Aby mieć pewność, że Word znajdzie w pliku danych kolumnę odpowiadającą każdemu adresowi lub elementowi pozdrowienia, może być konieczne dopasowanie pól korespondencji seryjnej w Word do kolumn w pliku danych.
Po kliknięciu pozycji Dopasuj pola w grupie Pisanie & Wstawianie pól na karcie Korespondencja zostanie otwarte okno dialogowe Dopasowywanie pól .
Elementy adresu i powitania są wyświetlane po lewej stronie. Z prawej strony są wymienione nagłówki kolumn z pliku danych.
Word wyszukuje kolumnę odpowiadającą poszczególnym elementom. Na ilustracji Word automatycznie dopasować kolumnę Tytuł pliku danych do pola Tytuł grzecznościowy. Ale Word nie był w stanie dopasować innych elementów. Z tego pliku danych, na przykład, Word nie może odpowiadać drugie imię.
Na liście z prawej strony można wybrać kolumnę z pliku danych, która odpowiada elementowi z lewej strony. To dobrze, że dzięki uprzejmości Tytuł, Unikatowy identyfikator nie jest dopasowany. Etykieta korespondencji seryjnej nie musi używać wszystkich pól. Jeśli dodasz pole, które nie zawiera danych z pliku danych, zostanie ono wyświetlone w scalonym dokumencie jako pusty symbol zastępczy — zazwyczaj jest to pusty wiersz lub pole ukryte.