Grupy Microsoft 365 w programie Outlook oferują zaawansowane rozwiązanie do komunikacji i współpracy z osobami z firmy i spoza niej. Utwórz grupę, aby udostępnić skrzynkę odbiorczą, kalendarz, usługę OneDrive, witrynę programu SharePoint, notes programu OneNote i nie tylko. Możesz także zapraszać gości spoza firmy, aby mogli współpracować przy użyciu tych samych zasobów.
Podczas tworzenia Grupa Microsoft 365 program Outlook automatycznie tworzy udostępnioną skrzynkę odbiorczą Program Outlook, kalendarz udostępniony i bibliotekę dokumentów do współpracy nad plikami. Możesz również utworzyć zespół Firmy Microsoft i zintegrować zadania z usługą Planner w usłudze Teams. Nie musisz się martwić o ręczne przypisywanie uprawnień do tych wszystkich zasobów, ponieważ dodanie członków do grupy automatycznie nadaje im potrzebne uprawnienia do narzędzi zapewnianych przez grupę.
Grupy platformy Microsoft 365 udostępnić członkom:
-
Udostępniona skrzynka odbiorcza — gdzie odbywają się tradycyjnie konwersacje na listach dystrybucyjnych. Ta udostępniona skrzynka odbiorcza jest w pełni przeszukiwalna, więc tworzy żywe archiwum wiadomości grupy. Nowi członkowie grupy mogą wyszukiwać lub przewijać historię, aby szybko zapoznać się z zawartością opublikowaną wcześniej w grupie. Zobacz: Wysyłanie wiadomości e-mail do grupy w programie Outlook.
-
Biblioteka plików udostępnionych — Grupa ma bibliotekę plików programu SharePoint, w której użytkownicy mogą przechowywać, udostępniać dokumenty, skoroszyty, prezentacje, obrazy lub dowolny inny rodzaj pliku, nad którym muszą pracować. Zobacz: Udostępnianie plików grupie w programie Outlook.
-
Kalendarz udostępniony — grupa otrzymuje udostępniony kalendarz do publikowania zdarzeń związanych z grupą. Każdy członek, który subskrybował grupę, jest automatycznie zapraszany do zdarzeń publikowanych w kalendarzu, aby w razie potrzeby były one również wyświetlane w ich kalendarzach osobistych. Zobacz: Planowanie i edytowanie zdarzeń za pomocą kalendarza grupy w programie Outlook.
-
Udostępniony notes programu OneNote — grupa automatycznie ma udostępniony notes programu OneNote, w którym członkowie grupy mogą gromadzić informacje i współpracować nad nimi. Wiele grup korzysta z notesu, aby utworzyć żywą stronę typu wiki z często zadawanymi pytaniami i innymi zasobami.
-
Dostęp gościa — kontakty zewnętrzne można było dodawać do grup dystrybucyjnych wcześniej, ale wszystkie otrzymane wiadomości były pocztą e-mail. Dzięki grupom możesz zaoferować gościom dostęp do konwersacji e-mail, plików, a nawet udostępnionego notesu programu OneNote. Zobacz: Używanie grup w programie Outlook jako gość.
-
Zawartość jest wykrywalna — grupy w programie Outlook są domyślnie publiczne, co oznacza, że inne osoby w organizacji mogą łatwo odnajdować i dołączać do materiałów w grupie i je przeglądać. Jeśli zawartość grupy jest bardziej poufna, możesz przełączyć grupę na prywatną, co spowoduje ukrycie jej zawartości przed członkami i wymaga od właściciela grupy zatwierdzenia wszelkich żądań dołączenia.
-
Samoobsługowe tworzenie — nie musi ono ugrzęznąć w żądaniach użytkowników o utworzenie grup. Użytkownicy mogą tworzyć własne grupy stosownie do potrzeb. Jeśli chcesz kontrolować, którzy użytkownicy w organizacji mogą tworzyć grupy, zobacz: Zarządzanie tym, kto może tworzyć Grupy Microsoft 365.
Administrowanie grupami
Microsoft 365 oferuje szereg przydatnych narzędzi i możliwości ułatwiających zarządzanie grupami i administrowanie nimi.
Porada: Zakładka Grupy Microsoft 365 — typowe zadania ułatwiające dostęp do informacji administratora na temat tworzenia, delegowania, zarządzania pocztą e-mail, przepływu poczty e-mail, przywracania i przydatnych skryptów.
Utrzymywanie katalogu pod kontrolą jest problemem każdego administratora. Oto niektóre narzędzia, które Microsoft 365 oferuje, aby to ułatwić:
-
Zasady nazewnictwa — zasady nazewnictwa umożliwiają określenie, które nazwy grup są dopuszczalne, a które nie. Uniemożliwia to użytkownikom nadanie grupom wulgarnych lub zakazanych nazw. Ponadto możesz wymusić firmowe standardowe prefiksy lub sufiksy do nazw grup.
Członkostwo dynamiczne — członkostwo dynamiczne umożliwia ustawienie członkostwa w grupach według reguły, co powoduje dodanie (lub usunięcie) członków grupy na podstawie metadanych (takich jak dział lub rola) w usłudze Active Directory. Zobacz Tworzenie zaawansowanych reguł za pomocą atrybutów, aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia dynamicznego członkostwa.
-
Ukryte członkostwo — jeśli masz powód, aby członkostwo w grupie było poufne, na przykład jeśli członkowie są uczniami, możesz ukryć członkostwo przed stronami zewnętrznymi.
-
Uprawnienia do tworzenia — niektóre osoby w organizacji mogą nie chcieć tworzyć nowych grup. Istnieje kilka technik zarządzania uprawnieniami do tworzenia w katalogu. Zobacz Zarządzanie tworzeniem grup platformy Microsoft 365.
-
Dzienniki inspekcji — możesz mieć większą pewność, że użytkownicy będą mogli tworzyć grupy i zarządzać członkostwem w grupach, ponieważ Microsoft 365 dzienniki inspekcji grup umożliwiają śledzenie, kto utworzył lub usunął określoną grupę albo wprowadził zmiany w członkostwie w grupie. Zobacz: Przeszukiwanie dziennika inspekcji w Centrum zgodności & zabezpieczeń platformy Microsoft 365.
Zarządzanie dostarczaniem umożliwia obsługę sposobu wysyłania lub odbierania wiadomości przez grupę. Ponadto istnieją narzędzia do monitorowania przepływu tych wiadomości. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Grupy Microsoft 365 — typowe zadania.
-
Wyślij jako lub Wyślij w imieniu — te ustawienia umożliwiają określonym użytkownikom wysyłanie wiadomości e-mail tak, jakby pochodzili z grupy lub byli w jej imieniu.
-
Ograniczenia dotyczące nadawców — te ustawienia pozwalają kontrolować, kto może wysyłać wiadomości do grupy. Grupę można skonfigurować tak, aby zezwalała na pocztę e-mail od osób spoza firmy, ale możesz ograniczyć ją tylko do określonych osób zewnętrznych.
-
Obsługa użytkowników zewnętrznych — zapraszając gości do swojej grupy, możesz wybrać dołączanie ich do konwersacji e-mail w grupie. Zobacz Dodawanie gości do grup w programie Outlook , aby dowiedzieć się, jak dodawać gości.
-
Reguły transportu — reguły transportu działają dla grup tak samo jak dla serwera programu Exchange. Reguły mogą wyszukiwać wiadomości spełniające określone warunki, a następnie podejmować działania w tych wiadomościach.
-
Porady dotyczące poczty — porady dotyczące poczty to komunikaty informacyjne wyświetlane użytkownikom podczas redagowania wiadomości. Mogą one pomóc w zmniejszeniu liczby niedostarczenia, ostrzegając użytkownika, jeśli jego wiadomość może trafić do stron zewnętrznych lub przekroczyć przydziały wiadomości.
-
Wiele adresów serwerów proxy — grupa może mieć aliasy tak samo jak skrzynka pocztowa użytkownika. Dodatkowe adresy serwerów proxy mogą być przydatne do akceptowania wiadomości wysyłanych na te inne aliasy lub ułatwiania dotarcia do grupy o długiej lub trudnej do pisowni nazwie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wybieranie domeny do użycia podczas tworzenia grup platformy Microsoft 365.
-
Maksymalny rozmiar wysyłania/odbierania — te przydziały mogą pomóc w zmniejszeniu problemów z odbieraniem (lub wysyłaniem) bardzo dużych wiadomości przez grupę w celu lepszego zarządzania wymaganiami dotyczącymi przestrzeni dyskowej i przepustowości.
Microsoft 365 udostępnia także kilka narzędzi do zarządzania rodzajem zawartości udostępnianej w grupie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Grupy Microsoft 365 — typowe zadania.
-
Wskazówki dotyczące użycia — możesz zdefiniować wytyczne dotyczące użycia grup Microsoft 365 — aby informowanie użytkowników o najlepszych rozwiązaniach, które pomagają utrzymać skuteczność ich grup i informowanie ich o wewnętrznych zasadach dotyczących zawartości.
-
Klasyfikacja danych — będzie można utworzyć dostosowywalny system klasyfikacji danych dla grup Microsoft 365, który umożliwia rozdzielenie grup według typu zasad (np. "niesklasyfikowane", "poufne informacje firmowe" lub "ściśle tajne"). W ten sposób grupy mogą wyświetlać zasady dotyczące innej zawartości w organizacji. Zasady rozszerzalne umożliwiają organizacji skonfigurowanie punktu końcowego wywoływanego za każdym razem, gdy grupa jest tworzona lub zmieniana, a następnie można zaimplementować własne zasady tworzenia lub zmieniania grup.
Dowolna subskrypcja Microsoft 365, która zawiera usługi Exchange Online i SharePoint Online, będzie obsługiwać grupy. Obejmuje to plany Business Essentials i Business Premium oraz plany Enterprise E1, E3 i E5.
Jeśli korzystasz z planu zawierającego tylko program Exchange, nadal możesz uzyskać funkcje udostępnionej skrzynki odbiorczej i udostępnionego kalendarza grup w programie Outlook, ale nie otrzymasz biblioteki dokumentów, usługi Planner ani żadnych innych możliwości.
Użytkownicy czasami nie czują się komfortowo ze zmianami, dlatego ważne jest, aby komunikować się z istniejącymi członkami list dystrybucyjnych, aby poinformować ich, czego się spodziewać. Oto niektóre informacje, które należy uwzględnić w tej wiadomości, a także niektóre odpowiedzi, które mogą okazać się pomocne:
Co to są grupy w programie Outlook?
Microsoft 365 grupy w programie Outlook to jedno rozwiązanie do współpracy dla zespołów/grup, które chce mieć miejsce na udostępnianie dyskusji, plików, kalendarzy i notatek w ujednolicony sposób, który jest łatwy do znalezienia. Prawdopodobnie najlepszą funkcją jest to, że skrzynka odbiorcza grupy zachowuje historię dyskusji, co ułatwia przeszukiwanie wcześniejszych dyskusji.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Środowisko grup w programie Outlook.
Dlaczego wprowadzamy tę zmianę?
People często prosili o możliwość przeszukiwania wiadomości opublikowanych na naszej liście dystrybucyjnej w celu znalezienia informacji, które były omawiane w przeszłości. Uaktualnienie listy dystrybucyjnej do grupy oznacza, że użytkownicy nie muszą pytać ani odpowiadać na te same pytania w kółko.
Ponadto nowa grupa będzie zawierać kalendarz dla zdarzeń grupy, udostępnioną bibliotekę plików i notes programu OneNote, w którym będziemy mogli współpracować i zbierać informacje do użytku w przyszłości.
Czy muszę coś zrobić, aby dołączyć do tej grupy, jeśli byłem już członkiem listy dystrybucyjnej?
Nie, jeśli jesteś już członkiem listy dystrybucyjnej, automatycznie będziesz członkiem nowej grupy.
Jak mogę uzyskać dostęp do nowej grupy w programie Outlook? A co z aplikacją Outlook w sieci Web?
Aby uzyskać dostęp do nowej grupy w programie Outlook, przejdź do kategorii Grupy u dołu okienka nawigacji po lewej stronie. Jeśli korzystasz z tej grupy, często możesz ją przypiąć jako ulubioną, klikając ją prawym przyciskiem myszy i wybierając pozycję Pokaż jako ulubiony.
Ponadto na każdej platformie mobilnej (iOS, Android itp.) są dostępni bezpłatni klienci mobilni dla grup Microsoft 365, dzięki czemu możesz łatwo uzyskiwać dostęp do grupy w podróży.
Nie mogę jeszcze wysłać tylko wiadomości e-mail?
Tak oczywiście. Ten sam alias e-mail, którego użyto dla listy dystrybucyjnej, będzie nadal działać poprawnie dla grupy w programie Outlook.
Dodatkowe porady
Pamiętaj, aby poinformować ich, kiedy ta zmiana ma miejsce i z kim powinni się skontaktować, jeśli mają dalsze pytania.
Firma Microsoft nie udostępnia narzędzia do konwertowania udostępnionej skrzynki pocztowej na grupę platformy Microsoft 365 i na odwrót. Można jednak uaktualnić listy dystrybucyjne do grup platformy Microsoft 365. Jest to świetny sposób na zapewnienie listom dystrybucyjnym organizacji wszystkich funkcji i funkcji grup platformy Microsoft 365. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Grupy Microsoft 365 — typowe zadania.
Jakich list dystrybucyjnych nie można uaktualnić do grup platformy Microsoft 365?
Do grup platformy Microsoft 365 można uaktualnić tylko zarządzane w chmurze, proste, nie zagnieżdżone listy dystrybucyjne. Zobacz Nie można uaktualnić list dystrybucyjnych do grup platformy Microsoft 365.
Po uaktualnieniu grupy dystrybucyjnej do grupy Microsoft 365 możesz wykonać kilka dodatkowych zadań, aby upewnić się, że przebiegnie ona płynnie.
-
Obserwowanie użytkowników — skontaktuj się z nimi natychmiast po zakończeniu uaktualnienia, a następnie ponownie kilka dni później. Pokazanie, że słuchasz i reagujesz na wszelkie pytania, które mogą mieć, przejdzie długą drogę w kierunku uszczęśliwienia ich i wygody w zakresie zmiany.
-
Monitorowanie raportów o zakontraktowaniu — portal Microsoft 365 Administracja zawiera kilka dobrych raportów, które mogą pokazać, ilu użytkowników korzysta z grupy, jak często i jakich funkcji używają. Te raporty ułatwiają projektowanie szkoleń dodatkowych i szkoleniowych dla użytkowników, a także wyróżniają miejsca, w których użytkownicy uzyskują najwięcej korzyści z nowej grupy. Zobacz: Raporty aktywności w Centrum administracyjne platformy Microsoft 365.
-
Podziel się swoimi doświadczeniami — poinformuj inne zespoły w firmie, że twoja grupa dystrybucyjna została uaktualniona i jakie kroki zostały przez Ciebie zrobione, aby odnieść sukces! Udostępnienie tych informacji może ułatwić innym zespołom obserwowanie Twojego przykładu i pomyślne uaktualnienie.
Masz pytania dotyczące Grupy Microsoft 365? Odwiedź społeczność techniczną Grupy Microsoft 365.
Porada: Domyślnie wszyscy użytkownicy mogą tworzyć grupy platformy Microsoft 365. Dowiedz się więcej na stronie Zarządzanie tym, kto może tworzyć Grupy Microsoft 365.
Możesz tworzyć Grupy platformy Microsoft 365 przy użyciu różnych narzędzi, takich jak Program Outlook, Outlook w sieci Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams i nie tylko. To, od jakiego narzędzia chcesz zacząć, zależy od rodzaju grupy, z którą pracujesz. Na przykład w firmie Microsoft zwykle zaczynamy od Program Outlook, gdy tworzymy grupę zorganizowaną wokół poczty e-mail i kalendarza. Jeśli grupa służy do komunikacji w całej firmie, zwykle zaczynamy od Viva Engage. Aby rozpocząć współpracę opartą na czacie, uruchomimy naszą grupę z aplikacji Microsoft Teams.
Ani grupy publiczne, ani prywatne nie są widoczne ani dostępne dla osób spoza organizacji, chyba że te osoby zostały specjalnie zaproszone jako goście. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie gości do grup w programie Outlook .
Zarządzanie właścicielami, członkami i gośćmi
Właściciele grupy są moderatorami grupy. Mogą oni dodawać lub usuwać członków i mają unikatowe uprawnienia, takie jak możliwość usuwania konwersacji z udostępnionej skrzynki odbiorczej lub zmieniania różnych ustawień dotyczących grupy. Właściciele grup mogą zmienić nazwę grupy, zaktualizować opis lub obraz i nie tylko. Jeśli znasz role programu SharePoint, właściciel grupy jest administratorem zbioru witryn.
Porada: Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie co najmniej dwóch właścicieli grupy, jeśli to możliwe. Dzięki temu jeden z właścicieli będzie mógł wprowadzać zmiany w grupie, jeśli drugi właściciel jest niedostępny.
Członkowie grupy to zwykli użytkownicy w organizacji, którzy używają grupy do współpracy. Mogą uzyskiwać dostęp do wszystkich elementów w grupie, ale nie mogą zmieniać ustawień grupy. W świecie programu SharePoint są oni członkami witryny. Aby uzyskać informacje na temat dodawania lub usuwania członków grupy, zobacz Dodawanie, edytowanie i usuwanie członków grup w programie Outlook.
Goście są jak członkowie grupy, ale znajdują się poza organizacją. Domyślnie użytkownicy mogą zapraszać gości do dołączenia do grupy i możesz kontrolować to ustawienie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie gości do grup w programie Outlook.
Korzystanie z aplikacji Microsoft Teams w celu korzystania z trwałego obszaru roboczego opartego na czacie
Doskonałym sposobem na kontaktowanie się z grupą jest usługa Microsoft Teams. Usługa Microsoft Teams to wewnętrzna pętla dla Twojego zespołu — trwały, oparty na czacie obszar roboczy, gdzie można prowadzić nieformalne konwersacje w czasie rzeczywistym związane z bardzo specyficznymi tematami lub określonymi podgrupami w grupie. Integracja z aplikacją Teams nie jest dostępna automatycznie, ale możesz łatwo utworzyć grupę aplikacji Teams na podstawie grupy platformy Microsoft 365.
Gdy po spełnieniu określonego celu grupa nie będzie już potrzebna, możesz ją usunąć, aby nie była wyświetlana oraz w celu zwolnienia zasobów systemowych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Edytowanie lub usuwanie grupy w programie Outlook . Jeśli nie chcesz pamiętać o usuwaniu przestarzałych grup, administrator może ustawić zasady wygasania, które spowodują wygaśnięcie starych grup i ich automatyczne usunięcie po upływie określonego przedziału czasu. Zobacz też: Zasady wygasania grupy platformy Microsoft 365.
Istnieją trzy podstawowe modele inicjowania obsługi administracyjnejGrupy platformy Microsoft 365: otwarty, kierowany przez informatyków lub kontrolowany. Każdy ma swoje zalety.
|
Model |
Zalety |
|---|---|
|
Otwarty (domyślny) |
Użytkownicy mogą tworzyć własne grupy odpowiednio do potrzeb bez konieczności czekania na informatyków lub zajmowania ich czasu. |
|
Przeprowadzany przez informatyków |
Użytkownicy żądają grupy od informatyków. Informatycy mogą ułatwić im wybór narzędzi do współpracy najlepiej dostosowanych do ich potrzeb. |
|
Kontrolowany |
Tworzenie grup ograniczone do określonych osób, zespołów lub usług (zobacz: Kontrolowanie, kto może tworzyć Grupy Microsoft 365) |
Jeśli chcesz kontrolować sposób nazywania Grupy platformy Microsoft 365, możesz użyć zasad nazewnictwa , aby wymusić stosowanie nazw grup do określonych standardów, w tym prefiksów lub sufiksów, a także blokować niestosowne nazwy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zasady nazewnictwa grup platformy Microsoft 365.
Każda grupa ma co najmniej jednego właściciela, który może dodawać i usuwać członków oraz wykonywać pewne podstawowe zadania dotyczące grupy i jej zawartości. Jeśli właściciel grupy (lub właściciele) z jakiegokolwiek powodu opuści organizację, administrator może przypisać do niej nowego właściciela.
Ponadto, jeśli masz uprawnienia administratora Exchange Online, możesz administrować grupami z poziomu Centrum Microsoft 365 Administracja (zobacz Zarządzanie członkostwem w grupach w Centrum administracyjne platformy Microsoft 365) lub za pomocą programu PowerShell (zobacz Zarządzanie Grupy Microsoft 365 za pomocą programu PowerShell.
Może się zdarzyć, że zechcesz usunąć grupę z dzierżawy. Aby uzyskać informacje na temat usuwania grupy, zobacz: Usuwanie grupy w programie Outlook. Jeśli grupa zostanie przypadkowo usunięta, administratorzy mogą przywrócić tę grupę przez maksymalnie 30 dni. Zobacz: Przywracanie usuniętej grupy platformy Microsoft 365.
Jeśli preferujesz bardziej zautomatyzowany sposób zarządzania cyklem życia Grupy platformy Microsoft 365, możesz użyć zasad wygasania , aby wygasać grupy w określonym przedziale czasu. Właściciele grupy otrzymają wiadomość e-mail 30, 15 i 1 dzień przed wygaśnięciem grupy, co pozwoli im łatwo odnowić grupę, jeśli jest ona nadal potrzebna. Zobacz: Zasady wygasania grupy platformy Microsoft 365.
-
Zezwalanie członkom na wysyłanie jako grupa platformy Microsoft 365 lub w jej imieniu
-
Zmienianie tytułu, opisu, logo i ustawień informacji o witrynie
Limity grup platformy Microsoft 365
Aby znaleźć limity grup, zobacz Omówienie Grupy Microsoft 365 dla administratorów.
Jeśli planujesz używanie funkcji „Zapisywanie zwrotne grup” z narzędzia Azure Active Directory Connect, maksymalna długość to 448 znaków związanych z atrybutem „Opis”.
Aby uzyskać więcej informacji o przestrzeni dyskowej w usłudze SharePoint Online, zobacz Limity usługi SharePoint Online.
Zarządzanie grupami usługi Grupy platformy Microsoft 365 jest bardziej skuteczne, gdy masz informacje gotowe do użycia dotyczące użycia grup. Centrum Microsoft 365 Administracja zawiera narzędzie do raportowania, które umożliwia wyświetlanie informacji, takich jak użycie magazynu, liczba aktywnych grup, a nawet sposób używania grup przez użytkowników. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: Raporty platformy Microsoft 365 w centrum administracyjnym .
Grupy platformy Microsoft 365 udostępnia szereg narzędzi do zapewniania zgodności, ochrony informacji i zbierania elektronicznych materiałów dowodowych.
