WD2002: Jak używać korespondencji seryjnej do tworzenia etykiet wysyłkowych

Ten artykuł został opublikowany wcześniej pod numerem PL294684
Wersja tego artykułu dla programu Microsoft Word 2000: 212034.
Wersja tego artykułu dla programu Microsoft Word 97: 195609.
Streszczenie
W tym artykule opisano sposób używania korespondencji seryjnej w programie Word do tworzenia etykiet. Korespondencja seryjna wymaga scalenia dokumentu głównego ze źródłem danych. Główny dokument zawiera tekst i inne elementy, które są takie same w przypadku każdej etykiety. Źródło danych zawiera informacje, które są inne w każdej etykiecie, takie jak nazwa i adres każdego adresata.

Pola korespondencji wstawiane do głównego dokumentu wskazują programowi Word miejsce na drukowanie informacji ze źródła danych. Po wykonaniu korespondencji seryjnej program Word zastępuje pola korespondencji w dokumencie głównym informacjami pochodzącymi ze źródła danych. Każdy wiersz (lub rekord) w źródle danych tworzy oddzielną etykietę.

Aby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące korespondencji seryjnej, kliknij numery artykułów poniżej w celu wyświetlenia tych artykułów z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:
294691 WD2002: Podstawy korespondencji seryjnej — Wyjaśnienie procesu
290408 WD2002: Często zadawane pytania dotyczące korespondencji seryjnej
Więcej informacji
Poniższa procedura przedstawia sposób wykonania etykiet za pomocą korespondencji seryjnej.

Krok 1: Dokument główny

Uruchom nowy dokument do utworzenia nowej etykiety lub otwórz istniejący dokument używany poprzednio do scalania etykiet.
  1. Otwórz dokument w programie Word. W menuNarzędziakliknij polecenieListy i dokumenty wysyłkowe, a następnie kliknij polecenieKreator korespondencji seryjnej. Pojawi się okienko zadańKorespondencja seryjna.
  2. W obszarzeWybierz typ dokumentukliknij opcjęEtykiety, a następnie kliknij łączeNastępny: Dokument początkowy.

    W ten sposób przechodzisz do kroku 2 Kreatora korespondencji seryjnej.
  3. W obszarzeWybierz dokument początkowykliknij opcjęZmień układ dokumentualboRozpocznij od istniejącego dokumentu.

    OpcjaZmień układ dokumentuumożliwia użycie jednego z szablonów korespondencji seryjnej i ustawienie opcji etykiet. Po kliknięciu łączaOpcje etykietpojawi się okno dialogoweOpcje etykiet. Kliknij, aby wybrać, typ drukarki (drukarka mozaikowa/laserowa), typ produktu etykiety (taki jak Avery) oraz numer produktu. Jeżeli używasz etykiety niestandardowej, kliknij przyciskSzczegóły,a następnie wpisz rozmiar etykiety. Kliknij przyciskOK.

    OpcjaUżyj bieżącego dokumentuumożliwia otwarcie istniejącego dokumentu korespondencji seryjnej i użycie jako dokumentu głównego.
  4. Kliknij w kreatorze łączeNastępny: Wybierz adresatów.

Krok 2: Źródło danych

Źródło danych zawiera informacje, które mogą się różnić w każdej etykiecie. Można otworzyć istniejące źródło danych utworzone w programie Word albo utworzyć nowe źródło danych i wypełnić informacje o adresie.

UWAGA: Źródło danych można również utworzyć w innym programie, takim jak Microsoft Excel lub Microsoft Access albo użyć osobistej książki adresowej utworzonej w programie Microsoft Exchange lub Schedule+ albo można użyć pliku tekstowego ASCII lub innego pliku rozdzielanego.
  1. W nagłówkuWybierz adresatóww okienku zadańKorespondencja seryjnawybierz odpowiednią opcję źródła danych.
  2. Opcje obejmują użycie istniejącej listy, wybór z kontaktów programu Outlook oraz wpisanie nowej listy. Użyj metody odpowiedniej do typu źródła danych, którego chcesz użyć.Metoda 1: Otwórz istniejące źródło danych

    1. W okienku zadańKorespondencja seryjnakliknij opcjęUżyj istniejącej listy, a następnie kliknij poleceniePrzeglądajpod nagłówkiemUżyj istniejącej listy.

      Pojawi się okno dialogoweWybieranie źródła danych.
    2. Z listy plików w oknie dialogowym wybierz źródło danych, którego chcesz używać, a następnie kliknij przyciskOtwórz.

      Jeżeli źródła danych, którego chcesz używać, nie ma na liście plików, kliknij odpowiedni dysk i katalog. Następnie wybierz odpowiednią opcję na liściePliki typu.

      Program Word wyświetla okno dialogoweAdresaci korespondencji seryjnej, aby umożliwić dalszą edycję danych. Po zakończeniu edycji i wprowadzaniu zmian kliknij przyciskOK. Następnie powrócisz do swojego listu.
    3. Kliknij polecenieNastępny: Napisz list,aby skonfigurować dokument główny.
    4. Przejdź do sekcji Krok 3: Edycja dokumentu głównego w tym artykule.
    Metoda 2: Użyj kontaktów programu Outlook

    1. W okienku zadańKorespondencja seryjnakliknij opcjęWybierz z kontaktów programu Outlook, a następnie kliknij łączeWybierz folder Kontaktypod nagłówkiemWybierz z kontaktów programu Outlook.

      Pojawi się okno dialogoweWybieranie folderu listy kontaktówz dostępnym folderem Kontakty. Wybierz poprawny folder, a następnie kliknij przyciskOK.

      Nazwy pojawiają się w oknie dialogowymAdresaci korespondencji seryjnej. Kliknij przyciskOK.
    2. Kliknij łączeNastępny: Rozmieść dane na etykietach.
    3. Przejdź do sekcji Krok 3: Edycja głównego dokumentu w tym artykule.
    Metoda 3: Utwórz nowe źródło danych

    1. Kliknij łączeNastępny: Wybierz adresatów, a następnie kliknij opcjęWpisz nową listępod nagłówkiemWybierz adresatów.
    2. Kliknij łączeUtwórz,aby wyświetlić okno dialogoweNowa lista adresów. Okno dialogowe zawiera listę nazw pól często używanych w listach seryjnych, etykietach wysyłkowych i kopertach.

      Aby dostosować pola w oknie dialogowym, kliknij przyciskDostosuj. Możesz zmienić nazwy pól i usunąć pola, których nie potrzebujesz. Aby dodać nazwy pół, kliknij przyciskDodaj, wpisz nazwę pola, a następnie kliknij przyciskOK. Po zakończeniu dostosowania kliknij przyciskOK. Po zakończeniu wprowadzania danych kliknij przyciskZamknij,aby zamknąć okno dialogoweNowa lista adresów.

      Pojawi się okno dialogoweZapisywanie listy adresów.
    3. Nazwij plik, a następnie kliknij polecenieZapisz.

      Program Word wyświetli okno dialogoweAdresaci korespondencji seryjnej,aby umożliwić dalszą edycję danych. Po zakończeniu edycji i wprowadzania zmian kliknij przyciskOK.
    4. Kliknij w Kreatorze korespondencji seryjnej łączeNastępny: Rozmieść dane na etykietach.
    5. Przejdź do sekcji Krok 3: Edycja dokumentu głównego w tym artykule.
    Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat tworzenia nowego źródła danych, kliknij numer artykułu poniżej w celu wyświetlenia tego artykułu z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:
    294688 WD2002: How to Design and Set Up a Mail Merge Address List

Krok 3: Edycja dokumentu głównego

  1. W okienku zadańKorespondencja seryjnasprawdź, czy jesteś w krokuRozmieść dane na etykietach. Ten krok umożliwia utworzenie układu etykiet.
  2. Program Word wyświetla elementy, których można używać do tworzenia układu etykiet, takie jak blok adresu, wiersz pozdrowienia, elektroniczna opłata pocztowa itd. Użyj opcjiWięcej elementów,aby dodać określone pola. Kliknij miejsce w etykiecie, do którego chcesz wstawić pola korespondencji seryjnej, które reprezentują miejsce, w którym program Word powinien drukować informacje ze źródła danych. Upewnij się, że zostały wpisane spacje lub znaki interpunkcyjne, które powinny znajdować się między dwoma polami korespondencji seryjnej lub za polem korespondencji seryjnej.
  3. Po zakończeniu ustawiania etykiety kliknij przyciskAktualizuj wszystkie etykiety, aby zreplikować wszystkie etykiety.
  4. Kliknij w kreatorze łączeNastępny: Przejrzyj etykiety,aby przejrzeć scalone dane.

Krok 4: Scalenie

  1. W okienku zadańKorespondencja seryjnasprawdź, czy jesteś w krokuUkończ scalanie. Umożliwia to scalenie na drukarkę lub na ekran.

    Aby scalić bezpośrednio na drukarkę, kliknij łączeDrukuj. Pojawi się okno dialogoweScalanie na drukarkę,które umożliwia wybranie rekordów do scalenia. Kliknij przyciskOK. Pojawi się okno dialogoweDrukowanie, które umożliwia wybranie drukarki i drukowanie etykiet.

    Aby scalić na ekran, kliknij łączeEdytuj poszczególne etykiety.Pojawi się okno dialogoweScalanie z nowym dokumentem,które umożliwia wybranie rekordów do scalenia. Kliknij przyciskOK,aby scalić etykiety. Umożliwia to wyświetlenie etykiet przed wydrukowaniem.
  2. Po wyświetleniu scalonego dokumentu na ekranie można zapisać go jako oddzielny dokument, wydrukować go, klikając polecenieDrukujw menuPliklub wykonać obie czynności.
Materiały referencyjne
Aby uzyskać więcej informacji o korespondencji seryjnej, kliknij polecenie Microsoft Word — Pomoc w menu Pomoc, wpisz tekst korespondencja seryjna, a następnie kliknij przycisk Wyszukaj, aby wyświetlić znalezione tematy.
OfficeKBHowTo Poczta scalanie etykiety dane źródło Narzędzia utwórz pomocnik pomocnicza jak etykiety inf korespondencja seryjna
Właściwości

Identyfikator artykułu: 294684 — ostatni przegląd: 05/13/2010 17:02:35 — zmiana: 3.0

Microsoft Word 2002 Standard Edition

  • kbdta kbhowto kbmerge KB294684
Opinia