Zarządzanie danymi za pomocą programów Access i Excel

Programy Access i Microsoft Excel mają wiele podobieństw, co może utrudniać wybór odpowiedniego programu. Oba programy mogą na przykład przechowywać duże ilości danych, uruchamiać zaawansowane kwerendy i narzędzia analityczne do dzielenia danych na kawałki i wykonywać zaawansowane obliczenia, które zwracają potrzebne dane.

Jednak każdy program ma wyraźne zalety, zależne od typu danych, którymi zarządzasz i tego, co chcesz z nimi zrobić. Jeśli na przykład chcesz zachować integralność danych w formacie dostępnym dla wielu użytkowników, program Access jest najlepszym rozwiązaniem. Program Excel lepiej nadaje się do pracy ze złożonymi danymi liczbowymi, które chcesz dogłębnie przeanalizować.

W wielu przypadkach możesz korzystać z obu programów, wykorzystując każdy z nich do celu, do którego najlepiej się nadaje. Ogólnie rzecz biorąc, program Access lepiej nadaje się do zarządzania danymi: ułatwia organizowanie danych, ułatwia ich przeszukiwanie i udostępnia je wielu użytkownikom jednocześnie. Program Excel zazwyczaj lepiej nadaje się do analizowania danych: wykonuje złożone obliczenia, eksploruje możliwe wyniki i generuje wykresy wysokiej jakości. Jeśli dane są przechowywane w programie Access, a w programie Excel są analizowane, można korzystać z zalet obu tych programów.

Program Excel obsługuje również współtworzenie w czasie rzeczywistym, więc wiele osób może edytować ten sam skoroszyt w tym samym czasie na różnych urządzeniach. Program Access jest zwykle używany w scenariuszach ze strukturalnymi bazami danych dla wielu użytkowników w systemie Windows.

Przed podjęciem decyzji o wyborze programu należy porównać zalety poszczególnych programów, dowiedzieć się, kiedy najlepiej korzystać z danego programu, oraz dowiedzieć się, jak pracować z obydwoma programami, aby osiągnąć dokładnie takie wyniki, jakich oczekujesz.

Porównaj korzyści z poszczególnych programów

Wybór odpowiedniego programu ma kluczowe znaczenie, jeśli chcesz uzyskać dostęp do informacji i aktualizować je z maksymalną wydajnością i dokładnością. Aby określić, który program najlepiej nadaje się do zadań, które chcesz wykonać, porównaj korzyści oferowane przez poszczególne programy w zakresie przechowywania danych, analizy danych, współpracy między wieloma użytkownikami i bezpieczeństwa.

Przechowywanie danych

Dane płaskie a dane relacyjne Aby zdecydować, który program najlepiej będzie przechowywał Twoje dane, zadaj sobie następujące pytanie: Czy dane są relacyjne, czy nie? Dane, które można efektywnie zawrzeć w pojedynczej tabeli lub arkuszu, są nazywane danymi płaskimi lub nierelacyjnymi . Jeśli na przykład chcesz utworzyć prostą listę klientów, z tylko jednym adresem i jedną osobą kontaktową dla każdego klienta, program Excel może być lepszym rozwiązaniem. Jeśli jednak chcesz przechowywać bardziej złożoną listę klientów, zawierającą adresy rozliczeniowe i wysyłkowe dla każdego klienta lub wiele osób kontaktowych dla każdego klienta, program Access jest lepszym rozwiązaniem.

W relacyjnej bazie danych informacje są organizowane w wielu tabelach. W dobrze zaprojektowanej relacyjnej bazie danych każda tabela jest płaska i zawiera informacje dotyczące tylko jednego typu danych. Jeśli na przykład tworzysz bazę danych klientów, nazwy klientów umieszcza się w jednej tabeli, a adresy rozliczeniowe i wysyłkowe tych klientów są umieszczane w osobnej tabeli. Przechowywanie adresów oddzielnie od nazw jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ każdy klient może mieć więcej niż jeden adres, a Ty chcesz mieć możliwość wprowadzania wielu adresów dla każdego klienta bez konieczności ponownego wprowadzania nazwy klienta dla każdego adresu.

Porównanie danych lokalnych i zewnętrznych Program Access umożliwia nawiązywanie połączeń z danymi z różnych zewnętrznych źródeł danych, co pozwala wyświetlać, edytować i wykonywać zapytania dotyczące tych danych bez konieczności importowania ich. Program Access udostępnia na przykład polecenia umożliwiające nawiązanie połączenia z istniejącymi danymi w bazie danych programu Microsoft SQL Server, pliku dBASE, folderze programu Outlook oraz z wieloma innymi źródłami danych. Za pomocą programu Excel można łączyć się z różnymi źródłami danych, między innymi z bazami danych programu Access, programów SQL Server i usług Analysis Services, plikami tekstowymi i XML oraz źródłami danych ODBC i OLE DB. Nie można jednak edytować danych w celu zmiany danych źródłowych za pośrednictwem interfejsu użytkownika programu Excel.

Programy Access i Excel udostępniają polecenia umożliwiające łączenie się z danymi na listach programu Windows SharePoint Services. Program Excel zapewnia jednak z listami programu SharePoint połączenie tylko do odczytu. natomiast program Access umożliwia odczytywanie i zapisywanie danych na listach programu SharePoint.

Integralność danych a elastyczność Unikatowe identyfikatory pozwalają zachować integralność danych i zapewniają, że żadne dwa wiersze (rekordy) nie zawierają dokładnie tych samych danych. Unikatowe identyfikatory zapewniają także najszybszy sposób pobierania danych podczas przeszukiwania lub sortowania danych. W programie Access można użyć typu danych Autonumerowanie w celu automatycznego wygenerowania unikatowego identyfikatora dla każdego rekordu. Za pomocą tych identyfikatorów można następnie powiązać rekordy w jednej tabeli z rekordami w innej tabeli.

Struktura, którą program Access stosuje do danych, pomaga zapewnić integralność danych. Program Access może wymagać, aby nowe rekordy w jednej tabeli miały odpowiadającą im wartość w innej tabeli, aby nie można było tworzyć rekordów "odłączonych". Na przykład nie chcesz mieć zamówienia, które nie zawiera informacji o klientach. Program Access może wymagać, aby każdy nowy rekord w tabeli Zamówienia miał odpowiadającą mu wartość klienta w tabeli Klienci. Ta wymagana zgodność wartości jest nazywana więzami integralności.

Możesz również nałożyć własne ograniczenia i reguły, aby dodatkowo zapewnić poprawne wprowadzanie danych. Program Excel pozwala wprowadzać dane w bardziej swobodny sposób, ale ponieważ nie obsługuje danych relacyjnych, nie obsługuje więzów integralności. Można jednak sterować wprowadzaniem danych w programie Excel za pomocą polecenia Sprawdzanie poprawności danych .

Analiza danych

Wykonywanie zapytań Jeśli często musisz wyświetlać dane na różne sposoby, w zależności od zmieniających się warunków lub zdarzeń, program Access może być lepszym rozwiązaniem do przechowywania danych i pracy z nimi. Program Access umożliwia szybkie pobieranie wierszy i kolumn danych (SQL) za pomocą zapytań Structured Query Language (SQL), niezależnie od tego, czy znajdują się one w jednej czy w wielu tabelach. Możesz również używać wyrażeń w kwerendach, aby tworzyć pola obliczeniowe. Używanie wyrażeń w programie Access przebiega podobnie do procesu obliczania wartości za pomocą formuł w programie Excel. Za pomocą zapytań programu Access można również podsumowywać dane i przedstawiać wartości zagregowane, takie jak sumy, średnie i liczebności.

Modelowanie W programie Excel można używać narzędzi do analizy warunkowej w celu prognozowania wyników modelu arkusza. Analiza warunkowa umożliwia uruchamianie różnych scenariuszy na danych, takich jak scenariusze najlepszego i najgorszego przypadku, oraz porównywanie danych wynikowych kilku scenariuszy w raporcie podsumowującym. Podobna funkcja nie jest dostępna w programie Access.

Przestawianie i wykresowanie W obu programach można tworzyć raporty w formie tabeli przestawnej i wykresy w formie tabeli przestawnej. Program Excel zapewnia jednak bardziej zaawansowane funkcje tworzenia wykresów i raportowania w formie tabeli przestawnej niż program Access. Planując tworzenie obszernych raportów w formie tabel przestawnych lub regularne udostępnianie wykresów o profesjonalnym wyglądzie, należy używać raportów w formie tabel przestawnych lub wykresów w formie tabel przestawnych w programie Excel, zamiast tych samych funkcji w programie Access.

Współpraca wielu użytkowników

Zarówno program Access, jak i program Excel obsługują środowiska współpracy, takie jak program Windows SharePoint Services i sieciowe udziały plików. Różnią się one jednak sposobem uzyskiwania dostępu do danych przez wielu użytkowników.

Dostęp wielu użytkowników do danych W normalnym trybie program Access umożliwia otwieranie jednej bazy danych wielu użytkownikom w tym samym czasie. Takie rozwiązanie jest skuteczne, ponieważ program Access blokuje tylko dane edytowane przez użytkownika. Dzięki temu inni użytkownicy mogą edytować inne rekordy bez konfliktów. W programie Excel można udostępnić skoroszyt innym użytkownikom, ale współpraca wielu użytkowników działa najlepiej, gdy użytkownicy pracują nad danymi w tym skoroszycie w różnym czasie, a nie jednocześnie. W efekcie użytkownicy bazy danych programu Access wspólnie pracują nad zestawem danych, a użytkownicy skoroszytu programu Excel wspólnie pracują nad dokumentem.

Używanie programu Windows SharePoint Services do współpracy Oba programy integrują się z technologiami programu Microsoft Windows SharePoint Services, takimi jak listy i biblioteki dokumentów programu SharePoint.

Program Access udostępnia wiele metod współpracy z wieloma użytkownikami w witrynie programu SharePoint. Można na przykład przekazać pełną bazę danych do biblioteki dokumentów programu Windows SharePoint Services, udostępnić formularze i raporty jako widoki programu Windows SharePoint Services oraz połączyć bazę danych z danymi przechowywanymi na listach programu SharePoint.

Program Excel zapewnia tylko jeden sposób współpracy z wieloma użytkownikami w witrynie programu SharePoint Services. Skoroszyt można przekazać do bibliotek dokumentów programu Windows SharePoint Services, gdzie poszczególni użytkownicy mogą wyewidencjonować skoroszyt i wprowadzać w nim zmiany, uniemożliwiając innym użytkownikom modyfikowanie skoroszytu w tym samym czasie. Użytkownicy mogą edytować skoroszyt bez wyewidencjonowywania go z biblioteki dokumentów — w takim przypadku muszą koordynować swoje działania z innymi użytkownikami, aby uniknąć konfliktów danych.

Używanie folderów sieciowych do współpracy Jeśli baza danych programu Access jest przechowywana w udostępnionym folderze sieciowym, wielu użytkowników może jednocześnie otwierać bazę danych i pracować z zawartymi w niej danymi. Baza danych blokuje poszczególne rekordy, gdy użytkownik je edytuje. Jeśli skoroszyt programu Excel jest przechowywany w udostępnionym folderze sieciowym, skoroszyt może być edytowany tylko przez jednego użytkownika w danym momencie. Dla celów przeglądania skoroszyt może otwierać wielu użytkowników, podczas gdy inny użytkownik go edytuje, ale ci użytkownicy nie mogą wprowadzać żadnych zmian w danych, dopóki użytkownik edytujący skoroszyt go nie zamknie.

Zabezpieczenia

Oba programy udostępniają podobne funkcje — hasła i szyfrowanie — które pomagają zapobiegać utracie danych i chronić je przed nieautoryzowanym dostępem. Istnieją jednak pewne różnice między programami Access i Excel w sposobie działania ochrony danych na poziomie użytkownika.

Ochrona przed utratą danych W programie Access Twoja praca jest stale zapisywana, dzięki czemu w razie nieoczekiwanej awarii jest mało prawdopodobne, że utracisz dużo pracy (jeśli w ogóle). Ponieważ jednak program Access zapisuje pracę w sposób ciągły, możliwe jest również wprowadzanie zmian, których później nie chcesz zatwierdzać. Aby zapewnić przywrócenie bazy danych do żądanego stanu, utwórz kopię zapasową pliku bazy danych zgodnie z harmonogramem dostosowanym do Twoich potrzeb. Możesz odzyskać całą bazę danych z kopii zapasowej albo przywrócić tylko tabelę lub inny obiekt bazy danych, którego potrzebujesz. Jeśli używasz narzędzia do tworzenia kopii zapasowej systemu plików, możesz również użyć kopii bazy danych z kopii zapasowej systemu plików do przywrócenia danych. W programie Excel można zapisywać informacje Autoodzyskiwania w określonych odstępach czasu podczas aktualizowania danych.

Ochrona danych na poziomie użytkownika W programie Excel możesz usunąć ważne lub prywatne dane z widoku, ukrywając kolumny i wiersze danych, a następnie włączyć ochronę całego arkusza, aby kontrolować dostęp użytkowników do ukrytych danych. Oprócz ochrony arkusza i jego elementów można również blokować i odblokowywać komórki w arkuszu, aby uniemożliwić innym użytkownikom niezamierzone zmodyfikowanie ważnych danych.

Zabezpieczenia na poziomie pliku Na poziomie plików można użyć szyfrowania w obu programach, aby uniemożliwić nieautoryzowanym użytkownikom wyświetlanie danych. Można również wymagać wprowadzenia hasła w celu otwarcia pliku lub skoroszytu bazy danych. Ponadto możesz pomóc w zabezpieczeniu pliku lub skoroszytu bazy danych, korzystając z podpisu cyfrowego.

Ograniczony dostęp do danych W programie Excel można określić uprawnienia dostępu do danych oparte na użytkownikach lub ustawić prawa tylko do odczytu, które uniemożliwiają innym użytkownikom wprowadzanie zmian w danych, do których mają dostęp. Program Access nie udostępnia funkcji zabezpieczeń na poziomie użytkownika, ale obsługuje model zabezpieczeń użytkownika każdego serwera bazy danych, z którym nawiązuje połączenie. Jeśli na przykład tworzysz połączenie z listą programu SharePoint, program Access uwzględnia uprawnienia użytkowników do tej listy. Aby uniemożliwić nieautoryzowanym użytkownikom dostęp do danych programu Access, zaszyfruj bazę danych, ustawiając hasło. Użytkownicy muszą wprowadzić hasło, aby móc odczytać dane z bazy danych, nawet jeśli uzyskują do nich dostęp za pomocą innego programu, takiego jak program Excel.

Aby uzyskać więcej informacji na temat ochrony danych, zobacz Ustawianie lub zmienianie zabezpieczeń na poziomie użytkownika programu Access 2003 w programie Access 2007 lub nowszym oraz Ochrona i zabezpieczenia w programie Excel.

Kiedy używać programu Access

Na ogół program Access jest najlepszym rozwiązaniem, gdy trzeba regularnie śledzić i rejestrować dane, a następnie wyświetlać, eksportować lub drukować podzestawy tych danych. Formularze programu Access zapewniają wygodniejszy interfejs do pracy z danymi niż arkusz programu Excel. Za pomocą programu Access można zautomatyzować często wykonywane akcje, a raporty programu Access umożliwiają podsumowywanie danych w formie drukowanej lub elektronicznej. Program Access zapewnia lepszą strukturę danych. Można na przykład określić, jakie typy danych mogą być wprowadzane, jakie wartości są dopuszczalne, a także określić, w jaki sposób dane w jednej tabeli są powiązane z danymi w innych tabelach. Taka struktura ułatwia wprowadzanie tylko poprawnych typów danych.

Program Access przechowuje dane w tabelach, które wyglądają bardzo podobnie do arkuszy, jednak tabele programu Access są przeznaczone do wykonywania złożonych zapytań dotyczących danych przechowywanych w innych tabelach.

Program Access umożliwia wykonywanie następujących czynności:

• Załóżmy, że w bazie danych pracuje wiele osób i potrzebujesz niezawodnych opcji, które bezpiecznie obsługują aktualizacje danych, takich jak blokowanie rekordów i rozwiązywanie konfliktów.
• Należy przewidzieć potrzebę dodania kolejnych tabel do zestawu danych, który został utworzony jako tabela płaska lub nierelacyjna.
• Chcę uruchamiać złożone zapytania.
• Tworzenie różnych raportów lub etykiet wysyłkowych,

Typowe scenariusze korzystania z programu Access

• Zarządzanie kontaktami Możesz zarządzać kontaktami i adresami wysyłkowymi, a następnie tworzyć raporty w programie Access lub scalać dane za pomocą programu Microsoft Office Word w celu drukowania listów seryjnych, kopert lub etykiet wysyłkowych.
• Śledzenie zapasów i składników majątku Można utworzyć spis elementów w domu lub firmie i razem z danymi przechowywać fotografie lub inne powiązane dokumenty.
• Śledzenie zamówienia Można wprowadzać informacje dotyczące produktów, klientów i zamówień, a następnie tworzyć raporty przedstawiające dane sprzedaży według pracownika, regionu, przedziału czasu lub innej wartości.
• Śledzenie zadań Można śledzić zadania dotyczące grupy osób oraz wprowadzać nowe zadania, gdy inne osoby aktualizują istniejące zadania w tej samej bazie danych.
• Organizacja wypożyczalni Program Access umożliwia przechowywanie danych o książkach i dyskach CD oraz śledzenie tego, komu zostały wypożyczone.
• Planowanie wydarzeń Umożliwia wprowadzanie informacji dotyczących terminów zdarzeń, lokalizacji i uczestników, a następnie drukowanie harmonogramów lub podsumowań zdarzeń.
• Śledzenie odżywiania Śledź przepisy i rejestruj aktywność związaną z dietą i ćwiczeniami.

Kiedy używać programu Excel

Jako program arkuszy kalkulacyjnych Excel może przechowywać duże ilości danych w skoroszytach zawierających jeden lub więcej arkuszy. Jednak program Excel nie służy jako system zarządzania bazą danych, taki jak program Access, lecz jest zoptymalizowany pod kątem analizy danych i obliczeń. Za pomocą tego elastycznego programu można tworzyć modele do analizy danych, pisać proste i złożone formuły wykonujące obliczenia na tych danych, przestawiać dane w dowolny wybrany sposób oraz przedstawiać dane na różnych wykresach o profesjonalnym wyglądzie. Program Microsoft Create udostępnia kilka szablonów projektów programu Excel do wyboru.

Program Excel umożliwia wykonywanie następujących czynności:

• wymaganie płaskiego lub nierelacyjnego widoku danych zamiast relacyjnej bazy danych korzystającej z wielu tabel, gdy dane składają się głównie z liczb.
• Często uruchamiaj obliczenia i porównania statystyczne na danych.
• Używanie raportów w formie tabeli przestawnej do wyświetlania danych hierarchicznych w kompaktowym i elastycznym układzie.
• zamierzasz regularnie tworzyć wykresy i korzystać z nowych formatów wykresów dostępnych w programie Excel.
• Wyróżnianie danych przy użyciu ikon formatowania warunkowego, pasków danych i skal kolorów.
• chcesz wykonywać zaawansowane operacje analizy warunkowej na danych, takie jak analiza statystyczna, inżynierska i regresja.
• Chcesz śledzić elementy na prostej liście do użytku osobistego lub na potrzeby ograniczonej współpracy.

Typowe scenariusze korzystania z programu Excel

• Księgowość Zaawansowanych funkcji obliczeniowych programu Excel można używać w wielu sprawozdaniach finansowych — na przykład w sprawozdaniu o przepływie gotówkowym, raporcie o dochodach lub zestawieniu zysków i strat.
• Budżetowanie W programie Excel można utworzyć dowolny typ budżetu — osobisty lub firmowy — na przykład plan budżetu marketingowego, budżet imprezy lub budżet emerytalny.
• Rozliczenia i sprzedaż Program Excel jest również przydatny do zarządzania danymi dotyczącymi rozliczeń i sprzedaży, gdzie można łatwo tworzyć potrzebne formularze — na przykład faktury sprzedaży, listy przewozowe lub zamówienia zakupu.
• Raportowanie W programie Excel można tworzyć różnego typu raporty, które będą odzwierciedlać analizę danych lub podsumowywać dane — na przykład raporty mierzące wydajność projektu, prognozujące dane, podsumowujące dane lub prezentujące dane wariancji.
• Planowanie Program Excel jest doskonałym narzędziem do tworzenia profesjonalnych planów lub przydatnych terminarzy — na przykład tygodniowego planu zajęć, planu badań marketingowych, planu podatkowego na koniec roku albo tygodniowych terminarzy ułatwiających planowanie posiłków, przyjęć lub urlopów.
• Śledzenie Za pomocą programu Excel można śledzić dane w grafiku lub na liście — na przykład w grafiku do śledzenia pracy lub na liście zapasów do śledzenia sprzętu.
• Używanie kalendarzy Ze względu na swój siatkowy charakter program Excel doskonale nadaje się do tworzenia dowolnego typu kalendarza — na przykład kalendarza akademickiego do śledzenia działań w ciągu roku szkolnego lub kalendarza roku obrachunkowego do śledzenia wydarzeń biznesowych i punktów kontrolnych.

Aby zapoznać się z przydatnymi szablonami programu Excel w każdej z tych kategorii, zobacz Szablony dla programu Excel w witrynie Microsoft Office Online.

Jednoczesne używanie programów Access i Excel

Możesz chcieć skorzystać z korzyści, jakie oferują oba programy. Można na przykład utworzyć arkusz w programie Excel, w którym można obliczać i analizować dane. Arkusz staje się jednak zbyt duży i złożony, a wielu innych użytkowników potrzebuje dostępu do danych. Na tym etapie możesz zechcieć zaimportować lub połączyć arkusz z programem Access i użyć go jako bazy danych, zamiast pracować z nim w programie Excel. W bazie danych programu Access mogą też znajdować się dane, na podstawie których można utworzyć szczegółowe raporty w formie tabeli przestawnej programu Excel i profesjonalnie wyglądające wykresy programu Excel.

Niezależnie od tego, którego programu użyjesz jako pierwszego, zawsze możesz przenieść dane z jednego programu do drugiego, z którym możesz kontynuować pracę. Z połączeniem danych lub bez niego, możesz przenosić dane do programu Access z programu Excel (i na odwrót), kopiując je, importując lub eksportując.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wymiany danych między obydwoma programami, zobacz temat Przenoszenie danych z programu Excel do programu Access.