Het kan gebeuren dat u gegevens wilt sorteren, niet op alfabetische of numerieke volgorde, maar op door de gebruiker gedefinieerde volgorde (ook wel aangepaste of logische volgorde genoemd). Het sorteren van weekdagen zodat maandag het eerst verschijnt, is bijvoorbeeld logischer dan sorteren in alfabetische volgorde, waarbij vrijdag het eerst wordt weergegeven. U kunt gegevens sorteren in de gegevensbladweergave van een tabel of query of in de formulierweergave van een formulier.
Wat wilt u doen?
Een klein, eindig aantal unieke veldwaarden sorteren
In deze procedure schrijft u een expressie die gebruikmaakt van de functie IIf om de titels van werknemers te rangschikken.
Maak eerst een tabel met drie velden: Title, FirstName en LastName. Voer in het veld Titel de volgende waarden in voor vier nieuwe records:
-
Inside Sales Coordinator
-
Verkoopmanager
-
Vertegenwoordiger
-
VicePresident, Verkoop
Voer in de velden Voornaam en Achternaam van de vier records de gewenste namen in.
-
Open nu de tabel in de gegevensbladweergave.
-
Klik op het tabblad Start, in de groep Sorteren en filteren, op Geavanceerd en klik vervolgens op Geavanceerde filter-/sorteeropties in het snelmenu.
-
Voeg de gewenste velden, zoals Voornaam, Achternaam en Titel, toe aan het raster.
-
Klik met de rechtermuisknop op de rij Veld in de eerste lege kolom, klik op In- en uitzoomen en typ de volgende expressie:
IIf ([Title] = "Vice President, Sales", 1, IIf ([Title] = "Sales Manager", 2, IIf ([Title] = "Sales Representative", 3, IIf ([Title] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5))))
Titel is de naam van het veld dat de waarden bevat die worden gerangschikt. De waarden tussen aanhalingstekens zijn de afzonderlijke waarden die in het veld zijn opgeslagen. De numerieke waarde die volgt, is de rang die eraan is toegewezen. De voorgaande expressie wijst rang 1 tot en met 4 toe aan vier verschillende titels en rang 5 aan alle andere. Wanneer u de sortering uitvoert, krijgen de titels die niet in deze expressie worden vermeld, dezelfde rang (5).
-
Klik in de rij Sorteren voor de kolom met de expressie op Oplopend.
-
Klik op het tabblad Start, in de groep Sorteren en filteren, op Filter in-/uitschakelen.
De functie IIf retourneert de numerieke waarde die overeenkomt met de waarde in het veld Titel. Als de waarde in het veld Titel bijvoorbeeld Verkoopmanager is, is het toegewezen getal 2. Als het veld Titel een waarde bevat die niet wordt vermeld als een argument in de functie, bijvoorbeeld districtscoördinator, wordt het getal 5 toegewezen. De query sorteert deze getallen vervolgens in oplopende volgorde.
Een groot aantal unieke veldwaarden sorteren
Als u een groot aantal waarden wilt rangschikken, kunt u gegevens beter sorteren door een opzoektabel te maken.
Stel dat de tabel Werknemers naar meer dan 50 verschillende titels verwijst. U moet eerst een opzoektabel maken en de bestaande tabel voorbereiden om de nieuwe tabel op te zoeken. Vervolgens koppelt u de twee tabellen en maakt u een query.
Een opzoektabel maken en de bestaande tabel wijzigen
-
Maak een nieuwe opzoektabel waarop de titels worden opgeslagen. Geef de tabel de naam tblTitles en stel de velden in op de gegevenstypen die tussen haakjes worden aangegeven, zoals wordt weergegeven in de volgende tabel:
TitleID
(AutoNumber)Titel
(tekst)1
VicePresident, Verkoop
2
Verkoopmanager
3
Vertegenwoordiger
4
Inside Sales Coordinator
-
Stel het veld TitleID in als de primaire sleutel.
-
Wijzig de tabel Werknemer zodat deze de tabel tblTitles op zoekt.
-
Wijzig in de ontwerpweergave de naam van het veld Titel in TitleID.
-
Wijzig in de kolom Gegevenstype het gegevenstype in Getal.
-
-
Wijzig op het tabblad Algemeen , onder Veldeigenschappen, veldgrootte in Lang geheel getal.
-
Sla de tabel op en negeer de waarschuwing over het verlies van gegevens.
-
Ga terug naar de gegevensbladweergave.
-
Vul de kolom Titels in met de titleID-waarde die overeenkomt met de titelwaarde.
Typ bijvoorbeeld 2 voor records waarbij de waarde Titel Verkoopmanager is. Bij Verkoopvertegenwoordiger typt u 3.
-
Sla de tabel op en sluit de tabel.
De twee tabellen koppelen
-
Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Relaties op Relaties.
-
Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Relaties op Tabellen toevoegen (of Tabellen weergeven in Access 2013 ).
-
Selecteer tblTitles en werknemers en klik op Toevoegen om ze toe te voegen aan het venster Relaties. Sluit het dialoogvenster Tabel weergeven.
-
Sleep het veld TitleID van de tabel tblTitles naar het veld TitleID in de tabel Werknemers.
Het dialoogvenster Relaties bewerken wordt geopend.
-
Zorg ervoor dat de veldnamen die in de twee kolommen worden weergegeven, beide TitleID zijn en dat in het vak Relatietypeeen-op-veel wordt weergegeven. U kunt de veldnamen zo nodig wijzigen.
-
Schakel het selectievakje Referentiële integriteit afdwingen in.
-
Klik op Maken om de relatie te maken.
Het dialoogvenster Relaties bewerken wordt gesloten en de wijzigingen worden opgeslagen.
-
Sluit het tabblad Relaties .
Een query maken
-
Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.
-
Klik in het dialoogvenster Tabellen toevoegen (Tabel weergeven in Access 2013 ) op het tabblad Tabellen , dubbelklik op Werknemers en dubbelklik vervolgens op tblTitles.
-
Voeg de velden EmployeeID, LastName en FirstName uit de tabel Employees en het veld Title uit de tabel tblTitles toe aan het queryontwerpraster.
-
Ga terug naar de gegevensbladweergave.
