Tworzenie i aktualizowanie kolumny danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece

Do natywnej listy lub biblioteki nazywanej kolumną danych zewnętrznych można dodać specjalny typ kolumny. Ta kolumna umożliwia połączenie kolumny danych z zewnętrznego źródła danych z innymi kolumnami natywnej listy lub biblioteki. Ponieważ kolumna danych zewnętrznych jest dodawana do natywnej listy lub biblioteki, wszystkie powiązane funkcje listy lub biblioteki działają, w tym przechowywanie wersji, zatwierdzanie, ewidencjonowanie i wyewidencjonowywanie oraz załączniki plików.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Znajdowanie zawartości dotyczącej danych zewnętrznych.

Co chcesz zrobić?

• Przed rozpoczęciem
• Opis przykładów używania kolumn danych zewnętrznych
• Tworzenie kolumny danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece
• Aktualizowanie kolumny danych zewnętrznych
• Odświeżanie kolumny danych zewnętrznych

Przed rozpoczęciem

Praca z danymi zewnętrznymi wymaga pewnych czynności wstępnych mających na celu zapewnienie bezpiecznego dostępu do danych. Poniższe informacje ułatwiają planowanie kolejnych kroków. Mogą też się przydać do ustalenia istoty ewentualnych problemów napotkanych podczas pracy z danymi zewnętrznymi. Aby uzyskać dostęp do danych zewnętrznych, Ty lub administrator musicie wykonać poniższe czynności:

Przygotowywanie zewnętrznego źródła danych Administrator może potrzebować utworzenia konta i udzielenia uprawnień do źródła danych, aby upewnić się, że odpowiednie osoby mają dostęp do danych i że dane nie trafią w niepowołane ręce. W zewnętrznej bazie danych administrator może również chcieć utworzyć określone tabele, widoki, zapytania itd., aby ograniczyć wyniki tylko do tego, co jest potrzebne, i zwiększyć wydajność.

Konfigurowanie usług i kont programu SharePoint Administrator musi aktywować usługi łączności danych biznesowych i usługę bezpiecznego magazynu.

Konfigurowanie usług bezpiecznego magazynu Administrator musi wykonać następujące czynności: określić najlepszy tryb dostępu dla zewnętrznego źródła danych, utworzyć aplikację docelową i ustawić poświadczenia dla aplikacji docelowej.

Konfigurowanie usług łączności danych biznesowych Administrator musi upewnić się, że użytkownik tworzący typ zawartości zewnętrznej ma uprawnienia do magazynu metadanych łączności danych biznesowych oraz że odpowiedni użytkownicy mają dostęp do typu zawartości zewnętrznej, na podstawie których jest oparta lista zewnętrzna.

Tworzenie typu zawartości zewnętrznej Użytkownik musi zdefiniować typ zawartości zewnętrznej zawierający informacje o połączeniach, dostępie, metodach działania, kolumnach, filtrach i innych metadanych używanych do pobierania danych z zewnętrznego źródła danych.

Początek strony

Opis przykładów używania kolumn danych zewnętrznych

W poniższych sekcjach opisano niektóre praktyczne zastosowania dodawania kolumny danych zewnętrznych do listy lub biblioteki.

Umowy z klientami i informacje kontaktowe Masz bibliotekę dokumentów zawierającą umowy z klientami. Jednak wszystkie informacje o klientach są przechowywane w aplikacji biznesowej (takiej jak SAP lub Microsoft CRM), która ma źródło danych zewnętrzne dla produktów programu SharePoint. Chcesz śledzić umowy klienta w bibliotece dokumentów, ale upewnij się, że powiązane informacje o klientach są aktualne i nie duplikują się niepotrzebnie. Możesz to zrobić, dodając do biblioteki co najmniej jedną kolumnę danych zewnętrznych w celu skojarzenia odpowiedniej nazwy klienta i numeru telefonu z każdą umową przechowywaną w bibliotece. Kolumna danych zewnętrznych ułatwia wprowadzanie lub aktualizowanie prawidłowych informacji oraz automatyczne pobieranie informacji o klientach z zewnętrznego źródła danych. W tym scenariuszu można również utworzyć ustrukturyzowany dokument Word, który podwyższa wartości kolumn danych zewnętrznych do dokumentu Word, dzięki czemu można edytować wartości w panelu informacji o dokumencie lub za pomocą kontrolek zawartości Word.

Podstawowe dane produktu z obrazami Utworzono bibliotekę obrazów zawierającą zdjęcia produktów, które twoja organizacja sprzedaje. Do biblioteki można dodać kolumnę danych zewnętrznych, która uzyskuje dostęp do nazwy produktu, kodu produktu i bieżącej ceny z zewnętrznej bazy danych. Należy jednak upewnić się, że podczas tworzenia typu zawartości zewnętrznej dane zewnętrzne są tylko do odczytu. Reguły i procesy firmowe wymagają wprowadzenia wszelkich zmian w informacjach o produktach za pośrednictwem systemu bazy danych. Teraz jednak więcej osób w twojej organizacji może łatwo wyświetlać wszystkie wspólne informacje o produktach w jednym widoku biblioteki.

Początek strony

Tworzenie kolumny danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece

1. Przejdź do witryny programu SharePoint, a następnie przejdź do listy lub biblioteki.

   Uwaga

   Nie można dodać kolumny danych zewnętrznych do listy zewnętrznej.

2. Kliknij pozycjęUstawienia listy lub biblioteki> albo Ustawienia biblioteki.

3. W sekcji Kolumny kliknij pozycję Utwórz kolumnę.

4. Wprowadź nazwę kolumny, na przykład Klient, a następnie w obszarze Typy kolumn kliknij pozycję Dane zewnętrzne.

5. W obszarze Typ zawartości zewnętrznej kliknij selektor typów zawartości zewnętrznej, a następnie wybierz odpowiedni element z listy typów zawartości zewnętrznej, na przykład CustomerCRM.

6. Określ sposób obsługi dowolnych akcji zdefiniowanych dla typu zawartości zewnętrznej, wykonując co najmniej jedną z następujących czynności:

   • Aby wyświetlić menu z jedną lub większą liczbą akcji, kliknij pozycję Wyświetl menu akcji.
   • Aby kolumna danych zewnętrznych była domyślną akcją po wybraniu, kliknij pozycję Połącz tę kolumnę z akcją domyślną typu zawartości zewnętrznej.

7. W obszarze Dodaj kolumnę, aby wyświetlić każde z tych dodatkowych pól kliknij pozycję Zaznacz wszystkie pola lub wybierz jedną lub więcej konkretnych nazw pól, takich jak CustomerName i PhoneNumber.

Początek strony

Aktualizowanie kolumny danych zewnętrznych

1. Przejdź do witryny programu SharePoint, a następnie przejdź do listy lub biblioteki.
2. Dodawanie lub edytowanie elementu na liście lub właściwości biblioteki dokumentów.
3. W polu tekstowym kolumny danych zewnętrznych, na przykład nazwa klienta, kliknij selektor elementów danych zewnętrznych.
   Autor typu zawartości zewnętrznej musi zdefiniować sposób działania selektora elementów danych zewnętrznych , wybierając odpowiednie pole tożsamości i tworząc jeden lub więcej filtrów, aby można było szybko zlokalizować prawidłową wartość. W przeciwnym razie skontaktuj się z autorem typu zawartości zewnętrznej lub z administratorem, aby uzyskać pomoc.
4. W oknie dialogowym wybierz odpowiedni wpis, na przykład Ewa Kretowicz, a następnie kliknij przycisk OK.

Dane zostaną zaktualizowane na liście zewnętrznej i w zewnętrznym źródle danych.

Początek strony

Odświeżanie kolumny danych zewnętrznych

Ze względu na wydajność dane w kolumnie danych zewnętrznych są buforowane na serwerze lub w usłudze i mogą nie wyświetlać najnowszych wartości z zewnętrznego systemu danych. Aby upewnić się, że wyświetlane dane zewnętrzne są aktualne, możesz odświeżyć kolumnę danych zewnętrznych. Należy jednak zachować ostrożność podczas operacji odświeżania, ponieważ może upłynąć dużo czasu w zależności od konfiguracji danych zewnętrznych.

1. Przejdź do witryny programu SharePoint, a następnie przejdź do listy lub biblioteki.
2. W nagłówku kolumny danych zewnętrznych kliknij pozycję Odśwież.
3. Na stronie Odśwież zdecyduj, czy chcesz odświeżyć tylko bieżący folder, czy bieżący folder i wszystkie jego podfoldery.
4. Kliknij przycisk OK.

Początek strony