Konwertowanie skoroszytu programu Excel na szablon formularza programu InfoPath
Dotyczy
Niektóre organizacje używają skoroszytów programu Microsoft Office Excel jako formularzy do zbierania danych. Te skoroszyty zwykle zawierają puste komórki do wprowadzania danych przez użytkowników. Skoroszyt można przekonwertować na szablon formularza programu Microsoft Office InfoPath przy użyciu Kreatora importu w programie InfoPath. Konwertując skoroszyt na szablon formularza, użytkownicy mogą korzystać z funkcji programu InfoPath, takich jak sprawdzanie poprawności schematu, dynamiczne kontrolki, takie jak sekcje powtarzające się, i logika biznesowa, taka jak sprawdzanie poprawności danych. Ponadto szablon formularza można udostępnić szerszemu gronu odbiorców, tworząc szablon formularza z obsługą przeglądarki. Aby utworzyć szablon formularza z obsługą przeglądarki, należy opublikować szablon formularza zgodny z przeglądarką na serwerze z uruchomionym InfoPath Forms Services. Formularze oparte na szablonach formularzy obsługujących przeglądarkę można wypełniać przy użyciu przeglądarki internetowej.
Po przekonwertowaniu skoroszytu programu Excel na szablon formularza programu InfoPath przy użyciu domyślnego ustawienia Kreatora importu szablon formularza wynikowego zawiera układ skoroszytu programu Excel. Ponadto komórki w skoroszycie programu Excel, które spełniają określone warunki, są automatycznie konwertowane na kontrolki pól tekstowych, do których użytkownicy mogą wprowadzać dane. Jeśli na przykład komórka jest sformatowana w celu pokazania obramowania ze wszystkich stron, zostanie przekonwertowana na kontrolkę pola tekstowego w szablonie formularza wynikowego. Jeśli nie chcesz używać ustawienia domyślnego w Kreatorze importu, możesz uwzględnić tylko układ podczas importowania skoroszytu programu Excel lub przekonwertować tylko określone typy komórek na kontrolki.
W tym artykule wyjaśniono podstawowe pojęcie i procedurę konwertowania skoroszytu programu Excel na szablon formularza programu InfoPath, w tym funkcje i ustawienia, które nie są obsługiwane w procesie konwersji.
W tym artykule
- Konwertowanie skoroszytu programu Excel na szablon formularza programu InfoPath — informacje
- Funkcje i ustawienia, które nie są w pełni obsługiwane podczas konwersji
- Konwertowanie skoroszytu programu Excel na szablon formularza programu InfoPath
Konwertowanie skoroszytu programu Excel na szablon formularza programu InfoPath — informacje
Podczas konwertowania skoroszytu programu Excel na szablon formularza programu InfoPath skoroszyt jest używany jako plan do tworzenia nowego szablonu formularza. Struktura tabeli skoroszytu zostanie odtworzona jako tabela układu w szablonie formularza. Jeśli wybierzesz uwzględnianie komórek używanych do zbierania danych podczas konwertowania skoroszytu, kontrolki pól tekstowych zostaną dodane do szablonu formularza w komórkach tabeli układu odpowiadających lokalizacji pól w skoroszycie. Rozmiar i położenie obsługiwanych komórek, obramowania i cieniowanie komórek oraz informacje o tym, czy komórki są scalone, czy podzielone, są zachowywane w szablonie formularza wynikowego.
Jeśli skoroszyt zawiera kilka arkuszy, dane i formatowanie w pierwszym arkuszu zostaną dodane do widoku domyślnego w nowym szablonie formularza, a dodatkowe arkusze zostaną przekonwertowane na odpowiadające im widoki w szablonie formularza. Tytuły każdego dodatkowego widoku są zgodne z tytułami arkuszy.
Aby lepiej zrozumieć relacje między skoroszytem konwertowany przy użyciu Kreatora importu programu InfoPath a utworzonym szablonem formularza, załóżmy, że jesteś agentem ubezpieczeniowym ze skoroszytem o nazwie Claims.xls zawierającym dwa arkusze. Pierwszy arkusz nosi nazwę Strona główna, a drugi — Samochód. Wśród kolumn w każdym arkuszu znajdują się nagłówki kolumn Typ, Opis, Kwota pożyczki i Cena zakupu. Kolumny Kwota pożyczki i Cena zakupu w każdym arkuszu są sformatowane w celu użycia typu danych waluty. Wszystkie nagłówki kolumn są sformatowane jako pogrubiony niebieski tekst. Arkusz Narzędzia główne zawiera formułę do obliczania harmonogramu amortyzacji. Pojedyncza komórka z formatowaniem obramowania zastosowanym ze wszystkich stron służy do wprowadzania nazwy klienta.
Jeśli za pomocą Kreatora importu przekonwertujesz Claims.xls na szablon formularza, utworzysz szablon formularza o nazwie Claims.xsn.
Ten nowy szablon formularza zawiera dwa widoki. Widok domyślny o nazwie Narzędzia główne (domyślne) zawiera układ i formatowanie z arkusza Narzędzia główne. Drugi widok o nazwie Samochód zawiera układ i formatowanie z arkusza Samochód. Każdy widok zawiera tabelę z nagłówkami kolumn Typ, Opis, Kwota pożyczki i Cena zakupu sformatowanych przy użyciu pogrubionego niebieskiego tekstu, podobnie jak w oryginalnym skoroszycie. Jednak w zależności od ustawień wybranych w Kreatorze importu niektóre funkcje mogą się różnić w szablonie formularza wynikowego:
Jeśli użyjesz Kreatora importu, aby przekonwertować Claims.xls na szablon formularza, zachowując tylko układ Szablon formularza wynikowego zawiera tabelę układu odpowiadającą tabeli w skoroszycie programu Excel. Szablon formularza nie zawiera żadnych kontrolek pól tekstowych.
Jeśli importujesz Claims.xls za pomocą Kreatora importu, zachowaj układ i konwertując komórki na kontrolki Wynikowy szablon formularza zawiera tabelę powtarzającą się. Komórki spełniające określone warunki, takie jak komórki z formatowaniem obramowania zastosowane ze wszystkich stron i komórki zawierające formułę lub odwołującą się do niej do obliczania harmonogramu amortyzacji, są konwertowane na kontrolki pól tekstowych.
Uwaga
Komórki zawierające formuły lub odwołujące się do nich są konwertowane na kontrolki pól tekstowych, jednak formuły nie są zachowywane w szablonie formularza wynikowego. Należy ponownie utworzyć funkcję podaną w formule przy użyciu odpowiednich funkcji programu InfoPath.
Funkcje i ustawienia, które nie są w pełni obsługiwane podczas konwersji
Niektóre ustawienia i formatowanie w skoroszytach programu Excel nie są obsługiwane przez program InfoPath. Po przekonwertowaniu skoroszytu zawierającego takie ustawienia wynikowy szablon formularza programu InfoPath nie będzie zawierał tych funkcji ani ustawień. Jeśli na przykład skoroszyt zawiera nagłówek zawierający obraz, obraz nie zostanie zachowany w wynikowym szablonie formularza programu InfoPath, ponieważ program InfoPath nie obsługuje obrazów w nagłówkach i stopkach.
Poniżej przedstawiono listę funkcji i ustawień, które nie są zachowywane podczas konwertowania skoroszytu programu Excel na szablon formularza programu InfoPath:
- Komórki z formatowaniem "zmniejsz, aby dopasować"
- Obrazy tła komórki
- Wzorce tła komórki
- Gradienty komórek
- Formatowanie warunkowe
- Sprawdzanie poprawności danych
- Formuły
- Makra
- Ustawienia drukowania (w tym zmiana rozmiaru papieru w formacie A4, czarno-białe, środek na stronie, numer pierwszej strony, kolejność stron, obrazy, linie siatki wydruku, jakość wydruku, nagłówki wierszy i kolumn, wiersze i kolumny na każdej stronie, skalowanie i ustawianie obszaru wydruku)
- Wyrównanie tekstu w pionie
- Wiersze, które są węższe niż domyślna wysokość czcionki 10pt
- WordArt
Na poniższej liście przedstawiono funkcje i ustawienia, które są częściowo obsługiwane podczas konwertowania skoroszytu programu Excel na szablon formularza programu InfoPath:
Komórki z formatowaniem danych Style lub kolory zastosowane do komórek z formatowaniem danych nie są konwertowane. Jeśli na przykład komórka jest sformatowana tak, aby liczby ujemne były wyświetlane jako czerwony tekst, wartość liczbowa jest konwertowana, ale formatowanie czerwonego tekstu nie jest.
Hiperlinki, które odwołują się do nieobsługiowanych protokołów Wszystkie hiperlinki są konwertowane, ale jeśli hiperlink korzysta z protokołu innego niż http:, https:, ftp:lub mailto:, hiperlink nie będzie działać, gdy użytkownik kliknie link.
Wyrównanie i formatowanie nagłówków i stopek Nagłówek lub stopka w skoroszycie programu Excel może zawierać lewą, środkową i prawą sekcję. Są one łączone po zaimportowaniu do programu InfoPath. Na przykład skoroszyt z lewym nagłówkiem zawierającym nazwę "Ewa Kołowiec", środkowy nagłówek zawierający tytuł "Raport o stanie" i prawy nagłówek zawierający datę "13 października 2007", zostanie przekonwertowany na szablon formularza programu InfoPath zawierający pojedynczy nagłówek z następującym tekstem: "Ewa WheelerStatus ReportOctober 13, 2007". Jeśli tylko jedna sekcja w nagłówku lub stopce skoroszytu zawiera tekst, wynikowy tekst w szablonie formularza zostanie odpowiednio wyrównany. Jeśli na przykład tylko prawa sekcja nagłówka zawiera tekst w skoroszycie, odpowiedni tekst w szablonie formularza będzie wyrównany do prawej. W przeciwnym razie podczas importowania cały tekst nagłówka lub stopki jest wyrównany do lewej. Ustawienie czcionki zastosowane do pierwszej sekcji nagłówka lub stopki w skoroszycie jest stosowane do całego nagłówka lub stopki w powstałym szablonie formularza programu InfoPath.
Konwersja czcionki Chociaż program InfoPath importuje czcionki ze skoroszytu podczas tworzenia nowego szablonu formularza, jeśli czcionki w tym skoroszycie nie są dostępne na komputerze, na którym przeprowadzasz importowanie, dla szablonu formularza zostaną automatycznie wybrane czcionki alternatywne.
Niejawnie scalone komórki Jeśli w programie Excel wpiszesz więcej tekstu, niż zmieści się w bieżącej komórce, tekst będzie wyświetlany na wierzchu kolejnych komórek tak, jakby komórki zostały scalone. Program InfoPath nie obsługuje tej funkcji. Jeśli przekonwertowana komórka zawiera więcej tekstu, niż może pomieścić szerokość komórki, tekst zostanie zawinięty do następnego wiersza w programie InfoPath. Aby temu zapobiec, przed zaimportowanym skoroszytem zaznacz komórkę i tyle kolejnych komórek, ile jest to konieczne, aby zawierał tekst, i scal komórki, tak aby tekst mieścił się w scalonej komórce.
Raporty w formie tabeli przestawnej Raporty w formie tabel przestawnych są konwertowane jako tabele układów.
Bardzo duże tabele Program InfoPath obsługuje tabele o szerokości do 63 kolumn i długości 999 wierszy. Jeśli skoroszyt programu Excel przekroczy te limity, zostaną przekonwertowane tylko pierwsze 63 kolumny i 999 wierszy.
Uwaga
Niektórych skoroszytów programu Excel nie można otworzyć bez hasła. W takim przypadku skoroszyt może nie być w stanie pomyślnie zaimportować go do programu InfoPath. Aby rozwiązać ten problem, przed zaimportowaniem go spróbuj usunąć wymaganie hasła skoroszytu. Ponadto niektóre skoroszyty mają zapobiegać przenoszeniu, usuwaniu, ukrywaniu lub zmienianiu nazw arkuszy przez użytkowników oraz zmienianiu innych elementów strukturalnych w skoroszycie. W takim przypadku w arkuszu może nie być możliwe pomyślne zaimportowanie go do programu InfoPath. Aby rozwiązać ten problem, przed zaimportowaniem skoroszytu spróbuj usunąć ograniczenia edycji strukturalnej skoroszytu.
Konwertowanie skoroszytu programu Excel na szablon formularza programu InfoPath
W menu Plik kliknij polecenie Importuj formularz.
W oknie dialogowym Kreator importu kliknij pozycję Importowanie w programie InfoPath dla skoroszytów programu Excel, a następnie kliknij przycisk Dalej.
Kliknij pozycję Przeglądaj.
Znajdź i kliknij skoroszyt programu Excel, który chcesz przekonwertować, a następnie kliknij przycisk Otwórz.
Aby zmienić domyślne zachowanie importowania, kliknij pozycję Opcje, a następnie wybierz odpowiednie opcje.
Kliknij przycisk Zakończ.
Uwaga
W zależności od układu i złożoności skoroszytu programu Excel niektóre elementy układu lub kontrolki mogą nie być wyświetlane zgodnie z oczekiwaniami w powstałym szablonie formularza programu InfoPath. W związku z tym może być konieczne dostosowanie nowego szablonu formularza po jego przekonwertniu.