd te besparen.
Gegevens exporteren naar Excel
-
Access heeft geen opdracht 'Opslaan als' voor de Excel-indeling. Als u gegevens wilt kopiëren naar Excel, moet u de exporteerfunctie gebruiken die in dit artikel wordt beschreven, of u kunt de Access-gegevens kopiëren naar het Klembord en vervolgens in een Excel-spreadsheet plakken.
-
U kunt een tabel, query, formulier of rapport exporteren. U kunt ook geselecteerde records exporteren in een weergave met meerdere records, zoals een gegevensblad.
-
Microsoft Excel bevat een opdracht voor het importeren van gegevens uit een Access-database. U kunt die opdracht gebruiken in plaats van de exporteeropdracht in Access. Met de importeeropdracht in Excel kunt u echter alleen tabellen of query's importeren. Zie voor meer informatie het Help-artikel van Excel Verbinding maken met externe gegevens (externe gegevens importeren).
-
U kunt geen macro's of modules exporteren naar Excel. Wanneer u een formulier, rapport of gegevensblad exporteert dat subformulieren, subrapporten of subgegevensbladen bevat, wordt alleen het hoofdformulier, hoofdrapport of het hoofdgegevensblad geëxporteerd. U moet de exportbewerking herhalen voor elk subformulier, subrapport en subgegevensblad dat u wilt exporteren naar Excel.
-
U kunt slechts één databaseobject per exportbewerking exporteren. U kunt echter wel de gegevens in meerdere werkbladen samenvoegen in Excel nadat u de afzonderlijke exportbewerkingen hebt voltooid.
Voorbereiden op de exportbewerking
Voordat u een exportprocedure uitvoert, is het een goed idee de gegevens die u wilt exporteren te controleren, om er zeker van te zijn dat deze geen foutindicatoren of foutwaarden bevatten. Als u fouten aantreft, probeert u die eerst op te lossen voordat u de gegevens naar Excel exporteert. Onopgeloste fouten kunnen problemen opleveren gedurende de exportbewerking en ertoe leiden dat null-waarden worden ingevoegd in cellen in het Excel-werkblad. Zie het gedeelte Problemen met ontbrekende en onjuiste waarden oplossen voor meer informatie over problemen die kunnen optreden bij het exporteren naar Excel.
Als het bronobject een tabel of een query is, moet u beslissen of u de gegevens met of zonder opmaak wilt exporteren. Deze beslissing is van invloed op twee aspecten van de resulterende werkmap: de hoeveelheid gegevens die wordt geëxporteerd en de weergave-indeling van de gegevens. In de volgende tabel wordt het resultaat van het exporteren van gegevens met en zonder opmaak beschreven.
|
Exporteren |
Bronobject |
Velden en records |
Opmaak |
|---|---|---|---|
|
Zonder opmaak |
Tabel of query Opmerking: Formulieren en rapporten kunnen niet zonder opmaak worden geëxporteerd. |
Alle velden en records in het onderliggende object worden geëxporteerd. |
De instellingen van de eigenschap Notatie worden tijdens de bewerking genegeerd. Voor opzoekvelden worden alleen de waarden van de opzoek-id's geëxporteerd. Voor hyperlinkvelden wordt de inhoud geëxporteerd als tekstkolom waarin de koppelingen worden weergegeven in de indeling weergavetekst#adres#. |
|
Met opmaak |
Tabel, query, formulier of rapport |
Alleen velden en records die worden weergegeven in de huidige weergave of het huidige object worden geëxporteerd. Gefilterde records, verborgen kolommen in een gegevensblad en velden die niet worden weergegeven op een formulier of rapport worden niet geëxporteerd. |
De wizard houdt rekening met de instellingen van de eigenschap Notatie. Voor opzoekvelden worden de opzoekwaarden geëxporteerd. Voor hyperlinkvelden worden de waarden geëxporteerd als hyperlinks. Voor velden met tekst met opmaak wordt de tekst geëxporteerd, maar niet de opmaak. |
Kies de doelwerkmap en de bestandsindeling. Rapporten kunnen alleen worden geëxporteerd in de oudere *.xls-bestandsindeling en niet in de nieuwere *.xlsx-bestandsindeling.
Tijdens de exportbewerking wordt u door Access gevraagd de naam van de doelwerkmap op te geven. In de volgende tabel wordt een overzicht gegeven van wanneer een werkmap wordt gemaakt (als deze nog niet bestaat) en wanneer deze wordt overschreven (als deze al bestaat).
|
Als de doelwerkmap |
En het bronobject is |
En u wilt dit exporteren |
Dan gebeurt het volgende |
|---|---|---|---|
|
Niet bestaat |
Een tabel, query, formulier of rapport |
De gegevens, met of zonder de opmaak |
De werkmap wordt gemaakt tijdens de exportbewerking. |
|
Al bestaat |
Een tabel of query |
De gegevens, maar niet de opmaak |
De werkmap wordt niet overschreven. Er wordt een nieuw werkblad toegevoegd aan de werkmap, dat de naam krijgt van het object van waaruit gegevens worden geëxporteerd. Als de werkmap al een werkblad met deze naam bevat, wordt u door Access gevraagd of u de inhoud van het corresponderende werkblad wilt vervangen of een andere naam wilt opgeven voor het nieuwe blad. |
|
Al bestaat |
Een tabel, query, formulier of rapport |
De gegevens, inclusief de opmaak |
De werkmap wordt overschreven door de geëxporteerde gegevens. Alle bestaande werkbladen worden verwijderd en er wordt een nieuw werkblad gemaakt met dezelfde naam als het geëxporteerde object. De gegevens in het Excel-werkblad nemen de opmaakinstellingen van het bronobject over. |
De gegevens worden altijd toegevoegd in een nieuw werkblad. U kunt de gegevens niet toevoegen aan een bestaand werkblad of benoemd bereik.
De exportbewerking uitvoeren
-
Als de doelwerkmap in Excel is geopend, sluit u deze voordat u verder gaat.
-
Selecteer het object dat u wilt exporteren in het navigatiedeelvenster van de brondatabase.
Alleen een deel van de gegevens exporteren
Als het object een tabel, query of formulier is en u slechts een deel van de gegevens wilt exporteren, opent u het object in de gegevensbladweergave en selecteert u de gewenste records.
Een formulier openen in de gegevensbladweergave:
-
Dubbelklik op het formulier om het te openen.
-
Klik met de rechtermuisknop op het formulier en klik vervolgens op Gegevensbladweergave. Als deze optie niet beschikbaar is:
-
Klik op Ontwerpweergave.
-
Druk op F4 om het Eigenschappenvenster weer te geven.
-
Selecteer Formulier in de vervolgkeuzelijst bovenaan in het Eigenschappenvenster.
-
Stel de eigenschap Gegevensbladweergave toestaan op het tabblad Opmaak van het Eigenschappenvenster in op Ja.
-
Klik in de groep Weergaven van het tabblad Ontwerp op Gegevensbladweergave.
Opmerking: Het is niet mogelijk om een gedeelte van een rapport te exporteren. Wel kunt u de tabel of de query openen waarop het rapport is gebaseerd, en vervolgens een gedeelte van de gegevens in het desbetreffende object exporteren..
-
-
-
Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren op Excel.
-
Controleer in het dialoogvenster Exporteren - Excel-werkblad de voorgestelde bestandsnaam voor de Excel-werkmap (de naam van het bronobject wordt voorgesteld). U kunt desgewenst deze bestandsnaam wijzigen.
-
Selecteer in het vak Bestandsindeling de gewenste bestandsindeling.
-
Als u een tabel of query met opgemaakte gegevens wilt exporteren, schakelt u het selectievakje Gegevens exporteren met opmaak en indeling in. Zie voor meer informatie het gedeelte De exportbewerking voorbereiden.
Opmerking: Als u een formulier of rapport exporteert, is deze optie altijd geselecteerd, maar niet beschikbaar (wordt grijs weergegeven).
-
Schakel het selectievakje De doelbestanden openen nadat het exporteren voltooid is in als u de Excel-doelwerkmap wilt weergeven na voltooiing van de exportbewerking.
Indien het bronobject is geopend en u voorafgaand aan het starten van de exportbewerking een of meer records in de weergave hebt geselecteerd, kunt u het selectievakje Alleen de geselecteerde records exporteren inschakelen. Als u alle records in de weergave wilt exporteren, laat u dit selectievakje uitgeschakeld.
Opmerking: Als er geen records zijn geselecteerd, blijft dit selectievakje niet beschikbaar (grijs weergegeven)..
-
Klik op OK.
Indien de exportbewerking mislukt vanwege een fout, wordt in Access een bericht weergegeven waarin de oorzaak van de fout wordt beschreven. Anders exporteert Access de gegevens en wordt afhankelijk van uw selectie in stap 7 de doelwerkmap geopend in Excel. In Access wordt vervolgens een dialoogvenster geopend waarin u een specificatie kunt maken aan de hand van de details van de exportbewerking..
Wat moet ik nog meer weten over exporteren?
-
Zie het artikel Details van een import- of exportbewerking als specificatie opslaan voor meer informatie over hoe u de details van de exportbewerking kunt opslaan in een specificatie voor toekomstig gebruik.
-
Voor meer informatie over het uitvoeren van opgeslagen exportspecificaties, raadpleegt u het artikel Een opgeslagen import- of exportbewerking uitvoeren.
-
Zie het artikel Een import- of exportbewerking plannenvoor informatie over het plannen van de uitvoer van specificaties op bepaalde momenten.
-
Zie het artikelGegevenstaken beheren voor informatie over het wijzigen van de naam van een specificatie, het verwijderen van specificaties of het bijwerken van de namen van bronbestanden in specificaties.
Problemen met ontbrekende en onjuiste waarden oplossen
In de volgende tabel worden verschillende manier beschreven waarop veel voorkomende fouten kunnen worden opgelost.
Tip: Als u ziet dat slechts enkele waarden ontbreken, kunt u ze in de Excel-werkmap aanvullen. Repareer anders het bronobject in de Access-database en voer de exportbewerking opnieuw uit..
|
Probleem |
Beschrijving en oplossing |
|---|---|
|
Berekende velden |
De resultaten van berekende velden worden geëxporteerd. De onderliggende expressies die de berekeningen uitvoeren, worden niet geëxporteerd. |
|
Velden met meerdere waarden |
Velden die meerdere waarden mogen bevatten, worden geëxporteerd als een lijst met waarden, gescheiden door puntkomma's (;). |
|
Foto's, objecten en bijlagen |
Grafische elementen (bijvoorbeeld een logo, de inhoud van een OLE-objectveld of een bijlage die deel uitmaakt van de brongegevens) worden niet geëxporteerd. U kunt ze na het voltooien van de exportbewerking handmatig aan het werkblad toevoegen. |
|
Grafiek |
Als u een formulier of rapport met een Microsoft Graph-object exporteert, wordt het grafiekobject niet geëxporteerd. |
|
Gegevens in de verkeerde kolom |
Null-waarden in het nieuwe werkblad worden soms vervangen door de gegevens die in de volgende kolom zouden moeten staan. |
|
Ontbrekende datumwaarden |
Datumwaarden vóór 1 januari 1900 worden niet geëxporteerd. De corresponderende cellen in het werkblad zullen in dat geval een null-waarde bevatten. |
|
Ontbrekende expressies |
Expressies die worden gebruikt voor het berekenen van waarden worden niet naar Excel geëxporteerd. Alleen de resultaten van de berekeningen worden geëxporteerd. Voeg de formule handmatig toe aan het Excel-werkblad nadat u de exportbewerking hebt voltooid. |
|
Ontbrekende subformulieren, subrapporten en subgegevensbladen |
Als u een formulier, rapport of gegevensblad exporteert, wordt alleen het hoofdformulier, hoofdrapport of hoofdgegevensblad geëxporteerd. U moet de exportbewerking herhalen voor elk subformulier, subrapport en subgegevensblad dat u wilt exporteren. |
|
Ontbrekende of onjuist opgemaakte kolommen |
Indien geen van de kolommen in het nieuwe werkblad van opmaak is voorzien, kunt u het beste de exportbewerking herhalen en controleren of het selectievakje Gegevens exporteren met opmaak en indeling is ingeschakeld in de wizard. Indien echter slechts enkele kolommen een andere opmaak dan de versie in het bronobject hebben, kunt u de gewenste opmaak handmatig toepassen in Excel. Een kolom opmaken in Excel
|
|
De waarde '#' in een kolom |
Het kan zijn dat u de waarde # in een kolom ziet staan die correspondeert met een Ja/nee-veld in een formulier. Dit kan gebeuren als u de exportbewerking start vanuit het navigatiedeelvenster of in de formulierweergave. U kunt dit oplossen door het formulier te openen in de gegevensbladweergave voordat u de gegevens exporteert. |
|
Foutindicatoren of foutwaarden |
Controleer de cellen op foutindicatoren (groene driehoekjes in de hoeken) of foutwaarden (tekenreeksen die beginnen met het teken # in plaats van de juiste gegevens). |
