Jednym ze sposobów kontrolowania współpracy nad dokumentami jest wymaganie wyewidencjonowywania plików, zwłaszcza jeśli biblioteka ma wielu użytkowników. Jeśli jest wymagane wyewidencjonowanie biblioteki, inne osoby nie mogą jej zastąpić. Jednak istnieje ryzyko, że uniemożliwisz innym osobom wyświetlanie najnowszych zmian lub samodzielne wprowadzanie zmian. Jeśli inne osoby muszą pracować nad dokumentem, należy szybko zaewidencjonować pliki.
Uwaga
Nie konfiguruj biblioteki tak, aby wymagać wyewidencjonowywania, jeśli użytkownicy planują współtworzyć dokumenty w bibliotece. Użytkownicy nie mogą jednocześnie pracować nad dokumentami, jeśli jest włączone wymagane wyewidencjonowanie.
Wymaganie wyewidencjonowywania plików do edycji
Uwaga
Tylko użytkownicy mający uprawnienia Pełna kontrola lub Projektowanie mogą skonfigurować biblioteki, aby wymagać wyewidencjonowywania plików.
- Przejdź do biblioteki, w której zamierzasz pracować.
- Wybierz Ustawienia
>.
Jeśli nie widzisz tych elementów menu, na wstążce wybierz pozycję Biblioteka, a następnie w grupie Ustawienia wybierz pozycję Ustawienia biblioteki. - Na stronie Ustawienia wybierz pozycję Więcej ustawień biblioteki (w przypadku klasycznego programu SharePoint — w obszarze Ustawienia ogólne). Wybierz pozycję Ustawienia przechowywania wersji.
- W sekcji Wymagaj wyewidencjonowania w obszarze Czy wymagać wyewidencjonowania dokumentów przed ich edytowaniem wybierz pozycję Tak.
- Aby zapisać ustawienia i wrócić do strony Ustawienia biblioteki, wybierz przycisk OK.
Co się dzieje, jeśli w bibliotece jest wymagane wyewidencjonowanie?
| Jeśli to zrobisz ... | Oto, co się dzieje... |
|---|---|
| Tworzenie pliku lub dodawanie go do biblioteki | Plik jest wstępnie wyewidencjonowany dla Ciebie. Aby inne osoby mogły go wyświetlać i z nim pracować, musisz go zaewidencjonować w bibliotece. |
| Otwieranie pliku do edycji | Plik zostanie automatycznie wyewidencjonowany po wybraniu pozycji Edytuj. Zostanie wyświetlone okno dialogowe z informacją o zamiarze wyewidencjonowania pliku i możliwością edytowania go w lokalnym folderze wersji roboczych. Po wyewidencjonowaniu ikona pliku jest pokryta zieloną strzałką w dół, co oznacza, że plik jest teraz wyewidencjonowany. Nikt inny nie może modyfikować pliku i nikt inny nie może zobaczyć Twoich zmian, dopóki go wyewidencjonujesz. |
| Wprowadzanie zmian we właściwościach pliku | Jeśli plik nie został jeszcze dla Ciebie wyewidencjonowany, musisz go wyewidencjonować, aby można było zmienić jego właściwości, takie jak tytuł, nazwisko autora, data ukończenia, liczba wyrazów itp. Wprowadzone zmiany zostaną zastosowane dopiero po ponownym zaewidencjonowaniu pliku. |
| Próba otwarcia pliku, który jest wyewidencjonowany do innej osoby | Opcje Wyewidencjonuj i Synchronizacja są niedostępne. Nie można wyewidencjonować pliku, który został wyewidencjonowany przez inną osobę. Jeśli spróbujesz to zrobić, zostanie wyświetlone okno dialogowe z informacją, że plik jest wyewidencjonowany przez inną osobę. Aby dowiedzieć się, kto wyewidencjonował plik, umieść wskaźnik myszy na ikonie pliku. Imię i nazwisko osoby, która wyewidencjonowała obiekt, zostanie wyświetlona w etykietce narzędzia. Jeśli będzie to szybko potrzebne, możesz skontaktować się z tą osobą, aby zażądać zaewidencjonowania pliku. |
| Zaewidencjonuj plik | Zostanie wyświetlony monit o wpisanie komentarza dotyczącego wprowadzonych zmian. Jeśli biblioteka śledzi wersje, Twój komentarz staje się częścią historii wersji. Jeśli śledzona jest zarówno wersja główna, jak i pomocnicza, zostanie wyświetlony monit o wybranie typu ewidencjonowanej wersji. Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania wersji, zobacz Zobacz też. |
| Wyewidencjonowanie pliku przez długi czas | Inne osoby nie mogą wyświetlać wprowadzonych przez Ciebie zmian ani edytować pliku, dopóki go wyewidencjonujesz. Jest to pomocne podczas wprowadzania zmian, ale może również uniemożliwić innym osobom wykonywanie przypisanych im zadań. Jest to zarówno dobra praktyka biznesowa, jak i powszechna uprzejmość, aby jak najszybciej po wyewidencjonowaniu wrócić do pliku. W pewnych okolicznościach administrator musi wymusić zaewidencjonowanie pliku. |