Contar dados usando uma consulta

Este artigo explica como contar os dados devolvidos por uma consulta no Access. Por exemplo, num formulário ou relatório, pode contar os itens num ou mais campos ou controlos de tabela. Também pode calcular médias e encontrar os valores mais pequenos, maiores, mais antigos e mais recentes. O Access também fornece uma funcionalidade denominada linha Total, que lhe permite contar dados numa folha de dados sem alterar a estrutura da consulta.

O que você deseja fazer?

• Compreender formas de contar dados
• Contar dados com uma linha Total
• Contar dados com uma consulta de totais
• Referência de função de agregação

Compreender formas de contar dados

Pode contar o número de itens num campo ou coluna de valores com a Count função . A Count função pertence a um conjunto de funções denominadas funções de agregação. Utilize funções de agregação para calcular uma coluna de dados e devolver um único valor. O Access fornece várias funções de agregação para Countalém de , tais como:

• Sum, para adicionar uma coluna de números.
• Average, para calcular a média de uma coluna de números.
• Maximumpara localizar o valor mais alto num campo.
• Minimum, para localizar o valor mais baixo num campo.
• Standard Deviation, para medir a forma como os valores são distribuídos a partir de um valor médio.
• Variance, para medir a variância estatística de todos os valores na coluna.

O Access fornece duas formas de adicionar Count e outras funções de agregação a uma consulta:

• Abra a consulta na vista Folha de Dados e adicione uma linha Total. A linha Total permite-lhe utilizar uma função de agregação numa ou mais colunas de um conjunto de resultados de consulta sem alterar a estrutura da consulta.
• Crie uma consulta de totais. Uma consulta de totais calcula subtotais entre grupos de registos. Por exemplo, se quiser subtotalar todas as vendas por cidade ou por trimestre, utilize uma consulta de totais para agrupar os seus registos pela categoria pretendida e, em seguida, somar os valores de vendas. Por outro lado, uma linha Total calcula os totais gerais de uma ou mais colunas (campos) de dados.

Para obter mais informações sobre formas de utilizar as outras funções de agregação, consulte o artigo Apresentar totais de colunas numa folha de dados.

Os passos nas secções seguintes explicam como adicionar uma linha Total e utilizar uma consulta de totais para contar dados. Tenha em atenção que a Count função funciona com mais tipos de dados do que outras funções de agregação. Por exemplo, pode executar Count em qualquer tipo de campo, exceto um que contenha dados escalares complexos e repetidos, como um campo de listas de valores múltiplos.

Por outro lado, muitas funções de agregação só funcionam em campos que utilizam um tipo de dados específico. Por exemplo, a Sum função só funciona com campos definidos para os tipos de dados Número, Decimal ou Conversor de Moedas. Para obter mais informações sobre os tipos de dados necessários para cada função, veja Referência de funções de agregação mais adiante neste artigo.

Para obter informações gerais sobre tipos de dados, consulte o artigo Modificar ou alterar o conjunto de tipos de dados de um campo.

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Contar dados com uma linha Total

Adicione uma linha Total a uma consulta ao abrir a consulta na vista Folha de Dados, adicionar a linha e, em seguida, selecionar a função Contar ou outra função de agregação, como Sum, Minimum, Maximumou Average. Os passos nesta secção explicam como criar uma consulta selecionar básica e adicionar uma linha Total.

Criar uma consulta selecionar básica

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.
2. Faça duplo clique na tabela ou tabelas que pretende utilizar na consulta e, em seguida, clique em Fechar. A tabela ou tabelas selecionadas são apresentadas como janelas na secção superior do estruturador de consultas. Esta figura mostra uma tabela típica no estruturador de consultas:
3. Faça duplo clique nos campos da tabela que pretende utilizar na consulta. Pode incluir campos que contenham dados descritivos, como nomes e descrições, mas tem de incluir o campo que contém os valores que pretende contar. Cada campo aparece numa coluna na grelha de estrutura da consulta.
4. No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. Os resultados da consulta são apresentados na vista Folha de Dados.
5. Opcionalmente, volte à vista Estrutura e ajuste a consulta. Para tal, clique com o botão direito do rato no separador do documento da consulta e selecione Vista Estrutura. Em seguida, pode adicionar ou remover campos de tabela conforme necessário. Para remover um campo, selecione a coluna na grelha de estrutura e prima Delete.
6. Opcionalmente, guarde a consulta.

Adicionar uma linha Total

1. Abra a consulta na vista Folha de Dados. Clique com o botão direito do rato no separador do documento da consulta e clique em Vista de Folha de Dados. -ou- No Painel de Navegação, faça duplo clique na consulta. Esta ação executa a consulta e carrega os resultados para uma folha de dados.
2. Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais. É apresentada uma nova linha Total abaixo da última linha de dados na sua folha de dados.
3. Na linha Total , clique no campo que pretende somar e, em seguida, selecione Contar na lista.

Ocultar uma linha Total

• Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

Para obter mais informações sobre como utilizar uma linha Total, consulte o artigo Apresentar totais de colunas numa folha de dados.

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Contar dados com uma consulta de totais

Pode contar dados com uma consulta de totais em vez de uma linha Total quando precisar de contar alguns ou todos os registos devolvidos por uma consulta. Por exemplo, pode contar o número de transações de vendas ou o número de transações numa única cidade.

Normalmente, utiliza uma consulta de totais em vez de uma linha Total quando precisa de utilizar o valor resultante noutra parte da base de dados, como um relatório.

Contar todos os registos numa consulta

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.
2. Faça duplo clique na tabela que pretende utilizar na consulta e, em seguida, clique em Fechar. A tabela é apresentada numa janela na secção superior do estruturador de consultas.
3. Faça duplo clique nos campos que pretende utilizar na consulta e certifique-se de que inclui o campo que pretende contar. Pode contar campos da maioria dos tipos de dados, sendo a exceção campos que contêm dados escalares complexos e repetidos, como um campo de listas de valores múltiplos.
4. No separador Estrutura da Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais. A linha Total aparece na grelha de estrutura e a opção Agrupar Por é apresentada na linha para cada campo na consulta.
5. Na linha Total , clique no campo que pretende contar e selecione Contar na lista resultante.
6. No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. Os resultados da consulta são apresentados na vista Folha de Dados.
7. Opcionalmente, guarde a consulta.

Contar registos num grupo ou categoria

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.
2. Faça duplo clique na tabela ou tabelas que pretende utilizar na consulta e, em seguida, clique em Fechar. A tabela ou tabelas aparecem numa janela na secção superior do estruturador de consultas.
3. Faça duplo clique no campo que contém os dados da categoria e também no campo que contém os valores que pretende contar. A consulta não pode conter outros campos descritivos.
4. No separador Estrutura da Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais. A linha Total aparece na grelha de estrutura e a opção Agrupar Por é apresentada na linha para cada campo na consulta.
5. Na linha Total , clique no campo que pretende contar e selecione Contar na lista resultante.
6. No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. Os resultados da consulta são apresentados na vista Folha de Dados.
7. Opcionalmente, guarde a consulta.

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Referência de função de agregação

A tabela seguinte lista as funções de agregação que o Access fornece para utilização na linha Total e em consultas. O Access fornece mais funções de agregação para consultas do que para a linha Total.

Função	Descrição	Usar com os tipos de dados
Sum	Adiciona itens em uma coluna. Funciona apenas com dados numéricos e de moeda.	Número, decimal, moeda
Average	Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna deve conter dados numéricos, de moeda ou de data e hora. A função ignora valores nulos.	Número, decimal, moeda, data/hora
Count	Calcula o número de itens em uma coluna.	Todos os tipos de dados, exceto os que contêm dados escalares de repetição complexos, como uma coluna de listas de valores múltiplos. Para obter mais informações sobre listas de valores múltiplos, veja Criar ou eliminar um campo de valores múltiplos.
Maximum	Retorna itens com o valor mais alto. Para dados de texto, o valor mais alto é o último valor alfabético e o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.	Número, decimal, moeda, data/hora
Minimum	Retorna itens com o valor mais baixo. Para dados de texto, o valor mais baixo é o primeiro valor alfabético e o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.	Número, decimal, moeda, data/hora
Standard Deviation	Mede a largura dos valores distribuídos a partir de um valor médio. Para obter mais informações sobre como utilizar esta função, veja Apresentar totais de colunas numa folha de dados.	Número, decimal, moeda
Variance	Mede a variação estatística de todos os valores na coluna. É possível usar esta função apenas com dados numéricos e de moeda. Se a tabela contiver menos de duas linhas, o Access devolve um valor nulo. Para obter mais informações sobre funções de variância, veja Apresentar totais de colunas numa folha de dados.	Número, decimal, moeda

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