Adicionar os dados coletados através de emails ao banco de dados do Access

Pode recolher ou atualizar informações através de e-mails utilizando o Microsoft Access 2007 ou o Access 2010 com o Microsoft Outlook 2007 ou Microsoft Outlook 2010. O Access orienta-o ao longo da criação de um formulário de recolha de dados e do envio do formulário numa mensagem de e-mail. Quando os destinatários de correio eletrónico devolverem os formulários preenchidos, pode optar por que os dados recolhidos sejam automaticamente processados e armazenados numa base de dados do Access especificada. Este método de recolha de dados pode poupar-lhe tempo e esforço que normalmente está envolvido numa cópia e colagem ou num processo de introdução de dados manual. Seguem-se alguns cenários em que pode utilizar este processo para recolher dados:

Inquéritos Pode fazer um inquérito e compilar os resultados ao criar primeiro uma base de dados do Access com as tabelas necessárias para armazenar os resultados e utilizar o assistente para gerar um formulário de inquérito e, em seguida, enviar os mesmos para os participantes do inquérito. Quando os participantes respondem, os dados do inquérito são armazenados automaticamente na base de dados.

Relatórios de estado Quer se trate do nível de inventário mais recente status ou das informações atualizadas sobre problemas pendentes, a sua equipa pode mantê-lo informado ao enviar-lhe mensagens de e-mail que contêm as informações atuais em intervalos regulares.

Gestão de eventos Ao organizar uma conferência, formação ou outros eventos, pode enviar um ou mais formulários como uma mensagem de e-mail para recolher informações de contacto, preferências de viagens e hotéis, etc. Se optar por processar automaticamente as respostas, os participantes poderão alterar as suas preferências em qualquer altura sem terem de notificá-lo e terá sempre acesso aos dados mais recentes para efeitos de tomada de decisões.

Este artigo explica o que precisa para utilizar este processo, como começar a utilizar o assistente e, em seguida, fornece-lhe informações adicionais sobre vários passos para que possa fazer a seleção mais informada à medida que segue o assistente.

Antes de começar

Se esta for a primeira vez que recolhe dados através de mensagens de e-mail, execute os seguintes passos:

1. Certifique-se de que instalou as seguintes aplicações no seu computador:

   • Access 2007 ou Access 2010.
   • Outlook 2007 ou Outlook 2010. Tem de ter o Outlook instalado e configurado no computador que utiliza para enviar as mensagens de e-mail. Se tiver o Outlook instalado, mas ainda não estiver configurado, inicie o Outlook e siga as instruções no Assistente de Arranque do Outlook. Para obter ajuda com o assistente, consulte a Ajuda do Outlook.
   • Se planeia utilizar um formulário do InfoPath, certifique-se de que tem o InfoPath 2007 ou edição posterior instalado e que os destinatários também terão de ter o InfoPath instalado nos respetivos computadores.
   • Os destinatários de correio eletrónico têm de ter o InfoPath ou um cliente de e-mail que suporte o formato HTML instalado nos respetivos computadores para poderem ver e editar o formulário.
     O formulário utilizado para recolher dados através de mensagens de e-mail não é um formulário do Access. O assistente gera um formulário especial no formato HTML ou InfoPath.
     Identificar uma base de dados de destino. A base de dados pode estar no formato .mdb ou .accdb. Além disso, os ficheiros .mde e .accde são suportados. Se não quiser utilizar uma base de dados existente, tem de criar uma nova.

2. Identifique ou crie as tabelas que pretende preencher com os dados das respostas por e-mail. Se estiver a recolher dados para tabelas existentes, certifique-se de que as tabelas não são só de leitura e de que tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os respetivos conteúdos.

Se a operação de recolha de dados preencher duas ou mais tabelas, tem de criar uma consulta selecionar e utilizá-la como origem de registos do formulário. Certifique-se de que a consulta inclui todos os campos necessários das tabelas subjacentes. Se estiver a utilizar uma consulta existente, certifique-se de que a consulta não é só de leitura e de que tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os respetivos conteúdos. Para obter mais informações sobre como criar uma consulta com base em duas ou mais tabelas, consulte o artigo Introdução às consultas.

Armazene os dados como novos registos nas seguintes situações:

• Se os dados preencherem várias tabelas.
• Se a tabela de destino não tiver um campo de chave primária. Os valores da chave primária são necessários para mapear cada resposta a um registo existente. Se a tabela de destino não tiver um campo de chave primária, adicione-o agora ou atribua um campo existente que tenha valores exclusivos como chave primária.
• Se a tabela de destino não tiver registos. Se a tabela estiver vazia, o assistente pressupõe que pretende adicionar registos.
• Se os endereços de e-mail dos destinatários não forem armazenados como um campo na base de dados. Ao recolher dados para atualizar registos, não poderá escrever manualmente os endereços na mensagem gerada pelo assistente. O campo de endereço tem de estar na tabela de destino ou numa tabela que tenha uma relação com a tabela de destino.

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Introdução

1. Abra a base de dados na qual os dados recolhidos serão armazenados.

2. Para adicionar os dados a uma única tabela, selecione a tabela no Painel de Navegação. Para preencher várias tabelas relacionadas, selecione a consulta vinculada a estas tabelas.

3. Efetue um dos seguintes procedimentos para iniciar o assistente:

   • No separador Dados Externos , no grupo Recolher Dados , clique em Criar E-mail.

   • Clique com o botão direito do rato na tabela ou consulta e, em seguida, clique em Recolher e Atualizar Dados por E-mail.

     Observação

     Se a tabela não contiver campos ou tiver apenas os tipos de campo Numeração Automática, Objeto OLE, Anexo ou Pesquisa de valores múltiplos, o Access apresenta a seguinte mensagem: a tabela ou consulta selecionada não tem campos que suportem a recolha de dados através de correio eletrónico.

Se a tabela contiver campos que suportam a recolha de dados, o assistente é iniciado. Se a tabela de destino suportar a adição e a atualização de dados, o assistente orienta-o através dos passos necessários para recolher dados através de mensagens de e-mail.

Utilize as secções seguintes como referência para quaisquer perguntas que possa ter ao longo dos sete passos principais seguintes do processo.

1. Escolha o tipo de formulário de introdução de dados que pretende enviar
2. Escolher se pretende recolher novos dados ou atualizar dados existentes
3. Especifique os dados que pretende que sejam recolhidos
4. Especificar o processamento automático ou manual de dados
5. Selecione como pretende especificar os endereços de e-mail dos destinatários
6. Rever e especificar a lista de destinatários
7. Criar e enviar a mensagem de correio eletrónico

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Escolha o tipo de formulário de introdução de dados que pretende enviar

Selecione o tipo de formulário com base na facilidade de utilização para si e para os destinatários.

Selecionar formulário HTML Um formulário HTML pode ser visualizado e editado por qualquer utilizador cujo cliente de e-mail suporte HTML

Selecione o formulário do Microsoft InfoPath Só verá esta opção Se o InfoPath estiver instalado no seu computador. Selecione esta opção apenas se todos os destinatários tiverem o InfoPath e o Outlook instalados nos respetivos computadores. Um formulário do InfoPath oferece um melhor ambiente de introdução e edição de dados,

A página do assistente apresentada a seguir depende se o objeto de destino suporta a atualização de dados. Se o objeto for uma consulta baseada em duas ou mais tabelas ou se for uma tabela que não tem um campo de chave primária ou não contém registos, o assistente assume que pretende adicionar novos registos e pede-lhe para selecionar os campos de formulário. Em todos os outros casos, o assistente pede-lhe para especificar se pretende adicionar ou atualizar dados antes de lhe pedir para selecionar os campos do formulário.

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Escolher se pretende recolher novos dados ou atualizar dados existentes

Especifique o que pretende fazer com os dados. O tipo de formulário que está a utilizar afeta o número de novos registos que um destinatário lhe pode enviar numa única resposta. Ao atualizar os dados, o número de registos que têm de ser atualizados por um destinatário identifica o número de formulários pré-preenchidos que serão incluídos numa mensagem.

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Especifique os dados que pretende recolher

Ao escolher os campos a incluir no seu formulário, não é necessário incluir todos os campos existentes na tabela ou consulta subjacente no formulário. No entanto, as seguintes condições têm de ser cumpridas:

• Campos obrigatórios: Os campos marcados com um símbolo de asterisco (*) são campos obrigatórios. Se estiver a recolher novos registos, o assistente incluirá automaticamente todos os campos cuja propriedade Obrigatório esteja definida como Sim. Se os campos obrigatórios de qualquer registo estiverem em branco, o Access não conseguirá adicionar o registo à tabela.

• Tipos de campo não suportados: Não poderá incluir determinados tipos de campo no formulário, tais como Numeração Automática, Anexo, Objeto OLE ou campos de pesquisa de valores múltiplos.

• Campo de chave primária: No entanto, o utilizador poderá escrever um valor no campo ao adicionar registos; a resposta não será processada se o valor especificado já estiver a ser utilizado.

  Observação

  Para cada campo incluído, em Propriedades de Campo, especifique um rótulo e clique em Somente leitura se você não quiser que o usuário altere os dados nesse campo.

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Especificar o processamento automático ou manual de dados

Você pode selecionar um processamento automático ou manual de respostas. O processamento automático significa que, quando você obtém as respostas, o Outlook e o Access trabalham juntos para exportar os dados para as tabelas de destino em seu banco de dados. O processamento automático pode economizar tempo e esforço. O processamento manual significa apenas que você inicia a operação de exportação para transferir os dados de uma pasta especificada no Outlook para a tabela de destino no Access.

As respostas são exportadas com êxito para a tabela de destino desde que as seguintes condições sejam atendidas no momento em que as respostas chegam à sua caixa de correio:

• O Outlook já deve estar em execução no computador. Se o Outlook não estiver em execução, o processamento será iniciado na próxima vez que você iniciar o Outlook.

• O acesso não deve ser protegido por senha e não deve ser aberto no modo Exclusivo. O nome ou o local do banco de dados não deve ter sido alterado desde que você enviou a mensagem de email.

• Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ter sido alterados desde que você enviou a mensagem de email.

• Você deve ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar o conteúdo das tabelas e consultas subjacentes.

  Observação

  Se o processamento automático falhar, tente corrigir quaisquer problemas e exporte manualmente as respostas que falharam. Todas as respostas que chegam à caixa de entrada depois que você resolve os problemas continuam a ser processadas automaticamente.

Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas

Para especificar uma pasta diferente do Outlook em que as respostas são armazenadas, na página Especificar como você deseja processar a página de respostas do assistente, clique no nome da pasta. Na caixa de diálogo Selecionar Pasta , selecione uma pasta diferente ou clique em Novo para criar uma nova pasta.

Se você clicar em Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas para alterar ou ajustar as configurações de importação, consulte a tabela a seguir para obter informações sobre as opções disponíveis:

Opção	Resultado
Descartar respostas daqueles para os quais você não enviou a mensagem	Selecione esta caixa marcar se desejar que apenas as respostas enviadas pelos destinatários originais da mensagem sejam processadas automaticamente. As respostas de outras pessoas são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.
Aceitar várias respostas de cada destinatário	Selecione esta caixa marcar se desejar que apenas a primeira resposta de cada destinatário seja processada automaticamente. As segundas e subsequentes respostas são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. Nota: Essa configuração controla apenas o número de respostas e não o número de registros em uma única resposta, que são processados. Em outras palavras, se você enviar um formulário InfoPath, um usuário poderá enviar vários registros em uma única resposta e o Access processará automaticamente todos os registros na resposta, mesmo que essa caixa marcar não esteja selecionada.
Permitir apenas atualizações para dados existentes	Quando os destinatários usam um formulário InfoPath para atualizar dados, eles podem enviar novos registros além de atualizações para registros existentes. Selecione esta caixa marcar para processar apenas as atualizações para registros existentes.
Número de respostas a serem processadas	Digite o número total de respostas (de todos os destinatários) que você deseja processar automaticamente. Se você quiser que todas as respostas sejam processadas automaticamente, insira um valor grande, como 5000, na caixa de texto. As respostas recebidas depois que o valor especificado é atingido são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.
Data e hora para parar	Especifique quando o processamento automático de respostas deve parar para essa mensagem de email. As respostas recebidas após essa data e hora são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.

Para alterar essas opções em uma data posterior, na guia Dados Externos , no grupo Coletar Dados , clique em Gerenciar Respostas. Na caixa de diálogo Gerenciar Mensagens de Coleta de Dados , selecione a mensagem para a qual você deseja alterar as configurações e clique em Opções de Mensagem. As alterações feitas na caixa de diálogo afetam todas as respostas subsequentes recebidas para essa mensagem.

Processamento manual de respostas

Para controlar quando e quais respostas são processadas, não selecione a opção Processo automático. As respostas serão armazenadas em uma pasta especificada no Outlook até que você selecione e clique com o botão direito do mouse em cada resposta na pasta e clique em Exportar dados para o Microsoft Access no menu de atalho.

Em algumas instâncias, você também pode ter que processar manualmente as respostas que não foram processadas automaticamente.

Lembre-se do seguinte antes de exportar dados

• O banco de dados access não deve estar aberto no modo exclusivo e o nome ou local do banco de dados não deve ter sido alterado desde que você enviou a mensagem de email.
• Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ter sido alterados desde que você enviou a mensagem de email.
• Você deve ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar o conteúdo das tabelas e consultas subjacentes.

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Selecione como você deseja especificar endereços de email dos destinatários

Se você estiver coletando novas informações apenas, poderá especificar os endereços de email de duas maneiras:

• Digite os endereços de email individualmente na mensagem de email do Outlook ou selecione os endereços em um catálogo de endereços.

• Use o campo endereço de email na tabela ou consulta do banco de dados do Access atual.

  Observação

  Ao coletar dados para atualizar registros existentes, você não vê essa caixa de diálogo, pois os endereços de email dos destinatários devem primeiro estar disponíveis como um campo no banco de dados.

Insira os endereços de email diretamente no Outlook

Se você estiver especificando seus destinatários no Outlook, poderá visualizar e personalizar a mensagem antes de enviá-la. No corpo da mensagem de email, há uma breve introdução e um formulário. É recomendável que você não faça alterações no formulário. Alterações na estrutura do formulário podem resultar na não processamento da resposta.

Usando os endereços de email armazenados em um campo no banco de dados

A opção de selecionar Uma tabela associada refere-se a tabelas relacionadas. Para exibir ou editar relações de tabela no banco de dados, na guia Ferramentas de Banco de Dados. No grupo Relações , clique em Relações

Para obter mais informações sobre relacionamentos, consulte o artigo Guia para relações de tabela.

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Examinar e especificar a lista de destinatários

A etapa principal final envolve visualizar e personalizar a mensagem de email, ajustar a lista de destinatários e enviar sua mensagem de coleta de dados.

Criar e enviar a mensagem de email

Quando o assistente informa que agora você pode criar a mensagem de email e mostra como exibir status de email usando o comando Gerenciar Respostas, algumas mensagens de aviso podem aparecer. A tabela a seguir descreve cada aviso e a ação que você pode tomar para resolve-lo:

Mensagem de aviso	Descrição	Olution S
Alguns registros não contêm um endereço válido no campo de endereço de email especificado. Nenhum dado será retornado para essas linhas.	O campo de endereço de email selecionado contém valores nulos.	Se você quiser coletar dados para cada registro, saia do assistente e substitua os valores nulos por endereços de email. Em seguida, inicie o assistente novamente.
Atualmente, você tem um bloqueio exclusivo no banco de dados; o processamento automático falhará até que o bloqueio seja liberado.	Atualmente, você tem o banco de dados aberto no modo exclusivo.	Se você optar por ter as respostas processadas automaticamente, o processamento falhará porque o Access não pode adicionar ou atualizar um banco de dados que tenha um bloqueio exclusivo. Fechar e reabrir o banco de dados no modo não exclusivo imediatamente após o envio da mensagem
Essas mensagens de email podem conter dados de natureza confidencial ou confidencial.	Você está coletando dados para atualizar registros existentes e o formulário que você está prestes a enviar será pré-concluído com dados existentes.	Se alguns campos de formulário incluirem dados confidenciais, volte para a etapa do assistente em que você selecionou os campos e remova os campos que contêm dados confidenciais do formulário

Depois de visualizar e personalizar a mensagem, você pode filtrar o campo endereço de email e selecionar seus destinatários. Escolha os endereços de email que você deseja usar selecionando as caixas de marcar correspondentes. Se você vir uma caixa de diálogo listando endereços de email inválidos, anote os endereços na lista e clique em Sair. Verifique os endereços inválidos, faça qualquer correção necessária e tente reenviar a mensagem.

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