"Zapisuj wcześnie, często zapisuj" to już przeszłość. Teraz jest autozapis, który zapisuje co kilka sekund, dzięki czemu użytkownicy nie muszą tego robić.
Funkcja Autozapis jest włączona, gdy plik jest przechowywany w OneDrive, Usługa OneDrive używana w pracy lub szkole lub Program SharePoint na platformie Microsoft 365. Automatycznie zapisuje zmiany wprowadzone przez użytkowników w chmurze, gdy pracują. Jeśli nad tym samym plikiem pracują inne osoby, funkcja Autozapis umożliwia im wyświetlanie zmian w ciągu kilku sekund. Bez włączonej funkcji Autozapis użytkownicy współpracujący nad tym samym dokumentem w tym samym czasie nie będą mogli widzieć siebie nawzajem w czasie rzeczywistym, a zamiast tego nadal będą widzieć Aktualizacje Dostępne po wprowadzeniu zmian przez inne osoby.
Funkcja Autozapis powoduje jednak również pewne zmiany w sposobie współdziałania użytkowników z Microsoft 365, dlatego w tym artykule opisano niektóre z trudniejszych scenariuszy oraz sposoby konfigurowania ustawień autozapisu. Zalecamy poinformowanie użytkowników o zmianach mających wpływ na ich pracę w pakiecie Office.
Uwaga: Funkcja Autozapis nie ma wpływu na wydajność systemu. Jednak użycie sieci będzie wyższe w miarę przekazywania zmian w miarę ich w popełniania zamiast wszystkich jednocześnie, gdy użytkownicy wprowadzają zmiany, co może mieć wpływ na osoby o ograniczonej przepustowości lub o wysokim koszcie zużycia danych, na przykład w hotspotach mobilnych.
Zmienianie przepływów pracy
Funkcja Autozapis jest pomocna w większości scenariuszy, ale w niektórych przypadkach użytkownicy mogą potrzebować zmiany sposobu normalnego działania i chcemy, abyście byli przygotowani na pomoc. W przypadku każdego scenariusza przedstawiliśmy opis scenariusza, co może pójść nie tak i zalecenia dotyczące sposobu rozwiązania tego problemu.
-
Rozpoczynając od istniejącego pliku, wprowadź zmiany, a następnie wykonuj polecenie Zapisz kopię w nowym pliku — każda osoba rozpoczynająca pracę od poprzedniego pliku (na przykład z raportu o zarobkach za ostatni kwartał), edytuje, a następnie wykonuje polecenie Zapisz kopię, aby rozpocząć pracę w raporcie o zarobkach z tego kwartału, spowoduje zapisanie zmian w obu plikach, jeśli funkcja Autozapisu jest włączona. Zalecamy, aby wszyscy przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian wykonali zapisywanie kopii, a w takim przypadku dodali do produktu przypomnienie. Jeśli użytkownik wprowadzi przypadkowe zmiany, powinien przywrócić oryginalny dokument za pomocą funkcji Historia wersji .
-
Wykonanie "hipotetycznych" lub "warunkowych" zmian w pliku — każda osoba, która otworzy plik i przeprowadzi hipotetyczną analizę (taką jak prognozowanie wpływu zmian rynkowych na budżet) z zamiarem zamknięcia pliku bez zapisywania, przypadkowo zapisze wszystkie zmiany w pliku, gdy funkcja Autozapis jest włączona. Zalecamy wyłączenie funkcji Autozapis podczas wykonywania hipotetycznej analizy, a następnie ponowne włączenie tej funkcji, gdy użytkownik będzie gotowy do ponownego zapisania.
-
Pulpity nawigacyjne i wyświetlanie plików za pomocą funkcji sortowania/filtrów w programie Excel — każda osoba, która sortuje lub filtruje pulpit nawigacyjny, gdy funkcja Autozapis jest włączona, ma wpływ na widok wszystkich innych osób w pliku. Jeśli plik ma być pulpitem nawigacyjnym lub używanym przez wiele osób z sortowaniem i filtrami, zalecamy ustawienie właściwości Read-Only Recommended dla tego pliku przy użyciu pozycji Informacje o plikach > > Chroń skoroszyt > Zawsze otwieraj tylko do odczytu, aby osoby przeglądające pulpit nawigacyjny nie zapisywały swoich zmian, chyba że jawnie zdecydują się edytować plik.
-
Pliki sfinalizowane lub opublikowane — każda osoba, która przypadkowo edytuje sfinalizowany, opublikowany plik z włączoną funkcją Autozapisu, zapisze zmiany w pliku. Po sfinalizowaniu pliku zalecamy ustawienie właściwości Read-Only Recommended lub Oznacz jako wersję ostateczną w pliku, aby nie były zapisywane przypadkowe zmiany od osób przeglądających i czytelników pliku.
Konfigurowanie ustawień autozapisu w pakiecie Office
Autozapis można skonfigurować na następujące sposoby:
-
Właściciel pliku może ustawić dla niego wartość Zawsze otwieraj tylko do odczytu , aby zapobiec przypadkowym edycjom. Można to zrobić, ustawiając plik tak, aby otwierał się w trybie tylko do odczytu —zalecane (informacje o > pliku> Chroń dokument/ Skoroszyt/ Prezentacja > Zawsze otwieraj w trybie tylko do odczytu) lub udostępniając plik bez zezwalania innym osobom na edytowanie (> udostępnić > Osoby za pomocą linku może edytować i wyczyść pole zezwalania na edytowanie).
-
Użytkownik może wyłączyć Autozapis dla pliku, gdy jest otwarty, klikając przełącznik Autozapis . Spowoduje to wyłączenie funkcji Autozapis dla bieżącego dokumentu dla tego użytkownika. Przy następnym otwarciu dokumentu przez tego samego użytkownika autozapis będzie wyłączony. Jeśli ta osoba otworzy inny dokument, wybór tej opcji w drugim dokumencie nie wpłynie na funkcję Autozapis.
-
Użytkownik może ustawić autozapis jako domyślny wyłączony dla wszystkich plików otwieranych w danej aplikacji (Word, Excel, PowerPoint ) na tym urządzeniu.
Uwaga: Użytkownik nadal może ustawić autozapis jako włączony dla poszczególnych plików za pomocą przełącznika Autozapisu opisanego powyżej.
-
Administrator może ustawić autozapis jako domyślny wyłączony dla wszystkich plików otwieranych w danej aplikacji (Word, Excel, PowerPoint ) przy użyciu zasady grupy.
Uwaga: Użytkownik nadal może ustawić autozapis jako domyślny w aplikacji lub dla poszczególnych plików, korzystając z ustawień opisanych powyżej.
Ustawienia zasad grupy autozapisu
Zastępujemy ustawienie zasady grupy "Nie zapisuj automatycznie plików w Excel /PowerPoint /Word " nowym ustawieniem zasady grupy "Wyłącz Autozapis domyślnie w Excel /PowerPoint /Word ".
Jeśli korzystasz z zasady grupy w organizacji, możesz użyć ustawienia zasad, aby domyślnie wyłączyć funkcję Autozapis. Istnieją osobne ustawienia zasad dla Excel, PowerPoint i Word.
Na przykład ustawienie zasad dla Word nosi nazwę "Domyślnie wyłącz Autozapis w Word" i można je znaleźć w ścieżce zasad "Microsoft Office 2016\Autozapis".
Aby użyć tych ustawień zasad, upewnij się, że pobrano najnowsze pliki szablonów administracyjnych (ADMX/ADML) z Centrum pobierania Microsoft.
Praca z plikami lokalnymi
Funkcja Autozapis jest niedostępna podczas pracy z plikami lokalnymi. Stare zachowanie funkcji Autoodzyskiwanie jest nadal dostępne do okresowego zapisywania kopii zmienionych plików w celu zminimalizowania utraty danych w przypadku nieoczekiwanego scenariusza, takiego jak awaria.
Zalecamy jednak administratorom IT zachęcanie użytkowników do zapisywania plików w OneDrive, Usługa OneDrive używana w pracy lub szkole lub Program SharePoint na platformie Microsoft 365 w celu włączenia funkcji Autozapis i uniknięcia utraty danych. Możesz zachęcać do przyjęcia OneDrive, Usługa OneDrive używana w pracy lub szkole lub Program SharePoint na platformie Microsoft 365 poprzez edukację użytkowników, a także wdrażając funkcję Przenoszenie znanych folderów, która automatycznie synchronizuje kluczowe foldery z chmurą. Dzięki temu mogą oni uzyskiwać dostęp do plików w dowolnym miejscu i nie martwić się utratą ważnych danych.
Zobacz też
Zapobieganie modyfikowaniu ostatecznej wersji pliku
Wyświetlanie poprzednich wersji plików pakietu Office
Wspomaganie ochrony plików w razie awarii przy użyciu funkcji Autoodzyskiwanie
Ostatnia aktualizacja: 4 czerwca 2019 r.
