Podsumowanie: Poznaj elementy rozwiązania do zarządzania dokumentami i proces planowania zarządzania dokumentami w programie SharePoint 2013.
Ten artykuł zawiera ogólny opis różnych elementów rozwiązania do zarządzania dokumentami opartych na SharePoint Server 2016.
Zarządzanie dokumentami steruje cyklem życia dokumentów w organizacji — w jaki sposób są tworzone, przeglądane, publikowane i w jaki sposób są one ostatecznie usuwane lub zachowywane. Mimo że termin "zarządzanie" oznacza, że informacjami jest kontrolowana od pierwszej strony organizacji, skuteczny system zarządzania dokumentami powinien odzwierciedlać kulturę organizacji, która z nich korzysta. Narzędzia służące do zarządzania dokumentami powinny być na tyle elastyczne, aby umożliwić ci ścisłą kontrolę cyklu życia dokumentu, jeśli będzie to pasować do kultury i celów przedsiębiorstwa, a także na zaimplementowanie bardziej luźnej struktury systemu, jeśli lepiej pasuje on do potrzeb przedsiębiorstwa.
Elementy systemu zarządzania dokumentami
Efektywne rozwiązanie do zarządzania dokumentami określa następujące elementy:
-
Jakie rodzaje dokumentów i innej zawartości można tworzyć w organizacji.
-
Jakiego szablonu należy użyć dla każdego rodzaju dokumentu.
-
Jakie metadane należy podać dla każdego rodzaju dokumentu.
-
Miejsce przechowywania dokumentu na każdym etapie cyklu życia.
-
Jak kontrolować dostęp do dokumentu na każdym etapie jego cyklu życia.
-
Sposób przenoszenia dokumentów w organizacji jako członków zespołu współtworuje tworzenie, przeglądanie, zatwierdzanie, publikowanie oraz ich publikowanie oraz ich publikowanie.
SharePoint Foundation 2013 funkcje implementują wszystkie te aspekty zarządzania dokumentami. SharePoint Server 2016 te same funkcje, a także dodaje następujące elementy:
-
Jakie zasady mają zastosowanie do dokumentów, aby działania związane z dokumentami były objęte inspekcją, dokumenty były przechowywane lub usuwane w odpowiedni sposób, a zawartość ważna dla organizacji jest chroniona.
-
Sposób obsługi dokumentów jako rekordów firmowych, który musi być zachowywany zgodnie z wymaganiami prawnymi i wytycznymi firmowymi.
Aby mieć pewność, że pracownicy pełniący funkcje informacyjne mogą łatwo korzystać z tych funkcji bez konieczności odchodzinia z codziennej pracy i znanych narzędzi, aplikacji w programach Microsoft Office System, takich jak Microsoft Outlook i Word, zawierają również funkcje, które obsługują każdy etap cyklu życia dokumentu.
Proces planowania
Proces planowania zarządzania dokumentami składa się z następujących głównych etapów:
-
Identyfikowanie ról zarządzania dokumentami Upewnij się, że twoje plany zawierają opinie najważniejszych uczestników projektu w organizacji, że masz najlepszy zespół do wdrożenia rozwiązania i wiesz, kto będzie uczestniczyć w procesach zarządzania dokumentami.
-
Analizowanie użycia dokumentów Po określeniu, kto pracuje nad dokumentami, określ rodzaje dokumentów, nad których pracują, i ich sposób używania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Identyfikowanie użytkowników i analizowanie użycia dokumentów (SharePoint Server 2010).
-
Planowanie organizacji dokumentów Dokumenty można organizować w zbiorach witryn, witrynach i bibliotekach. SharePoint Server 2016 oferuje szereg funkcji pomocnych w organizowaniu i zapisywaniu dokumentów, od wyspecjalizowanych witryn po luźne biblioteki dokumentów do szybkiego tworzenia dokumentów i współpracy. W bibliotece można dodatkowo organizować zawartość w folderach i podfolderach. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Planowanie biblioteki dokumentów (SharePoint Server 2010).
-
Planowanie sposobu przesuwania zawartości między lokalizacjami Może być konieczne przeniesienie lub skopiowanie dokumentu z jednej witryny lub biblioteki do innej na różnych etapach cyklu życia. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz"Planowanie przepływu zawartości" w te dotyczącej planowania biblioteki dokumentów (SharePoint Server 2010).
-
Planowanie typów zawartości Za pomocą typów zawartości można organizować informacje o dokumentach, takie jak metadane, szablony dokumentów i procesy przepływu pracy. Jest to ważny krok ułatwiający organizowanie dokumentów i wymuszanie spójności w całej organizacji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Typ zawartości i planowanie przepływów pracy (SharePoint Server 2010).
-
Planowanie przepływów pracy Podczas planowania przepływów pracy dla organizacji możesz kontrolować sposób przenoszenia dokumentów między członkami zespołu i śledzić je podczas cyklu życia każdego z uczestników dokumentu. SharePoint Server 2016 przepływy pracy dla typowych zadań zespołu, takich jak przeglądanie i zatwierdzanie dokumentów. SharePoint Server 2016 również tworzyć i instalować niestandardowe przepływy pracy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Typ zawartości i planowanie przepływów pracy (SharePoint Server 2010).
-
Planowanie zarządzania zawartością Możesz zaplanować odpowiedni stopień kontroli na podstawie typu zawartości lub lokalizacji przechowywania. Na przykład można wymagać wyewidencjonowania dokumentów w określonej bibliotece przed ich edytowaniem. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Planowanie wersji, zatwierdzanie zawartości i planowanie wyewidencjonarowania (SharePoint Server 2010).
-
Planowanie zasad W przypadku każdego typu zawartości zaplanuj zasady zarządzania informacjami, aby mieć pewność, że dokumenty będą podległych, zachowanych i w inny sposób obsługiwane zgodnie z wymaganiami prawnymi i instytucji organizacji. SharePoint Server 2016 obejmuje zasady implementujące inspekcję, przechowywanie dokumentów i kody kreskowe (w celu upewniania się, że zawartość drukowana jest skorelowana z odpowiednimi wersjami elektronicznymi). Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Planowanie zasad zarządzania informacjami (SharePoint Server 2010).
Uwaga: Zasady nie są dostępne w programie SharePoint Foundation 2013.
