Program SharePoint oferuje skalowalne, rozbudowane funkcje do zarządzania zawartością. Jeśli masz dużą liczbę plików do zarządzania, rozważ użycie szablonu witryny Centrum dokumentów. Ten szablon jest zoptymalizowany pod kątem zarządzania dokumentami na dużą skalę. Pozwala to zaoszczędzić czas i pomóc w wydajniejszym pracy. Szablon zawiera wersje, identyfikatory dokumentów, zestawy dokumentów, nawigację po metadanych i typy zawartości.
Witryna Centrum dokumentów działa w obu tych scenariuszach:
- Środowisko tworzenia W środowisku tworzenia Centrum dokumentów użytkownicy tworzą i edytują tysiące dokumentów lub zasobów multimedialnych przechowywanych w centralnym repozytorium.
- Archiwum zawartości W archiwum zawartości, takim jak baza wiedzy, użytkownicy przechowują lub wyświetlają dokumenty.
W tym artykule opisano funkcje szablonu witryny Centrum dokumentów.
Aby utworzyć centrum dokumentów, zobacz Tworzenie różnych rodzajów witryn programu SharePoint za pomocą szablonów
Co znajduje się w witrynie Centrum dokumentów?
Szablon witryny Centrum dokumentów zawiera funkcje ułatwiające i wydajniejsze tworzenie dużych zestawów dokumentów i zarządzanie nimi. W większości przypadków właściciel witryny może dodawać każdą z tych funkcji oddzielnie. Szablon witryny Centrum dokumentów automatycznie włącza zalecane funkcje zarządzania dokumentami. W poniższych sekcjach pokrótce opisano te funkcje.
Witryny Centrum dokumentów można używać jako środowiska tworzenia lub archiwum zawartości. W środowisku tworzenia użytkownicy często ewidencjonują i wyewidencjonowują pliki oraz tworzą struktury folderów dla tych plików. Przechowywanie wersji jest włączone i są zachowywane wcześniejsze wersje każdego dokumentu. Ponadto przepływy pracy mogą kontrolować cykle życia dokumentów.
Natomiast w archiwum zawartości występuje bardzo mało tworzenia. Użytkownicy tylko przeglądają lub przekazują dokumenty. Szablon witryny Centrum dokumentów obsługuje tworzenie typu archiwum zawartości nazywanego baza wiedzy archiwami. Zazwyczaj bazy wiedzy zawierają pojedyncze wersje dokumentów, a witryna może być skalowana do milionów plików. W typowym scenariuszu, takim jak centrum pomocy technicznej dla dużej organizacji, tysiące osób może uzyskiwać dostęp do zawartości, głównie w celu jej odczytania. Tylko niektórzy będą przekazywać nową zawartość do witryny.
W poniższych elementach opisano niektóre funkcje programu SharePoint, które można dołączyć do witryny Centrum dokumentów. Oprócz tych możliwości niektóre organizacje dostosowują wygląd i nawigację w Centrum dokumentów. Niektórzy dodają niestandardowe składniki Web Part.
Nawigowanie po metadanych
Zarządzane metadane to system, który przypisuje określone terminy do dokumentów w programie SharePoint. Następnie możesz użyć tych terminów, aby sklasyfikować dokumenty. Metadanych można również użyć do utworzenia zaawansowanego narzędzia nawigacyjnego dla użytkowników, które ułatwi im szybkie znalezienie tego, czego chcą.
Załóżmy na przykład, że w firmie znajduje się baza wiedzy zawierający artykuły ułatwiające rozwiązywanie problemów z produktami. Możesz utworzyć terminy metadanych, które umożliwiają użytkownikom filtrowanie informacji według produktu, typu problemu lub innych właściwości.
Identyfikatory dokumentów
W witrynie Centrum dokumentów każdy fragment zawartości otrzymuje unikatowy identyfikator niezwiązany z lokalizacją dokumentu, taki jak link url. Oznacza to, że jeśli przeniesiesz dokument lub zmienisz jego nazwę, identyfikator pozostanie niezmieniony. Identyfikator umożliwia utworzenie trwałego linku do dokumentu i zminimalizowanie przerwanych linków.
Wersje
Wersje są automatycznie włączone w witrynie Centrum dokumentów. Oznacza to, że masz automatycznie historię wszystkich różnych wersji pliku. Na przykład w procesie przeglądu dokumentu oznacza to, że masz zapis wszystkich aktualizacji wprowadzonych w cyklu recenzowania. Możesz śledzić aktualizacje, osoby odpowiadające i tak dalej. Ponadto, jeśli wystąpi problem z bieżącą wersją artykułu, możesz szybko wrócić do ostatniej znanej dobrej wersji.
Typy zawartości
Typ zawartości to konkretny rodzaj zawartości wraz z grupą ustawień zawartości. Gdy ktoś utworzy dokument o zdefiniowanym typie zawartości, automatycznie otrzyma wszystkie odpowiednie ustawienia dla tego typu zawartości. Centrum dokumentów może zawierać kolekcję typów zawartości — różnego rodzaju dokumenty, klipy wideo, szablony itd.
Organizator zawartości
Organizator zawartości nie jest automatycznie dołączany do witryny Centrum dokumentów, jednak wielu użytkowników go dodaje. Organizator zawartości to funkcja programu SharePoint, która umożliwia zarządzanie ogólną organizacją i strukturą elementów. Korzystając z metadanych lub typów zawartości, organizator zawartości może automatycznie kierować dokumenty i inne elementy do określonych lokalizacji. Na przykład w baza wiedzy organizator zawartości może automatycznie kierować wszystkie nowe zgłoszenia do specjalnej biblioteki zbierającej artykuły dotyczące określonego produktu.