Platformę Microsoft 365 można skonfigurować tak, aby zalecała lub automatycznie stosowała etykietę poufności do pliku lub wiadomości e-mail, jeśli zawiera ona poufne informacje firmowe lub osobiste, takie jak numery ubezpieczenia społecznego, numery kart kredytowych lub numery kont bankowych. Dzięki temu możesz zachować zgodność plików i wiadomości z zasadami ochrony informacji w Twojej organizacji, nawet jeśli nie zastosowano ręcznie etykiety poufności.
Uwaga
Jeśli jesteś administratorem IT i szukasz informacji na temat konfigurowania tej funkcji, zobacz Automatyczne stosowanie etykiety poufności do zawartości.
Jak platforma Microsoft 365 automatycznie stosuje lub zaleca etykiety poufności
Ważne
Automatyczne etykiety poufności są konfigurowane przez Twoją organizację; Być może będzie dostępna opcja zmieniania tych ustawień dla poszczególnych plików, ale nie będzie można ich całkowicie wyłączyć.
Aby uzyskać informacje o dostępności tej funkcji w różnych aplikacjach i platformach platformy Microsoft 365, zobacz Zarządzanie etykietami poufności w aplikacjach pakietu Office.
Word, Excel i PowerPoint
Jeśli etykieta wrażliwości została zastosowana automatycznie, zostanie wyświetlona porada dotycząca zasad z nazwą zastosowanej etykiety, a także opcjonalna wiadomość od administratora.
Jeśli jest zalecana etykieta wrażliwości, zostanie wyświetlona porada dotycząca zasad z nazwą zalecanej etykiety oraz opcjonalna wiadomość od administratora. Wybierz pozycję Zastosuj czułość , aby zastosować zalecaną etykietę, lub wybierz pozycję X , aby zamknąć poradę dotyczącą zasad bez jej stosowania.
Aby usunąć zawartość wrażliwą zamiast stosować etykietę poufności
W programie Word poufna zawartość, która wywołała zalecenie dotyczące etykiety wrażliwości, jest oflagowana czerwonym podkreśleniem i różowym wyróżnieniem.
Jeśli przycisk Pokaż zawartość prywatną pojawia się w poradach dotyczących zasad , możesz wyświetlić całą zawartość poufną naraz, wybierając go.
Uwaga
Ta funkcja nie jest obecnie dostępna dla klientów korzystających z kanału Semi-Annual Word dla Microsoft 365.
Spowoduje to otwarcie okienka Redaktora , które pokazuje przegląd poufnej zawartości w dokumencie, jak również zwykłe zalecenia dotyczące korekty i udoskonalenia. Wybierając kategorię zawartości poufnej, taką jak "Numer karty kredytowej", możesz przejrzeć i usunąć wszystkie wystąpienia poufnej zawartości za pomocą okienka Redaktor lub menu kontekstowego.
Outlook
Jeśli etykieta wrażliwości została zastosowana automatycznie, zostanie wyświetlona porada dotycząca zasad z nazwą zastosowanej etykiety, a także opcjonalna wiadomość od administratora.
Jeśli jest zalecana etykieta wrażliwości, zostanie wyświetlona porada dotycząca zasad z nazwą zalecanej etykiety oraz opcjonalna wiadomość od administratora. Wybierz pozycję Zastosuj wrażliwość , aby zastosować etykietę, lub wybierz pozycję X , aby zamknąć poradę dotyczącą zasad bez stosowania etykiety.
Wybierz nagłówek poniżej, aby uzyskać więcej informacji
Kiedy platforma Microsoft 365 nie stosuje lub nie zaleca etykiety poufności
Platforma Microsoft 365 nie zastosuje automatycznie etykiety poufności, jeśli:
- Etykieta wrażliwości została ręcznie zastosowana do pliku lub wiadomości e-mail.
- Plik lub wiadomość e-mail ma już etykietę, która ma wyższy poziom poufności niż etykieta, która zostałaby automatycznie zastosowana.
Platforma Microsoft 365 nie zaleca etykiety poufności, jeśli:
- Plik lub wiadomość e-mail ma już etykietę poufności, która ma taki sam lub wyższy poziom poufności niż zalecana.
Jak platforma Microsoft 365 wykrywa informacje poufne
- W programach Word, Excel i PowerPoint wykrywanie rozpoczyna się automatycznie po otwarciu dokumentu i jest kontynuowane w tle podczas edycji.
- W programie Outlook dla systemu Windows wykrywanie jest uruchamiane automatycznie podczas redagowania nowej wiadomości, odpowiadania na istniejącą wiadomość lub przesyłania jej dalej.
- W programie Outlook w sieci Web wykrywanie ma miejsce podczas zapisywania wersji roboczej wiadomości.
Uwaga
Ponieważ ta funkcja analizuje Twoje dane za pomocą usługi Microsoft 365, możesz mieć obawy dotyczące bezpieczeństwa swoich danych. Aby uzyskać więcej szczegółowych informacji, przeczytaj artykuł Połączone środowiska w pakiecie Office .
Wymagania
Aby platforma Microsoft 365 automatycznie stosowała lub rekomendowała etykietę poufności, muszą być spełnione następujące warunki:
Masz przypisaną jedną z następujących licencji:
- Office 365 E5
- Microsoft 365 E5 lub Zgodność platformy Microsoft 365 E5 lub Microsoft 365 E5
- Azure Information Protection Premium P2
Masz połączenie z Internetem.
Platforma Microsoft 365 jest skonfigurowana tak, aby umożliwić korzystanie z połączonych środowisk w pakiecie Office, które analizują zawartość.
Używasz wersji pakietu Office, która obsługuje automatyczne i zalecane etykiety poufności.
Administrator skonfigurował warunki uruchamiania tej funkcji oraz skonfigurował, czy etykieta wrażliwości ma być stosowana automatycznie, czy jest zalecana.
Ograniczenia
Platforma Microsoft 365 nie uniemożliwia użytkownikom zapisywania i zamykania plików ani wysyłania wiadomości e-mail przed wykryciem poufnych terminów. Oznacza to, że możliwe jest, że automatyczne etykietowanie wrażliwości nie zawsze będzie w stanie się zakończyć.
W celu zapewnienia dodatkowej ochrony administratorzy powinni skonfigurować automatyczne etykiety wrażliwości dla zawartości magazynowanej za pomocą skanera Azure Information Protection izabezpieczeń aplikacji w chmurze firmy Microsoft.
W programie Excel do oceny jest uwzględniany podzbiór zawartości. Obecnie pod uwagę będzie zawartość do 150 tys. komórek dla plików zapisywanych w chmurze i 150 tys. znaków dla plików lokalnych, a zalecenie lub automatyczne stosowanie etykiet nie jest obsługiwane w przypadku plików przekraczających te limity.
Poufne informacje zawarte w niektórych obiektach nie będą wykrywane. Na przykład:
- Pismo odręczne
- Pliki osadzone
- Obiekty inne niż komórki, takie jak tabele przestawne lub grafiki SmartArt (programu Excel)
- Komórki z formułą lub obliczeniami (program Excel)
- Komentarze, nagłówki, stopki, przypisy dolne, przypisy końcowe i pola tekstowe (aplikacja Word dla sieci Web)
- Komentarze, nagłówki, stopki, przypisy dolne, przypisy końcowe i pola tekstowe (Excel)
- Kształty i grafika SmartArt (program Word)
- Notatki (PowerPoint)
Podczas otwierania lub edytowania poufnej zawartości może wystąpić opóźnienie przed automatycznym lub zalecanym zastosowaniem etykiety. Długość opóźnienia różni się w zależności od ilości analizowanej zawartości oraz szybkości połączenia internetowego i może trwać od kilku sekund do kilku minut. Pracujemy nad zmniejszeniem tego opóźnienia w czasie.
W aplikacji klasycznej Word poufne terminy w nieopublikowanych komentarzach nie są skanowane (dotyczy to tylko nowego środowiska komentarzy).
W aplikacji klasycznej Word usunięcie poufnej zawartości nie powoduje usunięcia terminu z prześledzonych zmian ani z innych wersji dokumentu.
W programie Outlook podczas skanowania uwzględniana jest tylko redagowana wiadomość, a nie historia wiadomości, a wiersz tematu nie jest uwzględniany w skanowaniu.
Zobacz też
Znane problemy z automatycznym stosowaniem lub zalecaniem etykiet poufności
Stosowanie etykiet do dokumentów o treściach wrażliwych i poczty e-mail w pakiecie Office
Automatyczne stosowanie etykiety wrażliwości do zawartości
Jak działają etykiety poufności w aplikacjach pakietu Office