Importar uma agenda do Excel para Shifts

Este artigo aplica-se aos gestores de primeira linha.

Pode utilizar um livro do Excel para colocar os seus horários em Turnos. Importar a sua agenda do Excel para o Shifts pode ajudá-lo a configurar a sua equipa mais rapidamente, especialmente se gerir uma equipa grande.  

Neste artigo

Visão geral

Passo 1: Transferir o modelo do Excel

Passo 2: preencher a sua agenda no Excel

Passo 3: Carregar o ficheiro do Excel

Ver e corrigir erros de importação

O modelo do Excel

Visão Geral

Uma importação do Excel pode efetuar as seguintes ações, o que faria manualmente em Turnos:

• Atribua turnos e folgas para cada membro da sua equipa.
• Adicione turnos abertos. 
• Organizar turnos por grupo.
• Adicionar membros de equipa a grupos. 
• Adicione notas para o dia.

Se preferir preencher manualmente uma agenda, consulte Criar uma agenda de equipa em Turnos e Adicionar turnos à agenda em Turnos.

Primeiro, introduza as suas informações de agenda num livro do Excel e, em seguida, importe o livro para Turnos ao carregá-lo. Os turnos incluem um modelo do Excel que pode transferir e utilizar para introduzir as suas informações de agendamento.

Pode criar um novo ficheiro com base no modelo ou pode adicionar as suas informações de agenda diretamente no mesmo. Se utilizar o modelo, certifique-se de que elimina os dados de exemplo no mesmo antes de carregar o ficheiro.  
 

Passo 1: Transferir o modelo do Excel

1. No ambiente de trabalho ou na Web do Shifts, no canto superior direito da agenda, aceda ao botão >Mais opçõesImportar agenda.

2. Na página Importar agenda, selecione a ligação transferir o modelo para transferir o modelo do Excel.

   Por predefinição, o ficheiro é guardado na pasta Transferências no seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleTemplate_<ID> de.xlsx.

Passo 2: preencher a sua agenda no Excel

1. Leia as instruções no modelo e consulte a secção modelo do Excel deste artigo para obter detalhes sobre como adicionar as suas informações de agendamento. 
2. Preencha a sua agenda no Excel.

Passo 3: Carregar o ficheiro do Excel

1. Depois de adicionar as suas informações de agenda, está pronto para importá-la para Turnos. Na página Importar agenda, selecione Carregar.

2. Na caixa de diálogo Carregar ficheiro do Excel , selecione Carregar ficheiro. Aceda ao local onde guardou o livro do Excel e, em seguida, selecione Abrir.

3. Depois de carregar o ficheiro, pode marcar o status de carregamento e os detalhes na tabela Histórico de importações. Verá um dos seguintes estados na coluna Estado :

   • Importado indica que a sua agenda foi importada com êxito e é agora apresentada no seu calendário turnos.
   • O erro indica que a sua agenda tem erros e não foi importada ou foi parcialmente importada. Verá uma ligação Transferir relatório na coluna Estado se a sua agenda tiver sido parcialmente importada. Saiba como ver e corrigir erros de importação.  

   Importante

   A tabela mostra a status dos últimos 10 carregamentos da sua equipa nos últimos 30 dias. Pode ver os carregamentos de si e de outros gestores de primeira linha na sua equipa. Se vários gestores de primeira linha da sua equipa estiverem a importar agendas para Turnos, certifique-se de que marcar o status do carregamento antes de ser removido da tabela.

Ver e corrigir erros de importação

Se a tabela Histórico de importações mostrar um Erro status quando importar o ficheiro do Excel, siga estes passos para ver e corrigir os erros de importação.    

1. Selecione Transferir relatório na coluna Estado para transferir o ficheiro de erro do Excel.

   Por predefinição, o ficheiro é guardado na pasta Transferências no seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleErrors_<ID> de.xls.

2. Abra o ficheiro e aceda à folha de cálculo Erros . Cada linha mostra a localização de um erro e o que precisa de ser corrigido.

   

3. Aceda à folha de cálculo Turnos, Turnos Abertos ou Folgas e corrija os erros. As localizações dos erros estão realçadas a vermelho.

   
   Neste exemplo, o turno é superior a 24 horas. Para corrigir o erro, altere a data de início ou de fim do turno.

4. Quando terminar de corrigir os erros, guarde o ficheiro e, em seguida, importe-o novamente para Shifts.

Modelo do Excel

Utilize o modelo do Excel para o ajudar a colocar a sua agenda no Excel. O modelo contém as seguintes folhas de cálculo:

• Instruções: documentação de orientação sobre como introduzir as suas informações de agendamento.
• Turnos, Folgas e Turnos Abertos: para adicionar turnos, folgas e turnos abertos.
• Notas do Dia: para introduzir notas que correspondem a um dia específico. 
• Membros: uma lista só de leitura das pessoas na sua equipa para as quais pode atribuir turnos. 

Também pode criar o seu próprio livro do Excel com a estrutura descrita nas folhas de cálculo Turnos, Folgas, Turnos Abertos e Notas diárias.

Folha de cálculo turnos

Na folha de cálculo Turnos , cada turno aparece como uma linha com 12 colunas. Seguem-se detalhes sobre as colunas e como utilizá-las. 

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Membro	Opcional	Nome do membro da equipe atribuído ao shift.	Insira o nome do membro da equipe.	Martin Fitzgerald
B	Email de trabalho	Obrigatório	Email endereço do membro da equipe.	Insira o endereço de email do membro da equipe.	mfitzgerald@contoso.com
C	Grupo	Obrigatório	Grupo de agendamento ao qual o membro da equipe pertence.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Você pode adicionar um grupo novo ou existente.	Artigos de couro
D	Data de início	Obrigatório	Data em que o turno é iniciado.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
E	Hora de Início	Obrigatório	Hora em que o turno é iniciado.	Formato: 12h 24h	8h30 8h30 8:30
S	Data de término	Obrigatório	Data em que o turno termina.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
G	Hora de Término	Obrigatório	Hora em que o turno termina.	Formato: 12h 24h	15h45 15h45 1,545
H	Cor do tema	Opcional	Cor para categorizar a mudança.	Insira uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Rosa 6. Amarelo 7. Cinza 8. Azul 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	2. Azul
I	Rótulo Personalizado	Opcional	Rótulo para personalizar a mudança.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 23 caracteres.	Artigos de couro pequenos
J	Interrupção não paga (minutos)	Opcional	Duração da interrupção de turno em minutos.	Insira um número (em minutos) que seja menor do que a duração da mudança.	45
K	Anotações	Opcional	Anotações para membros da equipe sobre essa mudança específica.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres.	Use nosso novo sistema para solicitar que os itens sejam entregues em nossa loja.
L	Compartilhado	Obrigatório	Opção para compartilhar a mudança com a equipe assim que as informações forem importadas.	Selecione Compartilhado ou Não Compartilhado. Se você optar por não compartilhar, poderá compartilhar o turno depois que ele for importado usando a opção Compartilhar com a equipe em Turnos.	Não Compartilhado

Planilha Time Off

Na planilha Time Off , cada item de folga temporal aparece como uma linha com 11 colunas. Veja detalhes sobre as colunas e como usá-las.  

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Membro	Opcional	Nome do membro da equipa que tem folgas.	Introduza o nome do membro da equipa.	Martin Fitzgerald
B	Email de trabalho	Obrigatório	Email endereço do membro da equipa.	Introduza o endereço de e-mail do membro da equipa.	mfitzgerald@contoso.com
C	Data de Início	Obrigatório	Data em que começa a folga.	Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
D	Hora de Início	Obrigatório	Hora em que começa a folga.	Formato: 12h 24h	00:00 00:00 00:00
E	Data de Fim	Obrigatório	Data em que termina a folga.	Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa	08/20/2024 20/08/2024
S	Hora de Fim	Obrigatório	Hora em que termina a folga.	Formato: 12h 24h	00:00 00:00 00:00
G	Motivo de Folga	Obrigatório	Razão que justifica folgas.	Introduza um motivo de folga na lista de motivos de folga disponíveis nas definições de Turnos para a sua equipa.	Férias
H	Cor do Tema	Opcional	Cor para categorizar as folgas.	Introduza uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Cor-de-rosa 6. Amarelo 7. Cinzento 8. Azul 9. Verde Escuro 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	7. Cinzento
I	Anotações	Opcional	Notas para o membro da equipa sobre as suas folgas.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres.	Desfrute das suas férias.
J	Partilhado	Obrigatório	Opção para partilhar as folgas com o membro da equipa assim que as informações forem importadas.	Selecione Partilhado ou Não Partilhado. Se optar por não partilhar, pode partilhar o turno depois de ser importado através da opção Partilhar com a equipa em Turnos.	Compartilhado

Abrir folha de cálculo do Shifts

Na folha de cálculo Abrir Turnos , cada turno aberto aparece como uma linha com 11 colunas. Seguem-se detalhes sobre as colunas e como utilizá-las.  

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Grupo	Obrigatório	Grupo de agendamento a partir do qual o turno aberto pode ser pedido.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Pode adicionar um grupo novo ou existente.	Artigos em couro
B	Data de Início	Obrigatório	Data em que o turno aberto é iniciado.	Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
C	Hora de Início	Obrigatório	Hora em que o turno aberto é iniciado.	Formato: 12h 24h	8h30 8h30 8:30
D	Data de Fim	Obrigatório	Data em que o turno aberto termina.	Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
E	Hora de Fim	Obrigatório	Hora em que o turno aberto termina.	Formato: 12h 24h	15h45 15h45 1,545
S	Abrir Blocos	Obrigatório	Número de turnos abertos disponíveis para os membros do grupo solicitarem.	Introduza um número de 1 a 255.	2
G	Cor do Tema	Opcional	Cor para categorizar o turno aberto.	Introduza uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Cor-de-rosa 6. Amarelo 7. Cinzento 8. Azul 9. Verde Escuro 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	6. Amarelo
H	Etiqueta Personalizada	Opcional	Etiqueta para personalizar o turno aberto.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 23 carateres.	Produtos de couro pequenos
I	Quebra Não Paga (minutos)	Opcional	Duração da quebra de turno em minutos.	Introduza um número (em minutos) inferior à duração do turno.	45
J	Anotações	Opcional	Notas para membros da equipa sobre este turno aberto específico.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres.	Utilize o nosso novo sistema para pedir que os itens sejam entregues na nossa loja.
K	Partilhado	Obrigatório	Opção para partilhar o turno com o membro da equipa assim que as informações forem importadas.	Selecione Partilhado ou Não Partilhado. Se optar por não partilhar, pode partilhar o turno depois de ser importado através da opção Partilhar com a equipa em Turnos.	Não Partilhado

Folha de cálculo Notas do Dia

Para cada dia, pode adicionar uma nota. 

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Data	Obrigatório	Data na qual você deseja que a nota apareça na agenda.	Formato: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
B	Observação	Obrigatório	Mensagem para sua equipe.	Insira texto, números e/ou caracteres especiais. Máximo de 500 caracteres.	Treinamento local

Em Turnos, as notas serão exibidas perto da parte superior da agenda, na data.

Para administradores de TI:

Turnos para sua organização de linha de frente