Noções básicas de sincronização - o que você pode e não pode sincronizar

Você pode sincronizar os dados do Outlook com dispositivos móveis e com outros aplicativos. O Outlook também sincroniza regularmente com contas de conta e contas de e-mail do Microsoft Exchange. As descrições a seguir fornecem detalhes sobre como o Outlook sincroniza informações.

Serviço	Email	Contatos	Calendar	Tarefas	Observações
Exchange Quando utiliza uma conta do Microsoft Exchange no Outlook, as suas mensagens de e-mail, contactos, eventos de calendário e quaisquer outras pastas do Microsoft Exchange são sincronizadas automaticamente. Suas informações estarão sempre atualizadas no Outlook e no servidor que executa o Microsoft Exchange Server.	Sim	Sim	Sim	Sim	Sim
Outlook.com Outlook.com contas estão alojadas num servidor Exchange. Quando utiliza uma conta Outlook.com no Outlook, as suas mensagens de e-mail, contactos, eventos de calendário, tarefas e notas são sincronizadas automaticamente. As suas informações estão sempre atualizadas no Outlook e no servidor que aloja a sua caixa de correio. Nota: Os contactos importados (por exemplo, contactos de uma conta ligada) não são sincronizados entre dispositivos e aplicações.	Sim	Sim	Sim	Sim	Sim
Conta de e-mail IMAP (como Google)	Sim	Não	Não	Não	Não
Conta de e-mail POP (como Yahoo)	Sim	Não	Não	Não	Não

Contas do Microsoft Exchange

A tabela a seguir lista os itens do Outlook que são sincronizados e os que não são sincronizados com o servidor Exchange.

Item do Outlook	Servidor Exchange
Mensagens	Todas as pastas do Exchange, incluindo subpastas, podem ser acessadas usando o Outlook, e o Outlook é continuamente sincronizado com o servidor Exchange de forma automática. O Outlook conclui uma verificação de novas mensagens no servidor uma vez a cada minuto.
Regras	Se tiver uma conta do Microsoft Exchange gerida pelo Microsoft Exchange Server 2010 ou posterior, pode utilizar Outlook para Mac para criar e editar regras guardadas no servidor Exchange. Você não pode exibir ou editar as regras definidas para serem executadas somente no Outlook para Windows. Com uma conta do Microsoft Exchange gerida pelo Microsoft Exchange Server 2007, não pode utilizar Outlook para Mac para editar ou criar regras guardadas no servidor Exchange (por exemplo, regras que criou no Outlook para Windows). As regras criadas no Outlook para Mac são salvas no seu computador e executadas em mensagens conforme são sincronizadas com o Outlook para Mac. Para obter mais informações, consulte Criar uma regra no Outlook para Mac 2016.
Contatos	Todos os contatos de conta do Exchange e as pastas de contatos do Outlook são continuamente sincronizados com o servidor Exchange de forma automática. No entanto, os Grupos de Contactos/Listas de Distribuição guardados no Outlook para Mac não são guardados no Exchange Server. Todos os grupos criados são guardados no computador e só estão disponíveis no Outlook para Mac. O mesmo se aplica aos Grupos de Contactos guardados no Exchange Server
Eventos do calendário	Todos os calendários e os eventos deles no Outlook são continuamente sincronizados com o servidor Exchange de forma automática.
Anotações	As anotações e as pastas de anotações são sincronizadas com o servidor Exchange.
Tarefas	As tarefas e as pastas de tarefas são sincronizadas com o servidor Exchange.
Sinalizadores de acompanhamento	As mensagens e os contatos que tiverem sido sinalizados para acompanhamento são sincronizados com o servidor Exchange, além das datas de vencimento, datas de início, datas de lembrete e datas concluídas.
Categorias	As informações sobre a categoria que você aplica a itens do Outlook são sincronizadas com o servidor Exchange. No entanto, as cores associadas às categorias poderão variar entre o Outlook para Mac e o Outlook para Windows.

Suas informações também estão disponíveis para outros aplicativos que você usa para se conectar ao servidor Exchange, como o Outlook para Windows. Se você estiver usando o Outlook para Mac e o Outlook para Windows para acessar a mesma conta do Microsoft Exchange, deverá estar ciente de algumas diferenças na forma como os dois aplicativos exibem informações:

Tipo de informação	Diferenças entre o Outlook para Mac e o Outlook para Windows
Endereços de email dos contatos	No Outlook para Mac, você pode armazenar até 13 endereços de email em um único contato. No Outlook para Windows, você pode armazenar até três endereços de email. Quando os contatos forem sincronizados, o Outlook para Mac sincronizará o endereço de email padrão com o campo Email no Outlook para Windows. Os dois endereços seguintes listados no contato do Outlook para Mac serão sincronizados com os campos Email 2 e Email 3 no Outlook para Windows.
Endereços para correspondência dos contatos	Alguns campos, como Segundo Nome, estão disponíveis no Outlook para Mac mas não no Outlook para Windows. Como resultado, se você inserir informações no campo Segundo Nome, não poderá ver essas informações no Outlook para Windows. Da mesma forma, o Outlook para Windows fornece campos para contatos que não estão no Outlook para Mac. Para contornar esse problema, você pode inserir informações na guia Anotações no Outlook para Mac e essas informações são exibidas na caixa Anotações no Outlook para Windows.

Contas de email IMAP

Se quiser sincronizar o seu e-mail IMAP, primeiro tem de adicionar a conta ao Outlook. Para obter mais informações sobre como adicionar uma conta, consulte Adicionar uma conta de e-mail ao Outlook para Mac.

Depois disso, existem duas opções de sincronização: utilizar o IMAP IDLE (também conhecido como "Live Sync") e criar agendas para pastas subscritas. Você pode usar o IMAP IDLE para manter a conexão com o servidor IMAP e aplicar as alterações feitas nos status lida, não lida ou sinalizada de mensagens no servidor. Mas você pode manter a conexão com apenas uma pasta por vez. Também é possível criar agendas que sincronizam suas pastas assinadas no Outlook com o servidor de email IMAP.

Você pode usar IMAP IDLE e agendas para executar as seguintes ações:

Usar	Para
IMAP IDLE	Manter a conexão com o servidor IMAP para uma pasta.
IMAP IDLE	Aplica as alterações aos status lida, não lida e sinalizada de mensagens no servidor IMAP.
Agendas	Receba novas mensagens de email ou notícias do servidor em um horário definido por você.
Agendas	Envie todas as mensagens em um horário definido por você.
Agendas	Exclua mensagens de email em sua pasta Itens Excluídos ou de outra pasta em um horário definido quando as mensagens forem mais antigas do que um número definido de dias.
Agendas	Exclua o lixo eletrônico sempre que você definir.

Para saber mais sobre IMAP IDLE, consulte Configurações do servidor de contas IMAP.

Contas de email POP

Se quiser sincronizar o seu e-mail POP, primeiro tem de adicionar a conta ao Outlook. Para obter mais informações sobre como adicionar uma conta, consulte Adicionar uma conta de e-mail ao Outlook para Mac.

Depois disso, você poderá usar agendas para definir quando deseja que o Outlook sincronize com o servidor de email POP ao enviar ou receber mensagens de email.

Você também pode definir opções de servidor da sua conta POP para deixar uma cópia de cada mensagem no servidor, para excluir mensagens após um número definido de dias ou para excluir mensagens depois de excluí-las do Outlook.

Você pode usar agendas ou opções de servidor para executar as seguintes ações:

Usar	Para
Agendas	Receba novas mensagens de email em um horário definido por você.
Agendas	Envie todas as mensagens em um horário definido por você.
Opções de servidor	Deixe uma cópia de cada mensagem no servidor.
Opções de servidor	Exclua mensagens do servidor depois que elas forem excluídas do Outlook.
Agendas	Exclua mensagens de email mais antigas do que um número definido de dias.