Aby wybrać źródło danych do raportu, należy otworzyć raport w widoku układu i nacisnąć klawisze Alt+Enter w celu otworzenia arkusza właściwości. Należy kliknąć kwadrat pod kartą obiektu raportu, aby wybrać cały raport, a następnie na arkuszu właściwości na karcie Dane kliknąć pozycję Źródło rekordów, aby wybrać tę właściwość. Następnie można ustawić źródło rekordów, wybierając pozycję z listy lub klikając przycisk Konstruuj 
Źródło rekordów określa, które pola z bazy danych mogą być wyświetlane w raporcie. W relacyjnych bazach danych informacje są zwykle rozproszone w wielu tabelach. Na przykład informacja o klientach jest zapisana w jednej tabeli, a informacje o zamówienia są zapisane w innej tabeli. Raporty umożliwiają elastyczne łączenie danych i wyświetlenie ich w dowolny sposób oraz umożliwiają optymalizację pod kątem drukowania. Więcej informacji na temat źródeł rekordów można znaleźć w dalszej części artykułu. Ogólne informacje na temat raportów zawiera artykuł Wstęp do raportów w programie Access.
Uwaga: Ten artykuł nie dotyczy aplikacji sieci Web programu Access — typu baz danych projektowanych przy użyciu programu Access i publikowanych w trybie online. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie aplikacji programu Access.
W tym artykule
Różne typy źródeł rekordów
Tabela
Jeżeli wszystkie potrzebne pola znajdują się w jednej tabeli, można użyć tej tabeli jako źródła rekordów dla raportu. Jeżeli potrzebne pola znajdują się w dwóch lub większej liczbie tabel, należy upewnić się, że tabele mogą zostać sprzężone logicznie za pomocą wspólnej wartości, a następnie można utworzyć nazwane lub osadzone zapytanie, które będzie stanowiło źródło rekordów.
Nazwane zapytanie
Nazwane zapytanie, zwykle nazywane po prostu zapytaniem, to zapytanie zapisane jako obiekt bazy danych. Nazwane zapytanie może być źródłem rekordów dla wielu formularzy i raportów. Jednak zmiany w projekcie zapytania wpływają na wszystkie formularze i raporty, dla których stanowi źródło rekordów. Poza tym stosunkowo łatwo usunąć nazwane zapytanie, co uniemożliwi działanie formularzy i raportów, które z niego korzystają.
Osadzone zapytanie
Osadzone zapytanie to zapytanie zapisane we właściwości źródła rekordów innego obiektu. Ponieważ osadzone zapytanie nie jest osobnym obiektem, jego przypadkowe usunięcie lub modyfikacja skutkująca problemami z raportem jest mniej prawdopodobna. Utworzenie osadzonego zapytania jest zalecane, gdy jest ono przeznaczona tylko dla jednego raportu (innymi słowy nie jest potrzebne jej współdzielenie z innymi obiektami).
Osadzone zapytania są tworzone domyślnie przez narzędzia Projekt raportu, Pusty raport lub Etykiety, co zostało opisane w następnej sekcji. Osadzone zapytania są także tworzone przez Kreatora raportów, o ile do raportu zostały wybrane dane z więcej niż jednej tabeli. Jeśli wybrane zostały dane tylko z jednej tabeli, kreator raportów powiąże raport bezpośrednio z tą tabelą.
Można także tworzyć osadzone zapytania przez kopiowanie instrukcji SQL z nazwanego zapytania otwartego w widoku SQL i wklejenie jej do właściwości Źródło rekordów raportu. Aby otworzyć nazwane zapytanie w widoku SQL:
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy zapytanie w okienku nawigacji i kliknij pozycję Widok projektu.
-
Na karcie Projektowanie w grupie Wyniki kliknij pozycję Widok i wybierz pozycję Widok SQL.
Sposób tworzenia źródeł rekordów za pomocą narzędzi raportów
Aby utworzyć raport w programie Access, należy kliknąć jedno z narzędzi w grupie Raporty na karcie Tworzenie. W zależności od sposobu użycia tych narzędzi utworzony może zostać jeden z trzech typów źródeł rekordów zgodnie z opisem w poprzedniej sekcji.
Poniższa tabela opisuje działanie każdego z narzędzi oraz domyślnie tworzone typy źródeł rekordów.
|
Narzędzie |
Opis |
Domyślny typ źródła rekordów |
|
Raport |
Tworzy prosty raport tabelaryczny z wszystkimi polami ze źródła danych. |
Tabela lub nazwane zapytanie, które trzeba wybrać w okienku nawigacji przed kliknięciem narzędzia. |
|
Projekt raportu |
Służy do otwierania w widoku projektu pustego raportu, do którego można dodać tylko potrzebne pola i kontrolki. |
Osadzone zapytanie, jeśli przeciągnięte zostaną pola z okienka zadań Lista pól do raportu. Można także wybrać tabelę lub nazwane zapytanie z listy rozwijanej Źródło rekordów w arkuszu właściwości. |
|
Pusty raport |
Służy do otwierania pustego raportu w widoku układu oraz wyświetlania okienka zadań Lista pól. Podczas przeciągania pól z okienka Lista pól do raportu w programie Access jest tworzone zapytanie osadzone, które jest przechowywane we właściwości Źródło rekordów raportu. |
Osadzone zapytanie, jeżeli przeciągnięte zostaną pola z okienka zadań Lista pól do raportu. Można także wybrać tabelę lub nazwane zapytanie z listy rozwijanej Źródło rekordów w arkuszu właściwości. |
|
Kreator raportów |
Służy do wyświetlania kreatora o wielu krokach, który umożliwia określenie pól, poziomów grupowania/sortowania i opcji układu. Na podstawie dokonanych wyborów w kreatorze jest tworzony raport. |
Osadzone zapytanie, jeśli wybrane zostaną pola z więcej niż jednej tabeli. Wybranie pól z jednej tabeli powoduje, że program Access używa tej tabeli jako źródła rekordów. |
|
Etykiety |
Służy do wyświetlania kreatora umożliwiającego wybranie standardowych lub niestandardowych rozmiarów etykiet, a także pól, które mają być wyświetlane, oraz sposobu ich sortowania. Na podstawie dokonanych wyborów w kreatorze jest tworzony raport etykiet. |
Tabela lub nazwane zapytanie, które trzeba wybrać przed kliknięciem narzędzia. |
Uwaga: Narzędzia Projekt raportu, Kreator raportów i Etykiety tworzą raporty — klientów, które nie są zgodne z bazami danych sieci Web. Więcej informacji na temat baz danych sieci Web zawiera artykuł Edytowanie i publikowanie bazy danych sieci Web w programie SharePoint.
Praca ze źródłami rekordów
Konwertowanie źródła rekordów na osadzone zapytanie
Raporty powiązane z tabelą lub nazwanym zapytaniem można zmodyfikować tak, aby były powiązane z osadzonym zapytaniem. Jak wspomniano wyżej, może to ułatwić konserwację bazy danych przez zapewnienie większej niezależności raportów i mniejszego uzależnienia od innych obiektów. W zależności od aktualnego typu źródła rekordów można przekonwertować je na osadzone zapytanie za pomocą jednej z poniższych metod:
Metoda 1. Kliknięcie przycisku Konstruuj
Jeśli właściwość Źródło rekordów jest nazwą tabeli, można szybko utworzyć osadzone zapytanie, klikając przycisk Konstruuj w polu właściwości Źródło rekordów.
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, który chcesz zmodyfikować, i kliknij pozycję Widok układu.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny element raportu i kliknij pozycję Właściwości raportu.
-
Na karcie Wszystkie kliknij pole właściwości Źródło rekordów i kliknij przycisk Konstruuj
-
Program Access zapyta, czy chcesz utworzyć zapytanie w oparciu o tabelę. Kliknij przycisk Tak, aby kontynuować.
Program Access otworzy okno Konstruktor zapytań i doda tabelę, która pierwotnie znajdowała się we właściwości Źródło kontrolki. -
Dodaj pola do siatki zapytania, klikając dwukrotnie nazwę każdego z pól, które ma być widoczne w raporcie. Musisz to zrobić dla wszystkich pól, które mają być wyświetlane w raporcie.
-
Aby dodać pola z powiązanych tabel lub zapytań:
-
Na karcie Projektowanie w grupie Konfiguracja zapytania kliknij pozycję Dodaj tabele (Pokaż tabelę w Access 2013 ).
-
Zaznacz tabelę lub zapytanie, które chcesz dodać.
-
Upewnij się, że dodawane tabele i zapytania są logicznie sprzężone. Na przykład pole ID tabeli Klient powinno mieć linię łączącą je z polem KlientID tabeli Zamówienia. Linie łączące można tworzyć przez przeciągnięcie pola z jednej tabeli lub zapytania do innej tabeli lub zapytania.
Więcej informacji na temat tworzenia zapytań zawiera artykuł Wprowadzenie do zapytań. -
Dodaj pola do siatki zapytania, klikając dwukrotnie nazwę każdego z pól, które ma być widoczne w raporcie. Musisz to zrobić dla wszystkich pól, które mają być wyświetlane w raporcie.
-
-
Aby przetestować zapytanie:
-
Na karcie Projektowanie w grupie Wyniki kliknij przycisk Widok, a następnie kliknij pozycję Widok arkusza danych.
-
Aby powrócić do widoku projektu, na karcie Projektowanie w grupie Wyniki kliknij pozycję Wyświetlanie i kliknij pozycję Widok projektu.
-
-
Jeśli dane zwrócone przez zapytanie są tymi, które mają pojawić się w raporcie, na karcie Projektowanie w grupie Zamknij kliknij pozycję Zamknij.
-
Kliknij przycisk Tak, aby zapisać zmiany w instrukcji SQL i zaktualizować właściwość.
Uwaga: Jeśli nowe zapytanie nie zawiera wszystkich pól, które były używane w raporcie, program Access wyświetli monit o wartość parametru dla każdego brakującego pola. Można usunąć odwołanie do pola w raporcie lub użyć procedury opisanej w sekcji Edytowanie osadzonego zapytania, aby dodać brakujące pola do zapytania.
Metoda 2. Dodanie pola z powiązanej tabeli za pomocą listy pól
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, który chcesz zmodyfikować, i kliknij pozycję Widok układu.
-
Jeżeli okienko zadania Lista pól nie jest widoczne, na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia kliknij pozycję Dodaj istniejące pola.
-
Jeżeli pozycja Pokaż wszystkie tabele jest widoczna na górze listy pól, kliknij ją, aby wyświetlić pola w powiązanych i innych tabelach.
-
Pod pozycją Pola dostępne w tabelach pokrewnych rozwiń tabelę i przeciągnij jedno z pól do raportu.
Program Access zmieni źródło rekordów na osadzone zapytanie, które zawiera dodane pole. Można dodawać w ten sposób kolejne pola lub edytować osadzone zapytanie za pomocą procedury opisanej w sekcji Edytowanie osadzonego zapytania.
Metoda 3. Skopiowanie i wklejenie instrukcji SQL z nazwanego zapytania
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy zapytanie, które zawiera instrukcję SQL do skopiowania, i kliknij pozycję Widok projektu.
-
Na karcie Narzędzia główne w grupie Widoki kliknij pozycję Widok i kliknij pozycję Widok SQL.
-
Skopiuj tekst z okienka SQL i zamknij zapytanie bez zapisywania.
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, do którego chcesz dodać osadzone zapytanie, i kliknij pozycję Widok układu.
-
Jeśli arkusz właściwości nie jest jeszcze wyświetlony, naciśnij klawisz F4, aby go wyświetlić.
-
Na karcie Wszystkie wybierz tekst znajdujący się we właściwości Źródło rekordów i naciśnij klawisze CTRL+P, aby wkleić instrukcję SQL do pola właściwości.
Uwaga: Jeśli nowe zapytanie nie zawiera wszystkich pól, które były używane w raporcie, program Access wyświetli monit o wartość parametru dla każdego brakującego pola. Można usunąć odwołanie do pola w raporcie lub użyć procedury opisanej w sekcji Edytowanie osadzonego zapytania, aby dodać brakujące pola do zapytania.
Metoda 4. Skopiowanie i wklejenie instrukcji SQL z innego formularza lub raportu
Osadzone zapytanie można bezpośrednio skopiować z właściwości Źródło rekordów jednego obiektu do drugiego. W ten sposób łatwo jest ponownie wykorzystać zapytanie w tworzonym raporcie, jeśli inny formularz lub raport zawiera osadzone zapytanie, które zwraca potrzebne dane.
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy formularz lub raport, który zawiera instrukcję SQL do skopiowania, i kliknij pozycję Widok układu.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne miejsce w formularzu lub raporcie i kliknij pozycję Właściwości formularza lub Właściwości raportu.
-
Na karcie Wszystkie zaznacz cały tekst instrukcji SQL w polu właściwości Źródło rekordów i naciśnij klawisze CTRL+C, aby go skopiować.
-
Zamknij formularz lub raport bez zapisywania.
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, do którego chcesz dodać osadzone zapytanie, i kliknij pozycję Widok układu.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne miejsce w raporcie i kliknij pozycję Właściwości raportu.
-
Na karcie Wszystkie zaznacz tekst znajdujący się we właściwości Źródło rekordów i naciśnij klawisze CTRL+P, aby wkleić instrukcję SQL do właściwości.
Uwaga: Jeśli nowe zapytanie nie zawiera wszystkich pól, które były używane w raporcie, program Access wyświetli monit o wartość parametru dla każdego brakującego pola. Można usunąć odwołanie do pola w raporcie lub użyć poniższej procedury (Edytowanie osadzonego zapytania), aby dodać brakujące pola do zapytania.
Edytowanie osadzonego zapytania
Wraz ze wzrostem bazy danych konieczne może być zmodyfikowanie źródła rekordów, np. dodanie kolejnych pól do raportu. Poniższa procedura opisuje otwieranie źródła rekordów w Konstruktorze zapytań:
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport z osadzonym zapytaniem, które chcesz edytować, i kliknij pozycję Widok układu.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne miejsce w raporcie i kliknij pozycję Właściwości raportu.
-
Na karcie Wszystkie kliknij pole właściwości Źródło rekordów i kliknij przycisk Konstruuj
Program Access otworzy zapytanie w Konstruktorze zapytań. -
Zmodyfikuj zapytanie zgodnie z potrzebami i na karcie Projektowanie w grupie Zamknij kliknij pozycję Zamknij.
-
Kliknij przycisk Tak, aby zapisać zmiany i zaktualizować właściwość.
Program Access zamknie Konstruktora zapytań. Wszystkie zmiany wprowadzone w Konstruktorze zapytań zostaną odzwierciedlone w instrukcji SQL we właściwości Źródło rekordów.
Więcej informacji na temat tworzenia zapytań zawiera artykuł Wprowadzenie do zapytań.
Zapisywanie osadzonego zapytania jako nazwanego zapytania
Osadzone zapytanie stanowiące źródło rekordów dla raportu może być także przydatne do innych zastosowań. W takim przypadku można zapisać je jako nazwane zapytanie, dzięki czemu będzie dostępne dla innych obiektów.
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, który zawiera osadzone zapytanie, i kliknij pozycję Widok układu.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy raport i kliknij pozycję Właściwości raportu.
-
Na karcie Wszystkie kliknij pole właściwości Źródło rekordów i kliknij przycisk Konstruuj
Program Access otworzy zapytanie w Konstruktorze zapytań. -
Na karcie Projektowanie w grupie Zamykanie kliknij pozycję Zapisz jako.
-
W oknie dialogowym Zapisywanie jako wprowadź nazwę zapytania w polu u góry, a następnie kliknij przycisk OK.
Program Access zapisze zapytanie jako nazwane zapytanie w okienku nawigacji.
-
Na karcie Projektowanie w grupie Zamykanie kliknij pozycję Zamknij.
Program Access zapyta, czy chcesz zapisać zmiany w osadzonym zapytaniu, nawet jeśli nie zostały wprowadzone żadne zmiany. W większości przypadków należy kliknąć przycisk Nie, aby zamknąć Konstruktora zapytań. Jeśli jednak wprowadzone zostały zmiany, które mają być odzwierciedlone w osadzonym zapytaniu raportu, należy kliknąć przycisk Tak.
