Dostosowywanie wiadomości e-mail

Można ustawić poziom ważności wiadomości, aby adresaci mogli zobaczyć wskaźnik w swoich skrzynkach odbiorczych, zanim zostanie otwarta. Ustawianie poziom ważności pozwala również adresatom sortować wiadomości według ich ważności.

1. Na karcie Wiadomość w grupie Tagi wybierz pozycję Wysoka ważność lub Niska ważność.

2. Zaznaczona opcja jest wyróżniona, aby pokazać, że jest zaangażowana.

Po wygaśnięciu wiadomości nagłówek wiadomości pozostaje widoczny w Outlook folderach. Mimo że wiadomość jest wyświetlana z przekreśleniem, nadal można ją otworzyć.

1. Na karcie Opcje w grupie Więcej opcji wybierz przycisk Uruchom okno dialogowe Opcje wiadomości .

2. W oknie dialogowym Właściwości w obszarze Opcje dostarczania zaznacz pole wyboru Wygasa po , a następnie wybierz datę i godzinę.

Jeśli używasz konta e-mail microsoft Exchange, możesz opóźnić dostarczenie jednej wiadomości. Niezależnie od typu konta e-mail wszyscy mogą używać reguł, aby opóźnić dostarczenie wszystkich wiadomości, umieszczając je w Skrzynce nadawczej przez określony czas po wybraniu pozycji Wyślij.

Aby opóźnić dostarczenie wiadomości e-mail tylko dla kont Exchange

1. Na karcie Opcje w grupie Więcej opcji wybierz pozycję Opóźnij dostarczenie. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Właściwości z zaznaczonym polem wyboru Nie dostarczaj przed .

2. Wybierz odpowiednią datę i godzinę dostawy.

   Uwaga: Dla każdej wiadomości, którą chcesz opóźnić, musisz wybrać pozycję Opóźnij dostarczenie . Aby opóźnić wszystkie wiadomości, zobacz poniższą procedurę opóźniania dostarczenia wiadomości e-mail dla wszystkich kont e-mail.

Aby opóźnić dostarczenie wiadomości e-mail dla wszystkich kont e-mail

Ustawienia kreatora reguł można dostosować, aby ograniczyć kryteria dotyczące narzucenia opóźnienia.

1. W dowolnym widoku Outlook wybierz kartę Plik .

2. Wybierz pozycję Zarządzaj regułami & alertów > nowa reguła.

3. W obszarze Krok 1: Wybierz szablon w obszarze Rozpocznij od pustej reguły wybierz pozycję Zastosuj regułę do wysyłanej wiadomości, a następnie wybierz pozycję Dalej.

4. Kliknij ponownie przycisk Dalej i po wyświetleniu komunikatu Ta reguła zostanie zastosowana do każdej wysyłanej wiadomości, wybierz pozycję Tak.

5. W obszarze Krok 1: wybierz akcje zaznacz pole wyboru Odłoż dostarczenie o kilka minut .

6. W obszarze Krok 2: Edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość) wybierz podkreśloną frazę, liczbę.

7. Wprowadź liczbę z przedziału od 1 do 120, a następnie wybierz przycisk OK.

8. Wybierz pozycję Zakończ i po wyświetleniu komunikatu Ta reguła jest regułą po stronie klienta i będzie przetwarzana tylko wtedy, gdy program Outlook jest uruchomiony, wybierz przycisk OK.

   Uwaga: Ta nowa reguła opóźnia wszystkie wysyłane wiadomości o liczbę minut wprowadzona w kroku 7. Outlook musi pozostać uruchomiona przez tę liczbę minut po wybraniu pozycji Wyślij , aby uwzględnić określone opóźnienie.

Początek strony

1. W nowej wiadomości e-mail na karcie Opcje w grupie Motywy wybierz pozycję Kolor strony.

   Uwaga: Umieść kursor w treści wiadomości, aby udostępnić opcję Kolor strony .

2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Wybierz kolor z palety Kolory motywu lub Kolory standardowe .

   • Wybierz pozycję Więcej kolorów , aby uzyskać bardziej szczegółową paletę.

   • Wybierz pozycję Brak koloru , aby usunąć dowolny kolor.

3. Wybierz pozycję Efekty wypełnienia , aby dodać gradient, teksturę, deseń lub obraz, a następnie wybierz odpowiednie opcje wypełnienia.

   Uwaga: Jeśli w kroku 2 wybrano kolor, gradient, tekstura lub deseń są oparte na tym kolorze.

Istnieje kilka sposobów zmiany czcionki w wiadomości.

• Na karcie Wiadomość w grupie Tekst podstawowy możesz wybrać czcionkę, rozmiar czcionki, styl czcionki (pogrubienie, kursywa i podkreślenie), kolor czcionki i wyróżnienie tekstu.

• Na karcie Formatowanie tekstu w grupie Czcionka możesz wybrać czcionkę i rozmiar czcionki oraz zwiększyć lub zmniejszyć rozmiar o jeden przyrost. Możesz również zmienić styl czcionki (pogrubienie, kursywa, podkreślenie, przekreślenie, indeks dolny, indeks górny). zmień wielkość liter, kolor czcionki i wyróżnienie tekstu; i usuń całe formatowanie czcionki.

• Na minipasku narzędzi wyświetlanym po zaznaczeniu tekstu możesz wybrać czcionkę, zwiększyć lub zmniejszyć rozmiar o jeden przyrost, wybrać motyw, użyć Malarza formatów, wybrać styl czcionki (pogrubienie, kursywa i podkreślenie) i wyróżnić tekst.

• Na karcie Formatowanie tekstu w grupie Style możesz wybierać style.

Grafiki mogą przyciągać uwagę adresatów wiadomości, ale mogą też zwiększyć rozmiar pliku wiadomości. Jest to jeden z powodów, dla których grafika powinna być używana z umiarem. Aby zmienić wygląd tła wiadomości, zobacz Dodawanie koloru tła, gradientu, tekstury, deseniu lub obrazu.

Aby dodać grafikę

• Na karcie Wstawianie w grupie Ilustracje wybierz jeden z następujących typów ilustracji:

  Obraz	Wybierz pozycję Obraz, a następnie przejdź do folderu, w którym chcesz zapisać obraz. Wybierz obraz, a następnie wybierz pozycję Wstaw. Możesz zmienić rozmiar obrazu lub obrócić go za pomocą uchwytów przeciągania obrazu. Aby wyświetlić dodatkowe opcje obrazu, kliknij obraz prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz polecenie.
  Kształty	Wybierz pozycję Kształty, a następnie wybierz odpowiedni kształt. Aby wyświetlić dodatkowe opcje kształtu, kliknij prawym przyciskiem myszy kształt, a następnie wybierz polecenie.
  SmartArt	Wybierz pozycję SmartArt. Wybierz układ grafiki SmartArt, a następnie wybierz przycisk OK. Wybierz grafikę SmartArt, aby dodać tekst. Aby wyświetlić dodatkowe opcje, kliknij prawym przyciskiem myszy grafikę SmartArt, a następnie wybierz polecenie.
  Wykres	Wybierz pozycję Wykres. Wybierz typ wykresu, a następnie kliknij przycisk OK. Aby wyświetlić dodatkowe opcje wykresu, kliknij prawym przyciskiem myszy wykres, a następnie wybierz polecenie.
  Wycinek ekranu	Wybierz pozycję Zrzut ekranu. Wybierz jeden z obrazów z podglądem lub wybierz pozycję Wycinek ekranu. Zaznacz obszar ekranu, który chcesz przechwycić.

Aby wstawić obiekt WordArt

• W menu Wstaw w grupie Tekst wybierz pozycję WordArt.

1. Na karcie Wiadomość w grupie Tekst podstawowy wybierz przycisk Punktory lub Numerowanie .

2. Naciśnij klawisz Enter , aby dodać następny element listy. Outlook automatycznie wstawia następny punktor lub numer.

3. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Aby zakończyć listę, naciśnij dwukrotnie klawisz Enter .

     lub

   • Aby usunąć ostatni punktor lub numer z listy, naciśnij klawisz Backspace.

Tabela składa się z wierszy i kolumn komórek, które można wypełnić tekstem i grafiką. Tabele są często używane do organizowania i prezentowania informacji.

Tabele umożliwiają również tworzenie interesujących układów stron lub tworzenie tekstu, grafiki i zaawansowanych układów tabel.

Aby dodać tabelę

1. Wybierz miejsce, w którym chcesz wstawić tabelę.

2. Na karcie Wstawianie w grupie Tabele wybierz pozycję Tabela.

3. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Wskaż pozycję Szybkie tabele, wybierz odpowiednią tabelę i zamień dane w tabeli na dane.

   • Wybierz siatkę tabeli i wybierz liczbę wierszy i kolumn, aby utworzyć nową, pustą tabelę.

     

   • Wybierz pozycję Rysuj tabelę , aby uzyskać wskaźnik umożliwiający zmianę rozmiarów dodanych komórek tabeli.

   • Wybierz pozycjęExcel Arkusz kalkulacyjny , aby otworzyć nowy arkusz kalkulacyjny w wiadomości. Za pomocą punktów uchwytu możesz zmienić rozmiar arkusza kalkulacyjnego.

     Uwaga: Po wybraniu Excel arkusza kalkulacyjnego może zostać wyświetlone okno dialogowe z pytaniem, czy źródło Excel skoroszytu jest zaufane. W większości przypadków, szczególnie jeśli źródło dokumentu jest Excel zainstalowane na komputerze, możesz wybrać pozycję Tak. Jeśli wahasz się, czy wybrać pozycję tak, ponieważ Excel działa z innego źródła lub sieci, skontaktuj się z administratorem sieci.

Możesz utworzyć podpis domyślny, który ma być dodawany do wszystkich wiadomości wychodzących, lub ręcznie wstawić podpis do wiadomości wychodzących pojedynczo.

Aby automatycznie wstawić podpis

1. Na karcie Wiadomość w grupie Dołączanie wybierz pozycję Podpis > Podpisy.

   Uwaga: Możesz również uzyskać dostęp do opcji podpisu dostępnych na karcie Wiadomość po wybraniu pozycji Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim lub Prześlij dalej w otwartej wiadomości.

2. W oknie dialogowym Podpisy i papeterie na karcie Podpis e-mail na liście Wybierz podpis do edycji wybierz odpowiedni podpis. Możesz też wybrać pozycję Nowy , aby utworzyć podpis.

3. W obszarze Wybierz podpis domyślny w prawym górnym rogu okna dialogowego na liście Nowe wiadomości wybierz odpowiedni podpis.

4. Jeśli chcesz dołączyć podpis do wiadomości, na które odpowiadasz i które przesyłasz dalej, wybierz podpis z listy Odpowiedzi/wiadomości przesłane dalej . Jeśli nie chcesz podpisu w tych wiadomościach, wybierz pozycję brak.

5. Wybierz pozycję OK.

6. Aby dodać podpis domyślny do bieżącej wiadomości, na karcie Wiadomość w grupie Dołączanie wybierz pozycję Podpis, a następnie wybierz podpis.

Aby ręcznie wstawić podpis

1. W nowej wiadomości e-mail na karcie Wiadomość w grupie Dołączanie wybierz pozycję Podpis.

2. Wybierz odpowiedni podpis.

   Uwaga: Możesz również uzyskać dostęp do opcji podpisu dostępnych na karcie Wiadomość po wybraniu pozycji Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim lub Prześlij dalej w otwartej wiadomości.

Grupa Symbole na karcie Wstawianie zawiera przyciski umożliwiające wstawianie równania, symbolu i linii poziomej w wiadomości e-mail.

Równanie

Do wiadomości można szybko dodać złożone równania. Po wybraniu przycisku Równanie uzyskujesz dostęp do karty Projektowanie oraz kolekcji narzędzi oraz symboli i struktur matematycznych.

Symbol

Możesz użyć przycisku Symbol , aby dodać:

• Symbole, takie jak 1/4 i © które nie są na klawiaturze.

• Znaki specjalne, takie jak pauza (—) lub wielokropek (...), które nie są dostępne na klawiaturze.

• Znaki Unicode.

Jeśli używasz czcionki rozszerzonej, takiej jak Arial lub Times New Roman, zostanie wyświetlona lista Podzbiór. Z tej listy możesz wybierać spośród rozszerzonej listy znaków językowych. Lista Podzbiór zawiera tekst grecki i rosyjski (cyrylica), jeśli jest dostępny.

Linia pozioma

Przycisk Linia pozioma umożliwia oddzielenie sekcji wiadomości. Linia ma szerokość (grubość) 1/2 pkt i domyślnie używa koloru automatycznego.

Motyw — zestaw ujednoliconych elementów projektu i schematów kolorów — ułatwia tworzenie profesjonalnie wyglądających i dobrze zaprojektowanych wiadomości. Po zastosowaniu motywu do dokumentu Outlook dostosowuje kolory i grafikę tła, style treści i nagłówków, listy, linie poziome, kolory hiperlinków i kolory obramowania tabeli. Listy jednopoziomowe i wielopoziomowe również są dostosowywane.

Aby zmienić motyw

1. Na karcie Opcje w grupie Motywy wybierz pozycję Motywy.

2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Wybierz pozycję Motywy i zresetuj bieżący motyw z szablonu, poszukaj innego motywu lub ustaw motyw jako ustawienie domyślne.

   • Wybierz pozycję Kolory, a następnie wybierz wstępnie ustawioną paletę kolorów dla motywu lub utwórz własną.

   • Wybierz pozycję Czcionki, a następnie wybierz czcionkę z listy domyślnej lub wybierz własną.

   • Wybierz pozycję Efekty, a następnie wybierz jeden z wstępnie ustawionych efektów.

   • Wybierz pozycję Kolor strony, a następnie wybierz pozycję z wstępnie ustawionej palety Kolor motywu lub wybierz brak koloru lub koloru niestandardowego albo dodaj efekty wypełnienia.

Początek strony

Oflagowane wiadomości e-mail ułatwiają lepsze zarządzanie pocztą. Oflagowane wiadomości tworzą elementy do wykonania tylko dla Ciebie lub dla Ciebie i adresatów wiadomości e-mail. Możesz oflagować wiadomość e-mail, na przykład żądając informacji w określonym terminie. Gdy adresat otrzyma wiadomość, pojawi się wraz z nią flaga, a w pasek informacyjny w okienku odczytu i u góry wiadomości, gdy zostanie otwarta w Outlook.

Wiadomość oflagowana dla siebie może ułatwić śledzenie, kto odpowiedział na wiadomość. W poprzednim scenariuszu wysłano oflagowane wiadomości e-mail z prośbą o informacje w określonym terminie. Oznaczając wiadomość flagą dla siebie, otrzymasz przypomnienie o sprawdzeniu odpowiedzi. Outlook może nawet pomóc w automatycznym znajdowaniu odpowiedzi na oryginalną oflagowane wiadomości.

1. Na karcie Wiadomość w grupie Tagi wybierz pozycję Flaga monitująca, a następnie wybierz datę ukończenia monitującą lub pozycję Niestandardowe.

2. Jeśli chcesz przypomnieć o tej oflagowanej wiadomości, na karcie Wiadomość w grupie Tagi wybierz pozycję Flaga monitująca, a następnie wybierz pozycję Dodaj przypomnienie. Jeśli chcesz, możesz zmienić datę i godzinę przypomnienia.

3. Jeśli chcesz, możesz dołączyć flagę do adresatów, aby otrzymywali alerty o terminie ostatecznym. Na karcie Wiadomość w grupie Tagi wybierz pozycję Flaga monitująca, a następnie wybierz pozycję Flaga dla adresatów. Aby dołączyć do adresata przypomnienie o tej oflagowanej wiadomości, zaznacz pole wyboru Przypomnienie , a następnie w razie potrzeby zmień datę i godzinę.

Możesz łatwo utworzyć ankietę w Outlook, dołączając przyciski głosowania w wiadomości e-mail.

1. Na karcie Opcje w grupie Śledzenie wybierz pozycję Użyj przycisków głosowania.

2. Wybierz jedną z następujących opcji:

   • Zatwierdzić; Odrzucić    
     Jeśli na przykład występuje problem lub zdarzenie, które musi zostać zatwierdzone lub odrzucone.

   • Tak; Nr    
     Gdy wszystko, co chcesz, to tak lub nie, jest to dobry sposób na szybką ankietę.

   • Tak; Nr; Może    
     Jeśli nie chcesz ograniczać opcji do wartości tak i nie, ta opcja głosowania oferuje alternatywną odpowiedź.

   • Niestandardowe    
     Wybierz tę opcję, aby utworzyć własne nazwy przycisków głosowania. Możesz na przykład poprosić współpracowników o wybranie spośród trzech dni tygodnia na cykliczne cotygodniowe spotkanie personelu.

     1. Po wyświetleniu okna dialogowego Właściwości w obszarze Opcje głosowania i śledzenia zaznacz pole wyboru Użyj przycisków głosowania.

     2. Zaznacz i usuń domyślne nazwy przycisków, a następnie wpisz odpowiedni tekst. Oddziel nazwy przycisków średnikami.

Potwierdzenie dostarczenia informuje, że Wiadomość e-mail została dostarczona do skrzynki pocztowej adresata, ale nie informuje, czy adresat ją widział, czy ją przeczytał. Potwierdzenie przeczytania informuje, że wiadomość została otwarta. W obu przypadkach otrzymasz powiadomienie o dostarczeniu lub przeczytaniu wiadomości. Następnie zawartość powiadomień o wiadomościach jest automatycznie zapisywana w oryginalnej wiadomości w folderze Elementy wysłane .

Nie polegaj jednak tylko na tych paragonach. Adresat wiadomości może ustalić, czy żądanie przeczytania zostało zażądane i odrzucone. Jeśli wiadomość jest tylko do odczytu w okienku odczytu, potwierdzenie odczytu może nie zostać wysłane. Ponadto program poczty e-mail adresata może nie obsługiwać potwierdzeń przeczytania.

Aby dodać potwierdzenie dostarczenia lub przeczytania

• W wiadomości na karcie Opcje w grupie Śledzenie zaznacz pole wyboru Zażądaj potwierdzenia dostarczenia lub Zażądaj potwierdzenia przeczytania .

Aby włączyć opcje śledzenia dla wszystkich wysyłane wiadomości e-mail

1. Wybierz kartę Plik > Opcje > Poczta.

2. W obszarze Śledzenie wybierz odpowiednie opcje.

Początek strony​​​​​​​