Zagadnienia projektowe związane z aktualizowaniem danych

Dobrze zaprojektowana baza danych nie tylko pomaga zapewnić integralność danych, ale jest łatwiejsza w konserwacji i aktualizowaniu. Baza danych programu Access nie jest plikiem w tym samym znaczeniu, co dokument programu Microsoft Word lub slajd programu Microsoft PowerPoint. Zamiast tego jest to zbiór obiektów — tabel, formularzy, raportów, zapytań i tak dalej — które muszą ze sobą współpracować, aby działały poprawnie.

Użytkownicy wprowadzają dane przede wszystkim za pośrednictwem kontrolek. To, co należy zrobić z podaną kontrolką, zależy od zestawu typów danych dla pola tabeli źródłowej, od wszelkich właściwości ustawionych dla tego pola i od właściwości kontrolki. Na koniec rozważ zastosowanie dodatkowych technik bazy danych, takich jak sprawdzanie poprawności, wartości domyślne, listy i odnośniki oraz aktualizacje kaskadowe. 

Aby uzyskać więcej informacji na temat aktualizowania danych z punktu widzenia użytkownika, zobacz Sposoby dodawania, edytowania i usuwania rekordów.

W tym artykule

Wpływ projektu bazy danych na wprowadzanie danych

Informacje przechowywane w bazie danych są przechowywane w tabelach zawierającychdane dotyczące określonego tematu, na przykład środków trwałych lub kontaktów. Każdy rekord w tabeli zawiera informacje dotyczące jednego elementu, na przykład określonego kontaktu. Rekord składa się z pól,takich jak nazwa, adres i numer telefonu. Rekord nazywa się często wierszem, a pole jest często nazywane kolumną. Obiekty te muszą być zgodne z zestawem zasad projektowania, albo baza danych będzie działać źle lub całkowicie nie działać. Z kolei te zasady projektowania mają wpływ na sposób wprowadzania danych. Rozważ następujące działania:

  • Tabele    Program Access przechowuje wszystkie dane w jednej lub większej liczby tabel. Liczba tabel, których używasz, zależy od projektu i złożoności bazy danych. Chociaż można wyświetlać dane w formularzu, raporcie lub w wynikach zwróconych przez zapytanie, program Access przechowuje dane tylko w tabelach, a pozostałe obiekty w bazie danych są utworzone na ich podstawie. Każda tabela powinna być oparta na jednym temacie. Na przykład tabela informacji kontaktowych biznesowych nie powinna zawierać informacji o sprzedaży. Jeśli tak się stanie, znajdowanie i edytowanie prawidłowych informacji może być trudne, jeśli nie niemożliwe.

  • Typy danych    Zazwyczaj każde z pól w tabeli akceptuje tylko jeden typ danych. Nie można na przykład przechowywać notatek w polu akceptujymym liczby. Jeśli spróbujesz wprowadzić tekst w takim polu, program Access wyświetli komunikat o błędzie. Nie jest to jednak trudna i szybka reguła. Można na przykład przechowywać liczby (na przykład kody pocztowe) w polu o typie danych Krótki tekst, ale nie można wykonywać obliczeń na tych danych, ponieważ program Access uznaje to za fragment tekstu.

    W niektórych wyjątkach pola w rekordzie powinny akceptować tylko jedną wartość. W polu adresu nie można na przykład wprowadzić więcej niż jednego adresu. Jest to kontrast z programem Microsoft Excel, który umożliwia wprowadzanie dowolnej liczby imion i nazwisk, adresów lub obrazów w jednej komórce, chyba że ta komórka jest ustawiona tak, aby akceptowała ograniczone typy danych. 

  • Pola wielowartościowe    Program Access udostępnia funkcję nazywaną polem wielowartościowym, która pozwala dołączać wiele fragmentów danych do jednego rekordu i tworzyć listy akceptujące wiele wartości. Zawsze możesz zidentyfikować listę wielowartościową, ponieważ program Access wyświetla pole wyboru obok poszczególnych elementów listy. Możesz na przykład dołączyć do rekordu bazy danych slajd programu Microsoft PowerPoint oraz dowolną liczbę obrazów. Możesz również utworzyć listę nazw i wybrać ich tyle, ile będzie potrzeba. Użycie pól wielowartościowych może wydawać się łamiące reguły projektowania baz danych, ponieważ można przechowywać więcej niż jeden rekord w jednym polu tabeli. Jednak program Access wymusza reguły "w tle", przechowując dane w specjalnych, ukrytych tabelach.

  • Korzystanie z formularzy    Formularze tworzy się zazwyczaj, gdy chcesz ułatwić korzystanie z bazy danych i zagwarantować, że użytkownicy będą dokładnie wprowadzać dane. Sposób edytowania danych w formularzu zależy od jego projektu. Formularze mogą zawierać dowolną liczbę kontrolek, takich jak listy, pola tekstowe, przyciski, a nawet arkusze danych. Z kolei poszczególne kontrolki w formularzu odczytują albo zapisują dane w tabeli źródłowej.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podstawowe informacje o projekcie bazy danych oraz Tworzenie tabeli i dodawanie pól.

Początek strony

Ustawianie wartości domyślnej dla pola lub kontrolki

Jeśli duża liczba rekordów ma taką samą wartość dla danego pola, takiego jak miasto lub kraj/region, można zaoszczędzić czas, ustawiając wartość domyślną kontrolki powiązanej z tym polem lub samym polem. Po otwarciu formularza lub tabeli w celu utworzenia nowego rekordu w tej kontrolce lub polu jest wyświetlana wartość domyślna.

W tabeli

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. W górnej części widoku wybierz pole.

  3. U dołu widoku wybierz kartę Ogólne.

  4. Ustaw właściwość Wartość domyślna na wartość, którą chcesz ustawić.

W formularzu

  1. Otwórz formularz w widoku układu lub projektu.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy kontrolkę, z którą chcesz pracować, a następnie kliknij polecenie Właściwości.

  3. Na karcie Dane ustaw dla właściwości Wartość domyślna wartość, którą chcesz ustawić.

Początek strony

Ograniczanie danych za pomocą reguł poprawności

Przy użyciu reguł poprawności można sprawdzać poprawność danych w bazach danych programu Access dla komputerów stacjonarnych podczas ich wprowadzania. Reguły poprawności można ustawić w widoku projektu tabeli lub arkusza danych tabeli. Istnieją trzy typy reguł poprawności w programie Access:

  • Reguła poprawności pola    Za pomocą reguły poprawności pola można określić kryterium, które muszą spełnić wszystkie prawidłowe wartości pól. Nie należy określać bieżącego pola jako części reguły, chyba że używasz pola w funkcji. Ograniczenia dotyczące typów znaków wprowadzanych w polu można łatwiej nałożyć za pomocą maski wprowadzania. Na przykład dla pola daty można określić regułę poprawności, która uniemożliwia wprowadzanie przeszłych dat.

  • Reguła poprawności rekordu     Za pomocą reguły poprawności rekordu można określić warunek, który muszą spełnić wszystkie prawidłowe rekordy. Możesz porównać wartości dla różnych pól przy użyciu reguły poprawności rekordu. Na przykład rekord z dwoma polami daty może wymagać, aby wartości jednego pola zawsze były poprzedzane wartościami drugiego pola (na przykład data Rozpoczęcia jest wcześniejsza niż Data Zakończenia).

  • Sprawdzanie poprawności formularza    Za pomocą właściwości Reguła poprawności kontrolki w formularzu można określić kryterium, które muszą spełnić wszystkie wartości wprowadzane do tej kontrolki. Właściwość kontrolki Reguła poprawności działa podobnie do reguły poprawności pola. Zwykle zamiast reguły poprawności pola jest używana reguła poprawności formularza, jeśli reguła była specyficzna tylko dla tego formularza, a nie dla tabeli, niezależnie od tego, gdzie została użyta.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Ograniczanie wprowadzania danych przy użyciu reguł poprawności.

Początek strony

Praca z listami wartości i polami odnośników

Istnieją dwa typy danych listy w programie Access:

  • Listy wartości    Zawierają one zakodowany zestaw wartości wprowadzany ręcznie. Wartości znajdują się we właściwości Źródło wierszy pola.

  • Pola odnośników    Zapytanie pobiera wartości z innej tabeli. Właściwość Źródło wierszy pola zawiera zapytanie, a nie listę wartości kodów twardych. Zapytanie pobiera wartości z jednej lub kilku tabel w bazie danych. Domyślnie pole odnośnika prezentuje te wartości w formie listy. W zależności od sposobu ustawienia pola odnośnika możesz wybrać jeden lub więcej elementów z tej listy.

    Uwaga    Pola odnośników mogą być mylące dla nowych użytkowników programu Access, ponieważ lista elementów jest wyświetlana w jednej lokalizacji (na liście, która program Access tworzy na pomocą danych w polu odnośnika), ale dane mogą znajdować się w innej lokalizacji (tabeli zawierającej dane).

Domyślnie program Access wyświetla dane listy w kontrolce pola kombi, ale można określić kontrolkę pola listy. Zostanie otwarte pole kombi z listą, a następnie zostanie zamknięte po zaznaczeniu. Natomiast pole listy pozostaje otwarte przez cały czas.

Aby edytować listy, można również uruchomić polecenie Edytuj elementy listy lub edytować dane bezpośrednio we właściwości Źródło wierszy tabeli źródłowej. Zaktualizowanie danych w polu odnośnika jest aktualizacją tabeli źródłowej.

Jeśli dla właściwości Typ źródła wierszy pola listy lub pola kombi jest ustawiona wartość Lista wartości, można edytować wartości, gdy formularz jest otwarty w widoku formularza — dzięki temu nie ma potrzeby przełączania się do widoku projektu lub widoku układu, otwierania arkusza właściwości i edytowania właściwości Źródło wierszy dla kontrolki za każdym razem, gdy jest konieczne wprowadzenie zmiany na liście. Aby było możliwe edytowanie listy wartości, właściwość Zezwalaj na edycję listy wartości pola listy lub pola kombi musi mieć ustawioną wartość Tak.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie listy opcji do wyboru przy użyciu pola listy lub pola kombi.

Uniemożliwianie edytowania listy wartości w widoku formularza

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy formularz w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Widok projektu lub Widok układu.

  2. Kliknij kontrolkę w celu jej zaznaczenia, a następnie naciśnij klawisz F4, aby wyświetlić arkusz właściwości.

  3. Na karcie Dane arkusza właściwości ustaw dla właściwości Zezwalaj na edycję listy wartości wartość Nie.

  4. Kliknij pozycję Plik, a następnie kliknij pozycję Zapiszlub naciśnij klawisze Ctrl+S, Obraz przycisku .

Określanie innego formularza do edytowania listy wartości

Domyślnie program Access udostępnia wbudowany formularz do edytowania listy wartości. Jeśli masz inny formularz, którego wolisz użyć w tym celu, możesz wprowadzić nazwę formularza we właściwości Formularz edycji elementów listy w następujący sposób:

  1. Kliknij formularz prawym przyciskiem myszy w okienku nawigacji, a następnie kliknij w menu skrótów polecenie Widok projektu lub Widok układu.

  2. Kliknij kontrolkę w celu jej zaznaczenia, a następnie naciśnij klawisz F4, aby wyświetlić arkusz właściwości.

  3. Na karcie Dane arkusza właściwości kliknij strzałkę listy rozwijanej w polu właściwości Formularz edycji elementów listy.

  4. Kliknij formularz, którego chcesz użyć do edytowania listy wartości.

  5. Kliknij plik, a następnie kliknij pozycję Zapiszlub naciśnij klawisze Ctrl+S, Obraz przycisku .

Badanie pola odnośnika w formularzu

  1. Otwórz formularz w widoku układu lub projektu.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy kontrolkę pola listy lub pola kombi, a następnie kliknij polecenie Właściwości.

  3. W arkuszu właściwości kliknij kartę Wszystkie i znajdź właściwości Typ źródła wierszy i Źródło wierszy. Właściwość Typ źródła wierszy powinna zawierać zarówno listę wartości, jak i tabelę/zapytanie, a właściwość Źródło wierszy powinna zawierać listę elementów rozdzielonych średnikami lub zapytanie. Aby uzyskać więcej miejsca, kliknij prawym przyciskiem myszy właściwość, a następnie wybierz pozycję Powiększenie lub naciśnij klawisze Shift+F2.

    Zazwyczaj listy wartości mają następującą podstawową składnię: "element";" element";" element"

    W tym przypadku lista jest zestawem elementów otoczonych podwójnymi cudzysłowami i rozdzielonych średnikami.

    Zapytania select mają następującą podstawową składnię: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    W tym przypadku zapytanie zawiera dwie klauzule (SELECT i FROM). Pierwsza klauzula odwołuje się do tabeli lub zapytania oraz pola w tej tabeli lub zapytaniu. Druga klauzula odwołuje się tylko do tabeli lub zapytania. Oto kluczowy punkt do zapamiętania: klauzule SELECT nie muszą zawierać nazwy tabeli lub zapytania, chociaż jest to zalecane i muszą zawierać nazwę co najmniej jednego pola. Jednak wszystkie klauzule FROM muszą odwoływać się do tabeli lub zapytania. Zatem zawsze możesz znaleźć tabelę źródłową lub zapytanie źródłowe dla pola odnośnika, czytając klauzulę FROM.

  4. Wykonaj jedną z poniższych czynności:

    • Jeśli korzystasz z listy wartości, edytuj jej elementy. Upewnij się, że każdy element został otoczony podwójnym cudzysłowem i oddzielony średnikiem.

    • Jeśli zapytanie na liście odnośników odwołuje się do innego zapytania, otwórz to drugie zapytanie w widoku projektu (kliknij zapytanie prawym przyciskiem myszy w okienku nawigacji i kliknij polecenie Widok projektu). Zwróć uwagę na nazwę tabeli wyświetlanej w górnej części projektanta zapytań, a następnie przejdź do następnego kroku.

      W przeciwnym razie, jeśli zapytanie w polu odnośnika odwołuje się do tabeli, zanotuj nazwę tabeli i przejdź do następnego kroku.

  5. Otwórz tabelę w widoku arkusza danych,a następnie w razie potrzeby edytuj elementy listy.

Badanie pola odnośnika w tabeli

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. W górnej części siatki projektu zapytania w kolumnie Typ danych kliknij lub w inny sposób umieść fokus na dowolnym polu Tekst, Liczba lub Tak/Nie.

  3. W dolnej części siatki projektu tabeli kliknij kartę Odnośnik, a następnie sprawdź właściwości Typ źródła wierszy i Źródło wierszy.

    Właściwość Typ źródła wierszy musi być odczytywana jako Lista wartości lub Tabela/Zapytanie. Właściwość Źródło wierszy musi zawierać listę wartości lub zapytanie.

    Na listach wartości jest następująca podstawowa składnia: "element";" element";" element"

    W tym przypadku lista jest zestawem elementów otoczonych podwójnymi cudzysłowami i rozdzielonych średnikami.

    Zazwyczaj zapytania select mają następującą podstawową składnię: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    W tym przypadku zapytanie zawiera dwie klauzule (SELECT i FROM). Pierwsza klauzula odwołuje się do tabeli lub zapytania oraz pola w tej tabeli lub zapytaniu. Druga klauzula odwołuje się tylko do tabeli lub zapytania. Oto kluczowy punkt do zapamiętania: klauzule SELECT nie muszą zawierać nazwy tabeli lub zapytania, chociaż jest to zalecane i muszą zawierać nazwę co najmniej jednego pola. Jednak wszystkie klauzule FROM muszą odwoływać się do tabeli lub zapytania. Zatem zawsze możesz znaleźć tabelę źródłową lub zapytanie źródłowe dla pola odnośnika, czytając klauzulę FROM.

  4. Wykonaj jedną z poniższych czynności:

    • Jeśli korzystasz z listy wartości, edytuj jej elementy. Upewnij się, że każdy element został otoczony podwójnym cudzysłowem i oddzielony średnikiem.

    • Jeśli zapytanie w polu odnośnika odwołuje się do innego zapytania, w okienku nawigacji otwórz to drugie zapytanie w widoku projektu (kliknij zapytanie prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Widok projektu). Zwróć uwagę na nazwę tabeli wyświetlanej w górnej części projektanta zapytań, a następnie przejdź do następnego kroku.

      W przeciwnym razie, jeśli zapytanie w polu odnośnika odwołuje się do tabeli, zanotuj nazwę tabeli i przejdź do następnego kroku.

  5. Otwórz tabelę w widoku arkusza danych,a następnie w razie potrzeby edytuj elementy listy.

Początek strony

Usuwanie danych z listy wartości lub pola odnośnika

Elementy listy wartości znajdują się w tej samej tabeli co inne wartości w rekordzie. Natomiast dane w polu odnośnika znajdują się w jednej lub kilku innych tabelach. Aby usunąć dane z listy wartości, otwórz tabelę i edytuj elementy.

Usunięcie danych z listy odnośników wymaga wykonania dodatkowych kroków, które różnią się w zależności od tego, czy zapytanie dla list odnośników pobiera dane z tabeli czy z innego zapytania. Jeśli zapytanie dla listy odnośników jest oparte na tabeli, musisz zidentyfikować tę tabelę i pole zawierające dane wyświetlane na liście. Następnie możesz otworzyć tabelę źródłową i edytować dane w tym polu. Jeśli zapytanie dla listy odnośników jest oparte na innym zapytaniu, musisz otworzyć drugie zapytanie, znaleźć tabelę źródłową i pole, z którego drugie zapytanie pobiera dane, a następnie zmienić wartości w tej tabeli.

Usuwanie danych z listy wartości

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. W górnej części siatki projektu zaznacz pole tabeli zawierające listę wartości.

  3. W dolnej części siatki kliknij kartę Odnośnik, a następnie zlokalizuj właściwość Źródło wierszy.

    Domyślnie elementy na liście wartości są ujęte w cudzysłowy, a każdy element jest oddzielony od innych średnikiem: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Usuń elementy z listy odpowiednio do potrzeb. Pamiętaj o usunięciu cudzysłowów, w które był ujęty każdy usunięty element. Ponadto nie pozostawiaj wiodącego średnika ani par średników (;;), a jeśli został usunięty ostatni element listy, usuń końcowy średnik.

    Ważne    Jeśli usuniesz element z listy wartości, a rekordy w tabeli już używają usuniętego elementu, pozostanie on częścią rekordu, dopóki nie zostanie zmieniony. Załóżmy na przykład, że firma ma magazyn w mieście A, ale później sprzedaje ten budynek. Jeśli usuniesz wartość „Miasto A” z listy magazynów, wartość „Miasto A” będzie widoczna w tabeli, dopóki te wartości nie zostaną zmienione.

Usuwanie danych z pola odnośnika

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. W górnej sekcji siatki projektu zaznacz pole odnośnika.

  3. W dolnej sekcji siatki projektu kliknij kartę Odnośnik, a następnie odszukaj właściwości Typ źródła wierszy i Źródło wierszy.

    Właściwość Typ źródła wierszy powinna mieć wartość Tabela/Kwerenda, a właściwość Źródło wierszy musi zawierać zapytanie odwołujące się do tabeli lub innego zapytania. Zapytania dotyczące pól odnośników zawsze zaczynają się od wyrazu SELECT.

    Zazwyczaj (lecz nie zawsze) w zapytaniu wybierającym jest stosowana następująca podstawowa składnia: SELECT [nazwa_tabeli_lub_zapytania].[nazwa_pola] FROM [nazwa_tabeli_lub_zapytania].

    W tym przypadku zapytanie zawiera dwie klauzule (SELECT i FROM). Pierwsza klauzula odwołuje się do tabeli i pola w tej tabeli; natomiast druga klauzula odwołuje się tylko do tabeli. Należy pamiętać: klauzula FROM zawsze zawiera nazwę tabeli źródłowej lub zapytania źródłowego. Klauzule SELECT nie zawsze zawierają nazwę tabeli lub zapytania, chociaż zawsze zawierają nazwę co najmniej jednego pola. Jednak wszystkie klauzule FROM muszą odwoływać się do tabeli lub zapytania.

  4. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Jeśli zapytanie w polu odnośnika odwołuje się do innego zapytania, kliknij przycisk Kompilacja (na karcie Dane arkusza właściwości kliknij przycisk Przycisk Konstruktor obok), aby otworzyć zapytanie w widoku projektu. Zanotuj nazwę tabeli wyświetlanej w górnej sekcji projektanta zapytań, a następnie przejdź do kroku 5.

    • Jeśli zapytanie w polu odnośnika odwołuje się do tabeli, zanotuj nazwę tabeli, a następnie przejdź do kroku 5.

  5. Otwórz tabelę źródłową w widoku arkusza danych.

  6. Znajdź pole zawierające dane używane w liście odnośników, a następnie zmodyfikuj te dane odpowiednio do potrzeb.

Początek strony

Jak typy danych wpływają na sposób wprowadzania danych

Podczas projektowania tabeli bazy danych wybiera się typ danych dla każdego pola w tabeli, czyli proces zapewniający dokładniejsze wprowadzanie danych.

Wyświetlanie typów danych

Wykonaj jedną z następujących czynności:

Korzystanie z widoku arkusza danych

  1. Otwórz tabelę w widoku arkusza danych.

  2. Na karcie Pola w grupie Formatowanie sprawdź wartość z listy Typ danych. Wartość zmienia się, gdy umieszczasz kursor w różnych polach w tabeli:

    Lista Typ danych

Używanie widoku projektu

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. Spójrz na siatkę projektu. W górnej części siatki jest pokazana nazwa i typ danych każdego pola tabeli.

    Pola w widoku projektu

Jak typy danych wpływają na wprowadzanie danych

Typ danych ustawiony dla każdego pola tabeli zapewnia pierwszy poziom kontroli nad tym, jaki typ danych jest dozwolony w polu. W niektórych przypadkach, na przykład w polu Długi tekst, można wprowadzić dowolne dane. W innych przypadkach, na przykład w przypadku pola typu Autonumerowania, ustawienie typu danych dla tego pola uniemożliwia wprowadzanie jakichkolwiek informacji. W poniższej tabeli wymieniono typy danych, które Access, oraz opisano, jak wpływają one na wprowadzanie danych.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Typy danych w bazach danych programu Access dla komputerów stacjonarnych oraz Modyfikowanie lub zmienianie ustawienia typu danych pola.

Typ danych

Wpływ na wprowadzanie danych

Krótki tekst

Od programu Access 2013 typ danych Tekst został zmieniony na Krótki tekst.

Pola krótki tekst akceptują znaki tekstowe lub liczbowe, w tym rozdzielane listy elementów. Pole tekstowe akceptuje mniejszą liczbę znaków niż pole długi tekst — od 0 do 255 znaków. W niektórych przypadkach za pomocą funkcji konwersji można wykonywać obliczenia na danych w polu krótki tekst.

Długi tekst

Od programu Access 2013 typ danych Nota został zmieniony na Długi tekst.

W tym typie pola można wprowadzać duże ilości danych tekstowych i liczbowych o rozmiarze do 64 000 znaków. Ponadto ustawienie pola w celu obsługi formatowania tekstu sformatowanego pozwala stosować typy formatowania zwykle stosowane w programach do przetwarzania tekstu, takich jak program Word. Możesz na przykład zastosować różne czcionki i rozmiary czcionek do określonych znaków w tekście, aby zastosować do nich pogrubienie lub kursywę itp. Do danych można HTML (HTML). Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wstawianie lub dodawanie pola tekstu sformatowanego.

Ponadto pola Długi tekst mają właściwość o nazwie Tylko dołączanie. Po włączeniu tej właściwości możesz dołączyć nowe dane do pola długi tekst, ale nie możesz zmienić istniejących danych. Ta funkcja jest przeznaczona do używania w aplikacjach, takich jak bazy danych do śledzenia problemów, w których może być konieczne zachowanie stałego rekordu, który pozostaje bez zmian. Po umieścić kursor w polu długi tekst z włączoną właściwością Tylko dołącz domyślnie tekst w tym polu zniknie. Do tekstu nie można zastosować żadnego formatowania ani innych zmian.

Podobnie jak w przypadku pól krótki tekst, można również uruchamiać funkcje konwersji z danymi w polu długi tekst.

Liczba

W tym typie pola można wprowadzać tylko liczby i wykonywać obliczenia na wartościach w polu typu Liczba.

Duża liczba

Typy danych Duża liczba są dostępne tylko w Microsoft 365 subskrypcji programu Access.

W tym typie pola można wprowadzać tylko liczby i wykonywać obliczenia na wartościach w polu typu Duża liczba.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Korzystanie z typu danych Duża liczba.

Data i godzina

W tym typie pola można wprowadzać tylko daty i godziny. 

Maskę wprowadzania dla pola (serię znaków literałów i symboli zastępczych wyświetlanych po zaznaczeniu pola) można ustawić jako maskę wprowadzania. Dane należy wprowadzać we spacjach i w formacie, który zapewnia maska. Jeśli na przykład widzisz maskę, taką jak MMM_DD_YYYY, musisz wpisać 11 października 2017 w podanych spacjach. Nie można wprowadzić pełnej nazwy miesiąca ani dwucyfrowej wartości roku. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz kontrolowanie formatów wprowadzania danych za pomocą masek wprowadzania.

Jeśli nie utworzysz maski wprowadzania, możesz wprowadzić wartość przy użyciu dowolnego prawidłowego formatu daty lub czasu. Na przykład możesz wpisać 11 października 2017, 10/11/17, 11 października 2017 r. i tak dalej.

Do pola można również zastosować format wyświetlania. W takim przypadku, jeśli nie ma maski wprowadzania, można wprowadzić wartość w niemal dowolnym formacie, ale program Access wyświetli daty zgodnie z formatem wyświetlania. Na przykład można wprowadzić 2017-10-11, ale format wyświetlania może zostać ustawiony tak, aby wyświetlał wartość w formacie 11-paź 2017.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wstawianie dzisiejszej daty.

Waluta

W tym typie pola można wprowadzać tylko wartości walutowe. Ponadto nie trzeba ręcznie wprowadzać symbolu waluty. Domyślnie program Access stosuje symbol waluty (¥, £, $i tak dalej) określony w ustawieniach regionalnych systemu Windows. W razie potrzeby można zmienić ten symbol waluty, aby odzwierciedlał inną walutę.

Autonumerowanie

W tej chwili nie można wprowadzać ani zmieniać danych w polu tego typu. W programie Access wartości w polu typu Autonumeracja są zwiększane po każdym dodaniu nowego rekordu do tabeli.

Obliczeniowe

W tej chwili nie można wprowadzać ani zmieniać danych w polu tego typu. Wyniki tego pola są określane na podstawie wyrażenia, które zdefiniowasz. Program Access aktualizuje wartości w polu obliczeniowym za każdym razem, gdy dodajesz lub edytujesz nowy rekord w tabeli.

Tak/Nie

Po kliknięciu pola, które jest ustawione na ten typ danych, w zależności od sposobu formatowania pola program Access wyświetli pole wyboru lub listę rozwijaną. W przypadku formatowania pola w celu pokazania listy można ponownie wybrać pozycję Tak lub Nie, Prawda lub Fałsz albo Wł albo Wył. w zależności od formatu zastosowanego do pola. Nie można wprowadzać wartości na liście ani zmieniać ich bezpośrednio w formularzu lub tabeli.

Obiekt OLE

Tego typu pola należy używać do wyświetlania danych z pliku utworzonego w innym programie. W polu obiektu OLE można na przykład wyświetlić plik tekstowy, wykres programu Excel lub slajd programu PowerPoint.

Załączniki zapewniają szybszy, łatwiejszy i bardziej elastyczny sposób wyświetlania danych z innych programów.

Hiperlink

W polu tego typu możesz wprowadzić dowolne dane, a program Access zawinie je w adresie internetowym. Jeśli na przykład wpiszemy wartość w polu, program Access otoczy tekst tekstem http://www.your_text.com. Jeśli wpiszemy prawidłowy adres internetowy, link będzie działać. W przeciwnym razie link spowoduje komunikat o błędzie.

Ponadto edytowanie istniejących hiperlinków może być trudne, ponieważ kliknięcie pola hiperlinku przy użyciu myszy uruchamia przeglądarkę i umożliwia dostęp do witryny określonej w linku. Aby edytować pole hiperlinku, należy zaznaczyć sąsiednie pole, przenieść fokus do pola hiperlinku za pomocą klawisza TAB lub klawiszy strzałek, a następnie nacisnąć klawisz F2 w celu włączenia edytowania.

Załącznik

Do tego typu pola można dołączać dane z innych programów, ale nie można wpisywać ani w inny sposób wprowadzać danych tekstowych ani liczbowych.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dołączanie plików i grafik do rekordów w bazie danych.

Kreator odnośników

Kreator odnośników nie jest typem danych. Kreator umożliwia utworzenie dwóch typów list rozwijanych: list wartości i pól odnośników. Lista wartości używa rozdzielanej listy elementów, która jest wprowadzana ręcznie podczas korzystania z Kreatora odnośników. Te wartości mogą być niezależne od innych danych lub obiektów w bazie danych.

Natomiast pole odnośnika używa zapytania do pobierania danych z co najmniej jednej innej tabeli w bazie danych. Następnie pole odnośnika wyświetla dane na liście rozwijanej. Domyślnie Kreator odnośników ustawia dla pola tabeli typ danych Liczba.

Z polami odnośników można pracować bezpośrednio w tabelach, a także w formularzach i raportach. Domyślnie wartości w polu odnośnika są wyświetlane w kontrolce typu nazywanego polem kombi — liście ze strzałką listy rozwijanej:

Pusta lista odnośników

Możesz również użyć pola listy, w którym jest wyświetlanych kilka elementów z paskiem przewijania, aby wyświetlić więcej elementów:

Podstawowy formant pola listy w formularzu

W zależności od sposobu ustawienia pola odnośnika i pola kombi można edytować elementy na liście i dodawać elementy do listy, wyłączając właściwość Ogranicz do listy pola odnośnika.

Jeśli nie możesz bezpośrednio edytować wartości na liście, musisz dodać lub zmienić dane na wstępnie zdefiniowanej liście wartości lub w tabeli służącej jako źródło pola odnośnika.

Na koniec podczas tworzenia pola odnośnika możesz je opcjonalnie skonfigurować tak, aby obsługiło wiele wartości. Po wybraniu tej opcji obok każdego elementu listy na liście wynikowej zostanie wyświetlone pole wyboru, w którym można zaznaczyć lub wyczyścić tyle elementów, ile potrzeba. Na tej ilustracji przedstawiono typową listę z wieloma wartościami:

Lista pól wyboru

Aby uzyskać informacje na temat tworzenia wielowartościowych pól odnośników i używania list wynikowych, zobacz Tworzenie lub usuwanie pola wielowartościowego.

Początek strony

Wpływ właściwości pola tabeli na sposób wprowadzania danych

Oprócz zasad projektowania, które sterują strukturą bazy danych i typami danych, które sterują tym, co można wprowadzić w danym polu, na sposób wprowadzania danych do bazy danych programu Access może mieć również wpływ kilka właściwości pól.

Wyświetlanie właściwości pola tabeli

Program Access udostępnia dwa sposoby wyświetlania właściwości pola tabeli.

W widoku arkusza danych

  1. Otwórz tabelę w widoku arkusza danych.

  2. Kliknij kartę Pola i użyj kontrolek w grupie Formatowanie, aby wyświetlić właściwości poszczególnych pól tabeli.

W widoku projektu

  1. Otwórz tabelę w widoku projektu.

  2. W dolnej części siatki kliknij kartę Ogólne, jeśli nie jest jeszcze zaznaczona.

  3. Aby wyświetlić właściwości pola odnośnika, kliknij kartę Odnośnik.

Wpływ właściwości na wprowadzanie danych

W poniższej tabeli wymieniono właściwości, które mają największy wpływ na wprowadzanie danych, oraz wyjaśniono, jak wpływają one na wprowadzanie danych.

Właściwość

Lokalizacja w siatce projektu tabeli

Dopuszczalne wartości

Zachowanie podczas próby wprowadzenia danych

Rozmiar pola

Karta Ogólne

0-255

Limit znaków dotyczy tylko pól, dla których ustawiono typ danych Tekst. Jeśli spróbujesz wprowadzić więcej znaków niż określona liczba znaków, pole wycina je.

Wymagane

Karta Ogólne

Tak/Nie

Gdy ta właściwość jest włączona, wymusza ona wprowadzanie wartości w polu, a program Access nie pozwoli na zapisywanie nowych danych do momentu ukończenia wymaganego pola. Jeśli pole jest wyłączone, to pole akceptuje wartości null, co oznacza, że pole może pozostać puste.

Wartość null to nie to samo co wartość zero. Zero jest cyfrą, a wartość "null" oznacza brak wartości, wartość niezdefiniowana lub wartość nieznaną.

Zezwalaj na ciągi znaków o zerowej długości

Karta Ogólne

Tak/Nie

Po włączeniu można wprowadzać ciągi znaków o zerowej długości — ciągi, które nie zawierają znaków. Aby utworzyć ciąg znaków o zerowej długości, należy wprowadzić w polu dwa znaki podwójnego cudzysłowu(").

Indeksowane

Karta Ogólne

Tak/Nie

Podczas indeksowania pola tabeli program Access uniemożliwia dodawanie zduplikowanych wartości. Indeks można również utworzyć z więcej niż jednego pola. W takim przypadku można zduplikować wartości w jednym polu, ale nie w obu polach.

Maska wprowadzania

Karta Ogólne

Wstępnie zdefiniowane lub niestandardowe zestawy znaków literałowych i symboli zastępczych

Maska wprowadzania wymusza wprowadzanie danych we wstępnie zdefiniowanym formacie. Maski są wyświetlane po zaznaczeniu pola w tabeli lub kontrolki w formularzu. Załóżmy na przykład, że klikniesz pole Date i zobaczysz ten zestaw znaków: MMM-DD-YYYY. To jest maska wprowadzania. Wymusza to wprowadzenie wartości miesięcy w postaci trzyliterowych skrótów, takich jak ÓSM, a wartość roku w postaci czterocyfrowej — na przykład 15-15-2017.

Maski wprowadzania sterują tylko sposobem wprowadzania danych, a nie sposobem przechowywania i wyświetlaniem tych danych w programie Access.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Sterowanie formatami wprowadzania danych za pomocą masek wprowadzania i Formatowanie pola daty i godziny.

Ogranicz do listy

Karta Odnośnik

Tak/Nie

Włączenie lub wyłączenie zmian elementów w polu odnośnika. Użytkownicy czasami próbują ręcznie zmienić elementy w polu odnośnika. Jeśli program Access uniemożliwia zmianę elementów w polu, ta właściwość ma wartość Tak. Jeśli ta właściwość jest włączona i chcesz zmienić elementy listy, musisz otworzyć listę (jeśli chcesz edytować listę wartości) lub tabelę zawierającą dane źródłowe listy (jeśli chcesz edytować pole odnośnika) i zmienić jej wartości.

Zezwalaj na edycję listy wartości

Karta Odnośnik

Tak/Nie

Włącza lub wyłącza polecenie Edytuj elementy listy dla list wartości, ale nie dla pól odnośników. Aby włączyć to polecenie dla pól odnośników, wprowadź prawidłową nazwę formularza we właściwości Formularz edycji elementów listy. Polecenie Zezwalaj na edycję listy wartości jest wyświetlane w menu skrótów otwieranych po kliknięciu prawym przyciskiem myszy kontrolki pola listy lub pola kombi. Po uruchomieniu polecenia zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie elementów listy. Ewentualnie po określeniu nazwy formularza we właściwości Formularz edycji elementów listy program Access uruchomi ten formularz zamiast wyświetlania okna dialogowego.

Polecenie Edytuj elementy listy można uruchomić z kontrolek pola listy i pola kombi znajdujących się w formularzach oraz z kontrolek pola kombi znajdujących się w tabelach i w zestawach wyników zapytania. Formularze muszą być otwarte w widoku projektu lub widoku przeglądania. Tabele i zestawy wyników zapytania muszą być otwarte w widoku arkusza danych.

Formularz edycji elementów listy

Karta Odnośnik

Nazwa formularza wprowadzania danych

Jeśli jako wartość tej właściwości tabeli zostanie w wprowadzeniu nazwy formularza wprowadzania danych, ten formularz zostanie otwarty, gdy użytkownik uruchomi polecenie Edytuj elementy listy. W przeciwnym razie okno dialogowe Edytowanie elementów listy jest wyświetlane po uruchomieniu polecenia przez użytkownika.

Początek strony

Zmienianie wartości klucza podstawowego i obcego przy użyciu aktualizacji kaskadowych

Czasami może być konieczne zaktualizowanie wartości klucza podstawowego. Jeśli używasz tego klucza podstawowego jako klucza obcego, możesz automatycznie aktualizować zmiany we wszystkich wystąpieniach podrzędny klucza obcego.

Klucz podstawowy to wartość, która jednoznacznie identyfikuje każdy wiersz (rekord) w tabeli bazy danych. Klucz obcy to kolumna, która odpowiada kluczowi podstawoweowi. Klucze obce zwykle znajdują się w innych tabelach i umożliwiają utworzenie relacji (połączenia) między danymi w tabelach.

Załóżmy na przykład, że jako klucza podstawowego używasz numeru identyfikacyjnego produktu. Jeden numer identyfikacyjny jednoznacznie identyfikuje jeden produkt. Tego numeru identyfikacyjnego można również użyć jako klucza obcego w tabeli danych zamówienia. Dzięki temu można znaleźć wszystkie zamówienia związane z każdym produktem, ponieważ za każdym razem, gdy ktoś składa zamówienie na ten produkt, identyfikator staje się częścią zamówienia.

Czasami te numery identyfikacyjne (lub inne typy kluczy podstawowych) zmieniają się. Gdy tak się dzieje, można zmienić wartość klucza podstawowego i automatycznie kaskadować ją we wszystkich powiązanych rekordach podrzędnych. Aby włączyć to zachowanie, należy włączyć więzy integralności i aktualizacje kaskadowe między dwiema tabelami.

Pamiętaj o tych ważnych zasadach:

  • Aktualizacje kaskadowe można włączyć tylko dla pól klucza podstawowego, dla których ustawiono typ danych Tekst lub Liczba. Nie można używać aktualizacji kaskadowych dla pól, dla których ustawiono typ danych Autonumerowanie.

  • Aktualizacje kaskadowe można włączyć tylko między tabelami z relacją jeden-do-wielu.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia relacji. zobacz Przewodnik po relacjach między tabelamioraz Tworzenie, edytowanie lub usuwanie relacji.

Poniższe procedury wyjaśniają, jak najpierw utworzyć relację, a następnie włączyć aktualizacje kaskadowe dla tej relacji.

Tworzenie relacji

  1. Na karcie Narzędzia bazy danych w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Relacje.

  2. Na karcie Projektowanie w grupie Relacje kliknij pozycję Dodaj tabele(Pokaż tabelę w programie Access 2013 ).

  3. Wybierz kartę Tabele, zaznacz tabele, które chcesz zmienić, kliknij przycisk Dodaj,a następnie kliknij przycisk Zamknij.

    Możesz nacisnąć klawisz SHIFT, aby zaznaczyć wiele tabel, lub dodać każdą tabelę pojedynczo. Zaznacz tylko tabele po stronach "jeden" i "wiele" relacji.

  4. W oknie Relacje przeciągnij klucz podstawowy z tabeli po stronie "jeden" relacji i upuść go w polu Klucz obcy tabeli po stronie "wiele" relacji.

    Zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie relacji. Na poniższej ilustracji przedstawiono to okno dialogowe:

    Okno dialogowe Edytowanie relacji z istniejącą relacją

  5. Zaznacz pole wyboru Wymuszaj więzy integralności i kliknij przycisk Utwórz.

Włączanie aktualizacji kaskadowych w kluczach podstawowych

  1. Na karcie Narzędzia bazy danych w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Relacje.

  2. Zostanie wyświetlone okno Relacje z wyświetlonymi sprzężeniami (przedstawionymi jako linie łączące) między tabelami w bazie danych. Na poniższej ilustracji przedstawiono typową relację:

  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy linię sprzężenia między tabelami nadrzędnymi i podrzędnmi, a następnie kliknij polecenie Edytuj relację.

    Relacja między dwiema tabelami

    Zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie relacji. Na poniższej ilustracji przedstawiono to okno dialogowe:

    Okno dialogowe Edytowanie relacji

  4. Zaznacz pole wyboru Kaskadowo aktualizuj polapokrewne, upewnij się, że jest zaznaczone pole wyboru Wymuszaj więzy integralności, a następnie kliknij przycisk OK.

Początek strony

Dlaczego numery identyfikacyjne czasami pomijają numer

Po utworzeniu pola z typem danych Autonumerowania program Access automatycznie generuje wartość dla tego pola w każdym nowym rekordzie. Wartość jest zwiększana domyślnie, dzięki czemu każdy nowy rekord otrzymuje następną dostępną liczbę porządkową. Typ danych Autonumerowania ma na celu dostarczenie wartości, która jest odpowiednia do użycia jako klucz podstawowy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie, ustawianie, zmienianie lub usuwanie klucza podstawowego.

Po usunięciu wiersza z tabeli zawierającej pole, które ma typ danych Autonumeruj, wartość w polu Autonumeruj dla tego wiersza nie zawsze jest automatycznie ponownie wielokrotnie. Z tego powodu liczba wygenerowana przez program Access może nie być oczekiwana, a odstępy mogą występować w sekwencji numerów identyfikacyjnych — jest to zgodnie z projektem. Należy polegać tylko na unikatowości wartości w polu typu Autonumeruj, a nie na ich sekwencji.

Początek strony

Zbiorcze aktualizowanie danych przy użyciu zapytań

Zapytania dołączania, aktualizowania i usuwania to zaawansowane sposoby dodawania, zmieniania i usuwania rekordów zbiorczo. Ponadto aktualizacja zbiorcza jest łatwiejsza i wydajniejsza w przypadku stosowania dobrych zasad projektowania baz danych. Używanie zapytania dołączania, aktualizowania lub usuwania może zaoszczędzić czas, ponieważ można także użyć go ponownie.

Ważne    Przed użyciem tych zapytań należy wrócić do kopii zapasowej danych. Mając pod ręką kopię zapasową, możesz szybko naprawić wszelkie błędy, które mogą zostać przypadkowo popełniane.

Dołączanie zapytań    Użyj, aby dodać wiele rekordów do jednej lub większej liczby tabel. Jednym z najczęstszych zastosowań kwerendy dołączaącej jest dodanie grupy rekordów z jednej lub kilku tabel w źródłowej bazie danych do jednej lub kilku tabel w docelowej bazie danych. Załóżmy na przykład, że nabywa się niektórych nowych klientów i bazę danych zawierającą tabelę informacji o tych klientach. Aby uniknąć ręcznego wprowadzania tych nowych danych, możesz je dołączyć do odpowiednich tabel lub tabel w bazie danych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie rekordów do tabeli przy użyciu zapytania dołączania.

Zapytania aktualizujące    Umożliwia dodawanie, zmienianie lub usuwanie części (ale nie wszystkich) wielu istniejących rekordów. Zapytania aktualizujące można traktować jako zaawansowaną formę okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie. Wprowadzasz kryterium wyboru (wstępny odpowiednik ciągu wyszukiwania) i kryterium aktualizacji (wstępny odpowiednik ciągu zastępczego). W przeciwieństwie do tego okna dialogowego kwerendy aktualizujące mogą akceptować wiele kryteriów, umożliwiać aktualizowanie dużej liczby rekordów w jednej tabeli i pozwalać na zmienianie rekordów w więcej niż jednej tabeli. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie i uruchamianie zapytania aktualizującego.

Usuwanie zapytań    Jeśli chcesz szybko usunąć dużą liczbę danych lub zestaw danych regularnie, jest to przydatne, ponieważ kwerendy mogą określać kryteria szybkiego odnajdowania i usuwania danych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Sposoby dodawania, edytowania i usuwania rekordów.

Początek strony

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

×