Jako menedżer projektu komunikujesz się z wieloma uczestnikami projektu — od członków zespołu wykonujących zadania projektu po kierowników organizacji i klientów projektów. Ponieważ komunikacja jest tak ważna dla powodzenia projektu, a ponieważ przekazujesz różne typy informacji różnym typom uczestników projektu, potrzebujesz solidnego planu komunikacji w projekcie. Za pomocą Project Web App za pośrednictwem subskrypcji Project Online możesz zaimplementować wiele aspektów planu komunikacji i wymieniać się odpowiednimi rodzajami informacji z odpowiednimi osobami.
W tym artykule
- Dlaczego komunikacja w projekcie jest tak ważna?
- Najważniejsze wskazówki dotyczące komunikacji w projekcie
- Publikowanie planu komunikacji w Project Online
- Pokazywanie członkom zespołu, jak uzyskać dostęp do harmonogramu projektu
- Identyfikowanie i konfigurowanie odpowiednich raportów
Dlaczego komunikacja w projekcie jest tak ważna?
Przy tak wielu osobach zaangażowanych w jeden projekt, duży lub mały, komunikacja ma ogromną rolę w sukcesie lub niepowodzeniu projektu. W przypadku braku komunikacji w projekcie mogą wystąpić błędne kroki, takie jak założenia, powielanie wysiłku lub jego przeciwieństwo, luki w wysiłku. Ponadto uczestnicy projektu mogą czuć, że znajdują się w odizolowanych silosach, niespotykanych i nieobsługiwaniem, co może prowadzić do złego morale i spadku wydajności.
Z drugiej strony, gdy komunikacja jest dobra, twój projekt może doświadczać wydajności w procesie, identyfikowania i zapobiegania problemom i ryzyku, innowacyjnemu rozwiązywaniu problemów oraz podejmowaniu decyzji w oparciu o solidne fakty. Wspieranie dobrej komunikacji w projekcie zwiększa prawdopodobieństwo, że projekt pozostanie zgodnie z harmonogramem i w ramach jego budżetu.
Co to jest dobra komunikacja, tak czy inaczej? To wymiana odpowiednich informacji z odpowiednimi osobami. Zapewnienie, że uczestnicy projektu na wszystkich poziomach są wysłuchani. Posiadanie kanałów do formalnych, jak i nieformalnych rozmów, które posuną projekt do celu.
Najważniejsze wskazówki dotyczące komunikacji w projekcie
Właściwym momentem na zastanowienie się nad komunikacją dotyczącą projektu jest faza planowania projektu. Dodanie procesu komunikacji do kilku pierwszych zadań projektu może być sygnałem dla zespołu, że skuteczna komunikacja jest zadaniem każdego członka zespołu i jest kluczem do sukcesu projektu.
W poniższych sekcjach szczegółowo opisano cztery pytania dotyczące sposobu obsługi komunikacji w trakcie cyklu życia projektu oraz sposobu kompilowania odpowiedzi w planie komunikacji przeznaczonym dla wszystkich użytkowników.
Z kim należy się skontaktować?
Musisz komunikować się ze wszystkimi osobami, które interesują się projektem lub mają udziały w sukcesie projektu, czyli z uczestnikami projektu. Zastanów się, kim są te zainteresowane strony. Prawdopodobnie znajdują się one na różnych poziomach w organizacji, a niektóre mogą być zewnętrzne dla Twojej organizacji. Oto kilka możliwych uczestników projektu:
- Członkowie zespołu projektu. Ci ludzie wykonują rzeczywistą pracę nad projektem.
- Menedżer portfela projektów. Jeśli Twoja organizacja jest większą organizacją, która jednocześnie prowadzi wiele projektów, może być konieczne skontaktowanie się z menedżerem portfela.
- Menedżer zasobów. Podobnie jak w przypadku menedżera portfela, jeśli Twoja organizacja jest w dużej mierze oparta na projekcie, może być konieczna ścisła współpraca z menedżerem zasobów, który zapewni dostępność osób z odpowiednimi zestawami umiejętności dla różnych projektów.
- Zarządzanie kierownictwem. Kierownictwo wyższego szczebla zwykle musi wiedzieć, jak przebiega projekt, zwłaszcza pod względem harmonogramu i kosztów.
- Sponsor lub klient. Może istnieć sponsor lub klient, który różni się od zarządzania i kto płaci za projekt.
- Przedstawiciel użytkownika końcowego. Ta osoba reprezentuje te, które mogą być korzystne dla projektu lub mające inny wpływ na jego ukończenie.
Jakiego rodzaju informacje są potrzebne?
Ponieważ pierwszą regułą komunikacji jest znajomość odbiorców, największy zwrot z inwestycji komunikacyjnych uzyskujesz po dostosowaniu komunikacji do tego, co każdy z uczestników projektu musi wiedzieć.
Na przykład członkowie zespołu projektu muszą znać zadania, do których są przypisani, oraz informacje o tym, kto z kolei wykonuje swoje zadania. Prawdopodobnie muszą również od czasu do czasu zapoznać się z pełnym harmonogramem projektu, aby zachować dobre poczucie zakresu i ukierunkowanego kierunku.
W przeciwieństwie do członków zespołu, którzy potrzebują istotnych informacji, kierownicy lub sponsorzy projektu wymagają bardzo wysokiego poziomu podsumowania przebiegu projektu. Są one najbardziej związane z wydajnością w stosunku do harmonogramu projektu i budżetu, i chcą wiedzieć, czy projekt jest na dobrej drodze do realizacji swoich celów.
Przejrzyj listę uczestników projektu i pomyśl o projekcie z ich punktów widzenia. Pomoże to w określeniu, z jakimi informacjami należy się z nimi wymieniać i jaką formę powinna przyjąć ta komunikacja. Ponadto porozmawiaj z uczestnikami projektu i dowiedz się, co i w jaki sposób wolą się komunikować.
Jak często muszą się odbywać różne rodzaje komunikacji?
Postaraj się zachować właściwą równowagę: zbyt mała komunikacja i projekt ryzykuje więcej wpadek niż powinna; zbyt wiele komunikacji i zirytowani uczestnicy projektu uważają, że wysiłki są zajęte, co zakłóca czas na wdrożenie lub nadzorowanie projektu.
Tygodniowe raporty o stanie i grafiki stanowią standard aktualizacji harmonogramu dla zespołu projektowego, chociaż często preferowane są 20-minutowe codzienne spotkania "stand-up". Podobnie sponsorzy i klienci mogą chcieć uzyskać tygodniowe podsumowanie harmonogramu projektu i wydajności kosztów. Jeśli meldujesz się u menedżera portfela lub przedstawiciela użytkownika końcowego, być może ta komunikacja może być miesięczna, a nawet kwartalna.
Każdy projekt i jego potrzeby komunikacyjne są inne. Dokładnie rozważ częstotliwość komunikacji z różnymi uczestnikami projektu. Ponownie porozmawiaj z uczestnikami projektu o tym, czego potrzebują, i chętnie dostosuj projekt i jego pracowników.
Jaka technologia będzie używana do wymiany informacji?
Zapoznaj się z zasobami technologicznymi organizacji dostępnymi dla Ciebie i Twoich uczestników projektu. Okresowe spotkania twarzą w twarz i wymiana informacji za pomocą poczty e-mail są często normą. Jednak spotkanie z narzędziem, takim jak Skype dla firm, może być niezbędne dla osób biorących udział w projekcie rozproszonych geograficznie i może obejmować dźwięk, wideo, udostępnianie ekranu i wirtualną tablicę. Wiadomości błyskawiczne mogą być bardziej bezpośrednie niż poczta e-mail, a także mogą pomóc uczestnikom projektu szybciej uzyskać potrzebne informacje. Za pomocą narzędzia, takiego jak Yammer, Twój zespół może komunikować się ze sobą w prywatnej sieci społecznościowej. Możesz udostępniać informacje, rozmawiać na czacie o procesach, rozwiązywać problemy i podejmować decyzje.
Niezależnie od tego, co zdecydujesz, spróbuj użyć narzędzi technologicznych, z którymi wszyscy czują się komfortowo. Ale nie niechętnie wypróbuj nową technologię, jeśli pasuje do potrzeb projektu i zespołu, lub powrócić do "staroświeckiej" metody komunikacji, jeśli jest to najlepsze. Chodzi o to, aby ułatwić lepszą współpracę w zespole projektu.
Tworzenie planu komunikacji projektu
Po zidentyfikowaniu uczestników projektu i ustaleniu, jakie typy wymiany informacji są z nimi potrzebne i jak często możesz przystąpić do tworzenia planu komunikacji projektu. Nie musi to być skomplikowane. Może to być tylko jednostronicowe podsumowanie lub prosta tabela, która destyluje zdobyte informacje i stanowi etap dobrej komunikacji w trakcie cyklu życia projektu.
Opublikuj plan komunikacji z projektem, aby wszyscy uczestnicy projektu mieli do niego dostęp w dowolnym momencie. Okresowo odwiedzaj go ponownie. Zmiana warunków w projekcie może wymagać zmiany w regularnych strategiach komunikacji. Przechodzenie między fazami projektu, na przykład od planowania do wykonania lub od wykonania do zamknięcia, może również wymagać różnych potrzeb komunikacyjnych.
Publikowanie planu komunikacji w Project Online
Masz wiele możliwości ułatwienia dobrej komunikacji podczas pracy z Project Web App w Project Online. Na początek możesz dodać plan komunikacji , a także wszelkie inne dokumenty skojarzone z projektem, do biblioteki dokumentów projektu.
- Na pasku Szybkie uruchamianie wybierz pozycję Projekty.
- W Centrum projektów wybierz nazwę projektu, do którego chcesz dodać plan komunikacji.
- Na pasku Szybkie uruchamianie wybierz pozycję Dokumenty. Zostanie otwarta strona Dokumenty projektu.
- Na pasku menu wybierz pozycję Przekaż.
- Przejdź przez system plików, aby znaleźć i wybrać plan komunikacji, a następnie wybierz pozycję Otwórz. Plik zostanie dodany do biblioteki dokumentów projektu.
Pokazywanie członkom zespołu, jak uzyskać dostęp do harmonogramu projektu
Członkowie zespołu zazwyczaj używają Project Online do przesyłania grafików lub wprowadzania postępów w realizacji zadań. Mogą jednak również uzyskać dostęp do pełnego harmonogramu — niezbędnego do zapoznania się z dużym obrazem projektu oraz zrozumienia, kto czeka na wykonanie swoich zadań.
- Na pasku Szybkie uruchamianie wybierz pozycję Projekty.
- W Centrum projektów wybierz nazwę projektu. Projekt zostanie otwarty i wyświetli wszystkie zadania, które są przypisane do zadań, kiedy mają zostać rozpoczęte i zakończone, które zadania są od siebie zależne i nie tylko.
Identyfikowanie i konfigurowanie odpowiednich raportów
Głównym aspektem komunikacji w projekcie jest raportowanie. Identyfikujesz, konfigurujesz i okresowo uruchamiasz raporty potrzebne członkom zespołu, menedżerowi portfela, menedżerowi zasobów, kierownictwu wyższemu, klientom i innym uczestnikom projektu.
Project Web App zawiera zestaw przykładowych raportów ułatwiających rozpoczęcie pracy z podstawowymi informacjami. Oto przykładowe raporty:
- Pulpit nawigacyjny przeglądu projektów
- Omówienie projektu
- Omówienie zasobów
- Aby wyświetlić przykładowe raporty, na pasku Szybkie uruchamianie wybierz pozycję Raporty.
- Na wyświetlonej stronie Raporty programu PWA wybierz swój język. Zostaną wyświetlone trzy przykładowe raporty.
- Aby otworzyć raport w Excel dla sieci web, kliknij nazwę raportu.
Zobacz też
Co mogą robić członkowie zespołu w usłudze Project Online?
Przykładowe raporty w Project Online
Z jakich narzędzi do raportowania mogę korzystać podczas pracy z danymi projektu?