Program SharePoint oferuje skalowalne, bogate w funkcje środowisko do zarządzania zawartością. Jeśli musisz zarządzać dużą liczbą plików, rozważ użycie szablonu witryny Centrum dokumentów. Ten szablon jest zoptymalizowany pod kątem zarządzania dokumentami na dużą skalę. Może to zaoszczędzić czas i pomóc zwiększyć wydajność. Szablon zawiera wersje, identyfikatory dokumentów, zestawy dokumentów, nawigację po metadanych i typy zawartości.
Witryna Centrum dokumentów sprawdza się w obu następujących sytuacjach:
- Środowisko tworzenia W środowisku tworzenia witryn Centrum dokumentów użytkownicy tworzą i edytują tysiące dokumentów lub elementów multimedialnych, które są przechowywane w centralnym repozytorium.
- Archiwum treści W archiwum zawartości, takim jak baza wiedzy, użytkownicy przechowują lub wyświetlają dokumenty.
Ten artykuł zawiera informacje o funkcjach szablonu witryny Centrum dokumentów.
Aby utworzyć centrum dokumentów, zobacz Tworzenie różnych rodzajów witryn programu SharePoint za pomocą szablonów
Co zawiera witryna Centrum dokumentów?
Szablon witryny Centrum dokumentów zawiera funkcje ułatwiające tworzenie dużych zestawów dokumentów i zarządzanie nimi oraz zwiększające efektywność tych czynności. W większości przypadków właściciel witryny może dodać każdą z tych funkcji osobno. Szablon witryny Centrum dokumentów automatycznie udostępnia zalecane funkcje zarządzania dokumentami. W poniższych sekcjach pokrótce opisano te funkcje.
Witryny Centrum dokumentów można używać jako środowiska tworzenia lub archiwum zawartości. W środowisku tworzenia użytkownicy często ewidencjonują i wyewidencjonowują pliki oraz tworzą struktury folderów dla tych plików. Przechowywanie wersji jest włączone i zachowywane są wcześniejsze wersje każdego dokumentu. Ponadto przepływy pracy mogą sterować cyklami życia dokumentów.
Natomiast w archiwum zawartości jest wykonywanych bardzo niewiele czynności związanych z tworzeniem. Użytkownicy tylko przeglądają lub przekazują dokumenty. Szablon witryny Centrum dokumentów obsługuje tworzenie typu archiwum zawartości nazywanego archiwum bazy wiedzy. Zazwyczaj bazy wiedzy zawierają pojedyncze wersje dokumentów, a witryna może zawierać miliony plików. W typowym scenariuszu, takim jak centrum pomocy technicznej w dużej organizacji, dostęp do zawartości mogą uzyskiwać tysiące osób, przede wszystkim w celu jej przeczytania. Tylko niektórzy przesyłali nowe treści do witryny.
Poniżej opisano niektóre funkcje programu SharePoint, które można dołączyć w witrynie Centrum dokumentów. Oprócz tych funkcji niektóre organizacje dostosowują wygląd Centrum dokumentów i sposób poruszania się po nim. Niektóre z nich dodają niestandardowe składniki Web Part.
Nawigowanie po metadanych
Zarządzane metadane to system, który przypisuje określone terminy dokumentom w programie SharePoint. Następnie możesz użyć tych terminów do sklasyfikowania dokumentów. Metadane można również wykorzystać do utworzenia zaawansowanego narzędzia nawigacyjnego dla użytkowników, które pomoże im szybko znaleźć to, czego szukają.
Załóżmy na przykład, że firma ma bazę wiedzy zawierającą artykuły ułatwiające użytkownikom rozwiązywanie problemów z produktami. Można utworzyć terminy metadanych umożliwiające użytkownikom filtrowanie informacji według produktu, typu problemu lub innych właściwości.
Identyfikatory dokumentów
W witrynie Centrum dokumentów każdy element zawartości otrzymuje unikatowy identyfikator, niezwiązany z lokalizacją dokumentu, na przykład link URL. Oznacza to, że jeśli przeniesiesz dokument lub zmienisz jego nazwę, identyfikator pozostanie taki sam. Za pomocą identyfikatora można utworzyć trwały link do dokumentu i zminimalizować liczbę przerwanych linków.
Wersje
Wersje są automatycznie włączane w witrynie Centrum dokumentów. Oznacza to, że automatycznie jest tworzona historia wszystkich różnych wersji pliku. Na przykład w procesie recenzowania dokumentu oznacza to, że istnieje rekord wszystkich aktualizacji wprowadzonych w trakcie cyklu recenzowania. Można śledzić aktualizacje, osoby odpowiadające i tak dalej. Ponadto jeśli wystąpi problem z bieżącą wersją artykułu, można szybko wrócić do ostatniej znanej dobrej wersji.
Typy zawartości
Typ zawartości to określony rodzaj zawartości wraz z grupą ustawień tej zawartości. Gdy ktoś utworzy dokument o zdefiniowanym typie zawartości, automatycznie otrzyma on wszystkie odpowiednie ustawienia dla tego typu zawartości. Centrum dokumentów może zawierać kolekcję różnych typów zawartości — różne rodzaje dokumentów, klipy wideo, szablony itp.
Organizator zawartości
Organizator zawartości nie jest automatycznie dołączany do witryny Centrum dokumentów, jednak wielu użytkowników go dodaje. Organizator zawartości to funkcja programu SharePoint, która umożliwia zarządzanie ogólną organizacją i strukturą elementów. Korzystając z metadanych lub typów zawartości, organizator zawartości może automatycznie rozsyłać dokumenty i inne elementy do określonych lokalizacji. Na przykład w bazie wiedzy organizator zawartości może automatycznie kierować wszystkie nowe zgłoszenia do specjalnej biblioteki zbierającej artykuły dla określonego produktu.