Você não pode fazer alterações em um documento, pasta de trabalho ou apresentação que você abre de um local compartilhado se outra pessoa já estiver trabalhando no arquivo na versão desktop do Office. Você pode exibir a última versão salva, mas não pode editar o arquivo até que a outra pessoa o feche. Isso impede que duas ou mais pessoas façam alterações conflitantes no arquivo, como comentários sobre o texto que a outra pessoa tenha excluído.
Se você precisar fazer alterações no arquivo imediatamente, poderá usar o Arquivo > Salvar Como para criar uma nova cópia do arquivo e fazer suas alterações em sua cópia. Em seguida, será preciso reconciliar as alterações com as feitas por outras pessoas em suas cópias.
Mais de uma pessoa pode trabalhar ao mesmo tempo em um arquivo compartilhado se todos abrirem esse arquivo em um dos aplicativos Office Online gratuitos, que instantaneamente mesclam as alterações feitas por todos os usuários em tempo real. Saiba mais sobre o Office Online.