Grupa Microsoft 365 ułatwia udostępnianie plików, dołączając do nich dedykowaną bibliotekę, która jest podstawowym miejscem przechowywania wszystkich plików grupy.
Po utworzeniu pliku lub folderu w bibliotece grupy wszyscy członkowie grupy będą mogli uzyskać do niego dostęp. Po dodaniu nowych członków do grupy, w tym gości (użytkowników zewnętrznych), oni również będą mogli uzyskać dostęp do plików. Domyślnie członkowie grupy mają uprawnienia do wyświetlania i edytowania plików, natomiast pozostałe osoby w organizacji mają uprawnienia do wyświetlania plików.
Dzięki grupom w programie Outlook można łatwo współpracować nad dokumentami i innymi plikami oraz udostępniać je członkom grupy.
-
Widok Ostatnie zawiera wszystkie dokumenty grupy — widok Ostatnio używane pliki zapewnia dostęp do wszystkich plików udostępnionych grupie, w tym plików udostępnionych jako załączniki wiadomości e-mail, plików przechowywanych w bibliotece dokumentów programu SharePoint grupy oraz plików udostępnionych z usługi OneDrive lub innych bibliotek dokumentów programu SharePoint.
-
Szybkie współtworzenie i komunikowanie aktualizacji — edytowanie dokumentu i odpowiadanie pocztą e-mail obok siebie w programie Outlook. Nie trzeba przełączać kontekstów, aby zaktualizować dokument i poinformować współpracowników o zmianach.
-
Szybko uzyskuj dostęp do wiadomości e-mail związanych z plikiem — uzyskaj dostęp do pliku, który został Ci udostępniony pocztą e-mail, zamiast przewijać skrzynkę odbiorczą grupy.
Uwaga: Te funkcje są dostępne tylko dla osób korzystających z konta służbowego z kwalifikującą się subskrypcją platformy Microsoft 365.
Udostępnianie plików w grupie w nowy program Outlook
-
Otwórz nowy program Outlook.
-
Istnieją dwa sposoby znajdowania grup:
-
Wybierz pozycję Grupy na pasku aplikacji znajdującym się po lewej stronie okna.
-
Na liście folderów skrzynki pocztowej wybierz pozycję Przejdź do grup
-
-
W lewym okienku w obszarze Grupy wybierz grupę, w której chcesz udostępniać pliki.
Dołączanie pliku udostępnionego do wiadomości e-mail
-
Otwórz klasyczny program Outlook. Istnieją dwa sposoby znajdowania grupy.
-
Na pasku nawigacyjnym wybierz pozycję Więcej aplikacji > grupy. (Aby przypiąć, kliknij prawym przyciskiem myszy pozycję grupy
Na stronie głównej grup możesz wyświetlić wszystkie grupy jednocześnie.
-
Na liście folderów skrzynki pocztowej w obszarze Grupy wybierz grupę.
-
-
Rozpocznij konwersację z grupy.
-
Wybierz pozycję Dołącz plik.
-
Wybierz źródło pliku. Do wyboru są między innymi ostatnie Files, lokalizacje w sieci Web i Ten komputer. Lokalizacje sieci Web obejmują dysk One Drive, witryny programu SharePoint, Files grupy i inne źródła.
-
Jeśli wybierzesz lokalizację w sieci Web, wybierz pozycję Dołącz jako kopię lub Udostępnij jako link usługi OneDrive. Dołączenie jako kopii powoduje nadanie każdemu adresatowi własnej kopii pliku do recenzji. Udostępnianie linku usługi OneDrive umożliwia członkom grupy wyświetlanie najnowszych zmian i współtworzenie w czasie rzeczywistym
-
Jeśli wybierzesz plik z komputera, zostanie on dołączony jako kopia.
-
Uzyskiwanie dostępu do plików
Aby uzyskać dostęp do plików w kliencie Outlook w sieci Web, kliknij pozycję Files w nagłówku grup.
W tym widoku zostaną wyświetlone dwie sekcje: Ostatnie i Dokumenty. W ostatniej sekcji przedstawiono 5 najnowszych plików udostępnionych w grupie. Pliki te obejmują zarówno pliki udostępnione jako załączniki w wiadomościach opublikowanych w udostępnionej skrzynce odbiorczej, jak i pliki udostępnione grupie z usługi OneDrive lub programu SharePoint. Files są sortowane w porządku chronologicznym w zależności od tego, kiedy ostatnio zostały udostępnione pocztą e-mail, ostatnio zmodyfikowane lub przekazane do biblioteki. W sekcji Dokumenty są wyświetlane wszystkie pliki i foldery znajdujące się w witrynie programu SharePoint grupy w podobnej strukturze plików folderów.
Przekazywanie lub tworzenie plików
Aby przekazać nowy plik do biblioteki, kliknij przycisk Przekaż na pasku narzędzi powyżej nagłówka grupy. Aby utworzyć nowy plik lub folder, użyj przycisku Nowy w nagłówku grupy i wybierz pozycję z listy rozwijanej.
Usuwanie lub zmienianie nazw plików
Możesz łatwo usunąć plik lub zmienić jego nazwę w widoku Dokumenty. Wybierz plik, który chcesz usunąć lub zmienić nazwę na liście Dokumenty, a następnie wybierz pozycję Usuń lub Zmień nazwę stosownie do potrzeb na pasku narzędzi powyżej nagłówka grupy. Jeśli plik znajdował się w widoku Ostatnio używane pliki przed usunięciem, pliki ostatnio używane zostaną zaktualizowane po usunięciu, aby odzwierciedlić zmianę.
Udostępnianie plików
Łatwo udostępniać pliki w widoku plików w Outlook w sieci Web. Jeśli chcesz wysłać jeden z plików z ostatnio używanych plików jako załącznik wiadomości e-mail, po prostu kliknij, aby otworzyć plik, a na wstążce możesz udostępnić go pocztą e-mail.
Jeśli chcesz udostępnić jeden z plików z sekcji Dokumenty, po prostu zaznacz plik i kliknij pozycję Udostępnij pasek narzędzi nad nagłówkiem grupy, który chcesz udostępnić. Zostanie wyświetlone znane okno dialogowe udostępniania, w którym możesz wybrać osoby, którym chcesz je udostępnić.
Praca z załącznikami wiadomości e-mail
Nowe środowisko Files zawiera zaawansowany sposób pracy z plikami dołączonymi do wiadomości e-mail. Gdy do udostępnionej skrzynki odbiorczej grupy zostanie wysłana wiadomość e-mail zawierająca Word, załącznik programu Excel lub PowerPoint, który chcesz edytować i wysłać z powrotem do pierwotnego autora:
-
Przejdź do Files, otwórz plik i wybierz pozycję Edytuj i odpowiedz na wstążce.Plik zostanie zapisany w bibliotece dokumentów programu SharePoint grupy i otwarty w wersji online odpowiedniej aplikacji pakietu Office.
-
Wiadomość e-mail z odpowiedzią może zostać wysłana do pierwotnego nadawcy z linkiem do zapisanej kopii pliku.
-
Po zakończeniu edytowania dodaj komentarze do wiadomości e-mail i kliknij pozycję Wyślij.
Przechodzenie do biblioteki dokumentów programu SharePoint
Widok Files umożliwia wyświetlanie wszystkich plików istniejących w witrynie programu SharePoint, ale jeśli chcesz przejść do witryny programu SharePoint, możesz przejść do karty grupy lub nagłówka grupy. Wybierz pozycję ... w nagłówku Grupy i wybierz pozycję Witryna. W witrynie wybierz pozycję Dokumenty , aby przejść do biblioteki dokumentów.
Zobacz też
Dołączanie pliku udostępnionego do wiadomości e-mail
-
Rozpocznij konwersację z grupy.
-
U dołu okienka konwersacji wybierz pozycję
-
Wybierz źródło pliku. Do wyboru są również usługi OneDrive, Pliki grupy, Komputer i inne źródła.
-
Jeśli wybierzesz pozycję OneDrive, wybierz pozycję Dołącz jako kopię lub Udostępnij jako link usługi OneDrive. Dołączenie jako kopii powoduje nadanie każdemu adresatowi własnej kopii pliku do recenzji. Udostępnianie linku usługi OneDrive umożliwia członkom grupy wyświetlanie najnowszych zmian i współtworzenie w czasie rzeczywistym
-
Jeśli jako źródło wybierzesz grupę, wybierz plik, który chcesz dołączyć.
-
Jeśli jako źródło wybierzesz pozycję Komputer, wybierz pozycję Dołącz jako kopię lub Przekaż do plików grupy. Przekazywanie do plików grupy umożliwia członkom grupy wyświetlanie najnowszych zmian i współtworzenie ich w czasie rzeczywistym. Dołączenie jako kopii powoduje nadanie każdemu adresatowi własnej kopii pliku do recenzji.
-
Jeśli wybierzesz inne źródło, zaloguj się do tego źródła i postępuj zgodnie z monitami.
-
Uzyskiwanie dostępu do plików
Aby uzyskać dostęp do plików w kliencie Outlook w sieci Web, kliknij pozycję Files w nagłówku grup.
W tym widoku zostaną wyświetlone pliki przekazane do biblioteki dokumentów grupy, a także pliki udostępnione jako załączniki w wiadomościach opublikowanych w udostępnionej skrzynce odbiorczej i plikach udostępnionych grupie z usługi OneDrive lub programu SharePoint. Files są sortowane w porządku chronologicznym w zależności od tego, kiedy ostatnio zostały udostępnione pocztą e-mail, ostatnio zmodyfikowane lub przekazane do biblioteki. Nie możesz zmienić tego sortowania, ale jeśli chcesz, aby pliki były wyświetlane w innej kolejności chronologicznej, przejdź do biblioteki dokumentów programu SharePoint, klikając pozycję Przeglądaj bibliotekę w pobliżu prawego górnego rogu.
Uwaga: . ADRES URL. MSG i . Pliki ASPX nie będą wyświetlane w widoku biblioteki dokumentów grupy. Aby wyświetlić te pliki, przejdź do widoku biblioteki dokumentów programu SharePoint, klikając pozycję Przeglądaj bibliotekę w prawym górnym rogu.
Aby przekazać nowy plik do biblioteki, po prostu kliknij link Przekaż na pasku narzędzi nad listą plików. Jeśli chcesz przeszukać bibliotekę plików, po prostu wpisz słowa kluczowe w polu wyszukiwania w lewym górnym rogu okna i naciśnij klawisz Enter.
Usuwanie lub zmienianie nazw plików
Aby usunąć plik lub zmienić jego nazwę, najpierw przejdź do biblioteki dokumentów programu SharePoint, klikając pozycję Przeglądaj bibliotekę w prawym górnym rogu. Kliknij prawym przyciskiem myszy plik, który chcesz usunąć lub zmienić nazwę, a następnie wybierz pozycję Usuń lub Zmień nazwę stosownie do potrzeb.
Praca z załącznikami wiadomości e-mail
Nowe środowisko plików zawiera nowy, zaawansowany sposób pracy z plikami dołączonymi do wiadomości e-mail. Gdy do udostępnionej skrzynki odbiorczej grupy zostanie wysłana wiadomość e-mail zawierająca Word, załącznik programu Excel lub PowerPoint, który chcesz edytować i wysłać z powrotem do autora oryginalnego, przejdź do sekcji Files, kliknij dwukrotnie, aby otworzyć plik i wybierz pozycję "Edytuj i odpowiedz" na wstążce. Plik zostanie zapisany w bibliotece dokumentów programu SharePoint grupy i otwarty w wersji online odpowiedniej aplikacji pakietu Office. Do pierwotnego nadawcy zostanie również wysłana odpowiedź e-mail z linkiem do zapisanej kopii pliku. Po zakończeniu edytowania dodaj komentarze do wiadomości e-mail i kliknij pozycję Wyślij.
Przechodzenie do biblioteki programu SharePoint
Oprócz ulepszeń omówionych powyżej ułatwiliśmy również dostęp bezpośrednio do biblioteki dokumentów programu SharePoint. Po przejściu do Files sekcji grupy zobaczysz pozycję Przeglądaj bibliotekę w prawym górnym rogu. Kliknij go, a biblioteka dokumentów programu SharePoint dla tej grupy zostanie otwarta w przeglądarce.
Publikowanie plików w bibliotece grupy
Za każdym razem, gdy opublikujesz plik w bibliotece dokumentów grupy, będzie on dostępny dla wszystkich członków grupy. Wystarczy przeciągnąć ją z komputera do biblioteki grupy. Aby uzyskać więcej informacji , zobacz Przekazywanie plików do biblioteki .
Jeśli plik, który chcesz udostępnić, znajduje się już w bibliotece dokumentów, możesz zachować go tam, gdzie jest, i zaprosić do niego grupę.
Zobacz również
Informacje na temat grup platformy Microsoft 365
Tworzenie grupy w programie Outlook
Dołączanie do grup, opuszczanie ich lub obserwowanie ich w programie Outlook
Dodawanie, edytowanie i usuwanie członków grup w programie Outlook
