Tylko określone typy kont obsługują funkcję odpowiedzi automatycznych (podczas nieobecności). Jeśli nie masz przycisku Odpowiedzi automatyczne, oznacza to, że Twoje konto e-mail nie obsługuje tej funkcji. Jeśli jednak pozostawisz program Outlook uruchomiony podczas swojej nieobecności, możesz skonfigurować reguły, aby wysyłać odpowiedzi automatyczne na wiadomości e-mail. Reguły umożliwiają także automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail na inne konto, oznaczanie wiadomości jako przeczytanych lub przenoszenie ich do wyznaczonego folderu. Aby uzyskać więcej informacji na temat pracy z regułami, przejdź do tematu Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą reguł.
Odpowiadanie na wiadomości e-mail przychodzące podczas Twojej nieobecności przy użyciu reguł
Po wybraniu pozycji Plik w programie Outlook powinien zostać wyświetlony ekran podobny do poniższego:
Jeśli jest dostępny przycisk Odpowiedzi automatyczne, przejdź do pozycji Wysyłaj automatyczne odpowiedzi z informacją o nieobecności z programu Outlook. W przeciwnym razie wykonaj poniższe czynności, aby utworzyć szablon odpowiadania na wiadomości i skonfigurować program Outlook w celu odpowiadania na każdą otrzymaną wiadomość.
Tworzenie szablonu dotyczącego nieobecności
W programie Outlook utwórz nową wiadomość e-mail.
Wprowadź temat i treść wiadomości dla szablonu dotyczącego nieobecności.
Wybierz pozycję Zapisz plik>jako.
Nadaj nazwę szablonowi i z listy rozwijanej Zapisz jako typ wybierz pozycję Szablon Outlook (*.oft).
Możesz zmienić lokalizację szablonu, ale możesz też wybrać lokalizację domyślną — zwykle jest to folder c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\szablony. Wybierz pozycję Zapisz.
Możesz utworzyć nowy szablon dla każdej nieobecności lub użyć ponownie istniejącego szablonu. Teraz możesz użyć tego szablonu do utworzenia reguły dotyczącej nieobecności.
Tworzenie reguły dotyczącej nieobecności
- Na karcie Plik wybierz pozycję Zarządzaj regułami & alertami.
- W oknie dialogowym Reguły i alerty na karcie Reguły wiadomości e-mail wybierz pozycję Nowa reguła.
- W obszarze Rozpocznij od pustej reguły wybierz pozycję Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości i wybierz przycisk Dalej.
- Aby odpowiedzieć na każdą otrzymaną wiadomość e-mail, pozostaw pola Krok 1 i Krok 2 bez zmian i ponownie wybierz przycisk Dalej . Gdy w programie Outlook zostanie wyświetlone pytanie, czy chcesz zastosować tę regułę do wszystkich wiadomości, wybierz pozycję Tak.
- W obszarze Co chcesz zrobić z tą wiadomością? w sekcji Krok 1: wybierz akcje wybierz pozycję odpowiedz na nią, wykorzystując szablon [wybierz szablon].
- W obszarze Krok 2: Edytuj opis reguły zaznacz podkreślony tekst dla określonego szablonu.
- W polu Szukaj w u góry okna Wybierz szablon odpowiedzi wybierz pozycję Szablony użytkownika w systemie plików.
- Wybierz szablon utworzony powyżej, a następnie wybierz pozycję Otwórz i Dalej.
- Możesz dodać wszelkie potrzebne wyjątki. Następnie wybierz pozycję Dalej.
- Nadaj regule nazwę, na przykład Poza biurem.
Pole wyboru Włącz tę regułę jest domyślnie zaznaczone. Jeśli chcesz teraz włączyć swoją odpowiedź podczas nieobecności, wybierz pozycję Zakończ. W przeciwnym razie wyczyść to pole wyboru. Możesz włączyć tę regułę później.
Uwaga
Aby umożliwić automatyczne wysyłanie odpowiedzi na wiadomości e-mail podczas nieobecności za pomocą reguły, musisz pozostawić program Outlook uruchomiony.
Włączanie reguły
Jeśli regułę i szablon dotyczące nieobecności utworzono kilka dni przed tym, zanim były potrzebne, włącz regułę, wykonując następujące czynności.
- Wybierz pozycję Zarządzaj plikami>, reguły& alerty.
- W oknie dialogowym Reguły i alerty na karcie Reguły wiadomości e-mail znajdź utworzoną regułę i zaznacz pole z jej lewej strony. Następnie wybierz przycisk OK.