Tworzenie i aktualizowanie kolumny danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece

Do macierzystej listy lub biblioteki można dodać kolumnę specjalnego typu, nazywaną kolumną danych zewnętrznych. Ta kolumna umożliwia połączenie kolumny danych z zewnętrznego źródła danych z innymi kolumnami na natywnej liście lub w bibliotece. Ponieważ kolumna danych zewnętrznych jest dodawana do natywnej listy lub biblioteki, wszystkie pokrewne funkcje list i bibliotek działają, w tym przechowywanie wersji, zatwierdzanie, ewidencjonowanie i wyewidencjonowywanie oraz załączanie plików.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Znajdowanie zawartości dotyczącej danych zewnętrznych.

Co chcesz zrobić?

• Przed rozpoczęciem
• Opis przykładów używania kolumn danych zewnętrznych
• Tworzenie kolumny danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece
• Aktualizowanie kolumny danych zewnętrznych
• Odświeżanie kolumny danych zewnętrznych

Przed rozpoczęciem

Praca z danymi zewnętrznymi wymaga pewnych czynności wstępnych mających na celu zapewnienie bezpiecznego dostępu do danych. Poniższe informacje ułatwiają planowanie kolejnych kroków. Mogą też się przydać do ustalenia istoty ewentualnych problemów napotkanych podczas pracy z danymi zewnętrznymi. Aby uzyskać dostęp do danych zewnętrznych, Ty lub administrator musicie wykonać poniższe czynności:

Przygotowywanie zewnętrznego źródła danych Administrator powinien utworzyć konto i przyznać uprawnienia do źródła danych, aby właściwe osoby miały dostęp do danych i aby dane nie trafiły w niepowołane ręce. Może również utworzyć w zewnętrznej bazie danych określone tabele, widoki, zapytania itd. w celu ograniczenia wyników do wyłącznie potrzebnych informacji oraz zwiększenia wydajności.

Konfigurowanie usług i kont programu SharePoint Administrator musi aktywować usługę łączności danych biznesowych i usługę bezpiecznego magazynu.

Konfigurowanie usługi bezpiecznego magazynu Administrator musi ustalić najlepszy tryb dostępu dla zewnętrznego źródła danych, utworzyć aplikację docelową i ustawić poświadczenia dla aplikacji docelowej.

Konfigurowanie usługi łączności danych biznesowych Administrator musi zadbać, aby użytkownik tworzący typ zawartości zewnętrznej miał uprawnienia do magazynu metadanych usługi łączności danych biznesowych, a właściwi użytkownicy dostęp do typu zawartości zewnętrznej, na którego podstawie powstała lista zewnętrzna.

Tworzenie typu zawartości zewnętrznej Użytkownik musi zdefiniować typ zawartości zewnętrznej zawierający informacje o połączeniach, dostępie, metodach działania, kolumnach, filtrach i innych metadanych używanych do pobierania danych ze źródła zewnętrznego.

Początek strony

Opis przykładów używania kolumn danych zewnętrznych

W poniższych sekcjach opisano praktyczne zastosowania dodawania kolumny danych zewnętrznych do listy lub biblioteki.

Umowy z klientami i dane kontaktowe Masz bibliotekę dokumentów zawierającą umowy z klientami. Jednak wszystkie informacje o klientach są przechowywane w aplikacji biznesowej (takiej jak SAP lub Microsoft CRM), która ma źródło danych zewnętrzne w stosunku do produktów SharePoint. Chcesz śledzić umowy klienta w bibliotece dokumentów, ale chcesz upewnić się, że powiązane informacje o kliencie są aktualne i nie trzeba ich niepotrzebnie duplikować. W tym celu można dodać do biblioteki jedną lub więcej kolumn danych zewnętrznych w celu skojarzenia odpowiednich nazwisk i numerów telefonów klientów z każdą umową przechowywaną w bibliotece. Kolumna danych zewnętrznych ułatwia wprowadzanie lub aktualizowanie prawidłowych informacji oraz automatycznie pobiera informacje o klientach z zewnętrznego źródła danych. W takim przypadku można również utworzyć uporządkowany dokument programu Word, który podwyższa poziom wartości kolumn danych zewnętrznych do dokumentu programu Word, co pozwoli edytować wartości w panelu informacji o dokumencie lub za pomocą kontrolek zawartości programu Word.

Podstawowe dane produktów ze zdjęciami Utworzono bibliotekę obrazów zawierającą fotografie produktów sprzedawanych przez Twoją organizację. Dodajesz kolumnę danych zewnętrznych do biblioteki, która uzyskuje dostęp do nazwy produktu, kodu produktu i bieżącej ceny z zewnętrznej bazy danych. Należy jednak zagwarantować, że podczas tworzenia typu zawartości zewnętrznej dane zewnętrzne będą tylko do odczytu. Zgodnie z regułami i procedurami obowiązującymi w firmie wszelkie zmiany w informacjach o produktach są dokonywane za pośrednictwem systemu bazy danych. Jednak teraz więcej osób w organizacji może łatwo wyświetlać wszystkie wspólne informacje o produktach w jednym widoku biblioteki.

Początek strony

Tworzenie kolumny danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece

1. Przejdź do witryny programu SharePoint, a następnie do odpowiedniej listy lub biblioteki.

   Uwaga

   Nie można dodawać kolumn danych zewnętrznych do listy zewnętrznej.

2. Kliknijpozycję Ustawienia listy lub biblioteki> albo Ustawienia biblioteki.

3. W sekcji Kolumny kliknij pozycję Utwórz kolumnę.

4. Wprowadź nazwę kolumny, na przykład Klient, a następnie w obszarze Typy kolumn kliknij pozycję Dane zewnętrzne.

5. W obszarze Typ zawartości zewnętrznej kliknij selektor typów zawartości zewnętrznej, a następnie wybierz odpowiedni element z listy typów zawartości zewnętrznej, na przykład KlientCRM.

6. Określ sposób obsługi działań zdefiniowanych dla typu zawartości zewnętrznej, wykonując jedną lub więcej z następujących czynności:

   • Aby wyświetlić menu jednej lub kilku akcji, kliknij pozycję Wyświetl menu akcji.
   • Aby kolumna danych zewnętrznych wykonywała akcję domyślną po jej zaznaczeniu, kliknij opcję Połącz tę kolumnę z akcją domyślną typu zawartości zewnętrznej.

7. W obszarze Dodaj kolumnę, aby wyświetlić każde z tych pól dodatkowych kliknij pozycję Wybierz wszystkie pola lub wybierz jedną bądź kilka określonych nazw pól, na przykład NazwaKlienta i NumerTelefonu.

Początek strony

Aktualizowanie kolumny danych zewnętrznych

1. Przejdź do witryny programu SharePoint, a następnie do odpowiedniej listy lub biblioteki.
2. Dodaj lub edytuj element na liście lub we właściwościach biblioteki dokumentów.
3. W polu tekstowym kolumny danych zewnętrznych, na przykład w nazwie klienta, kliknij selektor elementów danych zewnętrznych.
   Autor typu zawartości zewnętrznej musi zdefiniować sposób działania selektora elementów danych zewnętrznych , wybierając odpowiednie pole tożsamości i tworząc jeden lub więcej filtrów umożliwiających szybkie znalezienie poprawnej wartości. Jeśli nie, skontaktuj się z autorem typu zawartości zewnętrznej lub administratorem w celu uzyskania pomocy.
4. W oknie dialogowym wybierz odpowiedni wpis, na przykład Ewa Kowalska, a następnie kliknij przycisk OK.

Dane są aktualizowane na liście zewnętrznej i w zewnętrznym źródle danych.

Początek strony

Odświeżanie kolumny danych zewnętrznych

W celu obniżenia wydajności dane w kolumnie danych zewnętrznych są buforowane na serwerze lub w usłudze i mogą nie być wyświetlane najnowsze wartości z zewnętrznego systemu danych. Aby upewnić się, że wyświetlane dane zewnętrzne są bieżące, można odświeżyć kolumnę danych zewnętrznych. Podczas operacji odświeżania należy jednak zachować ostrożność, ponieważ w zależności od konfiguracji danych zewnętrznych może ona zająć dużo czasu.

1. Przejdź do witryny programu SharePoint, a następnie do odpowiedniej listy lub biblioteki.
2. W nagłówku kolumny danych zewnętrznych kliknij przycisk Odśwież.
3. Na stronie Odświeżanie zdecyduj, czy chcesz odświeżyć tylko bieżący folder, czy bieżący folder i wszystkie jego podfoldery.
4. Kliknij przycisk OK.

Początek strony