Znajdowanie rekordów z najnowszymi lub najstarszymi datami

Zasady tworzenia i używania zapytań zwracających najwyższe wartości

Zapytanie zwracające najwyższą wartość tworzy się najpierw przez utworzenie zapytania wybierającego. W zależności od żądanych wyników można zastosować kolejność sortowania do zapytania lub przekonwertować zapytanie na zapytanie podsumowujące. Jeśli przekonwertujesz zapytanie, użyj funkcji agregacji, takiej jak Maksimum lub Minimum , aby zwrócić najwyższą lub najniższą wartość , albo pierwszej lub ostatniej , aby zwrócić najwcześniejszą lub najpóźniejszą datę. Zapytania podsumowujące i funkcje agregujące są używane tylko wtedy, gdy trzeba znaleźć dane należące do zestawu grup lub kategorii. Załóżmy na przykład, że należy znaleźć numery sprzedaży dla określonej daty dla każdego miasta, w którym działa firma. W takim przypadku miasta stają się kategoriami (musisz znaleźć dane w poszczególnych miastach), więc użyj zapytania podsumowującego.

Podczas pracy pamiętaj, że niezależnie od typu zapytania zapytania muszą używać pól zawierających dane opisowe, takich jak nazwy klientów, a także pola zawierającego wartości dat, które chcesz znaleźć. Ponadto wartości dat muszą znajdować się w polu o typie danych Data/Godzina. Zapytania opisane w tym artykule nie powiodą się, jeśli spróbujesz je uruchomić dla wartości dat w polu Krótki tekst. Ponadto, jeśli chcesz użyć zapytania podsumowującego, pola danych muszą zawierać informacje o kategoriach, takie jak pole miasta lub kraju/regionu.

Wybieranie między zapytaniem zwracającym najwyższe wartości a filtrem

Aby określić, czy należy utworzyć zapytanie zwracające najwyższe wartości, czy zastosować filtr, wybierz jedną z następujących opcji:

• Jeśli chcesz zwrócić rekordy z najnowszymi lub najnowszymi datami w polu i nie znasz dokładnych wartości daty lub nie mają one znaczenia, utwórz zapytanie zwracające najwyższe wartości.

• Jeśli chcesz zwrócić wszystkie rekordy, w których data jest zgodna, wcześniejsza lub późniejsza niż określona data, użyj filtru. Aby na przykład wyświetlić daty sprzedaży między kwietniem a lipcem, zastosuj filtr. Pełna dyskusja na temat filtrów wykracza poza ten temat.

  Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia i używania filtrów, zobacz artykuł Stosowanie filtru w celu wyświetlenia wybranych rekordów w bazie danych programu Access.

Początek strony

Tworzenie podstawowego zapytania zwracającego najwyższe wartości

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. W oknie dialogowym kliknij tabelę, która ma zostać użyta w zapytaniu, kliknij przycisk Dodaj , aby umieścić tabelę w górnej części projektanta, a następnie kliknij przycisk Zamknij.

   — lub —

   Kliknij dwukrotnie tabelę, a następnie kliknij pozycję Zamknij.

   Jeśli używasz przykładowych danych z listy to poprzednia sekcja, dodaj do zapytania tabelę Pracownicy.

3. Dodaj pola, których chcesz użyć w zapytaniu, do siatki projektu. Możesz kliknąć dwukrotnie każde pole lub przeciągnąć i upuścić poszczególne pola na puste komórki w wierszu Pole.

   Jeśli używasz tabeli przykładowej, dodaj pola Imię, Nazwisko i Data urodzenia.

4. W polu zawierającym najwyższe lub najniższe wartości (w tabeli przykładowej jest to pole Data urodzenia) kliknij wiersz Sortuj i wybierz opcję Rosnąco lub Malejąco.

   Malejąca kolejność sortowania zwraca najnowszą datę, a kolejność sortowania rosnąca zwraca najwcześniejszą datę.

   Ważne: W wierszu Sortuj należy ustawić wartość tylko dla pól zawierających daty. Jeśli określisz kolejność sortowania dla innego pola, zapytanie nie zwróci odpowiednich wyników.

5. Na karcie Projekt zapytania w grupie Konfiguracja zapytania kliknij strzałkę w dół obok pozycji Wszystkie (lista Najwyższe wartości ), a następnie wprowadź liczbę rekordów, które chcesz wyświetlić, lub wybierz odpowiednią opcję z listy.

6. Kliknij pozycję Uruchom , aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

7. Zapisz zapytanie i pozostaw je otwarte — będzie używane w następnych krokach.

Jak widać, ten typ zapytania zwracającego najwyższe wartości pozwala odpowiedzieć na podstawowe pytania, na przykład kto jest najstarszą lub najmłodszą osobą w firmie. W następnych krokach wyjaśniono, w jaki sposób używać wyrażeń i innych kryteriów, aby zapewnić skuteczność i elastyczność zapytania. Kryteria pokazane w kolejnym kroku zwracają daty trzech najbliższych urodzin pracowników.

Dodawanie kryteriów do zapytania

1. Przełącz zapytanie utworzone w poprzednich krokach na widok projektu.

2. W siatce projektu zapytania w kolumnie po prawej stronie kolumny Data urodzenia skopiuj i wklej lub wpisz następujące wyrażenie: Wyr1: DatePart("m",[Data urodzenia]). Następnie kliknij pozycję Uruchom.

   Funkcja DatePart wyodrębnia część miesiąca pola Data urodzenia.

3. Przełączanie do widoku projektu.

4. Po prawej stronie pierwszego wyrażenia wklej lub wpisz następujące wyrażenie: Wyr2: DatePart("d",[Data urodzenia]). Następnie kliknij pozycję Uruchom.

   W takim przypadku funkcja DatePart wyodrębnia część daty w polu Data urodzenia.

5. Przełączanie do widoku projektu.

6. Wyczyść pola wyboru w wierszu Pokaż dla każdego z dwóch wprowadzonych wyrażeń, kliknij wiersz Sortuj dla każdego wyrażenia, a następnie wybierz pozycję Rosnąco.

7. Kliknij przycisk Uruchom .

8. Opcjonalnie możesz określić kryteria ograniczające zakres zapytania. Po określeniu kryteriów zapytanie posortuje tylko rekordy spełniające kryteria, a najwyższe lub najniższe wartości pól zostaną zidentyfikowane na liście.

   Aby kontynuować pracę z danymi przykładowymi, przełącz się do widoku projektu. Następnie w wierszu Kryteria kolumny Data urodzenia wpisz następujące wyrażenie:

   Month([DataUrodzenia]) > Month(Date()) Or Month([DataUrodzenia])= Month(Date()) And Day([DataUrodzenia])>Day(Date())

   To wyrażenie wykonuje następujące czynności: Część Miesiąc([Data Urodzenia]) > Month(Date()) sprawdza datę urodzenia każdego pracownika, aby sprawdzić, czy przypada ona w przyszłym miesiącu i, jeśli jest prawdziwa, uwzględnia te rekordy w zapytaniu. Część Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) wyrażenia sprawdza daty urodzenia występujące w bieżącym miesiącu, aby sprawdzić, czy data urodzin przypada w dniu bieżącym, czy później. Jeśli ten warunek jest spełniony, funkcja uwzględnia te rekordy w zapytaniu. Podsumowanie: To wyrażenie ignoruje wszelkie rekordy, w których data urodzin przypada między 1 stycznia a datą uruchomienia zapytania.

   Aby zobaczyć więcej przykładów wyrażeń kryteriów zapytań, zobacz artykuł Przykłady kryteriów zapytań.

9. Na karcie Projekt zapytania w grupie Konfiguracja zapytania kliknij strzałkę w dół obok pozycji Wszystkie (lista Najwyższe wartości ), a następnie wprowadź liczbę rekordów, które chcesz wyświetlić, lub wybierz odpowiednią opcję z listy.

   Aby wyświetlić trzy następne urodziny, wpisz 3.

10. Kliknij pozycję Uruchom , aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

Tworzenie zapytania podsumowującego

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Kliknij dwukrotnie tabele, których chcesz użyć. Każda tabela jest wyświetlana w górnej części projektanta zapytań.

   Jeśli korzystasz z przykładowych tabel wymienionych powyżej, dodaj tabele Zdarzenia i Typy zdarzeń.

3. Kliknij dwukrotnie pola tabeli, których chcesz użyć w zapytaniu. Upewnij się, że na tym etapie dodano do zapytania tylko pola grupy lub kategorii oraz pole wartości.

   Jeśli używasz przykładowych danych wymienionych w trzech poprzednich tabelach, dodaj pole Typ zdarzenia z tabeli Typ zdarzenia lub pole Data zdarzenia z tabeli Zdarzenia.

4. Opcjonalnie możesz określić kryteria ograniczające zakres zapytania. Sortowanie obejmuje tylko rekordy spełniające kryteria, a najwyższe i najniższe wartości pól są identyfikowane na tej posortowanej liście.

   Jeśli na przykład chcesz zwrócić zdarzenia w kategorii Funkcja prywatna, wpisz to wyrażenie w wierszu Kryteria kolumny Typ zdarzenia : <>"Funkcja prywatna".

   Aby zobaczyć więcej przykładów wyrażeń kryteriów zapytań, zobacz artykuł Przykłady kryteriów zapytań.

5. Przekonwertuj zapytanie na zapytanie podsumowujące, wykonując następujące czynności:

   Na karcie Projekt zapytania w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy.

   W siatce projektu zostanie wyświetlony wiersz Sumy .

6. Upewnij się, że w wierszu Sumy dla każdego pola grupy lub kategorii jest ustawiona wartość Grupuj według, a następnie ustaw dla wiersza Sumy pola wartości (pola o najwyższych lub najniższych wartościach) wartość Maksimum lub Minimum.

   Max zwraca największą wartość w polu liczbowym oraz najnowszą wartość daty lub godziny w polu typu Data/godzina. Min zwraca najmniejszą wartość w polu liczbowym oraz najwcześniejszą wartość daty lub godziny w polu typu Data/Godzina.

7. Na karcie Projekt zapytania w grupie Konfiguracja zapytania kliknij strzałkę w dół obok pozycji Wszystkie (lista Najwyższe wartości ), a następnie wprowadź liczbę rekordów, które chcesz wyświetlić, lub wybierz odpowiednią opcję z listy.

   W takim przypadku wybierz pozycję Wszystkie, a następnie kliknij przycisk Uruchom , aby wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

   Uwaga: W zależności od funkcji wybranej w kroku 6 Access zmieni nazwę pola wartości w zapytaniu na MaxNazwaPola lub MinNazwaPola. Jeśli korzystasz z tabel przykładowych, Access zmienia nazwę pola MaxOfEvent Date lub MinOfEvent Date.

8. Zapisz zapytanie i przejdź do następnych kroków.

W wynikach zapytania nie są wyświetlane nazwy produktów ani żadne inne informacje o produktach. Aby zobaczyć te dodatkowe dane, musisz utworzyć drugie zapytanie, w którym zostanie uwzględnione właśnie utworzona zapytanie. W następnych krokach wyjaśniono, jak to zrobić.

Tworzenie drugiego zapytania w celu dodania kolejnych danych

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Kliknij kartę Zapytania , a następnie kliknij dwukrotnie zapytanie podsumowujące utworzone w poprzedniej sekcji.

3. Kliknij kartę Tabele i dodaj tabele użyte w zapytaniu podsumowującym, a także dodaj tabele zawierające inne powiązane dane. Jeśli korzystasz z trzech poprzednich tabel przykładowych, dodaj tabele Typ zdarzenia, Zdarzenie i Klienci do nowego zapytania.

4. Połącz pola w zapytaniu podsumowującym z odpowiadającymi im polami w tabelach nadrzędnych. W tym celu przeciągnij każde pole w zapytaniu podsumowującym do odpowiadającego mu pola w tabeli.

   Jeśli używasz przykładowych danych z trzech tabel, przeciągnij kolumnę Typ zdarzenia w zapytaniu podsumowującym do pola Typ zdarzenia w tabeli Typ zdarzenia. Następnie przeciągnij kolumnę MaxOfEvent Date w zapytaniu podsumowującym do pola Data zdarzenia w tabeli Zdarzenia. Utworzenie tych sprzężeń umożliwia utworzenie nowego zapytania wybierającego w celu połączenia danych w zapytaniu podsumowującym i danych w innych tabelach.

5. Dodaj dodatkowe pola opisowe z innych tabel w zapytaniu.

   Jeśli korzystasz z przykładowych danych z trzech tabel, możesz dodać pola Firma i Kontakt z tabeli Klienci.

6. Opcjonalnie określ kolejność sortowania dla jednej lub większej liczby kolumn. Aby na przykład wyświetlić listę kategorii w kolejności alfabetycznej, ustaw wiersz Sortuj w kolumnie Typ zdarzenia na Rosnąco.

7. Na karcie Projekt zapytania w grupie Wyniki kliknij przycisk Uruchom.

   Wyniki zapytania zostaną wyświetlone w widoku arkusza danych.

Początek strony

Tworzenie zapytania tworzącego tabelę

1. Zapytanie zwracające najwyższe wartości powinno być otwarte w widoku projektu. Wykonaj następujące czynności:

   Na karcie Projekt zapytania w grupie Typ zapytania kliknij pozycję Utwórz tabelę.

   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Tworzenie tabeli.

2. W polu Nazwa tabeli wpisz nazwę tabeli, w której będą przechowywane rekordy o najwyższej i najniższej wartości. Wpisz na przykład tekst Najwyższe i najniższe rekordy, a następnie kliknij przycisk OK.

   Przy każdym uruchomieniu zapytania zamiast wyświetlania wyników w widoku arkusza danych zapytanie będzie tworzyło tabelę i zastępowało najwyższą wartość bieżącymi danymi.

3. Zapisz i zamknij kwerendę.

Tworzenie kwerendy dołączającej

1. Zapytanie zwracające najniższą wartość w widoku projektu:

   Na karcie Projekt zapytania w grupie Typ zapytania kliknij pozycję Dołącz.

2. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Dołączanie.

3. Wpisz tę samą nazwę, którą wpisano w oknie dialogowym Utwórz tabelę .

   Wpisz na przykład tekst Najwyższe i najniższe rekordy, a następnie kliknij przycisk OK. Przy każdym uruchomieniu zapytania zamiast wyświetlania wyników w widoku arkusza danych zapytanie będzie dołączało rekordy do tabeli Najwyższe i najniższe rekordy.

4. Zapisz i zamknij kwerendę.

Uruchamianie zapytań

• Teraz możesz uruchomić dwa zapytania. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie zapytanie zwracające najwyższą wartość i kliknij pozycję Tak , gdy Access monitu. Następnie kliknij dwukrotnie zapytanie Najniższa wartość i kliknij pozycję Tak , gdy Access zostanie wyświetlony monit.

• Otwórz tabelę Najwyższe i najniższe rekordy w widoku arkusza danych.

Akcja lub zdarzenie zostało zablokowane przez tryb wyłączony.

Jeśli zostanie wyświetlony ten komunikat, wykonaj następujące czynności:

• Wybierz pozycję Włącz tę zawartość , a następnie kliknij przycisk OK.

• Ponownie uruchom zapytanie.

Początek strony