Możesz to przyznać — do tej pory zarządzasz projektami za pomocą arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel i nie widzisz powodu, aby to zmieniać. Nie zostawimy Cię bez pomocy.
Rozpoczęcie planowania projektu w programie Excel jest kuszące, ponieważ pozwala szybko wyświetlić listę wszystkich projektów, rozmieścić je w dowolny sposób, a nawet utworzyć widok przypominający widok wykresu Gantta. Jednak arkusz kalkulacyjny nie oddaje obliczeń zmian w projekcie.
Gdy żonglujesz wieloma projektami, przerwanymi harmonogramami i udostępnionymi zasobami, utrzymywanie harmonogramu w arkuszu kalkulacyjnym staje się przytłaczającym zadaniem. Dzięki dynamicznemu aparatowi planowania, narzędziom do zarządzania zasobami i obsłudze lepszej komunikacji program Microsoft Project może ułatwić Ci dotrzymywanie terminów.
Co chcesz zrobić?
- Korzystanie z zalet zarządzania zasobami w całym przedsiębiorstwie
- Pozwól programowi Project obliczyć wpływ zmian daty
- Korzystanie z elastycznych metod raportowania
- Integracja z programem Excel
Korzystanie z zalet zarządzania zasobami w całym przedsiębiorstwie
Co się dzieje, gdy używasz arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia projektów, gdy jeden zasób jest przydzielony do wielu projektów? Zasobami należy zarządzać poza planem projektu, ręcznie lub za pomocą programów innych firm. Często dochodzi do niezamierzonej nadmiernej alokacji zasobów i może to powodować konieczność zmiany harmonogramu pracy.
Dzięki programowi Microsoft Project Server wszystkie projekty w organizacji mogą korzystać z centralnej puli zasobów całego przedsiębiorstwa. Dzięki temu menedżerowie projektów mogą szybko sprawdzić dostępność zasobu przed przypisaniem go do zadania.
Pozwól programowi Project obliczyć wpływ zmian daty
Załóżmy, że śledzisz projekt w arkuszu kalkulacyjnym. Ten projekt ma zadanie, które nie może się rozpocząć, dopóki inny projekt nie wygeneruje określonego elementu dostarczanego. Ten rezultat ma być gotowy 18 czerwca. Teraz jest 25 czerwca, a Wy wciąż na niego czekacie. Jak długo potrwa aktualizowanie arkusza kalkulacyjnego przy użyciu nowej daty zadania, która zależy od tego elementu dostarczanego? Może niedługo, jeśli zadanie zbliża się do końca projektu, ale co, jeśli jest blisko początku? A co, jeśli projekt ma ponad 50 zadań? Ponad 100 zadań?
Program Project umożliwia szybkie dostosowanie harmonogramu projektu i przydziałów zasobów za pomocą dynamicznego aparatu planowania. Bezproblemowo obsługuje zmianę daty i jej skutki, uwzględniając wszystkie współzależności, elementy dostarczane i przydziały zasobów. Program Project nie tylko automatycznie oblicza ponownie harmonogram, ale dodatkowo wyróżnia zmienione daty, dzięki czemu można szybko zobaczyć skutki poszczególnych przesunięć harmonogramu.
Korzystanie z elastycznych metod raportowania
Za dziesięć minut masz zaimprowizowane spotkanie z menedżerem w celu omówienia stanu projektu. Chcesz przedstawić raport z postępu projektu, ale w tak krótkim czasie możesz co najwyżej wydrukować arkusz kalkulacyjny z nadzieją, że wszystkie dane są dokładne. Chciałbyś dostarczyć swojemu menedżerowi bardziej rozbudowany raport na temat swojego projektu, ale po prostu nie jest to możliwe w tak krótkim czasie, gdy korzystasz z arkusza kalkulacyjnego.
Przy użyciu programu Project można szybko wygenerować raport wizualny korzystający z szablonu eksportującego dane do diagramu przestawnego w programie Microsoft Visio Professional. Możesz wybrać pola, które mają zostać wyróżnione w raporcie, w tym pola niestandardowe skonfigurowane dla projektu, i przedstawić przejrzysty, zwięzły raport na spotkanie z kierownictwem.
Integracja z programem Excel
Dzięki wyeksportowaniu danych projektu do programu Excel można nadal używać zaawansowanych funkcji arkusza kalkulacyjnego, a jednocześnie śledzić harmonogram i zasoby projektu za pomocą programu Project. Możesz również zaimportować lub osadzić dane programu Excel w planie projektu.