Planear o controlo de versões de documentos, aprovação de conteúdos e controlos de marcar no SharePoint

Resumo: Saiba como utilizar o controlo de versões, aprovação de conteúdos e marcar no SharePoint 2013 para controlar versões de documentos ao longo do ciclo de vida.

Este artigo descreve como planear a utilização de controlo de versões, aprovação de conteúdos e marcar no Servidor do SharePoint 2016 para controlar versões de documentos ao longo do ciclo de vida.

Antes de ler este artigo, deve compreender o processo de planeamento da gestão de documentos descrito em Descrição geral da gestão de documentos no SharePoint 2013.

Neste artigo:

• Acerca do controlo de versões, aprovação de conteúdos e marcar outs
• Planear o controlo de versões
• Planear aprovação de conteúdo
• Planear marcar e marcar

Acerca do controlo de versões, aprovação de conteúdos e marcar outs

O Servidor do SharePoint 2016 inclui as seguintes funcionalidades que podem ajudá-lo a controlar documentos numa biblioteca de documentos:

• O controlo de versões é o método pelo qual as iterações sucessivas de um documento são numeradas e guardadas.
• A aprovação de conteúdo é o método através do qual os membros do site que têm permissões de aprovação controlam a publicação de conteúdos.
• Dar saída e Dar entrada são os métodos através dos quais os utilizadores podem controlar melhor quando é criada uma nova versão de um documento e também comentar as alterações que efetuou quando marcar um documento.

Pode configurar as definições para as funcionalidades de governação de conteúdos abordadas neste artigo nas bibliotecas de documentos. Para partilhar estas definições entre bibliotecas na sua solução, pode criar modelos de biblioteca de documentos que incluam as definições de governação de conteúdos. Isto garante que as novas bibliotecas refletirão as suas decisões de governação de conteúdos.

Para obter mais informações sobre controle de versão, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Planear o controlo de versões

O controlo de controlo de versões predefinido de uma biblioteca de documentos depende do modelo de coleção de sites. No entanto, pode configurar o controlo de controlo de versões para uma biblioteca de documentos, consoante os seus requisitos específicos. Cada biblioteca de documentos pode ter um controlo de controlo de versões diferente que melhor se adequa ao tipo de documentos na biblioteca. O Servidor do SharePoint 2016 tem três opções de controlo de versões:

• Sem controlo de versões Especifica que não são guardadas versões anteriores dos documentos. Quando o controlo de versões não está a ser utilizado, as versões anteriores dos documentos não são recuperáveis e o histórico de documentos também não é retido porque os comentários que acompanham cada iteração de um documento não são guardados. Utilize esta opção em bibliotecas de documentos que contenham conteúdos ou conteúdos não importantes que nunca serão alterados.
• Criar versões principais Especifica que as versões numeradas dos documentos são mantidas através de um esquema de controlo de versões simples (como 1, 2, 3). Para controlar o efeito no espaço de armazenamento, pode especificar quantas versões anteriores deve manter, contando novamente a partir da versão atual.
  No controlo de versões principal, sempre que uma nova versão de um documento for guardada, todos os utilizadores com permissões para a biblioteca de documentos poderão ver o conteúdo. Utilize esta opção quando não pretender diferenciar entre versões de rascunho de documentos e versões publicadas. Por exemplo, numa biblioteca de documentos que é utilizada por um grupo de trabalho numa organização, o controlo de versões principal é uma boa opção se todas as pessoas na equipa precisarem de ver todas as iterações de cada documento.
• Criar versões principais e secundárias (rascunho) Especifica que as versões numeradas dos documentos são mantidas através de um esquema de controlo de versões principal e secundário (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). As versões que terminam em .0 são versões principais e as versões que terminam com extensões não zero são versões secundárias. As versões principais e secundárias anteriores dos documentos são guardadas juntamente com as versões atuais. Para controlar o efeito no espaço de armazenamento, pode especificar quantas versões principais anteriores deve manter, contando novamente a partir da versão atual. Também pode especificar quantas versões principais devem incluir as respetivas versões secundárias. Por exemplo, se especificar que as versões secundárias devem ser mantidas para duas versões principais e a versão principal atual for a 4.0, todas as versões secundárias a partir da versão 3.1 serão mantidas.
  No controlo de versões principal e secundário, qualquer utilizador que tenha permissões de leitura pode ver as versões principais dos documentos. Pode especificar os utilizadores que também podem ver versões secundárias. Normalmente, recomendamos que conceda permissões para ver e trabalhar com versões secundárias aos utilizadores que podem editar itens e restringir os utilizadores que têm permissões de leitura para ver apenas as versões principais.
  Utilize o controlo de versões principal e secundário quando quiser diferenciar os conteúdos publicados que podem ser visualizados por uma audiência e conteúdo de rascunho que ainda não esteja pronto para publicação. Por exemplo, num Web site de recursos humanos que descreve os benefícios organizacionais, utilize o controlo de versões principal e secundário para restringir o acesso dos funcionários a descrições de benefícios enquanto as descrições estão a ser revistas.

Planear aprovação de conteúdo

Utilize a aprovação de conteúdo para formalizar e controlar a disponibilização de conteúdos a uma audiência. Por exemplo, uma empresa que publica conteúdo como um dos seus produtos ou serviços pode exigir uma revisão legal e aprovação antes de publicar o conteúdo.

Um rascunho de documento a aguardar aprovação de conteúdo encontra-se na status Pendente. Quando um aprovador revê o documento e aprova o conteúdo, fica disponível para visualização por utilizadores com permissões de leitura. Um proprietário da biblioteca de documentos pode ativar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca de documentos e, opcionalmente, pode associar um fluxo de trabalho à biblioteca para executar o processo de aprovação.

A forma como os documentos são submetidos para aprovação varia consoante as definições de controlo de versões na biblioteca de documentos:

• Sem controlo de versões Se o controlo de versões não estiver a ser utilizado e as alterações a um documento forem guardadas, a status do documento torna-se Pendente. O Servidor do SharePoint 2016 mantém a versão anterior do documento para que os utilizadores com permissões de leitura possam continuar a vê-lo. Após a aprovação das alterações pendentes, a nova versão do documento é disponibilizada para visualização por utilizadores que tenham permissões de leitura e a versão anterior não seja mantida.
  Se o controlo de versões não estiver a ser utilizado e um novo documento for carregado para a biblioteca de documentos, será adicionado à biblioteca na status Pendente e não poderá ser visualizado por utilizadores que tenham permissões de leitura até ser aprovado.
• Criar versões principais Se estiver a ser utilizado o controlo de versões principal e as alterações a um documento forem guardadas, a status do documento fica Pendente e a versão principal anterior do documento será disponibilizada para visualização por utilizadores com permissões de leitura. Após a aprovação das alterações ao documento, é criada uma nova versão principal do documento e disponibilizada aos utilizadores que têm permissões de leitura e a versão principal anterior é guardada na lista do histórico do documento.
  Se estiver a ser utilizado um controlo de versões principal e um novo documento for carregado para a biblioteca de documentos, este será adicionado à biblioteca na status Pendente e não poderá ser visualizado por utilizadores que tenham permissões de leitura até ser aprovado como versão 1.
• Criar versões principais e secundárias (rascunho) Se estiver a ser utilizado o controlo de versões principal e secundário e as alterações a um documento forem guardadas, o autor pode optar por guardar uma nova versão secundária do documento como um rascunho ou criar uma nova versão principal, o que altera a status do documento para Pendente. Após a aprovação das alterações ao documento, é criada uma nova versão principal do documento e disponibilizada aos utilizadores que tenham permissões de leitura. No controlo de versões principal e secundário, as versões principais e secundárias dos documentos são mantidas na lista do histórico de um documento.
  Se estiver a ser utilizado o controlo de versões principal e secundário e um novo documento for carregado para a biblioteca de documentos, pode ser adicionado à biblioteca no Draft status como versão 0.1 ou o autor pode pedir imediatamente a aprovação. Neste caso, o status do documento fica Pendente.

Planear marcar e marcar

Pode exigir que os utilizadores marcar documentos de uma biblioteca de documentos antes de editarem os documentos. As vantagens de exigir marcar e marcar incluem o seguinte:

• Melhor controlo sobre quando as versões do documento são criadas. Quando é dada saída de um documento, o autor pode guardar o documento sem dar entrada do mesmo. Os outros utilizadores da biblioteca de documentos não poderão ver estas alterações e não é criada uma nova versão. Uma nova versão (visível para outros utilizadores) só é criada quando um autor faz a verificação num documento. Isto dá ao autor mais flexibilidade e controlo.
• Melhor captura de metadados. Quando é dada entrada de um documento, o autor pode escrever comentários que descrevem as alterações efetuadas ao documento. Isto cria um registo histórico contínuo das alterações efetuadas ao documento.

Se a sua solução exigir que os utilizadores marcar e marcar documentos para os editar, pode utilizar funcionalidades nas aplicações cliente do Office 2016 que suportam estas ações. Os utilizadores podem marcar documentos, anular marcar e marcar em documentos de aplicações cliente do Office 2016.

Quando é dada saída de um documento, este é bloqueado para edição exclusiva pelo utilizador. Quando o utilizador guarda as edições neste ficheiro, as alterações são carregadas e guardadas no servidor. As alterações são privadas para o utilizador e não são visíveis para outras pessoas. Quando o utilizador estiver pronto para marcar no documento, as alterações mais recentes são visíveis para outras pessoas e publicadas.

A partir das aplicações cliente do Office 2016, os utilizadores também podem optar por deixar documentos com saída dada no servidor alterando as opções de edição de conteúdos.

Planeamento da gestão de documentos no SharePoint 2013