Podczas importowania danych do programu Access czasami dane źródłowe nie są prawidłowo podzielone na powiązane tabele. Aby uzyskać najwięcej korzyści z programu Access, dane muszą być znormalizowane — rozmieszczone w osobnych tabelach, każda poświęcona jednemu elementowi, powiązanych ze sobą za pomocą kluczowych informacji. Analizator tabel może pomóc w wykonaniu tego krytycznego zadania: na wstążce kliknij pozycję Narzędzia bazy danych, a następnie w grupie Analizowanie kliknij pozycję Analizuj tabelę. Zostanie uruchomiony kreator, który przeprowadzi Cię przez ten proces.
Uwaga
Informacje przedstawione w tym temacie dotyczą tylko bazy danych programu Microsoft Access dla komputerów stacjonarnych (.mdb lub accdb).
1. Oryginalna tabela
2. Tabele utworzone przez analizatora tabel
3. Zapytanie utworzone przez analizatora tabel
4. Lista odnośników
Jeśli baza danych programu Microsoft Access zawiera tabelę zawierającą powtarzające się informacje w jednym lub kilku polach, użyj analizatora tabel w celu rozdzielenia danych na powiązane tabele, co pozwoli na bezpieczniejsze i wydajniejsze przechowywanie danych. Ten proces nazywa się normalizacją.
Analizator tabel dzieli jedną tabelę zawierającą powtarzające się informacje na osobne tabele, w których każdy typ informacji jest przechowywany tylko raz. Dzięki temu baza danych jest wydajniejsza i łatwiejsza do aktualizowania, a także zmniejsza się jej rozmiar. Po podzieleniu danych przez kreatora nadal można je wyświetlać i pracować z nimi w jednym miejscu, zlecając kreatorowi utworzenie zapytania.
Za pomocą tego zapytania można aktualizować dane z wielu tabel jednocześnie. Zapytanie oferuje również inne funkcje oszczędzające czas, pozwalające zwiększyć dokładność danych.
- Jeśli zmienisz pole powtarzające się w zapytaniu, wszystkie rekordy z tą wartością zostaną automatycznie zaktualizowane, ponieważ w rzeczywistości aktualizowane jest tylko jedno pole w tabeli źródłowej zapytania.
- Z nowych tabel zapytanie dziedziczy pola odnośników, które umożliwiają zmianę wartości pól przez wybieranie wartości z listy zamiast konieczności poprawnego wpisywania wartości. Lista odnośników pobiera wartości z tabeli źródłowej. Jeśli ta sama wartość dotyczy więcej niż jednego rekordu, można zapewnić dokładność i spójność, wybierając za każdym razem tę wartość z listy.
- Formularze i raporty, które poprzednio były oparte na pierwotnej tabeli, teraz automatycznie będą oparte na zapytaniu, ponieważ kreator przypisuje nazwę oryginalnej tabeli do zapytania, a następnie zmienia nazwę tabeli.
- Istniejące formularze i raporty oparte na zapytaniu będą dziedziczyć automatyczne aktualizacje pól. Nowe formularze i raporty będą również dziedziczyć listy odnośników.