Jak sprawdzić, czy budżet projektu został zrealizowany? Za pośrednictwem śledzenia kosztów w programie Project. W programie Project można w dowolnym czasie i na dowolnym poziomie szczegółów porównać pierwotne oszacowania kosztów, koszty rzeczywiste i koszty przewidywane, a także wyświetlić różnice między kosztami.
W tym artykule
- Co to jest proces śledzenia kosztów?
- Czy możesz podać przykład śledzenia kosztów?
- Gdzie można wyświetlić informacje o kosztach?
Co to jest proces śledzenia kosztów?
Aby śledzić koszty w najlepszy sposób, należy najpierw utworzyć budżet, tworząc i wprowadzając wartości kosztów dla zasobów budżetowych przydzielonych do zadania sumarycznego projektu. Następnie można zidentyfikować inne zasoby i koszty zadań, które mają być śledzone i mierzone względem zasobów budżetowych. Możesz wprowadzać stawki, koszty użycia i koszty stałe dla zadań, zasobów i, w razie potrzeby, przydziałów. Następnie określ szacowaną pracę lub czas trwania dla zadań i przydziel zasoby do zadań.
Dopiero po wykonaniu wszystkich tych kroków można w programie Project obliczyć całkowite szacowane koszty projektu. Następnie może być konieczne uściślenie oszacowań. Po zakończeniu możesz skategoryzować i pogrupować wszystkie zasoby, aby porównać je z kosztami budżetowymi. Można również ustawić plan bazowy z kosztami budżetowymi i używać go do porównywania z kosztami rzeczywistymi w miarę postępów projektu.
Po rozpoczęciu projektu można zaktualizować postęp zadania — ilość pracy wykonanej nad zadaniami lub procent zadań do wykonania. Program Project oblicza koszty na podstawie postępu zadań.
Uwaga
Możesz również wyłączyć automatyczne obliczanie kosztów i samodzielnie wprowadzać koszty rzeczywiste oprócz postępu zadania.
Łącząc rzeczywiste koszty pracy wykonanej z szacowanymi kosztami pracy pozostałej, w programie Project obliczane są koszty planowane (prognozowane). Co ważniejsze, obliczana jest różnica między kosztami według harmonogramu a kosztami według planu bazowego. Ta różnica, czyli odchylenie kosztowe, informuje, czy budżet projektu jest realizowany.
Proste śledzenie kosztów można przeprowadzić, wyświetlając rzeczywiste i planowane (planowane) koszty zadań, zasobów, przydziałów i projektu.
Jeśli budżet został utworzony na podstawie planu bazowego, można śledzić w bardziej rozbudowany sposób, porównując koszty rzeczywiste i koszty planowane z kosztami planu bazowego.
Aby ustalić, czy budżet zostanie zrealizowany, możesz wyświetlić różnice kosztowe między kosztami planowanymi a kosztami według planu bazowego. Jeśli na przykład koszt zadania określonego w budżecie wynosi 50 zł, ale jest już w połowie ukończone i kosztuje już 35 zł, to koszt według harmonogramu wynosi 60 zł (dotychczasowe koszty rzeczywiste wynoszą 35 zł plus przewidywane koszty pozostałej pracy nad zadaniem wynoszą 25 zł). Odchylenie kosztowe wynosi 10 zł (60 zł kosztu rzeczywistego minus 50 zł kosztu budżetowego).
Regularne monitorowanie odchyleń kosztów pozwala zagwarantować, że projekt nie przekroczy założonego budżetu.
Uwaga
Odchylenia kosztowe można wyświetlać tylko wtedy, gdy wprowadzono koszty początkowe i zapisano plan bazowy. Jeśli na przykład przed zapisaniem planu bazowego nie wprowadzono stawek dla zasobu, nie będzie można wyświetlić odchyleń kosztowych dla tego zasobu.
Czy możesz podać przykład śledzenia kosztów?
Możesz wprowadzić do planu projektu zadanie o nazwie "Testowanie programu" i przydzielić do tego zadania testera kontraktowego za 40 zł za godzinę (załóżmy, że wynagrodzenie testera stanowi jedyny udział w koszcie zadania). Należy wprowadzić czas trwania wynoszący 10 dni (po 8 godzin dziennie), a następnie zapisać plan bazowy.
Po upływie 5 dni stwierdzasz, że zadanie jest w połowie ukończone, i oznaczasz je w programie Project jako wykonane w 50%. W widoku Arkusz zadań zastosujesz tabelę Koszt i zobaczysz:
- W polu Plan bazowy program Project wyświetla koszt zadania według planu bazowego, czyli 3200 zł, obliczony przez pomnożenie pierwotnego szacowanego czasu trwania wynoszącego 10 dni (lub 80 godzin) przez standardową stawkę testera wynoszącą 40 zł za godzinę.
- Ponieważ w ciągu pierwszych 5 dni zadania nie zostały związane z żadnymi nieplanowanymi kosztami, w polu Rzeczywiste są wyświetlane rzeczywiste koszty poniesione do tej pory. W tym przypadku praca rzeczywista jest obliczana za pomocą formuły Praca rzeczywista * Stawka standardowa = Koszt rzeczywisty, czyli 40 godzin * 40 zł za godzinę = 1600 zł. (Koszty pracy w nadgodzinach, koszty użycia i koszty stałe nie są uwzględnione w tym przykładzie, ale można je uwzględnić w kosztach rzeczywistych).
- Pozostały koszt jest obliczany według wzoru: Praca pozostała * Stawka standardowa = Koszt pozostały lub 40 godzin * 40 zł za godzinę = 1600 zł.
- W polu Koszt całkowity program Project wyświetla koszt według harmonogramu, obliczany według wzoru Koszt rzeczywisty + Koszt pozostały = Koszt według harmonogramu, czyli 1600 zł + 1600 zł = 3200 zł. Ponieważ koszt według harmonogramu jest równy kosztowi według planu bazowego, w polu Odchylenie jest wyświetlane odchylenie kosztowe (OKS) równe 0 zł, co oznacza, że zadanie jest dokładnie zgodne z budżetem.
Gdzie można wyświetlić informacje o kosztach?
W programie Project widoczne są koszty zadań, zasobów i przydziałów. Możesz również wyświetlić koszt projektu, który na ogół jest oparty na tych bardziej szczegółowych kosztach. Można wyświetlać zarówno koszty całkowite, jak i koszty okresowe, czyli koszty rozłożone w czasie.
Aby uzyskać szczegółowe informacje i instrukcje krok po kroku dotyczące wyświetlania informacji o kosztach w programie Project, zobacz Wyświetlanie całkowitych sum kosztów projektu.