W tym artykule wyjaśniono, jak za pomocą zapytania zwracającego najwyższą wartość w Access znaleźć najnowsze lub najwcześniejsze daty w zestawie rekordów. Informacje zwracane przez ten typ zapytania umożliwiają udzielenie odpowiedzi na różne pytania biznesowe, na przykład kiedy klient ostatnio złożył zamówienie.
Co chcesz zrobić?
Opis sposobu działania zapytań zwracających najwyższą wartość z datami
Zapytanie zwracające najwyższą wartość służy do znajdowania rekordów zawierających najpóźniejsze lub najwcześniejsze daty w tabeli lub grupie rekordów. Następnie możesz użyć tych danych, aby odpowiedzieć na kilka typów pytań biznesowych, takich jak:
-
Kiedy pracownik ostatnio dokonać sprzedaży? Odpowiedź pomoże Ci zidentyfikować najbardziej produktywnego lub najmniej produktywnego pracownika.
-
Kiedy klient ostatnio złóż zamówienie? Jeśli klient nie złożył zamówienia przez określony czas, możesz przenieść go na listę nieaktywnych.
-
Kto ma następne urodziny lub następne n urodziny?
Zasady tworzenia i używania zapytań zwracających najwyższe wartości
Zapytanie zwracające najwyższą wartość tworzy się najpierw przez utworzenie zapytania wybierającego. W zależności od żądanych wyników można zastosować kolejność sortowania do zapytania lub przekonwertować zapytanie na zapytanie podsumowujące. Jeśli przekonwertujesz zapytanie, użyj funkcji agregacji, takiej jak Maksimum lub Minimum , aby zwrócić najwyższą lub najniższą wartość , albo pierwszej lub ostatniej , aby zwrócić najwcześniejszą lub najpóźniejszą datę. Zapytania podsumowujące i funkcje agregujące są używane tylko wtedy, gdy trzeba znaleźć dane należące do zestawu grup lub kategorii. Załóżmy na przykład, że należy znaleźć numery sprzedaży dla określonej daty dla każdego miasta, w którym działa firma. W takim przypadku miasta stają się kategoriami (musisz znaleźć dane w poszczególnych miastach), więc użyj zapytania podsumowującego.
Podczas pracy pamiętaj, że niezależnie od typu zapytania zapytania muszą używać pól zawierających dane opisowe, takich jak nazwy klientów, a także pola zawierającego wartości dat, które chcesz znaleźć. Ponadto wartości dat muszą znajdować się w polu o typie danych Data/Godzina. Zapytania opisane w tym artykule nie powiodą się, jeśli spróbujesz je uruchomić dla wartości dat w polu Krótki tekst. Ponadto, jeśli chcesz użyć zapytania podsumowującego, pola danych muszą zawierać informacje o kategoriach, takie jak pole miasta lub kraju/regionu.
Wybieranie między zapytaniem zwracającym najwyższe wartości a filtrem
Aby określić, czy należy utworzyć zapytanie zwracające najwyższe wartości, czy zastosować filtr, wybierz jedną z następujących opcji:
-
Jeśli chcesz zwrócić rekordy z najnowszymi lub najnowszymi datami w polu i nie znasz dokładnych wartości daty lub nie mają one znaczenia, utwórz zapytanie zwracające najwyższe wartości.
-
Jeśli chcesz zwrócić wszystkie rekordy, w których data jest zgodna, wcześniejsza lub późniejsza niż określona data, użyj filtru. Aby na przykład wyświetlić daty sprzedaży między kwietniem a lipcem, zastosuj filtr. Pełna dyskusja na temat filtrów wykracza poza ten temat.
Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia i używania filtrów, zobacz artykuł Stosowanie filtru w celu wyświetlenia wybranych rekordów w bazie danych programu Access.
Znajdowanie najnowszej lub najwcześniejszej daty
W procedurach w tej sekcji wyjaśniono, jak utworzyć podstawowe zapytanie zwracające najwyższe wartości korzystające z kolejności sortowania oraz bardziej zaawansowane zapytanie korzystające z wyrażeń i innych kryteriów. W pierwszej sekcji przedstawiono podstawowe kroki tworzenia zapytania zwracającego najwyższe wartości, a w drugiej sekcji wyjaśniono, jak znaleźć kilka następnych urodzin pracowników, dodając kryteria. W procedurach użyto danych z poniższej przykładowej tabeli.
Nazwisko |
Imię |
Adres |
Miasto |
Kraj/region |
Data urodzenia |
Data zatrudnienia |
---|---|---|---|---|---|---|
Bochenek |
Tomasz |
ul. Klonowa 15 |
Szczecin |
Polska |
05.02.1968 |
10.06.94 |
Ciesielska |
Ewa |
ul. Studzińskiego 52 |
Poznań |
Polska |
22.05.1957 |
22.11.96 |
Chmiela |
Korzun |
ul. Niezapominajki 75 |
Wrocław |
Polska |
11.11.1960 |
11.03.00 |
Jankowski |
Marcin |
ul. Złota 1 |
Lublin |
Polska |
22.03.1964 |
22.06.98 |
Kretowicz |
Marcin |
ul. Kosmonautów 2 |
Gdańsk |
Polska |
05.06.1972 |
05.01.02 |
Olecka |
Aneta |
ul. Niezapominajek 75 |
Wrocław |
Polska |
23.01.1970 |
23.04.99 |
Czupta |
Wojciech |
ul. Fistaszkowa 67 |
Toruń |
Polska |
14.04.1964 |
14.10.04 |
Wiśniewska |
Aneta |
ul. Grzebieniowa 2 |
Białystok |
Polska |
29.10.1959 |
29.03.97 |
Jeśli chcesz, możesz ręcznie wprowadzić te dane przykładowe do nowej tabeli lub skopiować tę tabelę przykładową do programu arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Microsoft Excel, a następnie użyć Access w celu zaimportowania wynikowego arkusza do tabeli.
Tworzenie podstawowego zapytania zwracającego najwyższe wartości
-
Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.
-
W oknie dialogowym kliknij tabelę, która ma zostać użyta w zapytaniu, kliknij przycisk Dodaj , aby umieścić tabelę w górnej części projektanta, a następnie kliknij przycisk Zamknij.
— lub —
Kliknij dwukrotnie tabelę, a następnie kliknij pozycję Zamknij.
Jeśli używasz przykładowych danych z listy to poprzednia sekcja, dodaj do zapytania tabelę Pracownicy.
-
Dodaj pola, których chcesz użyć w zapytaniu, do siatki projektu. Możesz kliknąć dwukrotnie każde pole lub przeciągnąć i upuścić poszczególne pola na puste komórki w wierszu Pole.
Jeśli używasz tabeli przykładowej, dodaj pola Imię, Nazwisko i Data urodzenia.
-
W polu zawierającym najwyższe lub najniższe wartości (w tabeli przykładowej jest to pole Data urodzenia) kliknij wiersz Sortuj i wybierz opcję Rosnąco lub Malejąco.
Malejąca kolejność sortowania zwraca najnowszą datę, a kolejność sortowania rosnąca zwraca najwcześniejszą datę.
Ważne: W wierszu Sortuj należy ustawić wartość tylko dla pól zawierających daty. Jeśli określisz kolejność sortowania dla innego pola, zapytanie nie zwróci odpowiednich wyników.
-
Na karcie Projekt zapytania w grupie Konfiguracja zapytania kliknij strzałkę w dół obok pozycji Wszystkie (lista Najwyższe wartości ), a następnie wprowadź liczbę rekordów, które chcesz wyświetlić, lub wybierz odpowiednią opcję z listy.
-
Kliknij pozycję Uruchom , aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.
-
Zapisz zapytanie i pozostaw je otwarte — będzie używane w następnych krokach.
Jak widać, ten typ zapytania zwracającego najwyższe wartości pozwala odpowiedzieć na podstawowe pytania, na przykład kto jest najstarszą lub najmłodszą osobą w firmie. W następnych krokach wyjaśniono, w jaki sposób używać wyrażeń i innych kryteriów, aby zapewnić skuteczność i elastyczność zapytania. Kryteria pokazane w kolejnym kroku zwracają daty trzech najbliższych urodzin pracowników.
Dodawanie kryteriów do zapytania
Uwaga: W poniższej procedurze założono, że będzie używane zapytanie opisane w poprzedniej sekcji.
-
Przełącz zapytanie utworzone w poprzednich krokach na widok projektu.
-
W siatce projektu zapytania w kolumnie po prawej stronie kolumny Data urodzenia skopiuj i wklej lub wpisz następujące wyrażenie: Wyr1: DatePart("m",[Data urodzenia]). Następnie kliknij pozycję Uruchom.
Funkcja DatePart wyodrębnia część miesiąca pola Data urodzenia.
-
Przełączanie do widoku projektu.
-
Po prawej stronie pierwszego wyrażenia wklej lub wpisz następujące wyrażenie: Wyr2: DatePart("d",[Data urodzenia]). Następnie kliknij pozycję Uruchom.
W takim przypadku funkcja DatePart wyodrębnia część daty w polu Data urodzenia.
-
Przełączanie do widoku projektu.
-
Wyczyść pola wyboru w wierszu Pokaż dla każdego z dwóch wprowadzonych wyrażeń, kliknij wiersz Sortuj dla każdego wyrażenia, a następnie wybierz pozycję Rosnąco.
-
Kliknij przycisk Uruchom .
-
Opcjonalnie możesz określić kryteria ograniczające zakres zapytania. Po określeniu kryteriów zapytanie posortuje tylko rekordy spełniające kryteria, a najwyższe lub najniższe wartości pól zostaną zidentyfikowane na liście.
Aby kontynuować pracę z danymi przykładowymi, przełącz się do widoku projektu. Następnie w wierszu Kryteria kolumny Data urodzenia wpisz następujące wyrażenie:
Month([DataUrodzenia]) > Month(Date()) Or Month([DataUrodzenia])= Month(Date()) And Day([DataUrodzenia])>Day(Date())
To wyrażenie wykonuje następujące czynności: Część Miesiąc([Data Urodzenia]) > Month(Date()) sprawdza datę urodzenia każdego pracownika, aby sprawdzić, czy przypada ona w przyszłym miesiącu i, jeśli jest prawdziwa, uwzględnia te rekordy w zapytaniu. Część Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) wyrażenia sprawdza daty urodzenia występujące w bieżącym miesiącu, aby sprawdzić, czy data urodzin przypada w dniu bieżącym, czy później. Jeśli ten warunek jest spełniony, funkcja uwzględnia te rekordy w zapytaniu. Podsumowanie: To wyrażenie ignoruje wszelkie rekordy, w których data urodzin przypada między 1 stycznia a datą uruchomienia zapytania.
Aby zobaczyć więcej przykładów wyrażeń kryteriów zapytań, zobacz artykuł Przykłady kryteriów zapytań.
-
Na karcie Projekt zapytania w grupie Konfiguracja zapytania kliknij strzałkę w dół obok pozycji Wszystkie (lista Najwyższe wartości ), a następnie wprowadź liczbę rekordów, które chcesz wyświetlić, lub wybierz odpowiednią opcję z listy.
Aby wyświetlić trzy następne urodziny, wpisz 3.
-
Kliknij pozycję Uruchom , aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.
Jeśli widzisz więcej rekordów niż określono
Jeśli dane zawierają wiele rekordów, które mają wartość daty, zapytanie zwracające najwyższe wartości może zwrócić więcej danych niż określono. Można na przykład zaprojektować zapytanie zwracające najwyższe wartości w celu pobrania trzech rekordów pracowników, ale zapytanie zwróci cztery rekordy, ponieważ "Ewa" i "Ewa" mają urodziny, jak pokazano w poniższej tabeli.
Nazwisko |
DataUrodzenia |
---|---|
Berka |
26.9.1968 |
Jackson |
2.10.1970 |
Florczak |
15.10.1965 |
Wieczorek |
15.10.1969 |
Jeśli widzisz mniej rekordów niż określono
Załóżmy, że projektujesz zapytanie zwracające pięć najwyższych lub najniższych rekordów w polu, ale zapytanie zwraca tylko trzy rekordy. Z reguły ten typ problemu można rozwiązać, otwierając zapytanie w widoku projektu i przeglądając wiersz Kryteria kolumn w siatce projektu.
Aby uzyskać więcej informacji o kryteriach, zobacz artykuł Przykłady kryteriów zapytań.
Jeśli zostaną wyświetlone zduplikowane rekordy
Jeśli zapytanie zwracające najwyższe wartości zwróci duplikaty, to albo w tabelach źródłowych znajdują się powielone rekordy, albo zwrócone rekordy wyglądają na duplikaty, ponieważ w zapytaniu nie uwzględniono pól umożliwiających jednoznaczne rozróżnienie poszczególnych rekordów. Na przykład w poniższej tabeli przedstawiono wyniki zapytania zwracającego pięć wysłanych ostatnio zamówień wraz z nazwiskiem sprzedawcy, który obsługiwał transakcję.
DataWysyłki |
Sprzedawca |
---|---|
12.11.2004 |
Freitag |
12.11.2004 |
Kojhen |
12.10.2004 |
Delgado |
12.10.2004 |
Delgado |
12.10.2004 |
Freitag |
Trzeci i czwarty rekord wydają się być duplikatami, ale możliwe jest, że sprzedawca Delgado obsługiwał dwa różne zamówienia wysłane tego samego dnia.
Zwracania zduplikowanych rekordów można uniknąć na dwa sposoby, zależnie od konkretnych wymagań. Można zmienić projekt zapytania, dodając do niego pola, które pomogą rozróżnić rekordy, takie jak IDZamówienia czy IDKlienta. Jeśli wystarczy tylko jeden ze zduplikowanych rekordów, można określić wyświetlanie tylko różnych rekordów, nadając właściwości zapytania Wartości unikatowe wartość Tak. Aby ustawić tę właściwość, w widoku projektu zapytania kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne miejsce w pustym obszarze w górnej połowie projektanta zapytań, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Właściwości . W arkuszu właściwości zapytania znajdź właściwość Wartości unikatowe i ustaw dla niej wartość Tak.
Aby uzyskać więcej informacji na temat postępowania z zduplikowanymi rekordami, zobacz artykuł Znajdowanie zduplikowanych rekordów za pomocą zapytania.
Znajdowanie najnowszych lub najwcześniejszych dat rekordów w kategoriach lub grupach
Zapytanie podsumowujące umożliwia znalezienie najwcześniejszych lub najnowszych dat rekordów podzielonych na grupy lub kategorie. Zapytanie podsumowujące to zapytanie wybierające, które używa funkcji agregacji, takich jak Min, Max, Suma, First i Last do obliczania wartości dla danego pola.
W krokach w tej sekcji założono, że prowadzisz firmę zarządzającą wydarzeniami — zajmujesz się inscenizacją, oświetleniem, cateringiem i innymi aspektami dużych funkcji. Ponadto zarządzane wydarzenia należą do kilku kategorii, takich jak premiery produktów, targi uliczne i koncerty. W krokach w tej sekcji wyjaśniono, jak odpowiedzieć na typowe pytanie: Kiedy jest następne zdarzenie według kategorii? Innymi słowy, kiedy jest następna premiera produktu, następny koncert i tak dalej.
Podczas pracy pamiętaj o następujących kwestiach: domyślnie utworzony tutaj typ zapytania podsumowującego może obejmować tylko pole zawierające dane grupy lub kategorii oraz pole zawierające daty. Nie można uwzględniać innych pól opisujących elementy w kategorii, takich jak nazwy klientów lub dostawców. Można jednak utworzyć drugie zapytanie łączące zapytanie podsumowujące z polami zawierającymi dane opisowe. W dalszej części tej sekcji wyjaśniono, jak wykonać to zadanie.
W procedurach w tej sekcji założono, że są używane trzy poniższe tabele:
Tabela Typ zdarzenia
Typeid |
Typ zdarzenia |
---|---|
1 |
Wprowadzanie produktu na rynek |
2 |
Funkcja korporacyjna |
3 |
Funkcja Prywatna |
4 |
Fund Raiser |
5 |
Targi |
6 |
Wykład |
7 |
Koncert |
8 |
Wykazują |
9 |
Targi uliczne |
Tabela Kontrahenci
CustomerID |
Firma |
Kontakt |
---|---|---|
1 |
Contoso, Ltd. Grafika |
Jonathan Haas |
2 |
Tailspin Toys |
Ellen Adams |
3 |
Fabrikam |
Carol Philips |
4 |
Wingtip Toys |
Lucio Iallo |
5 |
A. Datum |
Mandar Samant |
6 |
Adventure Works |
Michał Burke |
7 |
Instytut Projektowania |
Jaka Stele |
8 |
Szkoła Sztuk Pięknych |
Milena Duomanova |
Tabela Zdarzenia
Identyfikator_zdarzenia |
Typ zdarzenia |
Klient |
Data zdarzenia |
Cena |
---|---|---|---|---|
1 |
Wprowadzanie produktu na rynek |
Contoso, Ltd. |
4/14/2003 |
10 000 zł |
2 |
Funkcja korporacyjna |
Firma I |
4/21/2003 |
8 000 zł |
3 |
Targi |
Firma I |
5/1/2003 |
25 000 zł |
4 |
Wykazują |
Firma G |
5/13/2003 |
4500 zł |
5 |
Targi |
Contoso, Ltd. |
5/14/2003 |
55 000 zł |
6 |
Koncert |
Szkoła Sztuk Pięknych |
5/23/2003 |
12 000 zł |
7 |
Wprowadzanie produktu na rynek |
A. Datum |
6/1/2003 |
15 000 zł |
8 |
Wprowadzanie produktu na rynek |
Wingtip Toys |
6/18/2003 |
21 000 zł |
9 |
Fund Raiser |
Adventure Works |
6/22/2003 |
$1,300 |
10 |
Wykład |
Firma G |
6/25/2003 |
$2,450 |
11 |
Wykład |
Contoso, Ltd. |
7/4/2003 |
3800 zł |
12 |
Targi uliczne |
Firma G |
7/4/2003 |
5 500 zł |
Uwaga: W procedurach w tej sekcji założono, że tabele Klienci i Typ zdarzenia znajdują się po stronie "jeden" relacji jeden-do-wielu z tabelą Zdarzenia. W tym przypadku tabela Zdarzenia udostępnia pola CustomerID i TypeID. Zapytania podsumowujące opisane w następnych sekcjach nie będą działać bez tych relacji.
Jak dodać te dane do bazy danych?
Aby dodać te przykładowe tabele do bazy danych, możesz skopiować dane do programu Excel, a następnie zaimportować dane, ale z kilkoma wyjątkami:
-
Podczas kopiowania tabel Typy zdarzeń i Klienci do programu Excel nie należy kopiować kolumn TypeID i CustomerID. Access podczas importowania arkuszy zostaną dodane wartości klucza podstawowego. co pozwala zaoszczędzić trochę czasu.
-
Po zaimportowaniu tabel należy otworzyć tabelę Zdarzenia w widoku projektu i przekonwertować kolumny Typ zdarzenia i Klient na pola odnośników. W tym celu kliknij kolumnę Typ danych dla każdego pola, a następnie kliknij pozycję Kreator odnośników.
W ramach tworzenia pól odnośników Access zamienia wartości tekstowe w kolumnach Typ zdarzenia i Klient na wartości liczbowe z tabel źródłowych.
Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia i używania pól odnośników, zobacz artykuły Tworzenie lub usuwanie pola wielowartościowego. W tym artykule wyjaśniono, jak utworzyć typ pola odnośnika, które umożliwia wybranie wielu wartości dla danego pola, a także wyjaśniono, jak tworzyć listy odnośników.
Tworzenie zapytania podsumowującego
-
Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.
-
Kliknij dwukrotnie tabele, których chcesz użyć. Każda tabela jest wyświetlana w górnej części projektanta zapytań.
Jeśli korzystasz z przykładowych tabel wymienionych powyżej, dodaj tabele Zdarzenia i Typy zdarzeń.
-
Kliknij dwukrotnie pola tabeli, których chcesz użyć w zapytaniu. Upewnij się, że na tym etapie dodano do zapytania tylko pola grupy lub kategorii oraz pole wartości.
Jeśli używasz przykładowych danych wymienionych w trzech poprzednich tabelach, dodaj pole Typ zdarzenia z tabeli Typ zdarzenia lub pole Data zdarzenia z tabeli Zdarzenia.
-
Opcjonalnie możesz określić kryteria ograniczające zakres zapytania. Sortowanie obejmuje tylko rekordy spełniające kryteria, a najwyższe i najniższe wartości pól są identyfikowane na tej posortowanej liście.
Jeśli na przykład chcesz zwrócić zdarzenia w kategorii Funkcja prywatna, wpisz to wyrażenie w wierszu Kryteria kolumny Typ zdarzenia : <>"Funkcja prywatna".
Aby zobaczyć więcej przykładów wyrażeń kryteriów zapytań, zobacz artykuł Przykłady kryteriów zapytań.
-
Przekonwertuj zapytanie na zapytanie podsumowujące, wykonując następujące czynności:
Na karcie Projekt zapytania w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy.
W siatce projektu zostanie wyświetlony wiersz Sumy .
-
Upewnij się, że w wierszu Sumy dla każdego pola grupy lub kategorii jest ustawiona wartość Grupuj według, a następnie ustaw dla wiersza Sumy pola wartości (pola o najwyższych lub najniższych wartościach) wartość Maksimum lub Minimum.
Max zwraca największą wartość w polu liczbowym oraz najnowszą wartość daty lub godziny w polu typu Data/godzina. Min zwraca najmniejszą wartość w polu liczbowym oraz najwcześniejszą wartość daty lub godziny w polu typu Data/Godzina.
-
Na karcie Projekt zapytania w grupie Konfiguracja zapytania kliknij strzałkę w dół obok pozycji Wszystkie (lista Najwyższe wartości ), a następnie wprowadź liczbę rekordów, które chcesz wyświetlić, lub wybierz odpowiednią opcję z listy.
W takim przypadku wybierz pozycję Wszystkie, a następnie kliknij przycisk Uruchom , aby wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.
Uwaga: W zależności od funkcji wybranej w kroku 6 Access zmieni nazwę pola wartości w zapytaniu na MaxNazwaPola lub MinNazwaPola. Jeśli korzystasz z tabel przykładowych, Access zmienia nazwę pola MaxOfEvent Date lub MinOfEvent Date.
-
Zapisz zapytanie i przejdź do następnych kroków.
W wynikach zapytania nie są wyświetlane nazwy produktów ani żadne inne informacje o produktach. Aby zobaczyć te dodatkowe dane, musisz utworzyć drugie zapytanie, w którym zostanie uwzględnione właśnie utworzona zapytanie. W następnych krokach wyjaśniono, jak to zrobić.
Tworzenie drugiego zapytania w celu dodania kolejnych danych
-
Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.
-
Kliknij kartę Zapytania , a następnie kliknij dwukrotnie zapytanie podsumowujące utworzone w poprzedniej sekcji.
-
Kliknij kartę Tabele i dodaj tabele użyte w zapytaniu podsumowującym, a także dodaj tabele zawierające inne powiązane dane. Jeśli korzystasz z trzech poprzednich tabel przykładowych, dodaj tabele Typ zdarzenia, Zdarzenie i Klienci do nowego zapytania.
-
Połącz pola w zapytaniu podsumowującym z odpowiadającymi im polami w tabelach nadrzędnych. W tym celu przeciągnij każde pole w zapytaniu podsumowującym do odpowiadającego mu pola w tabeli.
Jeśli używasz przykładowych danych z trzech tabel, przeciągnij kolumnę Typ zdarzenia w zapytaniu podsumowującym do pola Typ zdarzenia w tabeli Typ zdarzenia. Następnie przeciągnij kolumnę MaxOfEvent Date w zapytaniu podsumowującym do pola Data zdarzenia w tabeli Zdarzenia. Utworzenie tych sprzężeń umożliwia utworzenie nowego zapytania wybierającego w celu połączenia danych w zapytaniu podsumowującym i danych w innych tabelach.
-
Dodaj dodatkowe pola opisowe z innych tabel w zapytaniu.
Jeśli korzystasz z przykładowych danych z trzech tabel, możesz dodać pola Firma i Kontakt z tabeli Klienci.
-
Opcjonalnie określ kolejność sortowania dla jednej lub większej liczby kolumn. Aby na przykład wyświetlić listę kategorii w kolejności alfabetycznej, ustaw wiersz Sortuj w kolumnie Typ zdarzenia na Rosnąco.
-
Na karcie Projekt zapytania w grupie Wyniki kliknij przycisk Uruchom.
Wyniki zapytania zostaną wyświetlone w widoku arkusza danych.
Porada: Jeśli nie chcesz, aby nagłówek kolumny Cena był wyświetlany jako MaxCena lub MinCena, otwórz zapytanie w widoku projektu i w siatce w kolumnie Cena wpisz Ciąg Cena: MaxCena lub Cena: MinCena. Cena będzie wyświetlana jako nagłówek kolumny w widoku arkusza danych.
Znajdowanie najnowszych i najwcześniejszych dat
Zapytania utworzone wcześniej w tym artykule mogą zwracać najwyższe lub najniższe wartości, ale nie obie naraz. Aby wyświetlić oba zestawy wartości w jednym widoku, musisz utworzyć dwa zapytania — jedno pobierające najwyższe wartości i drugie pobierające najniższe wartości — a następnie scalić i przechować wyniki w pojedynczej tabeli.
Proces znajdowania najwyższych i najniższych wartości oraz wyświetlania tych danych w tabeli odbywa się zgodnie z następującą ogólną procedurą:
-
Utwórz zapytanie zwracające najwyższe wartości i najniższe wartości lub, jeśli chcesz pogrupować dane, utwórz zapytania podsumowujące korzystające z funkcji Minimum i Maksimum .
-
Zakryj zapytanie zwracające najwyższe wartości (lub zapytanie podsumowujące Maksimum) w zapytanie tworzące tabele i utwórz nową tabelę.
-
Przekonwertuj zapytanie zwracające najniższe wartości (lub zapytanie podsumowujące Minimum) na zapytanie dołączające i dołącz rekordy do tabeli najwyższych wartości.
W krokach opisanych w tych sekcjach wyjaśniono, jak to zrobić.
Tworzenie zapytań
-
Utwórz zapytanie zwracające najwyższe wartości i zapytanie zwracające najniższe wartości.
Aby uzyskać instrukcje wymagane do utworzenia zapytania zwracającego najwyższe lub najniższe wartości, zobacz Znajdowanie najnowszej lub najwcześniejszej daty we wcześniejszej części tego artykułu. Jeśli chcesz pogrupować rekordy według kategorii, zobacz Znajdowanie najnowszej lub najwcześniejszej daty dla rekordów w kategoriach lub grupach wcześniej w tym artykule.
Jeśli korzystasz z tabel przykładowych z ostatniej sekcji, użyj tylko danych z tabeli Zdarzenia. Użyj pól Typ zdarzenia, Klient i Data zdarzenia z tabeli Zdarzenia w obu zapytaniach.
-
Zapisz każde zapytanie z opisową nazwą, taką jak Najwyższa wartość i Najniższa wartość, i pozostaw je otwarte do użycia w następnych krokach.
-
Tworzenie zapytania tworzącego tabelę
-
Zapytanie zwracające najwyższe wartości powinno być otwarte w widoku projektu. Wykonaj następujące czynności:
Na karcie Projekt zapytania w grupie Typ zapytania kliknij pozycję Utwórz tabelę.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Tworzenie tabeli.
-
W polu Nazwa tabeli wpisz nazwę tabeli, w której będą przechowywane rekordy o najwyższej i najniższej wartości. Wpisz na przykład tekst Najwyższe i najniższe rekordy, a następnie kliknij przycisk OK.
Przy każdym uruchomieniu zapytania zamiast wyświetlania wyników w widoku arkusza danych zapytanie będzie tworzyło tabelę i zastępowało najwyższą wartość bieżącymi danymi.
-
Zapisz i zamknij kwerendę.
Tworzenie kwerendy dołączającej
-
Zapytanie zwracające najniższą wartość w widoku projektu:
Na karcie Projekt zapytania w grupie Typ zapytania kliknij pozycję Dołącz.
-
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Dołączanie.
-
Wpisz tę samą nazwę, którą wpisano w oknie dialogowym Utwórz tabelę .
Wpisz na przykład tekst Najwyższe i najniższe rekordy, a następnie kliknij przycisk OK. Przy każdym uruchomieniu zapytania zamiast wyświetlania wyników w widoku arkusza danych zapytanie będzie dołączało rekordy do tabeli Najwyższe i najniższe rekordy.
-
Zapisz i zamknij kwerendę.
Uruchamianie zapytań
-
Teraz możesz uruchomić dwa zapytania. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie zapytanie zwracające najwyższą wartość i kliknij pozycję Tak , gdy Access monitu. Następnie kliknij dwukrotnie zapytanie Najniższa wartość i kliknij pozycję Tak , gdy Access zostanie wyświetlony monit.
-
Otwórz tabelę Najwyższe i najniższe rekordy w widoku arkusza danych.
Ważne: Jeśli spróbujesz uruchomić tabelę lub dołączyć zapytania i wydaje się, że nic się nie dzieje, sprawdź, czy na pasku stanu Access jest wyświetlany następujący komunikat:
Akcja lub zdarzenie zostało zablokowane przez tryb wyłączony.
Jeśli zostanie wyświetlony ten komunikat, wykonaj następujące czynności:
-
Wybierz pozycję Włącz tę zawartość , a następnie kliknij przycisk OK.
-
Ponownie uruchom zapytanie.