Gdy zawartość witryny jest logicznie zorganizowana i łatwa do znalezienia, łatwiej jest ją obsługiwać i zarządzać nią, a użytkownicy witryny są bardziej produktywni. Jako administrator zbioru witryn lub właściciel witryny, przed utworzeniem witryny warto zaplanować strategię dotyczącą witryny. W tym artykule omówimy:
- Jakiego rodzaju zawartość znajdzie się w witrynach?
- Jak użytkownicy będą znajdować zawartość i uzyskiwać do niej dostęp?
- Co użytkownicy muszą zrobić z zawartością?
Jakiego rodzaju zawartość znajdzie się w witrynach?
Po określeniu liczby i typu witryn, które należy wybrać, należy zaplanować zawartość, która będzie w nich przechowywana. Celem tego planowania zawartości jest określenie:
- Jakiego rodzaju listy, biblioteki lub strony będą tworzone w witrynach w celu organizowania zawartości Biblioteki mogą służyć do przechowywania dokumentów i innych plików, a listy mogą być przydatne do śledzenia zadań lub problemów. Strony to pojedyncze elementy w witrynie, w których można wyświetlać zawartość, aplikacje, linki i inne elementy.
- Jakiego rodzaju aplikacje chcesz uwzględnićWbudowane aplikacje programu SharePoint, takie jak biblioteki dokumentów i listy, ale możesz także tworzyć własne aplikacje lub kupować aplikacje innych firm w Sklepie SharePoint.
- Czy chcesz tworzyć typy zawartości Typy zawartości ułatwiają dostosowywanie sposobu obsługi i śledzenia określonych rodzajów zawartości.
Być może organizacja zechce prowadzić tego typu planowanie w sposób scentralizowany (zwłaszcza w przypadku typów zawartości), ale jest to również rodzaj planowania, do którego należy zachęcać poszczególnych właścicieli witryn, gdy dostosowują witryny, za które są odpowiedzialni.
Jakie typy aplikacji chcesz dodać?
Oprócz typów zawartości warto pomyśleć o innych rodzajach informacji przechowywanych w witrynach lub rodzajach zadań, którymi osoby w organizacji będą zarządzać za pomocą witryn. Ułatwi to zaplanowanie różnych rodzajów aplikacji, które warto dodać do witryn, aby rozpocząć pracę. Na przykład jeśli wiesz, że chcesz przechowywać dokumenty w miejscu, prawdopodobnie zechcesz dodać bibliotekę dokumentów. Jeśli wiesz, że chcesz śledzić ważne daty, prawdopodobnie przyda Ci się kalendarz.
Nie musisz dodawać od razu wszystkich aplikacji, które będą Ci potrzebne. Właściciele witryn mogą dodawać i usuwać nowe aplikacje w miarę zmieniających się potrzeb biznesowych. Jednak wczesne planowanie sposobów dostosowywania zawartości witryn może zapewnić, że witryny będą natychmiast przydatne dla użytkowników.
Program SharePoint zawiera wbudowane aplikacje przydatne w wielu celach biznesowych, od przechowywania dokumentów i zarządzania nimi, przez zarządzanie projektami i śledzenie, po komunikację. Do witryny można dodać wiele wystąpień tego typu aplikacji. Możesz również kupować aplikacje innych firm ze Sklepu SharePoint i dodawać je do witryny.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie aplikacji do witryny i Kupowanie aplikacji ze Sklepu SharePoint.
Chcesz zdefiniować typy zawartości?
Typy zawartości umożliwiają użytkownikom witryny szybkie tworzenie wyspecjalizowanych rodzajów zawartości przy użyciu polecenia Nowy element lub Nowy dokument na liście lub w bibliotece. Typy zawartości są użyteczne, ponieważ umożliwiają właścicielom witryn zapewnienie spójności wszystkich treści. Typy zawartości umożliwiają również, aby jedna lista lub biblioteka zawierała wiele typów elementów lub typów dokumentów. Właściciele witryn mogą wstępnie skonfigurować określone szczegóły dotyczące zawartości podczas konfigurowania typów zawartości dla witryny, listy lub biblioteki.
Właściciele witryn mogą definiować typy zawartości dla elementów list, dokumentów lub folderów.
Zdefiniowanie typów zawartości może być przydatne, jeśli spełnia ona dowolne z poniższych kryteriów:
| Jeśli to prawda: | Typy zawartości mogą być przydatne z następujących powodów: |
|---|---|
| Masz określone typy dokumentów o ustandaryzowanym formacie lub celu, które mają być spójne w całej organizacji. | Skonfiguruj typy zawartości witryny dla tego typu dokumentów na poziomie witryny zespołu, aby były dostępne do użycia we wszystkich podwitrynach witryny zespołu. Dzięki temu wszyscy użytkownicy w organizacji będą tworzyć te dokumenty w spójny sposób. |
| Istnieją określone szablony, których użytkownicy muszą używać dla określonych rodzajów dokumentów. | Dodaj te szablony dokumentów do odpowiednich typów zawartości, aby wszystkie nowe dokumenty utworzone na podstawie danego typu zawartości używały tego szablonu. |
| Istnieje standardowy zestaw informacji, które chcesz śledzić dla określonych typów dokumentów lub elementów. | Dodaj kolumny do typu zawartości, aby śledzić te informacje. Jeśli któraś z informacji jest szczególnie istotna, możesz wyznaczyć te kolumny zgodnie z wymaganiami. Podczas konfigurowania typu zawartości możesz również podać wartości domyślne dla określonych kolumn. |
| Istnieje zdefiniowany proces biznesowy określający, w jaki sposób określone typy dokumentów są zawsze obsługiwane lub przeglądane. | Rozważ możliwość skonfigurowania przepływów pracy dla konkretnych typów zawartości. Za pomocą przepływów pracy można zarządzać procesami biznesowymi, takimi jak recenzowanie lub zatwierdzanie dokumentów. |
Po zidentyfikowaniu zawartości, dla której może być konieczne zdefiniowanie typów zawartości, należy zastanowić się, gdzie należy zdefiniować typy zawartości. Jeśli zdefiniujesz typy zawartości witryny na poziomie witryny zespołu, będą one powszechnie dostępne do ponownego użycia na listach i w bibliotekach we wszystkich podwitrynach witryny zespołu. Poszczególni właściciele witryn mogą również definiować typy zawartości dla swoich witryn, chociaż te typy zawartości będą dostępne do użytku na listach i w bibliotekach tylko w tej witrynie i wszystkich należących do niej witrynach.
Pomocne może okazać się utworzenie arkusza kalkulacyjnego lub tabeli przechwytującej informacje, które mają zostać uwzględnione podczas definiowania typów zawartości. Na przykład możesz zacząć od utworzenia czegoś podstawowego, takiego jak w poniższej tabeli, a następnie dostosować go tak, aby zawierał wszelkie dodatkowe informacje, które mogą być przydatne do śledzenia, takie jak witryny lub zespoły, które będą korzystać z typów zawartości:
| Nowy typ zawartości | Nadrzędny typ zawartości | Kolumny | Szablon dokumentu | Przepływy pracy |
|---|---|---|---|---|
| Określ nazwę typu zawartości, który chcesz utworzyć. | Określ nadrzędny typ zawartości, z którego zostanie utworzony. | Wyświetl nową lub istniejącą kolumnę, którą chcesz dodać do typu zawartości. | Określ, czy z typem zawartości ma być skojarzony szablon dokumentu. | Określ, czy z typem zawartości będą skojarzone jakiekolwiek przepływy pracy. |
Aby uzyskać więcej informacji na temat pracy z typami zawartości, zobacz Tworzenie lub dostosowywanie typu zawartości.
Jak użytkownicy będą znajdować zawartość i uzyskiwać do niej dostęp?
Pomyśl o tym, jak użytkownicy witryny będą znajdować zawartość witryn programu SharePoint i jak z niej korzystać. Ten rodzaj planowania ułatwia podejmowanie decyzji dotyczących konfigurowania zarówno nawigacji, jak i wyszukiwania w witrynie zespołu i jej podwitrynach.
Jakie witryny chcesz uwzględnić w nawigacji globalnej?
W planowaniu nawigacji może się okazać pomocne utworzenie diagramu witryn w hierarchii witryn. Jeśli diagram został już utworzony podczas planowania witryn, możesz zacząć od tego diagramu i go zmodyfikować. Uwzględnij wszystkie podwitryny witryny zespołu. Możesz także dołączyć wszelkie ważne listy i biblioteki, które istnieją w witrynie zespołu i jej podwitrynach. Ułatwi to szybkie zidentyfikowanie ważnych miejsc docelowych, które użytkownicy witryny mogą chcieć znaleźć, jeśli rozpoczynają pracę od strony głównej witryny zespołu.
Górny obszar nawigacji witryny umożliwia korzystanie z tak zwanej nawigacji globalnej.
Domyślnie każda witryna używa własnego górnego obszaru nawigacji, ale możesz zezwolić witrynom na dziedziczenie górnego obszaru nawigacji po witrynie nadrzędnej, dzięki czemu środowisko nawigacji będzie spójne we wszystkich witrynach. Możesz określić, które witryny mają być wyświetlane w górnym obszarze nawigacji. Możesz również dołączyć linki do dowolnych innych adresów URL, jeśli chcesz zintegrować linki do zasobów zewnętrznych z nawigacją witryny. Aby uzyskać więcej informacji o dostosowywaniu górnego obszaru nawigacji, zobacz Dostosowywanie nawigacji witryny zespołu.
Jeśli witryna zespołu ma wiele podwitryn, nie warto umieszczać ich wszystkich na górnym pasku linków, ponieważ mogłoby to spowodować przeciążenie użytkowników witryny. Jednak nie chcesz, aby ważne witryny lub zawartość były niewykrywalne. Użyj diagramu hierarchii witryn, aby zidentyfikować kluczowe witryny, które chcesz uwidocznić w nawigacji globalnej.
Jak użytkownicy będą nawigować w obrębie witryn?
Oprócz górnej części obszaru nawigacji witryny wyświetlają również element nawigacji w lewej części strony o nazwie Szybkie uruchamianie.
Zazwyczaj pasek Szybkie uruchamianie wyświetla linki specyficzne dla bieżącej witryny i umożliwia wyróżnienie najważniejszej zawartości. Po utworzeniu nowej listy lub biblioteki nowe łącze jest automatycznie wyświetlane w obszarze Ostatnie na pasku Szybkie uruchamianie. W sekcji Ostatnie jest wyświetlanych tylko pięć najnowszych łączy.
Pasek Szybkie uruchamianie można dostosować, dodając lub usuwając linki do list i bibliotek w witrynie. Linki można także grupować pod nagłówkami niestandardowymi. Jeśli wszystkie podwitryny mają dziedziczyć nawigację globalną, właściciele witryn powinni dostosować nawigację na pasku Szybkie uruchamianie, ponieważ będzie to podstawowy sposób znajdowania zawartości w witrynie podczas jej odwiedzania. Jeśli podwitryny nie będą dziedziczyć nawigacji globalnej po witrynie zespołu, użytkownicy będą mogli znajdować znajdującą się w niej zawartość zarówno za pomocą górnego paska linków, jak i paska Szybkie uruchamianie. Aby uzyskać więcej informacji na temat edytowania linków na pasku Szybkie uruchamianie, zobacz Dostosowywanie nawigacji witryny zespołu.
O czym należy pamiętać planując wyszukiwanie?
Użytkownicy chętniej korzystają z programu SharePoint, gdy mogą łatwo znaleźć potrzebne informacje. Używając funkcji zawartości, takich jak typy zawartości, lub dodając kolumny metadanych do list i bibliotek, możesz ułatwić wykrywanie zawartości za pomocą wyszukiwania.
Administratorzy zbiorów witryn i administratorzy witryn mogą wykonywać wiele konfiguracji, aby dostosować wyszukiwanie dla użytkowników.
| W tym celu: | Zapoznaj się z tym tematem: |
|---|---|
| dostosować style i ustawienia wpływające na wyniki wyszukiwania, możesz dostosować Centrum wyszukiwania i składniki Web Part używane na stronach Centrum wyszukiwania. | Zarządzanie Centrum wyszukiwania w programie SharePoint |
| Utwórz reguły zapytań, aby ulepszyć sposób, w jaki wyszukiwanie reaguje na intencje użytkownika. | Zarządzanie regułami zapytań |
| Dostosuj źródła wyników wyszukiwania. | Zarządzanie źródłami wyników |
| Wyświetlanie, tworzenie i zmienianie właściwości zarządzanych oraz mapowanie właściwości przeszukanych na właściwości zarządzane. | Zarządzanie schematem wyszukiwania w programie SharePoint |
| Aby wyeksportować i zaimportować dostosowane ustawienia konfiguracji wyszukiwania między witrynami. Eksportowane i importowane ustawienia obejmują wszystkie dostosowane reguły zapytań, źródła wyników, typy wyników, modele klasyfikowania i ustawienia wyszukiwania w witrynie. | Eksportowanie oraz importowanie niestandardowych ustawień konfiguracji wyszukiwania |
Jak zawartość staje się dostępna w wynikach wyszukiwania
Usługa wyszukiwania jest zaplanowana do przeszukiwania zawartości programu SharePoint co pięć minut. Po dodaniu elementu do witryny programu SharePoint musi upłynąć pewien czas, zanim zostanie on zindeksowany i zwrócony w wynikach wyszukiwania. Czas ten zależy od bieżącej aktywności użytkownika. Zadania, takie jak migracja witryny, uaktualnianie i konserwacja, zwiększają obciążenie potoku indeksowania. Nowe elementy zawartości powinny zazwyczaj pojawiać się w wynikach wyszukiwania w ciągu godziny.
Co użytkownicy muszą zrobić z zawartością?
Zadając podstawowe pytania dotyczące tego, jakie czynności z zawartością muszą wykonywać użytkownicy witryny, można ustalić, w jaki sposób mogą być konieczne skonfigurowanie określonych witryn, list lub bibliotek, a także jakich konkretnych funkcji potrzebnych będzie użytkownikom witryny.
| Pytania do zbadania: | Zagadnienia dotyczące konfigurowania zawartości: |
|---|---|
| Chcesz śledzić wersje określonych rodzajów dokumentów lub elementów list? |
|
| Czy użytkownicy witryny będą potrzebować możliwości jednoczesnej pracy lub współpracy nad określonymi rodzajami dokumentów? |
|
| Czy określone rodzaje zawartości muszą zostać zatwierdzone, zanim staną się powszechnie dostępne? |
|
| Czy określone rodzaje dokumentów podlegają określonym procesom biznesowym lub przepływom pracy wykonywanym przez ludzi? |
|
| Czy będziesz używać list do kierowania procesami lub zarządzania nimi? |
|
| Czy w witrynach będzie widoczna poufna zawartość, do której należy ograniczyć ogólny dostęp |
|
| Czy użytkownicy będą musieli otrzymywać aktualizacje dotyczące zmian zawartości? |
|